Configuración de campos personalizados multiespacio
TL;DR
La configuración de campos personalizados para varios espacios te permite reutilizar el mismo campo personalizado en varios espacios, así no tienes que crear duplicados. Esto ayuda a mantener coherentes los datos, nombres y ajustes de los campos, reduce el desorden y hace que los informes sean más claros. Disponible en planes Pinnacle y superiores, permite que los administradores de la cuenta y los administradores del espacio con permisos adecuados añadan campos personalizados a nivel de cuenta o de espacio a otros espacios, según los permisos. Los administradores pueden gestionar dónde se usan los campos desde Configuración del espacio o Configuración de la cuenta, aunque existen algunas limitaciones para los espacios bloqueados, los espacios archivados, los campos eliminados o desactivados y los tipos de campo especiales, como los de fórmula o los de Enlace a base de datos.
| Disponibilidad: Legacy Enterprise.; No disponibilidad: Legacy Free, Legacy Professional, Legacy Business.; |
| Disponibilidad: Pinnacle, Apex. ; Unavailability: Free, Team, Business; |
- Descripción general
- Ventajas de la configuración de campos personalizados en varios espacios
- ¿Quién puede usarla?
- Cómo habilitar los permisos para la configuración en varios espacios
-
Cómo gestionar los campos personalizados en varios espacios a nivel de espacio
-
Cómo gestionar los campos personalizados en varios espacios a nivel de cuenta
- Limitaciones y comportamiento importantes
- FAQ
- ¿Qué sigue?
La configuración de campos personalizados en varios espacios te permite usar el mismo campo personalizado en varios espacios sin crear duplicados. Puedes crear un campo una vez, añadirlo a otros espacios y mantener los datos coherentes en todo tu espacio de trabajo.
Esto ayuda a reducir los campos duplicados, mantiene los informes más limpios y facilita a los equipos usar el campo correcto.
Con la configuración de campos personalizados en varios espacios, puedes:
- Reutilizar campos personalizados entre espacios sin crear copias.
- Mantener coherentes los nombres, valores y ajustes de los campos.
- Reducir el desorden de campos duplicados.
La configuración de campos personalizados en varios espacios está disponible en los planes Pinnacle y superiores.
Si tu cuenta se rebaja de plan y luego se vuelve a actualizar, toda la configuración de campos personalizados en varios espacios se restaura en cada espacio donde se había añadido previamente.
Los administradores de cuentas pueden habilitar permisos para reutilizar campos personalizados entre espacios.
Para actualizar estos permisos:
- Haz clic en tu imagen de perfil en la barra lateral 1.
-
Selecciona Ajustes 2 en el menú desplegable.
- Haz clic en Tipos de usuario 3 en el panel izquierdo.
- Haz clic en Campos personalizados 4 en la sección de categorías.
-
Habilita los permisos 5 que quieras conceder.
Puedes habilitar estos permisos:
Añadir campos personalizados de cuenta a los espacios
Este permiso permite que los usuarios añadan un campo personalizado a nivel de cuenta a cualquier espacio que puedan gestionar.
Añadir campos personalizados de un espacio a otros espacios
Este permiso permite que los usuarios añadan un campo personalizado a nivel de espacio a otro espacio.
Para usar este permiso, el usuario debe tener derechos de gestión en:
- El espacio de origen
- El espacio de destino
Note
- De forma predeterminada, estos permisos están habilitados para los administradores y los usuarios normales, y deshabilitados para los usuarios externos.
- Estos permisos son independientes de Gestionar campos personalizados a nivel de cuenta.
Los administradores de cuentas pueden:
- Crear campos personalizados en Ajustes.
- Ver a qué espacio o cuenta pertenece un campo.
- Ver qué espacios usan un campo.
- Añadir o eliminar cualquier campo personalizado de cualquier espacio.
- Cambiar la propiedad del campo entre un espacio y el nivel de cuenta.
- Editar la configuración del campo desde cualquier ubicación.
- Eliminar un campo solo del espacio o cuenta al que pertenece.
Los administradores de espacios pueden:
- Crear campos personalizados en los ajustes del espacio.
- Añadir campos personalizados a nivel de cuenta a los espacios que gestionan.
- Añadir campos personalizados de otros espacios que gestionan.
- Ver Pertenece a y Añadido a para los espacios que gestionan.
- Ver Añadido por para el espacio actual.
- Añadir o eliminar campos personalizados de los espacios que gestionan.
- Editar la configuración del campo.
Los administradores de espacios no pueden cambiar la propiedad a menos que también tengan el permiso Gestionar campos personalizados a nivel de cuenta.
Los usuarios normales pueden:
- Ver los campos personalizados del espacio resaltados en los selectores de campos personalizados.
- Añadir campos personalizados a nivel de cuenta a su espacio desde los selectores, si tienen permiso.
Los usuarios normales no pueden abrir la configuración de campos personalizados del administrador.
Los administradores de espacios pueden gestionar los campos personalizados desde los ajustes del espacio.
- Accede al espacio pertinente en la barra lateral 1.
-
Haz clic en el icono de engranaje debajo del nombre del espacio o al lado de la descripción general del espacio 2.
- Selecciona la pestaña Campos personalizados.
- Haz clic en + Campo personalizado.
- Selecciona un campo personalizado existente de otro espacio que gestiones o crea uno nuevo.
-
Guarda los cambios.
Cuando añades el campo, las personas de ese espacio pueden usarlo en vistas y herramientas.
Note
Solo puedes reutilizar un campo personalizado a nivel de espacio si tienes derechos de gestión en ambos espacios.
- Abre los ajustes del espacio en el espacio al que pertenece el campo personalizado.
- Selecciona la pestaña Campos personalizados 1.
- Localiza el campo personalizado que quieras actualizar.
-
Para añadir un campo personalizado a otro espacio, tienes dos opciones:
- Haz clic en el menú de tres puntos 2 junto al nombre del campo personalizado y selecciona Editar gestión y acceso 3 en el menú desplegable.
- En la tabla de gestión de campos personalizados, haz clic en el icono de lápiz 4 en la columna Añadido a del campo personalizado que quieras actualizar. Se abrirá un menú emergente.
-
En la ventana emergente:
-
Abre la pestaña Añadir a espacios 5, haz clic en + Añadir espacio 6 y selecciona uno o varios espacios de la lista desplegable.
-
Después, haz clic en Configuración de uso compartido 7, haz clic en + Añadir personas o grupos 8, selecciona un usuario o un grupo de usuarios y elige un rol de acceso 9 del menú desplegable.
Nota
Puedes elegir quién puede ver y editar los valores del campo en los espacios, elementos y vistas a los que ya tenga acceso. Las personas que añadas aquí también deben tener el permiso de rol de acceso correspondiente. Los valores del campo pueden seguir actualizándose mediante automatizaciones y formularios de solicitud.
-
- Haz clic en Guardar 10.
Después de eso, el campo personalizado estará disponible en los espacios seleccionados.
- Abre el cuadro de diálogo de gestión y acceso del campo personalizado.
- Haz clic en la pestaña Añadir a espacios 1.
- Busca el espacio que quieras quitar.
- Haz clic en el icono Quitar 2 junto al nombre del espacio.
-
Haz clic en Guardar 3 para aplicar los cambios.
Note
- No puedes quitar un campo personalizado del espacio al que pertenece. Ese espacio muestra un icono de candado. Puedes mover el campo personalizado al nivel de cuenta y luego a otro espacio si es necesario.
- Quitar un campo personalizado de un espacio no elimina el campo. Los elementos que ya tengan datos en ese campo conservan sus valores existentes a menos que el comportamiento del producto indique lo contrario.
Nota
En los planes Team y superiores, puedes añadir o gestionar campos personalizados a nivel de cuenta en los espacios.
- Haz clic en tu imagen de perfil en la barra lateral 1.
-
Selecciona Ajustes 2 en el menú desplegable.
- Haz clic en Campos personalizados 3 en el panel izquierdo.
-
Revisa la lista de campos personalizados disponibles 4.
Desde aquí puedes:
- Consulta qué campos pertenecen a la cuenta o a un espacio.
- Consulta dónde se utiliza cada campo.
- Abre un campo y añádelo a más espacios.
- Elimina un campo de los espacios.
- Cambia la propiedad, si está permitido.
- Abre la tabla de gestión de campos personalizados a nivel de cuenta.
- Selecciona el campo personalizado a nivel de cuenta o de espacio que quieras actualizar.
-
Para añadir un campo personalizado a otro espacio, tienes dos opciones:
- Haz clic en el menú de los tres puntos 1 junto al nombre del campo personalizado y selecciona Editar gestión y acceso 2 en el menú desplegable.
-
En la tabla de gestión de campos personalizados, haz clic en el icono de lápiz 3 en la columna Añadido a del campo personalizado que quieras actualizar. Se abrirá un menú emergente.
-
En la ventana emergente:
-
Abre la pestaña Añadir a espacios 4, haz clic en + Añadir espacio 5 y selecciona uno o más espacios de la lista desplegable 6.
- Después, haz clic en Configuración de uso compartido 7, haz clic en + Añadir personas o grupos 8, selecciona un usuario o un grupo de usuarios y elige un rol de acceso 9 del menú desplegable.
-
-
Haz clic en Guardar 10.
Note
Solo los usuarios con permiso para gestionar campos personalizados a nivel de cuenta pueden gestionar este campo. Cualquiera en la cuenta puede usarlo.
- No puedes añadir un campo personalizado a otro espacio si ese campo personalizado pertenece a un espacio bloqueado.
- Puedes añadir campos personalizados a nivel de cuenta u otros reutilizables en un espacio bloqueado si los permisos lo permiten.
- No puedes añadir campos personalizados a un espacio archivado.
- Puedes eliminar los campos personalizados ya añadidos de un espacio archivado.
Eliminar un campo personalizado
- Solo puedes eliminar un campo personalizado desde la ubicación a la que pertenece.
- En los espacios receptores, la opción Eliminar está oculta.
Desactivar un campo personalizado
- Solo puedes desactivar un campo personalizado desde la ubicación a la que pertenece.
- Si lo desactivas en el espacio anfitrión, se elimina de todos los espacios que lo usan.
Editar un campo personalizado reutilizado
Si editas un campo personalizado reutilizado desde un espacio receptor, Wrike muestra una advertencia porque los cambios afectan a todos los espacios que usan ese campo.
Campos personalizados de fórmula
Cuando abres el diálogo de reutilización de un campo personalizado de fórmula, Wrike muestra un aviso indicando que los campos personalizados dependientes también deben añadirse a los espacios de destino para que la fórmula funcione correctamente.
Campos personalizados Enlace a base de datos
Cuando abres el diálogo de reutilización de un campo personalizado Enlace a la base de datos, Wrike muestra un aviso indicando que los usuarios también necesitan acceso a la base de datos.
Depende de los ajustes en el espacio de origen. Los administradores del espacio receptor solo pueden cambiar los ajustes del campo personalizado si tienen permiso para crear y gestionar campos personalizados.
- Si un espacio se bloquea, todos los campos personalizados compartidos desde ese espacio dejan de estar compartidos.
- No puedes añadir un campo personalizado de un espacio bloqueado a otro espacio. Sin embargo, puedes añadir campos personalizados de otros espacios a un espacio bloqueado.
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