Configurazione dei campi personalizzati multi-spazio
TL;DR
La configurazione dei campi personalizzati multi-spazio consente di riutilizzare lo stesso campo personalizzato in più spazi, evitando di doverne creare duplicati. In questo modo i dati, i nomi e le impostazioni dei campi rimangono coerenti, si riduce il disordine e i report risultano più chiari. Disponibile nei piani Pinnacle e superiori, consente agli amministratori dell'account e agli amministratori dello spazio idonei di aggiungere campi personalizzati a livello di account o di spazio ad altri spazi, in base alle autorizzazioni. Gli amministratori possono gestire dove vengono utilizzati i campi da Impostazioni dello spazio o Impostazioni dell'account, anche se esistono alcune limitazioni per gli spazi bloccati, gli spazi archiviati, i campi eliminati o disattivati e per tipi di campo speciali come i campi formula o Link to Database.
| Availability: Legacy Enterprise.; Unavailability: Legacy Free, Legacy Professional, Legacy Business.; |
| Disponibilità: Pinnacle, Apex. Non disponibilità: Free, Team, Business; |
- Panoramica
- Vantaggi della configurazione dei campi personalizzati multi-spazio
- Chi può usarlo
- Come abilitare le autorizzazioni per la configurazione multi-spazio
-
Come gestire i campi personalizzati su più spazi a livello di spazio
-
Come gestire i campi personalizzati su più spazi a livello di account
- Limitazioni importanti e comportamento
- Domande Frequenti
- Qual è il prossimo passo?
La configurazione dei campi personalizzati multi-spazio consente di usare lo stesso campo personalizzato in più spazi senza creare duplicati. Puoi creare un campo una sola volta, aggiungerlo ad altri spazi e mantenere coerenti i dati in tutto lo spazio di lavoro.
In questo modo si riducono i campi duplicati, i report restano più puliti ed è più semplice per i team usare il campo corretto.
Con la configurazione dei campi personalizzati multi-spazio puoi:
- Riutilizzare i campi personalizzati tra gli spazi senza creare copie.
- Mantenere coerenti nomi, valori e impostazioni dei campi.
- Ridurre il disordine causato da campi duplicati.
La configurazione dei campi personalizzati multi-spazio è disponibile nei piani Pinnacle e superiori.
Se il tuo account viene declassato e successivamente di nuovo aggiornato, tutta la configurazione dei campi personalizzati multi-spazio viene ripristinata in ogni spazio in cui era stata precedentemente aggiunta.
Gli amministratori di account possono abilitare le autorizzazioni per riutilizzare i campi personalizzati tra gli spazi.
Per aggiornare queste autorizzazioni:
- Fai clic sull'immagine del profilo nella barra laterale 1.
-
Seleziona Impostazioni 2 dal menu a discesa.
- Fai clic su Tipi di utente 3 nel pannello di sinistra.
- Fai clic su Campi personalizzati 4 nella sezione Categoria.
-
Abilita le autorizzazioni 5 che vuoi concedere.
Puoi abilitare queste autorizzazioni:
Aggiungere campi personalizzati a livello di account agli spazi
Questa autorizzazione consente agli utenti di aggiungere un campo personalizzato a livello di account a qualsiasi spazio che possono gestire.
Aggiungere campi personalizzati a livello di spazio ad altri spazi
Questa autorizzazione consente agli utenti di aggiungere un campo personalizzato a livello di spazio a un altro spazio.
Per utilizzare questa autorizzazione, l'utente deve avere diritti di gestione in:
- Lo spazio di origine
- Lo spazio di destinazione
Note
- Per impostazione predefinita, queste autorizzazioni sono abilitate per gli Amministratori e gli Utenti regolari, e disabilitate per gli Utenti esterni.
- Queste autorizzazioni sono separate da Gestisci campi personalizzati a livello di account.
Gli amministratori di account possono:
- Creare campi personalizzati nelle Impostazioni.
- Visualizzare a quale spazio o account appartiene un campo.
- Visualizzare quali spazi utilizzano un campo.
- Aggiungere o rimuovere qualsiasi campo personalizzato da qualsiasi spazio.
- Cambiare la proprietà del campo tra uno spazio e il livello di account.
- Modificare le impostazioni del campo da qualsiasi posizione.
- Eliminare un campo solo dallo spazio o dall'account a cui appartiene.
Gli amministratori dello spazio possono:
- Creare campi personalizzati nelle impostazioni dello spazio.
- Aggiungere campi personalizzati a livello di account agli spazi che gestiscono.
- Aggiungere campi personalizzati da altri spazi che gestiscono.
- Visualizzare Appartiene a e Aggiunto a per gli spazi che gestiscono.
- Visualizzare Aggiunto da per lo spazio corrente.
- Aggiungere o rimuovere campi personalizzati dagli spazi che gestiscono.
- Modificare le impostazioni del campo.
Gli amministratori dello spazio non possono cambiare la proprietà a meno che non dispongano anche dell'autorizzazione Gestisci campi personalizzati a livello di account.
Gli utenti regolari possono:
- Vedere i campi personalizzati dello spazio evidenziati nei selettori di campi personalizzati.
- Aggiungere campi personalizzati a livello di account al proprio spazio tramite i selettori, se dispongono dell'autorizzazione.
Gli utenti regolari non possono aprire le impostazioni dei campi personalizzati dell'amministratore.
Gli amministratori dello spazio possono gestire i campi personalizzati dalle impostazioni dello spazio.
- Vai allo spazio che ti interessa nella barra laterale 1.
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Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio sotto il nome dello spazio o accanto alla panoramica dello spazio 2.
- Fai clic sulla scheda Campi personalizzati.
- Fai clic su + Campo personalizzato.
- Seleziona un campo personalizzato esistente da un altro spazio che gestisci oppure creane uno nuovo.
-
Salva le modifiche.
Quando aggiungi il campo, le persone in quello spazio possono usarlo nelle viste e negli strumenti.
Note
Puoi riutilizzare un campo personalizzato a livello di spazio solo se hai diritti di gestione in entrambi gli spazi.
- Apri le impostazioni dello spazio nello spazio a cui appartiene il campo personalizzato.
- Fai clic sulla scheda Campi personalizzati 1.
- Trova il campo personalizzato che vuoi aggiornare.
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Per aggiungere un campo personalizzato a un altro spazio, hai due opzioni:
- Fai clic sul menu a tre puntini 2 accanto al nome del campo personalizzato e seleziona Modifica gestione e accesso 3 dal menu a discesa.
- Nella tabella di gestione dei campi personalizzati, fai clic sull'icona a forma di matita 4 nella colonna Aggiunto a relativa al campo personalizzato che vuoi aggiornare. Si apre un menu a comparsa.
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Nel popup:
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Apri la scheda Aggiungi agli spazi 5, fai clic su + Aggiungi spazio 6 e seleziona uno o più spazi dall'elenco a discesa.
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Quindi fai clic su Impostazioni di condivisione 7, fai clic su + Aggiungi persone o gruppi 8, seleziona un utente o un gruppo di utenti e scegli un ruolo di accesso 9 dal menu a tendina.
Note
Puoi scegliere chi può visualizzare e modificare i valori del campo in spazi, elementi e viste a cui ha già accesso. Le persone aggiunte qui devono anche disporre del ruolo di accesso appropriato. I valori del campo possono comunque essere aggiornati tramite automazioni e moduli di richiesta.
-
- Fai clic su Salva 10.
Dopo di che, il campo personalizzato sarà disponibile negli spazi selezionati.
- Apri la finestra di gestione e accesso del campo personalizzato.
- Fai clic sulla scheda Aggiungi agli spazi 1.
- Trova lo spazio che desideri rimuovere.
- Fai clic sull'icona Rimuovi 2 accanto al nome dello spazio.
-
Fai clic su Salva 3 per applicare le modifiche.
Note
- Non puoi rimuovere un campo personalizzato dallo spazio a cui appartiene. Quello spazio mostra un'icona di lucchetto. Puoi spostare il campo personalizzato a livello di account e poi in un altro spazio, se necessario.
- La rimozione di un campo personalizzato da uno spazio non elimina il campo. Gli elementi che contengono già dati in quel campo mantengono i valori esistenti, salvo diversa indicazione del prodotto.
Note
Nei piani Team e superiori, puoi aggiungere o gestire campi personalizzati a livello di account negli spazi.
- Fai clic sull'immagine del profilo nella barra laterale 1.
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Seleziona Impostazioni 2 dal menu a discesa.
- Fai clic su Campi personalizzati 3 nel pannello di sinistra.
-
Esamina l’elenco dei campi personalizzati disponibili 4.
Da qui, puoi:
- Scopri se un campo appartiene all'account o a uno spazio.
- Vedi dove viene utilizzato ciascun campo.
- Apri un campo e aggiungilo ad altri spazi.
- Rimuovi un campo dagli spazi.
- Cambia la proprietà, se consentito.
- Apri la tabella di gestione dei campi personalizzati a livello di account.
- Seleziona il campo personalizzato a livello di account o di spazio che desideri aggiornare.
-
Per aggiungere un campo personalizzato a un altro spazio, hai due opzioni:
- Fai clic sul menu con tre puntini 1 accanto al nome del campo personalizzato e seleziona Modifica gestione e accesso 2 dal menu a discesa.
-
Nella tabella di gestione dei campi personalizzati, fai clic sull’icona a forma di matita 3 nella colonna Aggiunto a per il campo personalizzato che desideri aggiornare. Si aprirà un menu popup.
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Nel popup:
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Apri la scheda Aggiungi agli spazi 4, fai clic su + Aggiungi spazio 5 e seleziona uno o più spazi dall’elenco a discesa 6.
- Quindi fai clic su Impostazioni di condivisione 7, fai clic su + Aggiungi persone o gruppi 8, seleziona un utente o un gruppo di utenti e scegli un ruolo di accesso 9 dal menu a tendina.
-
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Fai clic su Salva 10.
Note
Solo gli utenti con l'autorizzazione a gestire i campi personalizzati a livello di account possono gestire questo campo. Chiunque nell'account può utilizzarlo.
- Non puoi aggiungere un campo personalizzato a un altro spazio se quel campo appartiene a uno spazio bloccato.
- Puoi aggiungere campi personalizzati a livello di account o altri campi riutilizzabili in uno spazio bloccato se le autorizzazioni lo consentono.
- Non puoi aggiungere campi personalizzati a uno spazio archiviato.
- Puoi rimuovere i campi personalizzati già aggiunti da uno spazio archiviato.
Elimina un campo personalizzato
- Puoi eliminare un campo personalizzato solo dalla posizione a cui appartiene.
- Negli spazi destinatari, l’opzione Elimina è nascosta.
Disattiva un campo personalizzato
- Puoi disattivare un campo personalizzato solo dalla posizione a cui appartiene.
- Se lo disattivi nello spazio host, viene rimosso da tutti gli spazi che lo utilizzano.
Modifica un campo personalizzato riutilizzato
Se modifichi un campo personalizzato riutilizzato da uno spazio destinatario, Wrike visualizza un avviso perché le modifiche interessano ogni spazio che utilizza quel campo.
Campi personalizzati con formula
Quando apri la finestra di dialogo per il riutilizzo di un campo personalizzato con formula, Wrike mostra un avviso indicando che i campi personalizzati dipendenti devono essere aggiunti anche agli spazi di destinazione affinché la formula funzioni correttamente.
Campi personalizzati di collegamento al database
Quando apri la finestra di dialogo per il riutilizzo di un campo personalizzato di collegamento al database, Wrike mostra un avviso indicando che gli utenti devono anche avere accesso al database.
Dipende dalle impostazioni nello spazio di origine. Gli amministratori nello spazio ricevente possono modificare le impostazioni dei campi personalizzati solo se hanno l'autorizzazione a creare e gestire campi personalizzati.
- Se uno spazio viene bloccato, tutti i campi personalizzati condivisi da quello spazio vengono scollegati.
- Non puoi aggiungere un campo personalizzato da uno spazio bloccato a un altro spazio. Tuttavia, puoi aggiungere campi personalizzati da altri spazi a uno spazio bloccato.
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