Configuration des champs personnalisés multi-espaces
En résumé
La configuration des champs personnalisés multi-espaces vous permet de réutiliser le même champ personnalisé dans plusieurs espaces, sans avoir à créer de doublons. Elle permet de maintenir la cohérence des données, des noms et des paramètres des champs, de réduire l’encombrement et de rendre les rapports plus clairs. Disponible avec les abonnements Pinnacle et supérieurs, cette fonctionnalité permet aux administrateurs de compte et aux administrateurs d’espace éligibles d’ajouter des champs personnalisés au niveau du compte ou de l’espace à d’autres espaces, selon les autorisations. Les administrateurs peuvent gérer l’emplacement des champs depuis les paramètres d’espace ou les paramètres de compte, mais certaines limites s’appliquent pour les espaces verrouillés, les espaces archivés, les champs supprimés ou désactivés, ainsi que pour les types de champ spéciaux tels que les formules ou les champs Lien vers la base de données.
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Disponibilité : Legacy Enterprise.; Indisponibilité : Legacy Free, Legacy Professional, Legacy Business.; |
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Disponibilité : Pinnacle, Apex. Indisponibilité : Free, Team, Business; |
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Avantages de la configuration des champs personnalisés multi-espaces
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Comment activer les autorisations pour la configuration multi-espaces
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Comment gérer les champs personnalisés dans plusieurs espaces au niveau de l’espace
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Comment gérer les champs personnalisés dans plusieurs espaces au niveau du compte
La configuration des champs personnalisés multi-espaces vous permet d’utiliser le même champ personnalisé dans plusieurs espaces sans créer de doublons. Vous pouvez créer un champ une seule fois, l’ajouter à d’autres espaces et maintenir la cohérence des données dans tout votre espace de travail.
Cela aide à réduire les champs dupliqués, rend les rapports plus propres et facilite pour les équipes l’utilisation du champ approprié.
Avec la configuration des champs personnalisés multi-espaces, vous pouvez :
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Réutiliser des champs personnalisés dans plusieurs espaces sans créer de copies.
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Maintenir la cohérence des noms, des valeurs et des paramètres des champs.
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Réduire la surcharge liée aux champs dupliqués.
La configuration des champs personnalisés multi-espaces est disponible avec les abonnements Pinnacle et supérieurs.
Si votre compte est rétrogradé puis à nouveau mis à niveau, la configuration des champs personnalisés multi-espaces est restaurée dans chaque espace où elle avait été ajoutée.
Les administrateurs de compte peuvent activer les autorisations permettant de réutiliser des champs personnalisés dans plusieurs espaces.
Pour mettre à jour ces autorisations :
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Cliquez sur votre image de profil dans le panneau latéral 1.
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Sélectionnez Paramètres 2 dans la liste déroulante.
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Cliquez sur Types d’utilisateur 3 dans le panneau de gauche.
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Cliquez sur Champs personnalisés 4 dans la section Catégorie.
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Activez les autorisations 5 que vous souhaitez accorder.
Vous pouvez activer les autorisations suivantes :
Ajouter des champs personnalisés du compte aux espaces
Cette autorisation permet aux utilisateurs d’ajouter un champ personnalisé au niveau du compte à n’importe quel espace qu’ils gèrent.
Ajouter des champs personnalisés d’espace à d’autres espaces
Cette autorisation permet aux utilisateurs d’ajouter un champ personnalisé au niveau de l’espace à un autre espace.
Pour utiliser cette autorisation, l’utilisateur doit disposer des droits de gestion dans :
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L’espace source
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L’espace de destination
Remarque
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Par défaut, ces autorisations sont activées pour les administrateurs et les utilisateurs réguliers, et désactivées pour les utilisateurs externes.
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Ces autorisations sont distinctes de l’option Gérer les champs personnalisés au niveau du compte.
Les administrateurs de compte peuvent :
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Créer des champs personnalisés dans Paramètres.
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Voir à quel espace ou compte appartient un champ.
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Voir quels espaces utilisent un champ.
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Ajouter ou supprimer n’importe quel champ personnalisé de n’importe quel espace.
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Changer la propriété d’un champ entre un espace et le niveau compte.
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Modifier les paramètres d’un champ depuis n’importe quel emplacement.
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Supprimer un champ uniquement de l’espace ou du compte auquel il appartient.
Les administrateurs d’espace peuvent :
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Créer des champs personnalisés dans les paramètres d’espace.
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Ajouter des champs personnalisés au niveau du compte aux espaces qu’ils gèrent.
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Ajouter des champs personnalisés provenant d’autres espaces qu’ils gèrent.
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Consulter les colonnes Appartient à et Ajouté à pour les espaces qu’ils gèrent.
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Consulter Ajouté par pour l’espace actuel.
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Ajouter ou supprimer des champs personnalisés des espaces qu’ils gèrent.
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Modifier les paramètres des champs.
Les administrateurs d’espace ne peuvent pas changer la propriété, sauf s’ils disposent également de l’autorisation Gérer les champs personnalisés au niveau du compte.
Les utilisateurs réguliers peuvent :
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Voir les champs personnalisés d’espace mis en évidence dans les sélecteurs de champs personnalisés.
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Ajouter des champs personnalisés au niveau du compte à leur espace à partir des sélecteurs, s’ils en ont l’autorisation.
Les utilisateurs réguliers ne peuvent pas ouvrir les paramètres administrateur des champs personnalisés.
Les administrateurs d’espace peuvent gérer les champs personnalisés depuis les paramètres d’espace.
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Accédez à l'espace qui vous intéresse dans le panneau latéral 1.
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Cliquez sur l’icône d’engrenage sous le nom de l’espace ou à côté de l’aperçu de l’espace 2.
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Cliquez sur l’onglet Champs personnalisés.
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Cliquez sur + Champ personnalisé.
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Sélectionnez un champ personnalisé existant provenant d’un autre espace que vous gérez, ou créez-en un nouveau.
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Enregistrez vos modifications.
Lorsque vous ajoutez le champ, les personnes dans cet espace peuvent l’utiliser dans les vues et les outils.
Note
Vous ne pouvez réutiliser un champ personnalisé au niveau de l’espace que si vous avez des droits de gestion dans les deux espaces.
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Ouvrez les paramètres d’espace de l’espace auquel appartient le champ personnalisé.
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Cliquez sur l’onglet Champs personnalisés 1.
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Recherchez le champ personnalisé que vous souhaitez mettre à jour.
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Pour ajouter un champ personnalisé à un autre espace, vous disposez de deux options :
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Cliquez sur le menu à trois points 2 à côté du nom du champ personnalisé et sélectionnez Modifier la gestion et l’accès 3 dans le menu déroulant.
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Dans le tableau de gestion des champs personnalisés, cliquez sur l’icône en forme de crayon 4 dans la colonne Ajouté à pour le champ personnalisé que vous souhaitez mettre à jour. Un menu contextuel s’ouvre.
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Dans la fenêtre contextuelle :
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Ouvrez l’onglet Ajouter aux espaces 5, cliquez sur + Ajouter un espace 6, puis sélectionnez un ou plusieurs espaces dans la liste déroulante.
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Ensuite, cliquez sur Paramètres de partage 7, puis sur + Ajouter des personnes ou des groupes 8, sélectionnez un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs et choisissez un rôle d’accès 9 dans le menu caret.
Note
Vous pouvez choisir qui peut afficher et modifier les valeurs du champ dans les espaces, les éléments et les vues auxquels ils ont déjà accès. Les personnes ajoutées ici doivent également disposer du rôle d’accès approprié. Les valeurs du champ peuvent toujours être mises à jour via l’automatisation et les formulaires de demande.
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Cliquez sur Enregistrer 10.
Après cela, le champ personnalisé est disponible dans les espaces sélectionnés.
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Ouvrez la boîte de dialogue de gestion et d’accès du champ personnalisé.
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Cliquez sur l’onglet Ajouter aux espaces 1.
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Trouvez l’espace que vous souhaitez supprimer.
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Cliquez sur l’icône Supprimer 2 à côté du nom de l’espace.
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Cliquez sur Enregistrer 3 pour appliquer les modifications.
Note
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Vous ne pouvez pas supprimer un champ personnalisé de l’espace auquel il appartient. Cet espace affiche une icône de verrou. Vous pouvez déplacer le champ personnalisé au niveau du compte, puis vers un autre espace si nécessaire.
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Supprimer un champ personnalisé d’un espace ne supprime pas le champ. Les éléments qui contiennent déjà des données dans ce champ conservent leurs valeurs existantes, sauf indication contraire du produit.
Les administrateurs de compte peuvent gérer les champs personnalisés pour l’ensemble du compte depuis Paramètres.
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Cliquez sur votre image de profil dans le panneau latéral 1.
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Sélectionnez Paramètres 2 dans la liste déroulante.
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Cliquez sur Champs personnalisés 3 dans le panneau de gauche.
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Passez en revue la liste des champs personnalisés disponibles 4.
Vous pouvez ensuite :
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Voir quels champs appartiennent au compte ou à un espace.
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Voir où chaque champ est utilisé.
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Ouvrir un champ et l’ajouter à d’autres espaces.
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Supprimer un champ des espaces.
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Changer la propriété, si autorisé.
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Ouvrez le tableau de gestion des champs personnalisés au niveau du compte.
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Sélectionnez le champ personnalisé au niveau du compte ou de l’espace que vous souhaitez mettre à jour.
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Pour ajouter un champ personnalisé à un autre espace, vous disposez de deux options :
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Cliquez sur le menu à trois points 1 à côté du nom du champ personnalisé et sélectionnez Modifier la gestion et l’accès 2 dans le menu déroulant.
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Dans le tableau de gestion des champs personnalisés, cliquez sur l’icône en forme de crayon 3 dans la colonne Ajouté à du champ personnalisé que vous souhaitez mettre à jour. Un menu contextuel s’ouvre.
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Dans la fenêtre contextuelle :
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Ouvrez l’onglet Ajouter aux espaces 4, cliquez sur + Ajouter un espace 5, puis sélectionnez un ou plusieurs espaces dans la liste déroulante 6.
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Ensuite, cliquez sur Paramètres de partage 7, cliquez sur + Ajouter des personnes ou des groupes 8, sélectionnez un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs, puis choisissez un rôle d’accès 9 dans le menu caret.
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Cliquez sur Enregistrer 10.
Note
Seuls les utilisateurs disposant de l’autorisation de gérer les champs personnalisés au niveau du compte peuvent gérer ce champ. Toute personne du compte peut l’utiliser.
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Vous ne pouvez pas ajouter un champ personnalisé à un autre espace si ce champ personnalisé appartient à un espace verrouillé.
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Vous pouvez ajouter des champs personnalisés réutilisables ou au niveau du compte dans un espace verrouillé si les autorisations le permettent.
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Vous ne pouvez pas ajouter de champs personnalisés à un espace archivé.
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Vous pouvez supprimer les champs personnalisés déjà ajoutés d’un espace archivé.
Supprimer un champ personnalisé
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Vous ne pouvez supprimer un champ personnalisé qu’à partir de l’emplacement auquel il appartient.
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Dans les espaces destinataires, l’option Supprimer est masquée.
Désactiver un champ personnalisé
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Vous pouvez désactiver un champ personnalisé uniquement depuis l’emplacement auquel il appartient.
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Si vous le désactivez dans l’espace hôte, il est supprimé de tous les espaces qui l’utilisent.
Modifier un champ personnalisé réutilisé
Si vous modifiez un champ personnalisé réutilisé depuis un espace destinataire, Wrike affiche un avertissement, car les modifications affecteront tous les espaces qui utilisent ce champ.
Champs personnalisés de formule
Lorsque vous ouvrez la boîte de dialogue de réutilisation pour un champ personnalisé de formule, Wrike indique que les champs personnalisés dépendants doivent également être ajoutés aux espaces cibles pour que la formule fonctionne correctement.
Champs personnalisés Lien vers la base de données
Lorsque vous ouvrez la boîte de dialogue de réutilisation pour un champ personnalisé Lien vers la base de données, Wrike indique que les utilisateurs doivent également avoir accès à la base de données.
Cela dépend des paramètres de l’espace source. Les administrateurs de l’espace destinataire ne peuvent modifier les paramètres du champ personnalisé que s’ils ont l’autorisation de créer et de gérer des champs personnalisés.
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Si un espace devient verrouillé, tous les champs personnalisés partagés depuis cet espace ne sont plus partagés.
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Vous ne pouvez pas ajouter un champ personnalisé provenant d’un espace verrouillé à un autre espace. Cependant, vous pouvez ajouter des champs personnalisés d’autres espaces à un espace verrouillé.
Wrike affiche un message expliquant que le champ de base de données doit être partagé pour que le champ personnalisé fonctionne. Pour les champs de formule, tous les champs utilisés dans la formule doivent également être partagés.