E-Mail-Kommunikation mit externen Antragstellern
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Verfügbarkeit: Legacy Business, Legacy Enterprise.; Nichtverfügbarkeit: Legacy Free, Legacy Professional.; |
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Verfügbarkeit: Team, Business, Enterprise, Pinnacle. ; Nichtverfügbarkeit: Free; |
Dies ist eine native E-Mail-Integrationsfunktion, mit der Wrike-Nutzer von Ihrem Account aus mit Personen außerhalb von Wrike kommunizieren können, indem sie E-Mails direkt von Wrike-Aufgaben an externe E-Mail-Adressen senden bzw. empfangen. Auf diese Weise können Sie an Aufgaben mit externen Anforderern zusammenarbeiten, ohne sie zu Ihrem Wrike-Account hinzufügen zu müssen; sie brauchen dann nicht auf E-Mails umzuschalten, um Aktualisierungen bereitzustellen.
Um diese Funktion zu nutzen, stellen Sie Ihr externes Anfrageformular so ein, dass E-Mail-Kommunikation erlaubt wird. Bei Aufgaben, die aus diesen Anfrageformularen erstellt werden, können Wrike-Nutzer mit externen Anfragestellern per E-Mail kommunizieren und umgekehrt. Ein weiterer Vorteil der Anfrageformulare besteht darin, dass sie die strukturierte Arbeitsaufnahme fördern und die Hin- und Her-E-Mail-Kommunikation reduzieren, die erforderlich ist, um alle benötigten Informationen zu sammeln.
Hinweis
E-Mails sind im Global Stream und der Stream-Ansicht nicht sichtbar. E-Mails werden auch nicht in den Mobil-Apps von Wrike unterstützt.
Space-Administratoren können Anfrageformulare in dem von ihnen verwalteten Space erstellen und bearbeiten. Account-Inhaber und Administratoren können alle Anfrageformulare im Account erstellen und bearbeiten. Bei Enterprise Accounts kann diese Berechtigung für Account-Administratoren eingeschränkt werden.
Wenn Sie Ihre externen Anfrageformulare bereits zum Sammeln von Benutzernamen und E-Mails festgelegt hatten, dann haben alle Aufgaben, die ab Anfang März 2022 aus solchen Formularen erstellt wurden, bereits die Möglichkeit, E-Mails an externe Anfragesteller zu senden.
Wenn das Sammeln von Namen und E-Mails nicht aktiviert war, müssen Sie die Einstellungen anpassen, um die E-Mail-Kommunikation in Aufgaben zu ermöglichen, die aus Anfrageformularen erstellt wurden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
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Beginnen Sie, indem Sie ein bestehendes Anfrageformular bearbeiten oder ein neues erstellen.
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Aktivieren Sie unter Zugriffseinstellungen auf der rechten Seite das Kontrollkästchen Öffentlichen Link aktivieren. 1
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Ticken Sie dann das angezeigte Kästchen Name und E-Mail hinzufügen. 2
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Klicken Sie auf Veröffentlichen, wenn es sich um ein neues Anfrageformular handelt, oder auf Speichern, wenn Sie ein bestehendes Formular bearbeiten. 3
Nun können Sie in Aufgaben, die aus diesem Anfrageformular erstellt werden, eine E-Mail direkt aus dem Kommentarbereich senden.
Alle Nutzer, außer externen Nutzern, Gastnutzern, Mitwirkenden und Zuschauern können aus Kommentaren in Aufgaben, auf die sie Zugriff haben, E-Mails an externe Anfragesteller senden, es sei denn, ihre Zugriffsrolle schränkt sie ein.
Hinweis
Bei Enterprise-Accounts können sich die Nutzer-Arten, die diese Funktion verwenden können, aufgrund der Einstellungen für Nutzer-Typen unterscheiden.
Sobald das externe Anfrageformular abgeschickt wurde, erhalten Sie eine neue Aufgabe in Wrike. Diese Aufgabe hat die Möglichkeit, E-Mails an Anfragesteller zu senden. 1 Um eine E-Mail von Wrike zu senden, wählen Sie diese Option, während Sie einen Kommentar in der Aufgabe abgeben.
Hinweis
Die E-Mail-Kommunikation ist nur für Arbeitselemente verfügbar, die aus externen Anfrageformularen erstellt wurden, die auf E-Mail-Kommunikation zulassen gesetzt sind. Folgende Arbeitselemente werden unterstützt:
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Reguläre Aufgaben (einschließlich derer, die aus Blueprints erstellt wurden)
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Aufgaben- und projektbasierte Arbeitsgegenstände, die aus Benutzerdefinierter Element-Typen erstellt wurden
Alternativ können Sie auch einfach auf das Antwort-Symbol bei Kommentaren in der Aufgabe klicken. Wenn Sie auf einen Kommentar antworten, der von der E-Mail des externen Anfragestellers hinzugefügt wurde, wird die Option E-Mail an Anfragesteller automatisch ausgewählt. Wenn Sie auf einen Kommentar antworten, der von einer ausgehenden E-Mail an den Anfragesteller hinzugefügt wurde, wird die Antwort ein interner Wrike-Kommentar sein, der mit der @Erwähnung des Nutzers beginnt, der die E-Mail von Wrike aus gesendet hat.
Hinweis
Es ist möglich, Anhänge in E-Mails von Wrike zu versenden, wenn die Gesamtgröße der Anhänge nicht mehr als 25 MB beträgt.
Denken Sie daran, dass, sobald Sie einen Anhang per E-Mail an einen externen Anfragenden senden, Wrike nicht mehr kontrollieren kann, wer Zugriff darauf hat.
Der Anfragesteller erhält dann eine E-Mail und antwortet darauf von seinem E-Mail-Client aus. Diese Antwort auf die E-Mail-Kette wird der ursprünglichen Wrike-Aufgabe als Kommentar hinzugefügt. Aufgaben-Verantwortliche erhalten nur Inbox-Benachrichtigungen über neue E-Mails, die sie in Wrike erhalten. Die Benachrichtigung wird vom Wrike Bot gesendet. Ferner erhalten Verantwortliche und Follower E-Mail-Benachrichtigungen.
Wenn Sie einen Kommentar zur Aufgabe hinzufügen, ohne E-Mail an Anfragestellerzu wählen, steht dieser Kommentar dem Anfragesteller außerhalb von Wrike nicht zur Verfügung.
Beim Absenden des externen Anfrageformulars wird der Anfragesteller gebeten, seinen Namen und seine E-Mail-Adresse anzugeben. Nach Absenden des Formulars erhält der Anfragesteller eine Bestätigungs-E-Mail mit der automatisch generierten Anfragenummer. Diese Nummer ist dieselbe wie die erstellte Aufgaben-ID in Wrike.
Hinweis
Die Bestätigungs-E-Mail und alle weiteren E-Mail-Mitteilungen werden dem Anfragesteller von wrike@wrike.com zugesandt. Diese E-Mail-Adresse kann nicht geändert werden.
Wenn ein Wrike-Nutzer eine E-Mail-Antwort auf die Anfrage sendet, kann der Anfragesteller einfach auf die E-Mail antworten. Diese Antwort wird als Kommentar zur Aufgabe in Wrike hinzugefügt.
Nein, aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich, die E-Mail-Adresse des Anfragestellers zu ändern oder zusätzliche Empfänger, CC oder BCC hinzuzufügen. Wrike kann E-Mails nur von einer Wrike-E-Mail-Adresse an diejenigen senden, die dem zugestimmt haben. Wrike-Nutzer und diejenigen, die externe Anfragen einreichen, stimmen unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu. Deshalb ist es nur möglich, E-Mails an die E-Mail-Adresse des ursprünglichen Anfragestellers zu senden.