外部リクエスト者とのメールによるコミュニケーション

公開リクエストフォームから作成されたタスクで、Wrikeのユーザーが外部リクエスト者にメールを送信できるようにすることができます。リクエストフォームで 公開リンクを有効にする と 回答者の名前とメールアドレスを必須にする をオンにします。その後、タスクのコメントからリクエスト者にメールを送信でき、返信はタスクのコメントとして表示されます。ステータス更新をメールで送信 を有効にすると、作成された作業アイテムのステータスが送信後に変更された際にリクエスト者へ自動で通知されます。

これは、アカウントに所属しているWrikeユーザーが、Wrikeのタスクから外部のメールアドレスに直接メールを送受信することで、Wrikeの外部の人たちとコミュニケーションをとることができる、メールを利用した連携機能です。こうすることで、外部のリクエスト者をWrikeアカウントに追加することなくタスクでのコラボレーションが可能になり、更新情報を提供するためにメールに切り替える必要もありません。

この機能を使い始めるには、外部リクエストフォームをメール通信を許可に設定します。これらのリクエストフォームから作成されたタスクでは、Wrikeユーザーは外部のリクエスト者とメールでやり取りすることができます。またその逆も可能です。また、リクエストフォームを利用することで、すべての必要な情報を収集するために必要なメールを利用したコミュニケーションのやり取りを減らし、計画的な作業の受け入れを促進できるというメリットもあります。

スペース管理者は、自身が管理するスペースでリクエストフォームを作成・編集できます。アカウントオーナーおよび管理者は、アカウント内のすべてのリクエストフォームを作成および編集できます. 次の Legacy Enterprise、 Pinnacle および Apex アカウントでは、この権限を 制限できます アカウント管理者に対して。

すでに外部リクエストフォームでユーザーの名前とメールアドレスを収集するように設定していた場合、2022年3月初旬以降そのフォームから作成されるタスクでは、すでに外部リクエスト者にメールを送信する機能が提供されています。

名前とメールアドレスの収集が有効になっていない場合、リクエストフォームから作成されたタスクでメールを利用したコミュニケーションを許可するように設定する必要があります。その手順：

これで、このリクエストフォームから作成されるタスクでは、コメントセクションから直接メールを送信できるようになります。

次のユーザーを除くすべてのユーザーは 外部ユーザー、 共同作業者、 貢献者、および 閲覧者 は、アクセス権を持つタスクのコメントから外部リクエスト者へメールを送信できます。ただし、アクセスロール により制限されている場合を除きます。

外部リクエストフォームが送信されると、Wrikeに新規タスクが届きます。このタスクには、リクエスト者にメール オプションがあります1。 Wrikeからメールを送信するには、タスクでコメントを送信する際にこのオプションを選択します。

または、タスク内のコメントの返信アイコンを使用することもできます。外部リクエスト者のメールから追加されたコメントに返信する場合、リクエスト者にメールオプションが自動的に選択されます。リクエスト者への送信メールから追加されたコメントに返信した場合、返信はWrikeからメールを送信したユーザーの@メンションで始まるWrikeの内部コメントとなります。

その後、リクエスト者にメールが届き、メールクライアントで返信します。この一連のメール返信は、コメントとして元のWrikeタスクに追加されます。タスク担当者には、Wrikeに届いた新規メールに関する受信トレイ通知のみ届きます。通知はWrikeボットから送信されます。さらに、担当者とフォロワーには、メールによる通知が届きます。

リクエスト者にメールを選択せずにタスクにコメントを追加した場合、このコメントはWrikeの外部でリクエスト者が利用できなくなります。

外部リクエストフォームを送信する際、リクエスト者は名前とメールアドレスの入力を求められます。フォームを送信すると、リクエスト者には自動生成されたリクエスト番号が記載された確認メールが届きます。この番号は、Wrikeで作成されたタスクIDと同じです。

ステータス更新をメールで送信 が有効になっている場合、リクエスト者はリクエストのステータスが変更された際にメール通知を受け取ります。

双方向のメールコミュニケーションが許可されている場合、リクエストに関するコメントをメールで受け取り、そのまま返信してチームとのやり取りを続けることができます。

Wrike ユーザーがリクエストにメールで返信すると、リクエスト者はそのメールに返信するだけで済みます。その返信は、Wrikeのタスクにコメントとして追加されます。