Comunicazione per email con richiedenti esterni

Si tratta di una funzionalità nativa di integrazione di email che consente agli utenti di Wrike del tuo account di comunicare con persone esterne a Wrike, ricevendo e inviando email direttamente dalle attività di Wrike a indirizzi email esterni. In questo modo puoi collaborare ad attività con richiedenti esterni senza la necessità di aggiungerli al tuo account di Wrike, evitando di cambiare indirizzo email per inviare aggiornamenti.

Per iniziare a usare questa funzionalità, imposta i tuoi moduli di richiesta esterni per consentire la comunicazione tramite email. Nelle attività create da tali moduli di richiesta gli utenti di Wrike potranno comunicare con richiedenti esterni per email e viceversa. Un ulteriore vantaggio dei moduli di richiesta è che promuovono l'assunzione di lavoro strutturato riducendo il viavai di comunicazioni per email per raccogliere tutte le informazioni necessarie.

Gli amministratori dello spazio di lavoro possono creare e modificare i moduli di richiesta nello spazio di lavoro che gestiscono. I proprietari e gli amministratori di account possono creare e modificare tutti i moduli di richiesta dell'account. Negli account del piano Enterprise, questo diritto può essere limitato per gli amministratori dell'account.

Se hai già impostato i tuoi moduli di richiesta esterni per raccogliere nomi e email di utenti, nelle attività create da tali moduli a partire dall'inizio di marzo 2022, avrai già la possibilità di inviare email a richiedenti esterni.

Se la possibilità di raccogliere nomi e email non è abilitata, dovrai modificare le impostazioni per consentire la comunicazione per email in attività create dai moduli di richiesta. Per farlo:

Ora, per le attività che creerai da questo modulo di richiesta, potrai inviare un'email direttamente dalla sezione dei commenti.

Tutti gli utenti, tranne utenti esterni, collaboratori, Contribuenti e Spettatori possono inviare email a richiedenti esterni dai commenti nelle attività a cui hanno accesso, salvo che il loro ruolo di accesso lo proibisca.

Dopo aver inviato il modulo di richiesta esterno, riceverai una nuova attività in Wrike. Questa attività disporrà dell'opzione Invia email al richiedente 1. Per inviare un'email da Wrike, seleziona questa opzione quando invii un commento nell'attività.

In alternativa, ti basta fare clic sull'icona per la risposta sui commenti dell'attività. Se rispondi a un commento aggiunto dall'email di un richiedente esterno, l'opzione Invia email al richiedente verrà selezionata automaticamente. Se rispondi a un commento aggiunto da un'email da inviare al richiedente, la risposta sarà un commento interno di Wrike che inizia con la @menzione dell'utente che ha inviato l'email da Wrike.

Pertanto, il richiedente riceve un'email e risponde ad essa dal proprio client di posta. Tale catena di email viene aggiunta all'attività originale di Wrike come commento. Gli assegnatari dell'attività riceveranno solo notifiche nella posta in arrivo sulle nuove email ricevute in Wrike. La notifica viene inviata dal bot di Wrike. Anche gli assegnatari e i follower ricevono le notifiche per email.

Se aggiungi un commento all'attività senza selezionare Invia email al richiedente, tale commento non sarà disponibile per richiedenti esterni a Wrike.

Quando si invia il modulo di richiesta esterno, viene chiesto al richiedente di indicare il suo nome e indirizzo email. Dopo aver inviato il modulo, il richiedente riceve un'email di conferma con il numero della richiesta generato automaticamente. Questo numero è lo stesso dell'ID dell'attività creata in Wrike.

Quando un utente di Wrike invia un'email di risposta alla richiesta, il richiedente può semplicemente rispondere all'email. La sua risposta verrà aggiunta come commento all'attività di Wrike.