Comunicación por correo electrónico con solicitantes externos

Esta es una función de integración de correo electrónico nativa que permite a los usuarios de Wrike comunicarse con otros usuarios fuera del entorno de Wrike mediante el envío y la recepción de correos electrónicos directamente desde las tareas de Wrike a direcciones de correo electrónico externas. De este modo, puedes colaborar con solicitantes externos en ciertas tareas sin necesidad de añadirlos a la cuenta de Wrike y evitar tener que pasar al correo electrónico para facilitar actualizaciones.

Para empezar a utilizar esta función, define los formularios de solicitud externos como permitir comunicación por correo electrónico. En las tareas que se crean a partir de estos formularios de solicitud, los usuarios de Wrike podrán comunicarse con los solicitantes externos a través de correo electrónico y viceversa. Otra de las ventajas de los formularios de solicitud es que fomentan la recepción de trabajo estructurado, lo que reduce la comunicación por correo electrónico de ida y vuelta para recopilar toda la información necesaria.

Los administradores de los espacios pueden crear y editar los formularios de solicitud en el espacio que gestionan. Los propietarios de la cuenta y los administradores pueden crear y editar todos los formularios de solicitud de la cuenta. En las cuentas Enterprise, este derecho puede estar restringido para los administradores de cuenta.

Si ya cuentas con un conjunto de formularios de solicitud externos para recopilar los nombres de usuario y los correos electrónicos, a partir de principios de marzo de 2022, en las tareas que se creen a partir de estos formularios se podrán enviar correos electrónicos a solicitantes externos.

Si la recopilación de nombres y correos electrónicos no está habilitada, necesitarás modificar los ajustes para permitir la comunicación por correo electrónico en las tareas que se creen a partir de los formularios de solicitud. Para ello:

Ahora, en las tareas que se creen a partir de este formulario de solicitud, podrás enviar correos electrónicos directamente desde la sección de comentarios.

Todos los usuarios, salvo los colaboradores y los usuarios externos, pueden enviar correos electrónicos a los solicitantes externos en los comentarios de las tareas a las que tienen acceso a menos que su rol de acceso se lo impida.

Una vez que se envíe el formulario de solicitud externo, recibirás una nueva tarea en Wrike. La tarea contendrá la opción de enviar un correo electrónico al solicitante 1. Para enviar el correo electrónico desde Wrike, selecciona esta opción mientras envías un comentario en la tarea.

Como alternativa, basta con que hagas clic en el icono de respuesta en los comentarios de la tarea. Si respondes a un comentario que se ha agregado desde un correo electrónico de un solicitante externo, la opción de enviar Correo electrónico al solicitante estará seleccionada automáticamente. Si respondes a un comentario que se ha añadido desde un correo electrónico de salida al solicitante, la respuesta será un comentario interno de Wrike que comienza con la @mención del usuario que envió el correo electrónico desde Wrike.

El solicitante recibe un correo electrónico y responde desde su cliente de correo electrónico. Esta cadena de correo electrónico se agrega a la tarea original de Wrike como un comentario. Los asignados a la tarea solo reciben notificaciones de bandeja de entrada sobre los nuevos correos electrónicos que han recibido en Wrike. La notificación la envía Wrike Bot. Además, los asignados y los seguidores reciben notificaciones de correo electrónico.

Si agregas un comentario a la tarea sin seleccionar la opción de enviar Correo electrónico al solicitante, el comentario no estará disponible para el solicitante que no esté en Wrike.

Cuando se envía un formulario de solicitud externo, se pedirá al solicitante que facilite su nombre y su dirección de correo electrónico. Una vez que se envíe el formulario, el solicitante recibe un correo electrónico de confirmación con un número de solicitud que se genera automáticamente. Este número es el mismo que el ID de la tarea creada en Wrike.

Cuando un usuario de Wrike envía un correo electrónico de respuesta a la solicitud, el solicitante puede responder de forma sencilla al correo electrónico. La respuesta se añadirá como comentario a la tarea de Wrike.