Общение по электронной почте с внешними авторами запросов
Это встроенная функция интеграции электронной почты, которая позволяет пользователям Wrike в вашем аккаунте общаться с незарегистрированными пользователями, получая и отправляя электронные письма прямо из задач Wrike на внешние адреса электронной почты. Таким образом, вы можете совместно работать над задачами с внешними заказчиками без необходимости добавлять их в аккаунт Wrike и переходить в почтовый агент для обмена новостями.
Чтобы начать пользоваться этой функцией, настройте внешние формы запросов, позволяющие обмениваться сообщениями по электронной почте. В задачах, созданных из этих форм запросов, пользователи Wrike смогут общаться с внешними заказчиками по электронной почте. Дополнительное преимущество форм запросов заключается в том, что они помогают организовать процесс приема рабочих заданий, сокращая объемы переписки для сбора всей необходимой информации.
Примечание
Электронные письма не отображаются вобщей ленте и ленте новостей. Кроме того, электронные письма не поддерживаются в мобильных приложениях Wrike.
Администраторы пространства могут создавать и редактировать формы запросов в пространстве, которым они управляют. Владельцы и администраторы аккаунта могут создавать и редактировать все формы запросов в аккаунте. У администраторов аккаунта Enterprise это право может быть ограничено.
Если у вас уже есть внешние формы запроса, созданные для сбора имен и электронных адресов пользователей, то в задачах, созданных из таких форм с начала марта 2022 года, вы уже можете отправлять письма внешним авторам запросов.
Если сбор имен и электронных адресов не был включен, необходимо настроить параметры, разрешающие общение по электронной почте в задачах, созданных из форм запросов. Для этого:
-
Начните с редактирования имеющейся формы запроса или создания новой.
-
В Настройках доступа справа установите флажок Разрешить публичную ссылку. 1
-
Затем установите появившийся флажок Добавить поля имени и адреса эл. почты. 2
-
Нажмите Опубликовать, если это новая форма запроса, или Сохранить, если вы отредактировали имеющуюся форму. 3
Теперь в задачах, которые будут созданы из этой формы запроса, вы сможете отправлять электронные письма прямо из раздела комментариев.
Все пользователи, кроме внешних и гостевых, могут отправлять письма внешним авторам запросов из комментариев к доступным задачам, если это не запрещает их роль доступа.
Примечание
В аккаунте Enterprise типы пользователей, которым разрешено применять эту функцию, могут различаться в зависимости от настроек типов пользователей.
После того как внешняя форма запроса будет отправлена, вы получите новую задачу в Wrike. В задаче будет опция Отправить автору запроса. 1 Чтобы отправить электронное письмо из Wrike, выберите эту опцию при отправке комментария к задаче.
Примечание
Общение по электронной почте доступно только в рабочих объектах, созданных из внешних форм запросов, для которых разрешено обмениваться сообщениями по электронной почте. Поддерживаются следующие рабочие объекты:
-
Обычные задачи (включая созданные из прототипов)
-
Рабочие объекты на основе задач и проектов, созданные из настраиваемых типов объектов
В качестве альтернативы можно просто нажать на иконку ответа в комментариях к задаче. Если вы отвечаете на комментарий, добавленный из электронного письма внешнего автора запроса, опция Отправить автору запроса будет выбрана автоматически. Если вы отвечаете на комментарий, который был добавлен из исходящего письма автору запроса, ответ будет внутренним комментарием Wrike, начинающимся с @упоминания пользователя, отправившего письмо из Wrike.
Примечание
В электронных письмах из Wrike можно отправлять вложения, если общий размер вложений не превышает 25 МБ.
Помните, что как только вы отправите вложение по электронной почте внешнему автору запроса, Wrike больше не сможет контролировать доступ к этому вложению.
Получив электронное письмо, автор запроса ответит на него в своем почтовом клиенте. Ответная цепочка писем добавляется в исходную задачу Wrike в качестве комментария. Исполнители задачи получат только уведомления во «Входящих» о новых письмах, полученных в Wrike. Уведомления рассылаются ботом Wrike. Кроме того, исполнители и подписчики получают уведомления по электронной почте.
Если вы добавляете комментарий к задаче, не выбрав опцию Отправить автору запроса, этот комментарий будет недоступен автору запроса, не зарегистрированному в Wrike.
При отправке внешней формы запроса автору запроса будет предложено указать свое имя и адрес электронной почты. После отправки формы автор запроса получит эл. письмо с подтверждением и автоматически сгенерированным номером запроса. Этот номер совпадает с идентификатором задачи, созданным в Wrike.
Примечание
Письмо с подтверждением и все последующие электронные письма отправляются заказчику с адреса wrike@wrike.com. Этот адрес нельзя изменить.
Когда пользователь Wrike отправляет ответ на запрос по электронной почте, автор запроса может просто ответить на электронное письмо. Его ответ будет добавлен к задаче в Wrike в виде комментария.
Нет, из-за ограничений безопасности изменить электронный адрес автора запроса или добавить дополнительных получателей и получателей в копии невозможно. Wrike может отправлять электронные письма только с электронного адреса Wrike тем, кто согласился на это. Пользователи Wrike и авторы внешних запросов соглашаются с нашими условиями. Поэтому отправлять письма можно только на электронную почту автора запроса.