Communication par e-mail avec les demandeurs externes
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Disponibilité : ancien Business, ancien Enterprise ; indisponibilité : ancien Free, ancien Professional. ; |
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Disponibilité : Team, Business, Enterprise, Pinnacle. ; Indisponibilité : Free ; |
Il s'agit d'une fonctionnalité d'intégration d'e-mails native, qui permet aux utilisateurs de Wrike de votre compte de communiquer avec des personnes externes à Wrike, en recevant et en envoyant des e-mails directement depuis les tâches Wrike à des adresses e-mail externes. De cette façon, vous pouvez collaborer sur des tâches avec des demandeurs externes sans avoir à les ajouter à votre compte Wrike, et vous n'avez pas besoin de vous connecter à votre messagerie électronique pour transmettre des messages.
Pour commencer à utiliser cette fonctionnalité, configurez vos formulaires de demande externes pour permettre la communication par e-mail. Dans les tâches créées à partir de ces formulaires de demande, les utilisateurs de Wrike pourront communiquer avec les demandeurs externes par e-mail et vice versa. Un autre avantage des formulaires de demande est qu'ils favorisent une réception du travail structurée, réduisant les échanges d'e-mail nécessaires pour recueillir toutes les informations nécessaires.
Remarque
Les e-mails ne sont pas visibles dans le flux général et la vue Flux. Ils ne sont pas non plus pris en charge dans les applications mobiles de Wrike.
Les administrateurs d'espace peuvent créer et modifier des formulaires de demande dans l'espace qu'ils gèrent. Les propriétaires de compte et les administrateurs peuvent créer et modifier tous les formulaires de demande dans le compte. Sur les comptes Enterprise, ce droit peut être restreint pour les administrateurs de compte.
Si vous aviez déjà votre formulaire de demande externe configuré de façon à collecter les noms et les e-mails des utilisateurs, alors vous pourrez, des le mois de mars 2022, envoyer des e-mails aux demandeurs externes dans les tâches créées à partir de ces formulaires.
Si vous n'aviez pas activé la collecte des noms et des e-mails, vous devrez modifier les paramètres pour permettre la communication par e-mail dans les tâches créées à partir des formulaires de demande. Voici comment procéder :
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Commencez par modifier un formulaire de demande existant ou créer un nouveau.
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Dans Paramètres d'accès, à droite, cochez la case Activer le lien public . 1
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Cochez ensuite la case Ajouter des champs de nom et d'e-mail. 2
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Cliquez sur Publier, s'il s'agit d'un nouveau formulaire de demande, ou sur Enregistrer si vous modifiez un formulaire existant. 3
Dans les tâches qui seront créées à partir de ce formulaire de demande, vous pourrez désormais envoyer un e-mail directement à partir de la section des commentaires.
Tous les utilisateurs, excepté les collaborateurs, les contributeurs et les spectateurs peuvent envoyer des e-mails aux demandeurs externes depuis les commentaires des tâches auxquelles ils ont accès, sauf si leur niveau d'accès ne le leur permet pas.
Remarque
Sur les comptes Enterprise, les types d'utilisateurs autorisés à utiliser cette fonctionnalité peuvent varier en fonction des paramètres liés aux types d'utilisateur.
Une fois le formulaire de demande externe envoyé, vous recevez une nouvelle tâche dans Wrike. Dans cette tâche, vous pourrez choisir l'option Envoyer un e-mail au demandeur. 1 Pour envoyer un e-mail depuis Wrike, sélectionnez cette option et laissez un commentaire dans la tâche.
Remarque
La communication par e-mail n'est disponible que dans les éléments de travail créés à partir de formulaires de demande externes où elle a été activée. Les éléments de travail pris en charge sont :
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Tâches régulières (y compris celles créées à partir de blueprints)
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Articles de travail basés sur des tâches et des projets créés à partir de types d'éléments personnalisés
Vous pouvez également cliquer sur l'icône de réponse dans les commentaires de la tâche. Si vous répondez à un commentaire issu de l'e-mail d'un demandeur externe, l'option Envoyer un e-mail au demandeur sera sélectionnée automatiquement. Si vous répondez à un commentaire qui a été ajouté à partir d'un e-mail adressé au demandeur, la réponse sera un commentaire Wrike interne commençant par la @mention de l'utilisateur qui a envoyé l'e-mail depuis Wrike.
Remarque
Il est possible d'envoyer des pièces jointes dans les e-mails de Wrike si la taille totale des pièces jointes ne dépasse pas 25 Mo.
N'oubliez pas qu'une fois que vous envoyez une pièce jointe à un demandeur externe par e-mail, Wrike ne peut plus contrôler son accès.
Le demandeur reçoit ensuite un e-mail et y répond dans son client d'e-mail. Cet échange d'e-mails est ajouté à la tâche Wrike originale en tant que commentaire. Les chargés de mission reçoivent uniquement des notifications dans leur boîte de réception, les informant que des nouveaux e-mails ont été reçus dans Wrike. La notification est envoyée par le bot de Wrike. Les chargés de mission et les suiveurs reçoivent des notifications par e-mail.
Si vous ajoutez un commentaire à la tâche sans sélectionner Envoyer un e-mail au demandeur, ce commentaire ne sera pas envoyé au demandeur externe.
Lorsqu'il envoie un formulaire de demande externe, le demandeur doit fournir son nom et son adresse e-mail. Une fois le formulaire envoyé, le demandeur reçoit un e-mail de confirmation avec le numéro de demande généré automatiquement. Ce numéro est le même que l'ID de tâche créé dans Wrike.
Remarque
L'e-mail confirmation et tout autre échange par e-mail sont envoyés au demandeur depuis l'adresse wrike@wrike.com. Il n'est pas possible de modifier cette adresse.
Lorsqu'un utilisateur Wrike envoie une réponse par e-mail à la demande, le demandeur peut simplement répondre à l'e-mail. Sa réponse sera ajoutée en tant que commentaire de la tâche Wrike.
Non, pour des raisons de sécurité, il n'est pas possible de modifier l'adresse e-mail du demandeur, ni d'ajouter des destinataires, en CC ou BCC. Wrike peut uniquement envoyer des e-mails à partir d'une adresse e-mail Wrike à ceux qui y ont consenti. Les utilisateurs de Wrike et ceux qui envoient des demandes externes ont accepté nos conditions générales. C'est pourquoi il est possible d'envoyer des e-mails uniquement à l'e-mail initial du demandeur.