Communication par e-mail avec les demandeurs externes

Vous pouvez permettre aux utilisateurs de Wrike d’envoyer des e-mails aux demandeurs externes depuis les tâches créées via des formulaires de demande publics. Activez Activer le lien public et Exiger le nom et l'adresse e-mail du répondant dans le formulaire de demande. Vous pouvez ensuite envoyer un e-mail aux demandeurs depuis les commentaires de la tâche, et les réponses apparaissent comme des commentaires dans la tâche. Activez Envoyer les mises à jour de statut par e-mail pour informer automatiquement les demandeurs lorsque le statut de l’élément de travail créé change après l’envoi.

Il s'agit d'une fonctionnalité d'intégration d'e-mails native, qui permet aux utilisateurs de Wrike de votre compte de communiquer avec des personnes externes à Wrike, en recevant et en envoyant des e-mails directement depuis les tâches Wrike à des adresses e-mail externes. De cette façon, vous pouvez collaborer sur des tâches avec des demandeurs externes sans avoir à les ajouter à votre compte Wrike, et vous n'avez pas besoin de vous connecter à votre messagerie électronique pour transmettre des messages.

Pour commencer à utiliser cette fonctionnalité, configurez vos formulaires de demande externes pour permettre la communication par e-mail. Dans les tâches créées à partir de ces formulaires de demande, les utilisateurs de Wrike pourront communiquer avec les demandeurs externes par e-mail et vice versa. Un autre avantage des formulaires de demande est qu'ils favorisent une réception du travail structurée, réduisant les échanges d'e-mail nécessaires pour recueillir toutes les informations nécessaires.

Les administrateurs d'espace peuvent créer et modifier des formulaires de demande dans l'espace qu'ils gèrent. Les propriétaires et les administrateurs du compte peuvent créer et modifier tous les formulaires de demande du compte. Dans les comptes Legacy Enterprise, Pinnacle et Apex, ce droit peut être restreint pour les administrateurs du compte.

Si vous aviez déjà votre formulaire de demande externe configuré de façon à collecter les noms et les e-mails des utilisateurs, alors vous pourrez, des le mois de mars 2022, envoyer des e-mails aux demandeurs externes dans les tâches créées à partir de ces formulaires.

Si vous n'aviez pas activé la collecte des noms et des e-mails, vous devrez modifier les paramètres pour permettre la communication par e-mail dans les tâches créées à partir des formulaires de demande. Voici comment procéder :

Dans les tâches qui seront créées à partir de ce formulaire de demande, vous pourrez désormais envoyer un e-mail directement à partir de la section des commentaires.

Tous les utilisateurs, à l’exception des utilisateurs externes, collaborateurs, contributeurs et spectateurs peuvent envoyer des e-mails aux demandeurs externes depuis les commentaires des tâches auxquelles ils ont accès, sauf si leur rôle d’accès le leur interdit.

Une fois le formulaire de demande externe envoyé, vous recevez une nouvelle tâche dans Wrike. Cette tâche proposera l’option Envoyer un e-mail au demandeur 1 . Pour envoyer un e-mail depuis Wrike, sélectionnez cette option lors de la publication d’un commentaire dans la tâche.

Vous pouvez également cliquer sur l'icône de réponse dans les commentaires de la tâche. Si vous répondez à un commentaire issu de l'e-mail d'un demandeur externe, l'option Envoyer un e-mail au demandeur sera sélectionnée automatiquement. Si vous répondez à un commentaire qui a été ajouté à partir d'un e-mail adressé au demandeur, la réponse sera un commentaire Wrike interne commençant par la @mention de l'utilisateur qui a envoyé l'e-mail depuis Wrike.

Le demandeur reçoit ensuite un e-mail et y répond dans son client d'e-mail. Cet échange d'e-mails est ajouté à la tâche Wrike originale en tant que commentaire. Les chargés de mission reçoivent uniquement des notifications dans leur boîte de réception, les informant que des nouveaux e-mails ont été reçus dans Wrike. La notification est envoyée par le bot de Wrike. Les chargés de mission et les suiveurs reçoivent des notifications par e-mail.

Si vous ajoutez un commentaire à la tâche sans sélectionner Envoyer un e-mail au demandeur, ce commentaire ne sera pas envoyé au demandeur externe.

Lorsqu'il envoie un formulaire de demande externe, le demandeur doit fournir son nom et son adresse e-mail. Une fois le formulaire envoyé, le demandeur reçoit un e-mail de confirmation avec le numéro de demande généré automatiquement. Ce numéro est le même que l'ID de tâche créé dans Wrike.

Si Envoyer les mises à jour de statut par e-mail est activé, le demandeur recevra des notifications par e-mail lorsque le statut de votre demande change.

Lorsque la communication bidirectionnelle par e-mail est autorisée, vous pouvez recevoir des commentaires concernant votre demande par e-mail et répondre directement pour poursuivre la conversation avec l’équipe.

Lorsqu'un utilisateur Wrike envoie une réponse par e-mail à la demande, le demandeur peut simplement répondre à l'e-mail. Leur réponse sera ajoutée en tant que commentaire de la tâche dans Wrike.