Aprobaciones de partes de horas

De forma predeterminada, los propietarios de la cuenta y administradores tienen la capacidad de aprobar tiempo y ver las entradas de tiempo de otros usuarios. Puedes otorgar derechos de administrador a tus aprobadores o crear un rol de usuario personalizado para gestionar este acceso.

El proceso de revisión y aprobación del parte de horas te permite gestionar de manera eficiente el tiempo empleado de tu equipo en la preparación para la facturación mensual o nómina. Al revisar, aprobar y bloquear los partes de horas, aseguras que el tiempo registrado sea exacto y definitivo.

Una vez que se aprueba un parte de horas, los datos de control del tiempo asociados quedan bloqueados para la semana especificada para el miembro del equipo dado. Este bloqueo evita cualquier modificación adicional, asegurando que no se pueda rastrear o alterar más tiempo para ese período. Esta función te ayuda a mantener la consistencia en tus registros, evitando cambios inesperados que podrían interrumpir el seguimiento financiero o la emisión de informes.

Los administradores de cuentas pueden gestionar fácilmente las aprobaciones de partes de horas utilizando un interruptor de autoservicio. Esta función te da la flexibilidad de activar o desactivar las aprobaciones de partes de horas, permitiendo una gestión personalizada de la visibilidad y accesibilidad de la función por cada cuenta. Mejora el control y se adapta a las necesidades específicas de tu organización sin necesidad de soporte externo.

Gestiona la disponibilidad de la función de aprobaciones de partes de horas en tu cuenta con estos pasos:

Las reglas de envío de partes de horas permiten a los administradores establecer límites de horas diarios o semanales con restricciones flexibles, resolviendo desafíos de cumplimiento y agilizando las aprobaciones de partes de horas. Esta función mejora el control y la eficiencia en todos los programas de trabajo, asegurando la presentación precisa de partes de horas para cada miembro del equipo.

Crear un horario de trabajo personalizado

Crear una agenda de trabajo personalizada te permite definir horarios específicos creados para las necesidades únicas de tu equipo y los requisitos del proyecto.

De forma predeterminada, los propietarios de la cuenta y los administradores tienen la capacidad de crear y asignar horarios de trabajo personalizados a usuarios específicos. Puedes otorgar derechos de administrador o crear un rol de usuario personalizado para gestionar este acceso.

Después de crear agendas de trabajo personalizadas, el siguiente paso es asignar estas agendas a los miembros del equipo para garantizar que sus horas de trabajo se alineen con las necesidades del proyecto y su disponibilidad.

Reflejar todo tipo de excepciones

No todas las semanas requieren el número completo de horas establecido en tus reglas de envío. Si hay días festivos o de vacaciones, tus horas requeridas deberían ajustarse automáticamente. La función Reflejar excepciones del calendario en las horas requeridas te ayuda a garantizar que tus hojas de tiempo sigan siendo precisas, incluso cuando tu horario cambie.

Ejemplo 1: Regla semanal con un día festivo:

Tu organización requiere 40 horas por semana. Si un día festivo cae en viernes, Wrike reduce automáticamente tus horas requeridas para esa semana a 32. Solo necesitas registrar tiempo para los días laborables restantes.

Ejemplo 2: Regla diaria con un día festivo:

Tu regla de envío requiere 8 horas por día. Si un día festivo cae en miércoles, no necesitarás registrar horas ese día. Wrike solo te pedirá registrar horas en los demás días laborables de la semana.

Cuando añades una excepción a un día, Wrike actualiza automáticamente tus horas requeridas según tu regla de envío de parte de horas:

• Si usas una regla de envío diaria, Wrike calcula tu total de horas semanales sumando las horas requeridas diarias de cada día de la semana. Por ejemplo, tendrás 8 horas para cada día laborable y 0 horas para cualquier día no laborable. Si añades una excepción de trabajo adicional, Wrike tratará ese día como un día laborable normal en tus horas requeridas; es decir, se requieren 8 h para ser registradas.

• Si usas una regla de envío semanal, Wrike ajusta el total de horas requeridas de toda la semana según las excepciones. Las excepciones de día libre reducen tu límite semanal y los días de trabajo adicionales lo aumentan. Sin embargo, tu total de horas requeridas no puede superar el límite semanal establecido en tu regla de envío.

Nota

Si registras tiempo en un Vacation / PTO o en cualquier otro día no laborable, aparecerá un icono de reloj rojo en tu hoja de tiempo. Esta advertencia te indica que has registrado horas en un día no laborable, lo cual no se espera.

Si registras más o menos horas que tu total diario requerido, aparecerá un icono de reloj rojo en tu hoja de tiempo como advertencia.

Casos de uso:

Caso 1: Día festivo y PTO sin días de trabajo adicionales

Supongamos que tu horario de trabajo está configurado a 8 horas por día con 5 días laborables cada semana. Hay un día festivo el viernes y tomas PTO el miércoles; Wrike ajustará automáticamente tus horas requeridas para esos días. Así se gestionan tus horas de trabajo en esta situación.

Para la regla de envío semanal:

• Si tu límite de envío semanal está establecido en 40 horas, Wrike reduce automáticamente tus horas requeridas por cualquier día de excepción, como días festivos o PTO. Por ejemplo, aquí tienes un día festivo el viernes y PTO el miércoles; Wrike resta 8 horas por cada excepción, ajustando tu total de horas requeridas para la semana. Tu nuevo total requerido para la semana será de 24 horas.

  

• Si no registras tiempo en un día de PTO sin marcarlo como excepción, verás una advertencia de que se deben registrar 32 horas. Para asegurarte de que tus horas requeridas sean precisas, marca los días de PTO como excepciones de PTO.

  

• Después de marcar el miércoles como PTO, Wrike actualiza automáticamente tu total semanal requerido. Verás que tu total ajustado es ahora de 24 horas, no 32. Esto refleja la reducción por el día de PTO.

  

Para la regla de envío diaria:

Con las reglas de envío diarias, los días marcados como PTO o días festivos se establecen en 0 horas requeridas. No estás obligado a registrar tiempo en estos días.

Caso 2: Días de trabajo adicionales

Supongamos que algunos de tus días de semana son días festivos o no laborables. Tus horas semanales requeridas se reducirán — por ejemplo, de 40 a 32 horas si un día es festivo. Si aún quieres cumplir tu límite semanal original de 40 horas, puedes añadir un día de trabajo extra. Así te ayudará Wrike a registrar tus horas de trabajo en esta situación.

Para la regla de envío semanal:

• Puedes añadir una excepción de trabajo adicional si no has alcanzado tus horas semanales requeridas. Por ejemplo, si necesitas trabajar el sábado o el domingo para alcanzar tu total semanal, añade esos días como excepciones de trabajo adicionales en tu parte de horas. Wrike incluirá estas horas, siempre que no excedas el límite semanal establecido en tu regla de envío.

  

• Con las reglas de envío semanales, es imposible exceder el límite semanal fijo establecido en tu regla de envío. Si añades horas de trabajo adicional más allá de tu total requerido, verás un icono de reloj rojo que te advertirá en tu parte de horas.

  

Para la regla de envío diaria:

Con las reglas de envío diarias, los días de trabajo adicionales se gestionan según tu límite diario. Por ejemplo, si tus horas diarias requeridas son 8, puedes registrar 8 horas el sábado y 8 horas el domingo si se añaden como días de trabajo adicionales. El total de horas semanales se muestra solo como referencia. Puedes registrar hasta 56 horas en una semana sin advertencias, siempre que cumplas las horas requeridas diarias para cada día laborable.

Nota

Si el interruptor Reflejar excepciones del calendario en las horas requeridas está desactivado, los partes de horas funcionan como antes. Wrike no ajustará tus horas semanales o diarias requeridas por Vacation / PTO, días festivos públicos ni días de trabajo adicionales. Necesitarás registrar el total completo de horas requeridas cada semana para las reglas de envío semanales y el total diario para las reglas de envío diarias, incluso si hay excepciones. Si tu parte de horas no cumple el total estándar para el día o la semana, verás una advertencia.

Indicadores de capacidad de tiempo y ventanas emergentes durante el envío de parte de horas

A medida que los usuarios envían sus partes de horas, encontrarán ventanas emergentes e indicadores relacionados con las restricciones de capacidad diaria y semanal. Así es cómo aparecen y qué acciones se requieren:

Restricción estricta (no se puede enviar menos ni más que la capacidad)

• Alerta emergente: Inmediatamente al enviar, si las horas introducidas no coinciden exactamente con la capacidad diaria o semanal, aparecerá una alerta emergente.

• Descripción del indicador: Esta alerta utiliza la palabra Permitido para indicar las horas de trabajo exactas permitidas. Notifica al usuario que su envío no puede proceder porque las horas introducidas no están dentro del rango permitido.

• Acción del usuario: El usuario debe ajustar las horas de acuerdo con las reglas de envío del parte de horas para completar con éxito el proceso de envío.

Indicadores de restricción estricta:

Diarias:

Semanales:

Indicadores de restricción suave:

Diario:

Semanal:

Restricción suave (pedir confirmación si se envían menos o más que la capacidad)

• Confirmación emergente: Cuando el usuario envíe el parte de horas, aparecerá una ventana de confirmación si las horas varían de la capacidad establecida.

• Descripción del indicador: Esta ventana emergente usa la palabra Recomendado para sugerir las horas de trabajo ideales, señalando la discrepancia con la capacidad recomendada.

• Acción del usuario: El usuario puede elegir ajustar sus horas para que coincidan con la capacidad recomendada o confirmar el envío, reconociendo y aceptando la variación.

Ventanas emergentes para restricciones estrictas:

Diario:

Semanal:

Ventanas emergentes para restricciones suaves:

Diario:

Semanal:

Si necesitas ajustar o modificar un parte de horas enviado, puedes retirarlo haciendo clic en el botón Cancelar aprobación.

Nota

Los usuarios con acceso al control del tiempo pueden ver la pestaña Aprobaciones, donde pueden ver sus propios partes de horas enviados. Además, los usuarios con el permiso para ver, rastrear y aprobar las entradas de tiempo de otros pueden acceder a esta pestaña para revisar y tomar decisiones sobre los partes de horas enviados. Estos usuarios pueden acceder a los partes de horas de todos los usuarios, no solo a los propios.

Los usuarios con permisos de aprobación pueden acceder a todos los partes de horas enviados en la cuenta. Para la revisión y toma de decisiones sobre estos partes de horas:

Una vez que apruebas un parte de horas para un usuario, este se bloquea, impidiendo cualquier edición o control del tiempo adicional dentro del período de tiempo enviado, a menos que el usuario tenga permiso para modificar los partes de horas aprobados.

Sin embargo, los usuarios con permiso para editar entradas de tiempo bloqueadas pueden hacer cambios en el parte de horas bloqueado incluso después de que haya sido aprobado.

Un parte de horas puede editarse cuando está:

La edición está generalmente restringida cuando un parte de horas está:

Para corregir un parte de horas:

El propietario del parte de horas recibirá notificaciones:

Un aprobador recibirá notificaciones:

Notificaciones para individuos o grupos

De forma predeterminada, los aprobadores recibirán notificaciones por todos los partes de horas enviados. Para recibir las notificaciones de un individuo específico:

1. Filtra por las personas o grupos de usuarios requeridos para  quienes deseas  recibir notificaciones en la bandeja de entrada1.

2. Asegúrate de activar el botón Notificarme sobre los envíos 2.

3. Recibirás una notificación en tu bandeja de entrada cuando un usuario envíe su parte de horas 3.

Ejecutar informes de actividad ofrece una vista detallada de las presentaciones del parte de horas y los procesos de toma de decisiones en tu organización. Esta herramienta es esencial para resolver problemas y obtener una comprensión clara del flujo de trabajo del parte de horas. Te permite monitorear quién envió los partes de horas, cuándo se enviaron y quién tomó las decisiones relacionadas, asegurando transparencia y responsabilidad en el proceso.

Identificación de la persona correcta para la configuración de permiso

Para gestionar permisos y designar a los usuarios que pueden aprobar partes de horas:

Crear un rol de aprobador de tiempo

Crear un rol dedicado como aprobador de tiempo para gestionar las aprobaciones de hojas de tiempo puede agilizar tu flujo de trabajo y mejorar la eficiencia. Al configurar este rol, te beneficiarás de:

Para establecer este rol, por favor sigue los pasos descritos en Crear tipos de usuario personalizados. Este enfoque asegura que su proceso de aprobación de partes de horas sea tanto efectivo como manejable.

Concede al aprobador de tiempo permiso para aprobar tiempo y ver las entradas de tiempo de otros usuarios. Esto garantizará que puedan acceder a los partes de horas de otros usuarios y dar decisiones de aprobación.

Para conceder y ajustar los permisos necesarios, sigue estos pasos:

Configurar permisos extendidos (por usuario)

Esto habilitará a los usuarios seleccionados para: