Aprobaciones de partes de horas
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Disponibilidad: Pinnacle. Indisponibilidad: Free, Team, Business, Enterprise; |
De forma predeterminada, los propietarios de la cuenta y administradores tienen la capacidad de aprobar tiempo y ver las entradas de tiempo de otros usuarios. Puedes otorgar derechos de administrador a tus aprobadores o crear un rol de usuario personalizado para gestionar este acceso.
El proceso de revisión y aprobación del parte de horas te permite gestionar de manera eficiente el tiempo empleado de tu equipo en la preparación para la facturación mensual o nómina. Al revisar, aprobar y bloquear los partes de horas, aseguras que el tiempo registrado sea exacto y definitivo.
Una vez que se aprueba un parte de horas, los datos de control del tiempo asociados quedan bloqueados para la semana especificada para el miembro del equipo dado. Este bloqueo evita cualquier modificación adicional, asegurando que no se pueda rastrear o alterar más tiempo para ese período. Esta función te ayuda a mantener la consistencia en tus registros, evitando cambios inesperados que podrían interrumpir el seguimiento financiero o la emisión de informes.
Nota
Si decides no usar las aprobaciones del parte de horas en este momento, no afectará tu actual control del tiempo. Solo será relevante cuando tu equipo esté listo para comenzar a aprobar partes de horas en Wrike.
Los administradores de cuentas pueden gestionar fácilmente las aprobaciones de partes de horas utilizando un interruptor de autoservicio. Esta función te da la flexibilidad de activar o desactivar las aprobaciones de partes de horas, permitiendo una gestión personalizada de la visibilidad y accesibilidad de la función por cada cuenta. Mejora el control y se adapta a las necesidades específicas de tu organización sin necesidad de soporte externo.
Gestiona la disponibilidad de la función de aprobaciones de partes de horas en tu cuenta con estos pasos:
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Haz clic en la foto de tu perfil de la barra lateral 1.
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Selecciona Ajustes 2 del menú.
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En Administración de cuentas, haz clic en Control del tiempo 3.
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Cambia el interruptor en Aprobaciones de partes de horas 4 para habilitar o deshabilitar la función.
Las reglas de envío de partes de horas permiten a los administradores establecer límites de horas diarios o semanales con restricciones flexibles, resolviendo desafíos de cumplimiento y agilizando las aprobaciones de partes de horas. Esta función mejora el control y la eficiencia en todos los programas de trabajo, asegurando la presentación precisa de partes de horas para cada miembro del equipo.
Crear un horario de trabajo personalizado
Crear una agenda de trabajo personalizada te permite definir horarios específicos creados para las necesidades únicas de tu equipo y los requisitos del proyecto.
De forma predeterminada, los propietarios de la cuenta y los administradores tienen la capacidad de crear y asignar horarios de trabajo personalizados a usuarios específicos. Puedes otorgar derechos de administrador o crear un rol de usuario personalizado para gestionar este acceso.
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Crea un programa de trabajo personalizado según tus necesidades.
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Una vez que hayas configurado la selección de la semana laboral y la capacidad diaria, habilita las reglas de envío de tiempo haciendo clic en el botón de cambio 1.
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Abre el menú desplegable 2 y elige la opción Por día para establecer reglas para cada día, o selecciona Por semana para aplicar reglas para toda la semana.
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Hay dos opciones disponibles para implementar las reglas de restricción 3:
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Opción A: Restricción estricta (no se puede enviar menos o más que la capacidad diaria/semanal): Selecciona esta opción si deseas crear una regla estricta donde los usuarios no pueden enviar partes de horas con horas registradas que sean menores o mayores a la capacidad diaria/semanal especificada.
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Opción B: Restricción suave (preguntar por confirmación si las horas enviadas son menos o más que la capacidad diaria/semanal): Selecciona esta opción para un enfoque más flexible que pide a los usuarios confirmar sus envíos si las horas registradas son diferentes de la capacidad diaria/semanal.
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Haz clic en el botón Aplicar cambios 4 una vez estés satisfecho con la configuración.
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En la parte superior, cerca del título del programa:
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Haz clic en el botón Duplicar 5 para duplicar el programa.
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Haz clic en el botón Eliminar 6 para eliminar el programa.
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Después de crear agendas de trabajo personalizadas, el siguiente paso es asignar estas agendas a los miembros del equipo para garantizar que sus horas de trabajo se alineen con las necesidades del proyecto y su disponibilidad.
Importante
Al cambiar la agenda de trabajo, algunas tareas y proyectos pueden reprogramarse automáticamente.
A medida que los usuarios envían sus partes de horas, encontrarán ventanas emergentes e indicadores relacionados con las restricciones de capacidad diaria y semanal. Así es cómo aparecen y qué acciones se requieren:
Restricción estricta (no se puede enviar menos ni más que la capacidad)
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Alerta emergente: Inmediatamente al enviar, si las horas introducidas no coinciden exactamente con la capacidad diaria o semanal, aparecerá una alerta emergente.
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Descripción del indicador: Esta alerta utiliza la palabra Permitido para indicar las horas de trabajo exactas permitidas. Notifica al usuario que su envío no puede proceder porque las horas introducidas no están dentro del rango permitido.
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Acción del usuario: El usuario debe ajustar las horas de acuerdo con las reglas de envío del parte de horas para completar con éxito el proceso de envío.
Indicadores de restricción estricta:
Diarias:
Semanales:
Indicadores de restricción suave:
Diario:
Semanal:
Restricción suave (pedir confirmación si se envían menos o más que la capacidad)
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Confirmación emergente: Cuando el usuario envíe el parte de horas, aparecerá una ventana de confirmación si las horas varían de la capacidad establecida.
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Descripción del indicador: Esta ventana emergente usa la palabra Recomendado para sugerir las horas de trabajo ideales, señalando la discrepancia con la capacidad recomendada.
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Acción del usuario: El usuario puede elegir ajustar sus horas para que coincidan con la capacidad recomendada o confirmar el envío, reconociendo y aceptando la variación.
Ventanas emergentes para restricciones estrictas:
Diario:
Semanal:
Ventanas emergentes para restricciones suaves:
Diario:
Semanal:
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Usuarios con permisos de aprobación: Pueden enviar, rechazar o retirar partes de horas para ellos mismos y otros.
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Usuarios sin permisos de aprobación: Pueden enviar y retirar sus propios partes de horas.
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Haz clic en el botón Más en la barra lateral 1.
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Selecciona Partes de horas en el menú desplegable 2.
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Introduce tus entradas de tiempo en las filas correspondientes a cada tarea. También puedes agregar comentarios para cada entrada si es necesario 3.
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Una vez que hayas introducido todas las entradas de tiempo, haz clic en el botón Enviar para aprobación 4.
Los usuarios con permisos de aprobación pueden enviar partes de horas en nombre de otros. Para ello:
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Selecciona el equipo/persona/personas requerido del selector de usuario 1.
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Introduce las entradas de tiempo en las filas correspondientes a cada tarea 2.
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También puedes agregar comentarios para cada entrada 3.
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Una vez que hayas introducido todas las entradas de tiempo, haz clic en el botón Enviar para aprobación 4.
Si necesitas ajustar o modificar un parte de horas enviado, puedes retirarlo haciendo clic en el botón Cancelar aprobación.
Nota
Un parte de horas solo se puede retirar (es decir, las aprobaciones solo se pueden cancelar) si no se ha tomado una decisión y el parte de horas aún está pendiente. La edición solo es posible después de que un parte de horas haya sido oficialmente rechazado. Una vez que un parte de horas es rechazado, los miembros del equipo no pueden retirarlo, pero pueden volver a enviarlo.
Nota
Los usuarios con acceso al control del tiempo pueden ver la pestaña Aprobaciones, donde pueden ver sus propios partes de horas enviados. Además, los usuarios con el permiso para ver, rastrear y aprobar las entradas de tiempo de otros pueden acceder a esta pestaña para revisar y tomar decisiones sobre los partes de horas enviados. Estos usuarios pueden acceder a los partes de horas de todos los usuarios, no solo a los propios.
Los usuarios con permisos de aprobación pueden acceder a todos los partes de horas enviados en la cuenta. Para la revisión y toma de decisiones sobre estos partes de horas:
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Navega a la pestaña Aprobaciones dentro de la sección partes de horas 1.
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Filtra la lista de usuarios para mostrar solo el equipo o departamento relevante seleccionando el grupo de usuarios apropiado 2.
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Revisión de los partes de horas enviados colectivamente sin necesidad de abrir cada uno individualmente 3.
Nota
También puedes identificar los días marcados como excepciones para un parte de horas enviado.
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Si es necesario, abre los partes de horas individuales haciendo clic en el botón Abrir parte de horas 4. Según tu decisión, puedes aprobar o rechazar cada parte de horas.
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Para aprobar un parte de horas, haz clic en el botón Aprobar 5.
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Para rechazarlo, haz clic en el botón Rechazar 6 si no cumple con tus estándares de revisión.
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Después de la aprobación, el estado se actualizará tanto en la barra de herramientas como en la columna Estado 7.
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Si necesitas corregir tu decisión, puedes deshacerla haciendo clic en el botón Deshacer decisión 8.
Importante
Puedes establecer tu día preferido de inicio de semana en tu configuración. Esto es personalizado y será visible solo para ti. Para evitar problemas de aprobación, es mejor asegurarse\u00a0 de que todos los miembros del equipo tengan el mismo primer día de la semana.
El primer día de la semana se establece individualmente para cada persona, lo que determina cómo se muestra su parte de horas. Si la persona envía su parte de horas y el gerente tiene establecido un día diferente como el primer día de la semana, el gerente verá el parte de horas según la configuración del individuo. Esto garantiza que el gestor apruebe el período de tiempo tal como lo envía la persona, manteniendo la precisión y consistencia en el proceso de aprobación.
Una vez que apruebas un parte de horas para un usuario, este se bloquea, impidiendo cualquier edición o control del tiempo adicional dentro del período de tiempo enviado, a menos que el usuario tenga permiso para modificar los partes de horas aprobados.
Sin embargo, los usuarios con permiso para editar entradas de tiempo bloqueadas pueden hacer cambios en el parte de horas bloqueado incluso después de que haya sido aprobado.
Nota
La aprobación bloqueada y el bloqueo en el registro de tiempo son independientes entre sí y se pueden usar simultáneamente. Desbloquear las entradas de tiempo en la vista de registro de tiempo no eliminará el bloqueo basado en la aprobación, y viceversa.
Un parte de horas puede editarse cuando está:
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Sin enviar
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Rechazado
La edición está generalmente restringida cuando un parte de horas está:
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Pendiente
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Aprobado
Nota
Los usuarios con permiso para editar bloqueo de tiempo podrán editar partes de horas en cualquiera de los estados.
Para corregir un parte de horas:
El propietario del parte de horas recibirá notificaciones:
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Cuando un aprobador tome una decisión.
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Cuando un aprobador envíe o cancele una aprobación en su nombre.
Un aprobador recibirá notificaciones:
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Cuando se envíe un parte de horas.
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Cuando otro aprobador cambie su decisión y la reemplace por una nueva.
De forma predeterminada, los aprobadores recibirán notificaciones por todos los partes de horas enviados. Para recibir las notificaciones de un individuo específico:
Ejecutar informes de actividad ofrece una vista detallada de las presentaciones del parte de horas y los procesos de toma de decisiones en tu organización. Esta herramienta es esencial para resolver problemas y obtener una comprensión clara del flujo de trabajo del parte de horas. Te permite monitorear quién envió los partes de horas, cuándo se enviaron y quién tomó las decisiones relacionadas, asegurando transparencia y responsabilidad en el proceso.
Identificación de la persona correcta para la configuración de permiso
Para gestionar permisos y designar a los usuarios que pueden aprobar partes de horas:
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Accede a la pestaña Usuarios: Ve a la pestaña Usuarios bajo Administración de cuentas 1.
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Ubica al Administrador: Identifica al usuario con acceso de administrador 2.
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Modificar permisos: Haz clic en la pestaña Permisos 3 para ese usuario, luego desplázate hacia abajo hasta Administrar permiso del tipo de usuario 4.
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Aplicar cambios: Marca la casilla correspondiente, luego haz clic en el botón Guardar 5 para aplicar los cambios.
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Cambiar los permisos: Introduce tu contraseña 6 cuando se te pida que confirmes y haz clic en el botón Cambiar permisos 7 para aplicar los cambios.
Crear un rol de aprobador de tiempo
Crear un rol dedicado como aprobador de tiempo para gestionar las aprobaciones de hojas de tiempo puede agilizar tu flujo de trabajo y mejorar la eficiencia. Al configurar este rol, te beneficiarás de:
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Acceso especializado: El rol de aprobador de tiempo contará con permisos diseñados específicamente para la gestión de hojas de tiempo, lo que permitirá un control y supervisión más detallados.
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Asignación automática de derechos: Este rol heredará automáticamente todos los derechos de un usuario normal, asegurando que el aprobador de tiempos pueda realizar tareas necesarias sin requerir configuración adicional.
Para establecer este rol, por favor sigue los pasos descritos en Crear tipos de usuario personalizados. Este enfoque asegura que tu proceso de aprobación de parte de horas sea tanto efectivo como manejable.
Concede al aprobador de tiempo permiso para aprobar tiempo y ver las entradas de tiempo de otros usuarios. Esto garantizará que puedan acceder a los partes de horas de otros usuarios y dar decisiones de aprobación.
Importante
Asegúrate de desactivar la opción para que los usuarios normales vean las entradas de tiempo de otros si deseas restringir su acceso a los partes de horas de otras personas.
Para conceder y ajustar los permisos necesarios, sigue estos pasos:
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Accede a la pestaña Tipos de usuarios en la administración de cuentas 1.
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Haz clic en el Control del tiempo debajo de categorías de tipos de usuario 2.
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Elige los usuarios que necesitan este rol 3.
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Habilita el botón de alternancia para conceder permisos a los usuarios requeridos 4.
Configurar permisos extendidos (por usuario)
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Identifica a los usuarios que deben recibir permisos extendidos.
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Concédeles acceso a los datos financieros y al control del tiempo. Sigue los pasos explicados: Establece quién puede gestionar las entradas de tiempo de otros usuarios.
Esto habilitará a los usuarios seleccionados para:
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Controlar qué usuarios pueden editar tiempo bloqueado.
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Controlar el tiempo para otros usuarios.
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Ver o editar los estados financieros.