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Blueprints

Normale und Externe Nutzer können Blueprints erstellen und starten. Gastnutzer können die mit ihnen geteilten Blueprints ansehen.

Übersicht

Mit Blueprints haben Sie die Möglichkeit, Ihre Projekte und Aufgabenvorlagen zu verwalten und Ihre Arbeit zu planen und dabei getrennt von der laufenden Arbeit zu halten.

So können Sie schnell mit Blueprints loslegen:

  1. Sie können Ihren ersten Projekt-, Ordner- oder Aufgaben-Blueprint von Grund auf erstellen. Später können Sie dann den Blueprint als Vorlage für Ihre zukünftigen Projekte oder Aufgaben nutzen.
  2. Das nächste Mal, wenn Sie ein neues Projekt oder eine neue Aufgabe starten wollen, starten Sie sie doch einfach mal mit einem Blueprint.

Wichtige Informationen

  • Blueprint-Ordner und -Projekte haben einen eigenen Abschnitt in der linken Navigationsleiste.
  • Wenn Sie einen Verantwortlichen zu einem Aufgaben-Blueprint oder einen Besitzer zu einem Projekt-Blueprint zuweisen, wird dieser nicht automatisch geteilt und ein Verantwortlicher/Besitzer erhält keine Benachrichtigungen. Ein Element wird jedoch automatisch mit einem Nutzer geteilt, wenn Sie diesen @erwähnen oder ihn als Follower hinzufügen.
  • Ein Blueprint lässt sich wie eine normale Aufgabe, Ordner oder Projekt teilen.
  • Nur Nutzer, die eine Einladung zum Account angenommen haben, können als Verantwortliche eines Aufgaben-Blueprints oder als Besitzer eines Projekt-Blueprints zugewiesen werden.
  • Sie können keinen Report, Kalender, Dashboard-Widget oder Arbeitsauslastungs-Diagramm basierend auf einem Ordner-/Projekt-Blueprint aufbauen.

 

Ein Blueprint erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Blueprint zu erstellen:

  • Erstellen Sie ein Projekt-, Ordner- oder Aufgaben-Blueprint von Grund auf neu.
  • Speichern Sie ein bestehendes Projekt, einen Ordner oder eine Aufgabe als Blueprint.

Ein Projekt-Blueprint erstellen

  1. Klicken Sie auf das Pluszeichen rechts neben „Blueprints“ oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner/Projekt im Abschnitt „Blueprints“ des linken Navigations-Panels, fahren Sie mit der Maus über „Hinzufügen“ und wählen Sie „Ordner“ oder „Projekt“ (je nachdem, was Sie erstellen möchten).
  2. In dem sich öffnenden Pop-up Fenster:
    • Ändern Sie bei Bedarf den Typ des Elements, das erstellt werden soll: ein Ordner oder ein Projekt.
    • Geben Sie den Namen Ihres Ordner-/Projekt-Blueprints ein.
    • Bestimmen Sie den Standort des Blueprints. Beachten Sie, dass Sie einen Blueprint nur mit einem anderen Blueprint taggen können (d. h. Sie können keinen Ordner/Projekt aus dem Hauptordnerbaum als übergeordneten Ordner/Projekt eines Blueprints festlegen).
    • Für Projekte: Geben Sie die Projekt-Besitzer sowie das Start- und Enddatum an.
    • Wählen Sie die Standard-Ansicht für das Projekt oder für den Ordner.
    • Bestimmen Sie, mit wem Sie das Projekt/den Ordner teilen wollen.
  3. Klicken Sie auf „Erstellen“.
  4. Ihr Blueprint wird erstellt und erscheint im Abschnitt „Blueprints“ des linken Navigations-Panels. Jetzt können Sie alle relevanten Aufgaben und Teilaufgaben hinzufügen, die für den Abschluss des Projekts erforderlich sein werden. Wenn Sie mit diesem Schritt fertig sind, sollte Ihr Projekt für jeden erforderlichen Schritt Aufgaben enthalten.
  5. Fügen Sie Ihren Aufgaben und Teilaufgaben nach Bedarf Daten hinzu. Tragen Sie Daten für so viele Aufgabenattribute wie möglich ein (z.B. Dauer, Verantwortliche, Beschreibungen und Anhänge).

Ein Aufgaben-Blueprint erstellen

  1. Wählen Sie einen Ordner oder ein Projekt aus dem „Blueprints“-Bereich im linken Navigations-Panel aus. Hier wird Ihre Blueprint-Aufgabe erstellt.
  2. Klicken Sie in der Listen-, Board- oder Tabellenansicht oder im Gantt-Diagramm auf „+ Neue Aufgabe“.
  3. Fügen Sie der Aufgabe alle relevanten Details hinzu. Fügen Sie alle Informationen ein, die für das Blueprint relevant sind. Beispielsweise können Sie der Aufgabenbeschreibung Text hinzufügen, Verantwortliche zuweisen, Start- und Enddatum setzen, und mehr.
  4. Wählen Sie den Standort, wo die aus dem Blueprint erstellte Aufgabe platziert werden soll.

Ein Projekt als Blueprint speichern

Wenn Sie ein Projekt haben, das Sie als Vorlage für Ihre zukünftigen Projekte verwenden möchten, können Sie es als Blueprint speichern.

  1. Klicken Sie im linken Navigationsbereich mit der rechten Maustaste einen Ordner oder ein Projekt an.
  2. Wählen Sie „Als Blueprint speichern“.
  3. Geben Sie den Namen des Blueprints ein.
  4. Wählen Sie einen neuen Standort (optional). Geben Sie einen Ordner/Projekt an, wo Ihr Blueprint hinzugefügt werden soll. Wenn Sie keinen neuen Standort auswählen, wird ein Blueprint auf höchster Ebene erstellt.
  5. Fügen Sie ein Präfix hinzu (optional). Text, der im Präfixfeld hinzugefügt wird, wird am Anfang der Titel aller Elemente innerhalb des neuen Blueprints hinzugefügt (dazu gehören Unterordner, Unterprojekte, Aufgaben und Teilaufgaben).
  6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben „Aufgaben kopieren“, um Duplikate aller Aufgaben und Unteraufgaben des Ordners oder Projekts in einen Blueprint aufzunehmen.
    • Passen Sie an, wie die Aufgaben dupliziert werden sollen: mit oder ohne Beschreibung, Anhänge, Empfänger und benutzerdefinierte Feldwerte.
    • Aufgaben neu planen. Lassen Sie das Feld „Neu planen“ deaktiviert, sodass die Termine der Aufgaben identisch sind mit den geplanten Terminen im ursprünglichen Ordner oder Projekt. Aktivieren Sie dieses Feld, um das Anfangsdatum der ersten Aufgabe oder das Fälligkeitsdatum der letzten Aufgabe dieses Ordners oder Projekts zu bestimmen. Alle anderen Aufgaben werden dementsprechend neu geplant.
  7. Klicken Sie auf „Speichern“.

Ihr Projekt oder Ordner wird als Blueprint gespeichert und erscheint im Abschnitt „Blueprints“ des linken Navigations-Panels.

Eine Aufgabe als Blueprint speichern

  1. Rechtsklick auf eine Aufgabe, die Sie als Blueprint speichern möchten.
  2. Wählen Sie „Als Blueprint speichern“.
  3. Geben Sie in dem erscheinenden Pop-up-Fenster einen Namen für das Blueprint ein und wählen Sie den Blueprint Ordner oder das Projekt, in dem Sie es speichern möchten*.
  4. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der verfügbaren Attribute, um anzugeben, welche Attribute Sie von einer Aufgabe in ein Blueprint kopieren möchten: Beschreibung, Anhänge, Verantwortliche und benutzerdefinierte Feldwerte.
  5. Ein Blueprint zeitlich neu planen: Geben Sie einen anderen Start- oder Fälligkeitsdatum an.
  6. Klicken Sie auf „Speichern“.

Ihre Aufgabe wird als Blueprint gespeichert und erscheint in dem in Schritt 3 angegebenen Ordner oder Projekt.

*Wenn Sie keinen Standort auswählen, wird Ihr Blueprint auf der obersten Ebene unter Blueprints gespeichert.

Ein Blueprint nutzen

Ein Projekt oder einen Ordner aus einem Blueprint erstellen

Verwenden Sie ein Blueprint, um Ihr neues Projekt schnell zu starten und die Verantwortlichen über Aufgaben im Projekt zu benachrichtigen.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner/Projekt im Abschnitt „Blueprints“ des linken Navigations-Panels.
  2. Wählen Sie „Aus Blueprint erstellen“.
  3. Benennen Sie das Projekt bzw. den Ordner.
  4. Wählen Sie einen neuen Standort (optional). Geben Sie das Projekt/Ordner/Space an, in dem Ihr neuer Ordner oder Projekt getaggt werden soll. Wenn Sie keinen neuen Standort auswählen, wird Ihr Ordner/Projekt im Abschnitt „Mit mir geteilt“ abgelegt.
  5. Geben Sie an, ob Sie beim Anlegen Posteingangs-Benachrichtigungen an die Verantwortlichen von Aufgaben in einem Ordner/Projekt und die Verantwortlichen seines Teilprojekts senden möchten oder nicht.
  6. Fügen Sie ein Präfix hinzu (optional). Text, der im Präfixfeld hinzugefügt wird, wird am Anfang der Titel aller Elemente innerhalb des neuen Ordners/Projekts hinzugefügt (dazu gehören Unterordner, Unterprojekte, Aufgaben und Teilaufgaben).
  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben „Aufgabe kopieren“, um alle Aufgaben und Teilaufgaben des Blueprints zu duplizieren.
    • Passen Sie an, wie die Aufgaben dupliziert werden sollen: mit oder ohne Beschreibung, Anhänge, Empfänger und benutzerdefinierte Feldwerte.
    • Aufgaben neu planen. Lassen Sie das Feld „Neu planen“ deaktiviert, sodass die Termine der Aufgaben identisch sind mit den geplanten Terminen im ursprünglichen Ordner oder Projekt. Ticken Sie dieses Feld an, um das Anfangsdatum der ersten Aufgabe oder das Fälligkeitsdatum der letzten Aufgabe dieses Ordners oder Projekts zu bestimmen. Alle anderen Aufgaben werden dementsprechend neu geplant.
  8. Klicken Sie auf „Erstellen“.

Eine Aufgabe aus einem Blueprint erstellen

Sie können eine aktive Aufgabe schnell aus einem Blueprint heraus erstellen und ihre Verantwortlichen sofort benachrichtigen, damit sie mit der Arbeit daran beginnen können.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Aufgaben-Blueprint in der Listenansicht.
  2. Wählen Sie „Aus Blueprint erstellen“.
  3. Geben Sie der neuen Aufgabe einen Namen.
  4. Wählen Sie einen neuen Standort (optional). Geben Sie an, in welchem Ordner/Projekt/Space Ihre neue Aufgabe getaggt werden soll. Wenn Sie sich nicht für einen neuen Standort entscheiden, wird Ihre Aufgabe im Abschnitt „Mit mir geteilt“ platziert.
  5. Passen Sie an, wie die Aufgabe gestartet werden soll:
    • Verantwortliche benachrichtigen: Senden Sie Posteingangs-Benachrichtigungen an die Verantwortlichen.
    • Beschreibung kopieren: Beim Starten der Aufgabe wird die Beschreibung des Blueprints kopiert.
    • Anhänge kopieren: Die Anhänge des Blueprints sollen als Anhänge der neuen Aufgabe erscheinen.
    • Verantwortliche kopieren: Beim Starten der Aufgabe sollen die Verantwortlichen des Blueprints beibehalten werden.
    • Benutzerdefinierte Feldwerte kopieren: Geben Sie an, ob Daten, die in der Blueprint-Aufgabe eingegeben sind, auch in die neue Aufgabe kopiert werden sollen.
    • Neu planen: Für diese Aufgabe ein Startdatum oder ein Fälligkeitsdatum setzen.
  6. Klicken Sie auf „Erstellen“.

Anfrageformulare und Blueprints

Sie können ein Anfrageformular erstellen, um eine Aufgabe oder ein Projekt aus einem Blueprint zu erstellen. Wenn Sie dies tun, wird jedes Mal, wenn jemand das Formular zum Absenden einer Anfrage verwendet, eine Aufgabe oder ein Projekt aus dem festgelegten Blueprint erstellt.
Erfahren Sie mehr darüber auf der Seite Ein Anfrageformular erstellen.

Weitere Informationen

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