Arbeitszeitlisten-Freigaben
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Verfügbarkeit: Pinnacle. Nichtverfügbarkeit: Free, Team, Business, Enterprise; |
Standardmäßig können Kontoinhaber und Administratoren Zeiten genehmigen und die Zeiteinträge anderer Benutzer einsehen. Sie können Ihren Genehmigern entweder Administratorrechte erteilen oder eine benutzerdefinierte Benutzerrolle erstellen, um diesen Zugriff zu verwalten.
Der Überprüfungs- und Genehmigungsprozess von Stundenzetteln ermöglicht es Ihnen, die aufgewendete Zeit Ihres Teams effizient im Hinblick auf die monatliche Abrechnung oder Gehaltsabrechnung zu verwalten. Durch das Überprüfen, Genehmigen und Sperren von Stundenzetteln stellen Sie sicher, dass die erfasste Zeit korrekt und endgültig ist.
Sobald ein Stundenzettel genehmigt wird, sind die zugehörigen Zeiterfassungsdaten für die angegebene Woche für das Teammitglied gesperrt. Diese Sperre verhindert weitere Änderungen und stellt sicher, dass keine zusätzliche Zeit für diesen Zeitraum erfasst oder geändert werden kann. Diese Funktion hilft Ihnen, Konsistenz in Ihren Aufzeichnungen zu bewahren, um unerwartete Änderungen zu vermeiden, die den Finanzverlauf oder die Berichterstattung stören könnten.
Hinweis
Wenn Sie sich entscheiden, momentan keine Stundenzettel-Freigaben zu verwenden, wirkt sich das nicht auf Ihre aktuelle Zeiterfassung aus. Es wird nur relevant sein, wenn Ihr Team bereit ist, mit der Genehmigung von Stundenzetteln in Wrike zu beginnen.
Administratoren können die Genehmigung von Stundenzetteln ganz einfach über eine Self-Service-Umschaltung verwalten. Diese Funktion bietet die Flexibilität, die Stundenzettel-Genehmigungen zu aktivieren oder zu deaktivieren, sodass Sichtbarkeit und Zugänglichkeit der Funktion auf Kontoebene individuell angepasst werden können. Es verbessert die Kontrolle und passt sich den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation an, ohne dass externe Unterstützung erforderlich ist.
So verwalten Sie die Verfügbarkeit der Funktion zur Stundenzettel-Genehmigung in Ihrem Account:
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Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der Seitenleiste 1.
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Wählen Sie Einstellungen 2 aus dem Menü.
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Unter Account Management klicken Sie auf Zeiterfassung 3.
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Schalten Sie den Schalter unter Stundenzettel-Genehmigungen 4 ein oder aus, um die Funktion zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Stundenzettel-Einreichungsregeln ermöglichen es Administratoren, tägliche oder wöchentliche Stundenlimits mit flexiblen Einschränkungen festzulegen, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die Genehmigung von Stundenzetteln zu vereinfachen. Diese Funktion verbessert die Kontrolle und Effizienz über alle Arbeitspläne hinweg und gewährleistet eine genaue Einreichung der Stundenzettel für jedes Teammitglied.
Benutzerdefinierten Arbeitsplan erstellen
Das Erstellen eines benutzerdefinierten Arbeitsplans ermöglicht es Ihnen, spezifische Arbeitszeiten festzulegen, die auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Teams und die Anforderungen des Projekts zugeschnitten sind.
Standardmäßig haben Kontoinhaber und Administratoren die Möglichkeit, benutzerdefinierte Arbeitspläne zu erstellen und bestimmten Nutzern zuzuweisen. Sie können entweder Administratorrechte erteilen oder eine benutzerdefinierte Nutzerrolle erstellen, um diesen Zugriff zu verwalten.
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Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Arbeitsplan nach Ihren Bedürfnissen.
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Sobald Sie die Arbeitswoche und die tägliche Kapazität festgelegt haben, aktivieren Sie die Regeln für die Zeiteinreichung, indem Sie auf die Umschalttaste 1 klicken.
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Öffnen Sie das Dropdown-Menü 2 und wählen Sie die Option pro Tag, um Regeln für jeden Tag festzulegen, oder wählen Sie pro Woche, um Regeln für die ganze Woche anzuwenden.
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Es stehen zwei Optionen zur Verfügung, um Einschränkungsregeln umzusetzen 3:
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Option A: Harte Beschränkung (Kann nicht weniger oder mehr als die tägliche/wöchentliche Kapazität absenden): Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine strenge Regel erstellen möchten, bei der Nutzer keine Stundenzettel mit Stunden einreichen können, die entweder weniger oder mehr als die festgelegte tägliche/wöchentliche Kapazität sind.
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Option B: Weiche Einschränkung (Bestätigung anfordern, wenn die eingereichten Stunden weniger oder mehr als die tägliche/wöchentliche Kapazität sind): Wählen Sie diese Option für einen flexibleren Ansatz, bei dem Nutzer gebeten werden, ihre Einreichungen zu bestätigen, wenn die erfassten Stunden von der täglichen/wöchentlichen Kapazität abweichen.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen anwenden 4, sobald Sie mit den Einstellungen zufrieden sind.
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Oben, in der Nähe des Zeitplantitels:
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Duplizieren 5, um den Zeitplan zu duplizieren.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen 6, um den Zeitplan zu löschen.
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Nachdem benutzerdefinierte Arbeitspläne erstellt wurden, besteht der nächste Schritt darin, diese Pläne den Teammitgliedern zu zuweisen, um sicherzustellen, dass ihre Arbeitszeiten mit den Projektanforderungen und der Verfügbarkeit übereinstimmen.
Wichtig
Durch die Änderung eines Arbeitsplans könnten einige Aufgaben und Projekte automatisch neu terminiert werden.
Wenn Nutzer ihre Stundenzettel absenden, stoßen sie auf Pop-ups und Indikatoren, die mit den täglichen und wöchentlichen Kapazitätsbeschränkungen zusammenhängen. So erscheinen diese – und das ist in solchen Fällen zu tun:
Harte Einschränkung (Keine Absendung unter oder über Kapazität möglich)
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Popup-Warnung: Unmittelbar nach der Übermittlung erscheint eine Pop-up-Warnung, wenn die erfassten Stunden nicht genau mit der täglichen oder wöchentlichen Kapazität übereinstimmen.
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Indikatorbeschreibung: Diese Warnung verwendet das Wort Erlaubt, um die genau zulässige Arbeitszeit anzuzeigen. Es benachrichtigt den Nutzer, dass seine Einreichung nicht fortgesetzt werden kann, da die eingegebenen Stunden nicht innerhalb des erlaubten Bereichs liegen.
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Nutzeraktion: Der Nutzer muss die Stunden anpassen, um den Stundenzettel gemäß den Einreichungsregeln erfolgreich absenden zu können.
Indikatoren für harte Einschränkung:
Täglich:
Wöchentlich:
Indikatoren für weiche Einschränkungen:
Täglich:
Wöchentlich:
Weiche Einschränkung (Bestätigung anfordern, wenn weniger oder mehr als Kapazität abgesendet wird)
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Pop-up-Bestätigung: Wenn der Nutzer den Stundenzettel absendet, erscheint ein Bestätigungs-Pop-up, wenn die Stunden von der festgelegten Kapazität abweichen.
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Indikatorbeschreibung: Dieses Pop-up verwendet das Wort Empfohlen, um die idealen Arbeitsstunden vorzuschlagen, und weist auf die Abweichung von der empfohlenen Kapazität hin.
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Nutzeraktion: Der Nutzer kann wählen, seine Stunden an die empfohlene Kapazität anzupassen oder die Einreichung zu bestätigen, wobei er die Abweichung anerkennt und akzeptiert.
Pop-ups für harte Einschränkungen:
Täglich:
Wöchentlich:
Pop-ups für weiche Einschränkungen:
Täglich:
Wöchentlich:
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Nutzer mit Genehmigungsberechtigung: Können Stundenzettel für sich selbst und andere absenden, ablehnen oder zurückziehen.
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Nutzer ohne Genehmigungsberechtigung: Können ihre eigenen Stundenzettel absenden und zurückziehen.
So senden Sie Stundenzettel ab:
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Klicken Sie im Seitenbereich auf die Schaltfläche Mehr 1.
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Wählen Sie Stundenzettel im Dropdown Menü 2.
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Geben Sie Ihre Zeiteinträge in die Zeilen ein, die der jeweiligen Aufgabe entsprechen. Sie können auch Kommentare für jeden Eintrag hinzufügen, falls erforderlich 3.
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Nachdem Sie alle Zeiteinträge eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Genehmigung einreichen 4.
Nutzer mit Genehmigungsberechtigung können Stundenzettel im Auftrag anderer absenden. Um dies zu tun:
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Wählen Sie das erforderliche Team/die erforderliche Person/die erforderlichen Personen aus dem Nutzer-Auswahlmenü 1.
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Geben Sie Zeiteinträge in die Zeilen ein, die der jeweiligen Aufgabe 2 entsprechen.
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Sie können auch Kommentare für jeden Eintrag hinzufügen 3.
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Nachdem Sie alle Zeiteinträge eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Genehmigung einreichen 4.
Wenn Sie einen eingereichten Stundenzettel anpassen oder ändern müssen, können Sie sie zurückziehen, indem Sie auf die Schaltfläche Genehmigung abbrechen klicken.
Hinweis
Ein Stundenzettel kann nur zurückgezogen werden (d. h. Genehmigungen können nur abgebrochen werden), wenn noch keine Entscheidung getroffen wurde und der Stundenzettel noch aussteht. Eine Bearbeitung ist nur möglich, nachdem ein Stundenzettel offiziell abgelehnt wurde. Sobald ein Stundenzettel abgelehnt wurde, können Teammitglieder ihn nicht zurückziehen, aber erneut einreichen.
Hinweis
Nutzer mit Zeiterfassungszugang können die Genehmigungen-Ansicht sehen, in der sie ihre eigenen übermittelten Stundenzettel ansehen können. Zusätzlich können Nutzer mit der Berechtigung, die Zeiteinträge anderer Personen anzusehen, zu verfolgen und zu genehmigen, auf diesen Tab zugreifen, um eingereichte Stundenzettel zu überprüfen und Entscheidungen zu treffen. Diese Nutzer können auf Stundenzettel aller Nutzer zugreifen, nicht nur auf ihre eigenen.
Nutzer mit Genehmigungsberechtigung können auf alle eingereichten Stundenzettel im gesamten Account zugreifen. Um diese Stundenzettel zu überprüfen und Entscheidungen zu treffen:
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Navigieren Sie in den Genehmigungen Tab im Bereich Stundenzettel 1.
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Filtern Sie die Nutzerliste, um nur das relevante Team oder die Abteilung anzuzeigen, indem Sie die entsprechende Person oder Nutzergruppe auswählen 2.
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Überprüfen Sie die eingereichten Stundenzettel gemeinsam, ohne jede einzeln öffnen zu müssen 3.
Hinweis
Sie können auch Tage markieren, die als Ausnahmen für eine abgesendete Stundenzettel gekennzeichnet sind.
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Falls erforderlich, öffnen Sie einzelne Stundenzettel, indem Sie auf die Schaltfläche Stundenzettel öffnen 4 klicken. Basierend auf Ihrer Entscheidung können Sie jede Stundenzettel genehmigen oder ablehnen.
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Um eine Stundenzettel zu genehmigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Genehmigen 5.
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Um ihn abzulehnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen 6, wenn er nicht Ihren Überprüfungskriterien entspricht.
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Nach der Genehmigung wird der Status sowohl in der Symbolleiste als auch in der Status Spalte 7 aktualisiert.
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Wenn Sie Ihre Entscheidung korrigieren müssen, können Sie dies rückgängig machen, indem Sie auf die Schaltfläche Rückgängig Entscheidung 8 klicken.
Wichtig
Sie können in Ihren Einstellungen den bevorzugten ersten Tag der Woche festlegen. Dies ist personalisiert und nur für Sie sichtbar. Um Freigabeprobleme zu vermeiden, ist es am besten sicherzustellen, dass alle Teammitglieder denselben ersten Wochentag haben.
Der erste Tag der Woche wird individuell für jede Person festgelegt, was bestimmt, wie ihre Arbeitszeitliste angezeigt wird. Wenn die Person ihren Stundenzettel absendet und der Manager eine andere Einstellung für den ersten Wochentag hat, sieht der Manager den Stundenzettel dennoch gemäß der individuellen Konfiguration. Dies gewährleistet, dass der Manager den Zeitrahmen wie vom Mitarbeiter eingereicht, genehmigt und somit Genauigkeit und Konsistenz im Genehmigungsprozess beibehält.
Sobald Sie einen Stundenzettel für einen Nutzer genehmigen, wird sie gesperrt, wodurch innerhalb des eingereichten Zeitrahmens keine Bearbeitungen oder zusätzliche Zeiterfassungen möglich sind, es sei denn, der Nutzer hat die Berechtigung, genehmigte Stundenzettel zu bearbeiten.
Jedoch können Nutzer mit der Berechtigung, gesperrte Zeiteinträge zu bearbeiten, weiterhin Änderungen an der gesperrten Stundenzettel vornehmen, selbst nachdem sie genehmigt wurde.
Hinweis
Der Freigabe-Lock und der Lock in der Zeitprotokollansicht sind unabhängig voneinander und können gleichzeitig verwendet werden. Das Entriegeln von Zeiteinträgen in der Zeitprotokollansicht entfernt die genehmigungsbasierte Sperre nicht – und umgekehrt.
Ein Stundenzettel kann bearbeitet werden, wenn er:
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Nicht eingereicht ist
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Abgelehnt wurde
Die Bearbeitung ist normalerweise eingeschränkt, wenn ein Stundenzettel:
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Ausstehend ist
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Genehmigt wurde
Hinweis
Nutzer mit der Berechtigung zum Sperren der Zeit können Stundenzettel in jedem Status bearbeiten.
So korrigieren Sie einen Stundenzettel:
Die verantwortliche Person für den Stundenzettel erhält Benachrichtigungen:
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Wenn Genehmiger eine Entscheidung treffen.
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Wenn ein Genehmiger eine Genehmigung im Namen der Person absendet oder abbricht.
Ein Genehmiger erhält Benachrichtigungen:
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Wenn ein Stundenzettel eingereicht wird.
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Wenn ein anderer Genehmiger seine Entscheidung ändert und sie mit einer neuen überschreibt.
Standardmäßig erhalten Genehmiger Benachrichtigungen für alle abgesendeten Stundenzettel. Um die Benachrichtigungen einer bestimmten Person zu erhalten:
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Filtern Sie nach den erforderlichen Personen oder Nutzergruppen, für die Sie Inbox-Benachrichtigungen erhalten möchten 1.
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Stellen Sie sicher, dass Sie den Button Benachrichtigen Sie mich über Einreichungen aktivieren 2.
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Sie erhalten eine Benachrichtigung in Ihrer Inbox, sobald ein Nutzer seinen Stundenzettel absendet 3.
Das Erstellen von Aktivitätsberichten bietet eine detaillierte Ansicht von Stundenzettel-Einreichungen und den Entscheidungsprozessen in Ihrer Organisation. Dieses Tool ist unerlässlich, um Probleme zu beheben und einen klaren Überblick über den Stundenzettel-Workflow zu erhalten. Es ermöglicht Ihnen, nachzuverfolgen, wer Stundenzettel abgesendet hat, wann sie abgesendet wurden, und wer die zugehörigen Entscheidungen traf, wodurch Transparenz und Verantwortlichkeit im Prozess gewährleistet werden.
Die richtige Person für die Einrichtung der Berechtigung identifizieren
Um Berechtigungen zu verwalten und Nutzer zu bestimmen, die Stundenzettel genehmigen können:
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Zugriff auf die Registerkarte Nutzer: Gehen Sie zur Registerkarte Nutzer unter Account Management 1.
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Finden Sie den Administrator: Identifizieren Sie den Nutzer mit Administratorzugang 2.
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Berechtigungen Ändern: Klicken Sie auf die Berechtigungen 3 Registerkarte für diesen Nutzer, dann scrollen Sie herunter zu der Nutzer-Typ Verwalten 4 Berechtigung.
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Änderungen übernehmen: Markieren Sie das entsprechende Kästchen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern 5, um Ihre Änderungen zu übernehmen.
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Berechtigungen ändern: Geben Sie Ihr Passwort 6 ein, wenn Sie aufgefordert werden, zu bestätigen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen ändern 7, um Ihre Änderungen zu übernehmen.
Erstellen einer Zeitgenehmiger-Rolle
Durch die Erstellung einer speziellen Rolle wie Zeitgenehmiger zur Verwaltung der Stundenzettel-Genehmigungen kann Ihr Arbeitsablauf rationalisiert und die Effizienz gesteigert werden. Indem Sie diese Rolle einrichten, profitieren Sie von:
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Spezialisierter Zugriff: Die Rolle Zeitgenehmiger hat maßgeschneiderte Berechtigungen für die Verwaltung der Stundenzettel, was eine genauere Steuerung und bessere Übersicht ermöglicht.
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Automatische Rechtezuweisung: Diese Rolle erbt automatisch alle Rechte eines regulären Nutzers, sodass der Zeitgenehmiger die notwendigen Aufgaben ohne zusätzliche Konfiguration ausführen kann.
Um diese Rolle zu erstellen, folgen Sie bitte den in Erstellung benutzerdefinierter Nutzer-Typen beschriebenen Schritten. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Ihr Stundenzettel-Genehmigungsprozess sowohl effektiv als auch gut verwaltbar ist.
Gewähren Sie die Berechtigung als Zeit-Genehmiger, um sowohl Zeit zu genehmigen als auch Zeiteinträge anderer Nutzer anzusehen. Dies gewährleistet, dass sie Zugriff auf die Stundenzettel anderer Nutzer haben und Genehmigungsentscheidungen treffen können.
Wichtig
Stellen Sie sicher, die Option für normale Nutzer zu deaktivieren, die Zeiteinträge anderer Nutzer anzusehen, wenn Sie den Zugang zu den Stundenzetteln anderer beschränken möchten.
Um die notwendigen Berechtigungen zu erteilen und anzupassen, folgen Sie diesen Schritten:
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Gehen Sie zum Nutzer-Typen Tab unter Account Management 1.
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Klicken Sie unter Nutzertyp-Kategorien auf die Zeiterfassung 2.
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Wählen Sie die Nutzer aus, die diese Rolle 3 benötigen.
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Aktivieren Sie den Schalter, um den erforderlichen Benutzern Berechtigungen zu erteilen 4.
Erweiterte Berechtigungen konfigurieren (pro Nutzer)
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Identifizieren Sie die Benutzer, die erweiterte Berechtigungen erhalten sollen.
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Gewähren Sie ihnen Zugriff auf Finanzen und Zeiterfassung. Folgen Sie den erklärten Schritten: Legen Sie fest, wer die Zeiteinträge anderer Benutzer verwalten kann.
Dies wird den ausgewählten Nutzern ermöglichen, dass sie:
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Steuern können, welche Nutzer gesperrte Zeiten bearbeiten dürfen.
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Zeit für andere Nutzer erfassen können.
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Finanzdetails ansehen und bearbeiten.