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Erstellen eines Anfrageformulars (für Admins)

Account-Administratoren und Space-Administratoren mit Business- und Enterprise-Accounts können Anfrageformulare erstellen. Bei Admins von Enterprise Accounts könnte dieses Recht deaktiviert sein. Nachdem eine Anfrage veröffentlicht wurde, kann Sie von allen Nutzern (einschließlich Gast-Accounts) verwendet werden, um Anfragen zu einzureichen.

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Überblick

Wrike Requests besteht aus zwei Teilen: (1) dem Anfrageformular-Editor, der von Administratoren verwendet wird, um Anfrageformulare zu erstellen und zu verwalten, sowie (2) Einreichungsformulare.

Diese Seite erläutert, wie Sie ein Formular erstellen können. Weitere Informationen über das Einreichen von Formularen erhalten Sie auf unserer Seite Wrike Anfragen.

Ein Anfrageformular erstellen

Die nachfolgenden Schritte gelten nur für Account-Administratoren. Space-Administratoren können Anfrageformulare erstellen, indem Sie die hier beschriebenen Schritte befolgen.

Schritt 1: Den Anfrageformular-Editor aufrufen

  1. Klicken Sie auf das grüne Plus-Symbol in der oberen linken Ecke des Workspace. 1
  2. Wählen Sie "Anfrage".
  3. Klicken Sie auf "Formulare verwalten". 2

Request_Forms_-_Create_a_form.png

Schritt 2: Die erforderlichen Informationen eingeben

  1. Klicken Sie auf "+ Neues Formular".
  2. Geben Sie einen Namen für Ihr Anfrageformular ein (erforderlich).
  3. Wählen Sie einen Space, zu dem das Anfrageformular gehören soll.
  4. Entscheiden Sie, wer Ihre Anfrage sehen soll: alle, ausgewählte Nutzer und Gruppen oder niemand in diesem Account.
  5. Wählen Sie, welcher Element-Typ erstellt werden soll, wenn eine Anfrage eingereicht wird: eine neue Aufgabe, ein Duplikat einer bestehenden Aufgabe, ein neues Projekt, oder ein Duplikat eines bestehenden Projekts. Falls Sie in Wrike Labs Blueprints aktiviert haben, dann können Sie das Formular auch so einstellen, dass eine Aufgabe oder ein Projekt von einem Blueprint aus dupliziert werden kann. 1
  6. Klicken Sie auf „Ordner wählen“ 2 und wählen Sie, in welchen Ordner, Projekt oder Space Elemente, die durch eine Formulareinreichung erstellt wurden, hinzugefügt werden sollen (optional)*.
  7. Wählen Sie für die Aufgabe, die nach der Formulareinreichung erstellt wird, einen Status 3 (optional)**.
  8. Wählen Sie einen Verantwortlichen 4 (optional).
  9. Stellen Sie Nicht-Wrike-Nutzern das Formular zur Verfügung (optional). Ticken Sie das Kästchen neben „Link extern verfügbar machen“ an, wenn Sie möchten, dass es Personen außerhalb Ihres Accounts möglich ist, Anfragen einzureichen. 5

* Wenn Sie in diesem Schritt nichts wählen, dann wird die per Formulareinreichung erstellte Aufgabe/Projekt in den Ordner „Mit mir geteilt“ gelegt.

** Diese Option ist in allen Accounts verfügbar, wenn Aufgaben erstellen/duplizieren gewählt ist. Es ist auch verfügbar, um Projekte in Accounts mit projektbezogenen benutzerdefinierten Arbeitsabläufen zu erstellen/duplizieren. Wenn Sie keinen Status wählen, wird bei Aufgaben, die per Anfrageeinreichung erstellt wurden, auf den Ordner, das Projekt oder der Space, wo sie erstellt wurden, der erste aktive Status des Arbeitsablaufes angewendet.

Request_Forms_-_Step_2__Enter_Required_Information.png

Schritt 3: Fragen hinzufügen

  1. Klicken Sie auf „+ Frage“. 6
  2. Wählen Sie den Feld-Typ (Frage), den Sie hinzufügen möchten: kurze Antwort, Absatz, Dropdown, Kontrollkästchen, Datum, Dateianhänge oder Wichtigkeit*.
  3. Geben Sie eine Frage ein.
  4. Antworten zuordnen. Durch die Zuordnung von Antworten wird Wrike mitgeteilt, wo die Antworten, die in dieses Feld eingegeben wurden, erscheinen sollen. Weitere Einzelheiten über die Zuordnung von Antworten finden Sie weiter unten.
  5. Verzweigung einrichten, um Ihr Anfrageformular dynamisch zu machen.
  6. Mit dem Feld „Hilfstext“ können Sie zusätzliche Information über die Frage hinzufügen (optional). Diese Information ist anfragenden Personen sichtbar, erscheint jedoch nicht in der resultierenden Aufgabe oder Projekt. 

*Das Feld „Wichtigkeit“ steht nur für Aufgaben-Anfragen, nicht für Projekt-Anfragen zur Verfügung.

Schritt 4: Das Anfrageformular veröffentlichen oder speichern

  • Klicken Sie auf "Veröffentlichen", um die Anfrage im Workspace zur Verfügung zu stellen. Sobald eine Anfrage veröffentlicht ist, können alle Nutzer, mit denen die Anfrage geteilt wird, sie im Workspace sehen.
  • Klicken Sie auf "Speichern", um die Anfrage zu speichern, sie aber privat zu halten. Nur Administratoren können Anfragen sehen, die im Entwurfsstadium gespeichert, aber im Workspace nicht sichtbar sind.

Alle veröffentlichten und gespeicherten Anfragen sind für Administratoren auf der Registerkarte „Anfrageformulare“ des Account Managements sichtbar.

Antworten abbilden

Antworten in Titeln, Beschreibungen, benutzerdefinierten Feldern und Anfangs-/Enddaten abbilden

In der unten stehenden Tabelle erfahren Sie, welche Elemente Sie abbilden können und wann.

  1. Fügen Sie eine Frage hinzu.
  2. Die Frage wird standardmäßig in der "Beschreibung" abgebildet (sofern es kein Anhang oder eine Wichtigkeits-Frage ist).
  3. Klicken Sie auf "Beschreibung", um weitere Abbildungsoptionen anzuzeigen.
  4. Wählen Sie die passende Option.

Antworten in Anhängen oder Wichtigkeits-Feldern abbilden

Dateianhänge und Wichtigkeits-Fragen werden entsprechend in Anhängen und Wichtigkeits-Feldern abgebildet. Diese Abbildungsoptionen können nicht geändert werden.

Mehrseitige Anfrageformulare

Erstellen Sie mehrseitige Anfrageformulare, um

  • Fragen in Ihrem Formular nach Abschnitten zu gliedern oder mehr Klarheit zu schaffen.
  • Anschlussfragen hinzuzufügen. Richten Sie Ihr Formular so ein, dass Nutzer auf eine genau bezeichnete Seite des Formulars umgeleitet werden, wenn sie eine bestimmte Antwort auf eine Frage auswählen.

Fügen Sie weitere Seiten und Formulare hinzu, bis Ihre Anfrage vollständig ist.

Eine Seite hinzufügen

  1. Scrollen Sie an das untere Ende des Anfrageformulars.
  2. Klicken Sie auf "Seite hinzufügen".

Eine Seite löschen

  1. Klicken Sie auf das Menü-Symbol am oberen Ende einer neuen Seite (rechts von der Seitenzahl).
  2. Wählen Sie "Löschen". 

Seiten neu anordnen und zusammenfügen

  1. Klicken Sie auf das Menü-Symbol am oberen Ende einer neuen Seite (rechts von der Seitenzahl). 
  2. Wählen Sie "Nach oben ziehen" oder "Nach unten ziehen", um die Reihenfolge der Seiten in dem Formular zu ändern. 
  3. Wählen Sie "Mit vorheriger Seite zusammenfügen", um zwei Seiten miteinander zu verschmelzen.

Bestehende Aufgaben, Projekte oder Blueprints aus einer Anfrage duplizieren

Wenn Sie ein Anfrageformular so einstellen, dass es ein Projekt/eine Aufgabe dupliziert:

  • dann wird in dem Workspace ein Duplikat des jeweiligen Projekts/der Aufgabe/des Blueprint erstellt, und zwar jedes Mal, wenn jemand das Formular verwendet, um eine Anfrage einzureichen.
  • dann haben Aufgaben in dem neuen Projekt oder Teilaufgaben der neuen Aufgabe, die bei Absendung des Formulars erstellt wird, dieselben Verantwortlichen, Beschreibungen, und Anhänge wie die ursprünglichen Aufgaben/Teilaufgaben.

So stellen Sie Ihr Anfrageformular ein, dass es Aufgaben, Projekte oder Blueprints dupliziert:

  1. Im Bereich „Aktionen beim Absenden“, wählen Sie „Aufgabe duplizieren“ oder „Projekt duplizieren“. 1
  2. Es erscheint ein Pop-up, wo Sie die vorhandene Aufgabe oder das vorhandene Projekt wählen können, das dupliziert werden soll. 2
  3. Tippen Sie die ersten Buchstaben des Namens der Aufgabe/des Projekts ein und klicken Sie dann darauf, wenn der Name erscheint. 
  4. Wenn in Ihrem Account Blueprints aktiviert ist, klicken Sie auf die Blueprint-Registerleiste 3, um ein zu duplizierendes Blueprint zu wählen.

Request_Forms_-_Launch_a_Template.png

Administratoren, die ein Anfrageformular erstellen, können auch wahlweise Aufgaben/Teilaufgaben im neu erstellten Projekt/Aufgabe zeitlich umplanen. Zur Verfügung stehen die Optionen:

  • Nicht neu planen – die Aufgabentermine sind dann identisch mit denen im ursprünglichen Projekt, Ordner oder Blueprint.
  • Anpassen an Startdatum des/der Projekts/Aufgabe – die erste Aufgabe/Teilaufgabe beginnt am selben Datum wie das/die Projekt/übergeordnete Aufgabe.*
  • Anpassen an Enddatum des/der Projekts/Aufgabe – die letzte Aufgabe/Teilaufgabe endet am Enddatum des/der Projekts/übergeordneten Aufgabe.*

* Wenn Sie Termine an die Termine von Projekten oder übergeordneten Aufgaben anpassen wollen, dann muss das Anfrageformular eine Frage enthalten, die mit einem entsprechenden Datum abgebildet ist.

 
Einen Vorspann hinzufügen
 
Sie können für Aufgaben und Projekte, die über eine Anfrage erstellt wurden, einen Vorspann setzen. Dieser wird nach dem Absenden auf alle zugehörigen Unterordner, Teilprojekte, Aufgaben und Teilaufgaben angewendet.
  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke Ihres Workspace.
  2. Wählen Sie „Account Management“.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte „Anfrageformulare“.
  4. Unter „Aktionen beim Absenden“, wählen Sie „Projekt duplizieren“/„Aufgabe duplizieren“. 1
  5. Klicken Sie auf „Einen Vorspann für alle Aufgaben und Unterordner hinzufügen“. 2
  6. Klicken Sie auf „Wählen Sie eine Frage“ und wählen Sie eine Frage aus dem Anfrageformular. 3

Wenn jemand das Formular absendet, wird seine Antwort auf die Frage, die für das Setzen des Vorspanns festgelegt war, dem Titel der neu erstellten Aufgabe hinzugefügt oder, falls es sich um ein Projekt handelt, dem Titel und aller darin enthaltenen Elemente. Bitte beachten: Damit ein Vorspann auch hinzugefügt werden kann, müssen Anfrage-Einreicher auch die Frage beantworten.

Request_Forms_-_Add_a_Prefix.png

Formular-Editor: Optionen für die Abbildung von Antworten

Wenn Sie Antworten abbilden, geben Sie Wrike vor, in welcher Aufgaben/welchem Projekt eine Antwort angezeigt werden soll. Wenn Sie beispielsweise ein kurzes Antwort-Feld hinzufügen und es in der Titelzeile abbilden, dann werden Antworten in diesem Feld als Titel für die jeweilige Aufgabe oder das Projekt verwendet. 

FeldtypAbbildungs-Optionen

Kurze Antwort

Absatz

Titel, Beschreibung oder benutzerdefinierte Text-Felder*

Dropdown

Titel, Beschreibung oder benutzerdefinierte Dropdown-Felder*

Kontrollkästchen

Titel, Beschreibung oder benutzerdefinierte Felder mit Mehrfachauswahl*

Zahl

Titel, Beschreibung oder benutzerdefinierte Nummer-, Prozentzahl- oder Währungs-Felder*

DatumsfeldTitel, Beschreibung, Anfangsdatum, Enddatum oder benutzerdefinierte Datumsfelder*
UploadAnhänge
WichtigkeitWichtigkeit

Wichtige Hinweise:

  • Wird dem Titel keine Abbildung zugeordnet, dann wird der Titel wie folgt gebildet: die Aufgaben- oder Projekt-ID gefolgt vom Namen des Anfrageformulars. Beispielsweise wäre eine über das Formular "Marketinganfrage" übermittelte Aufgabe: 58672: Marketinganfrage.
  • Wenn mehrere Antworten im Aufgaben-Titel abgebildet sind, werden die Antworten durch ein "-" im Titel getrennt.
  • *Damit ein benutzerdefiniertes Feld abgebildet werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: 1) Im Fenster auf der rechten Seite, in dem Feld "Aufgabe/Projekt platzieren in" muss ein Ordner/Projekt festgelegt sein, in dem die Elemente erstellt werden und 2) das benutzerdefinierte Feld, das Sie abbilden möchten, existiert in diesem Ordner/Projekt. 

Formular-Editor: Verfügbare Fragetypen

Es gibt sieben verfügbare Felder, die Sie Ihrer Anfrage hinzufügen können

  • Kurze Antwort: einzeiliges Antwort-Feld.
  • Absatz: mehrzeiliges Antwort-Feld.
  • Dropdown: Dropdown-Liste, Nutzer können eine Option aus der Liste wählen.
  • Kontrollkästchen: Checkliste, Nutzer können eine oder mehrere Optionen aus der Liste wählen.
  • Datumsfeld: Kalenderauswahl, Nutzer können ein Datum wählen.
  • Upload: ermöglicht den Nutzern, einen Anhang hochzuladen.
  • Wichtigkeit: In diesem Feld können Nutzer die Wichtigkeit von Aufgaben festlegen (nur für Aufgaben-Anfrageformulare verfügbar).

Zusätzlich zu den Feldern können Sie Abschnittsüberschriften zu Ihrem Anfrageformular hinzufügen, um Ihr Formular zu strukturieren.

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