Alle Artikel

Dynamische Anfrageformulare

Account-Administratoren und Space-Administratoren mit Business- und Enterprise-Accounts können Anfrageformulare erstellen. Bei Admins von Enterprise Accounts könnte dieses Recht deaktiviert sein. Nachdem eine Anfrage veröffentlicht wurde, kann Sie von allen Nutzern (einschließlich Gastnutzern) verwendet werden, um Anfragen zu einzureichen.

 2 Minuten Lesezeit

Überblick

Estellen Sie ein maßgeschneidertes Anfrageformular, das auf die jeweiligen Antwortoptionen abgestimmt ist, die jemand bei der Übermittlung der Anfrage ausgewählt hat. Erstellen Sie Regeln: 

  • die festlegen, welche Fragen (welche Seite) ein Anfragesteller als Nächstes sehen soll; 
  • die zusätzliche Verantwortliche bestimmen;
  • die festlegen, dass das eingesandte Formular zu zusätzlichen übergeordneten Ordnern hinzugefügt wird;
  • die dem eingereichten Formular Teilaufgaben oder Teilprojekte hinzufügen;
  • die die ursprüngliche Auswahl aufheben und ein anderes Projekt oder andere Aufgabe erstellen oder duplizieren;
  • die das ursprüngliche Aufgaben- oder Projekt-Blueprint durch eine Aufgabe/ein Projekt von einem anderen ersetzen.
  • die den Status es eingereichten Formulars ändern.

Bedingte Anschlussfragen

Legen Sie fest, welche Fragen als nächstes gestellt werden sollen, wenn der Anfragesteller eine bestimmte Dropdown-Option auswählt.

  1. Fügen Sie eine Dropdown-Frage hinzu.
  2. Fügen Sie alle erforderlichen Antwort-Optionen ein.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Antwort-Option und wählen Sie das Symbol „Verzweigung“ rechts.
  4. Bewegen Sie den Mauszeiger über „Umleiten“.
  5. Bestimmen Sie, was passieren soll, wenn jemand diese Antwort wählt: 
    • Weiterleiten zu einer anderen Seite des Formulars
    • Das Formular absenden.

Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5, bis Sie alle erforderlichen Seiten und Fragen hinzugefügt haben. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktion hinzufügen“, um derselben Option bei Bedarf weitere bedingte Verzweigungs-Aktionen hinzuzufügen. Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihres Formulars fertig sind, dann klicken Sie auf „Veröffentlichen“ oder „Speichern“.

Kurzer Tipp! Sie haben die Möglichkeit, eine neue Seite zu erstellen oder eine vorhandene Seite auszuwählen (falls Sie bereits mehrere Seiten für Ihr Formular erstellt haben).

Hinweis: Damit Umleitungen korrekt funktionieren, sollte es pro Seite nicht mehr als eine Umleitung geben.

Bedingte Verantwortliche

Fügen Sie einen zusätzlichen Verantwortlichen zu Ihrem Formular hinzu, wenn eine bestimmte Dropdown-Antwort, ein Auswahlkästchen oder eine Wichtigkeits-Option ausgewählt wurde.

  1. Fügen Sie ein Dropdown, ein Auswahlkästchen oder eine Wichtigkeits-Frage hinzu.
  2. Fügen Sie alle erforderlichen Antwort-Optionen ein.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Antwort-Option und wählen Sie das Symbol „Verzweigung“ rechts.
  4. Klicken Sie auf "Verantwortlichen hinzufügen" oder "Projekt-Verantwortlichen hinzufügen".
  5. Wählen Sie einen (Projekt-)Verantwortlichen aus dem Menü.

Klicken Sie auf das Schaltfeld „Aktion hinzufügen“, um derselben Aktion bei Bedarf weitere bedingte Verzweigungs-Aktionen hinzuzufügen. Wenn Sie mit den Veränderungen an Ihrem Formular fertig sind, klicken Sie auf „Veröffentlichen“ oder auf „Speichern“.

Bedingte Projektverantwortliche

Einem Projekt, das über eine Formulareinreichung erstellt oder dupliziert wurde, einen Verantwortlichen zuweisen.

  1. Fügen Sie eine Frage mit einem Dropdown-Feld oder Kontrollkästchen hinzu.
  2. Fügen Sie alle erforderlichen Antwort-Optionen ein.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Antwort-Option und wählen Sie das Symbol „Verzweigung“ rechts.
  4. Klicken Sie auf „Projektverantwortlichen“.
  5. Aus der nun erscheinenden Nutzerliste, wählen Sie den Nutzer, den Sie als Projektverantwortlichen zuweisen wollen. Falls der gewünschte Name nicht zu sehen ist, fangen Sie an, den Namen einzutippen bis er erscheint.
  6. Bei Bedarf auf das + klicken und weitere Verantwortliche hinzuzufügen.

Klicken Sie auf das Schaltfeld „Aktion hinzufügen“, um derselben Aktion bei Bedarf weitere bedingte Verzweigungs-Aktionen hinzuzufügen. Wenn Sie mit den Veränderungen an Ihrem Formular fertig sind, klicken Sie auf „Veröffentlichen“ oder auf „Speichern“.

Bedingte übergeordnete Ordner

Aufgaben und Projekte, die über eine Formulareinreichung erstellt wurden, mit einem zusätzlichen Ordner/Projekt/Space taggen, wenn eine bestimmte Dropdown-Antwort, ein Kontrollkästchen oder eine Wichtigkeits-Option gewählt ist.

  1. Fügen Sie ein Dropdown, ein Auswahlkästchen oder eine Wichtigkeits-Frage hinzu.
  2. Fügen Sie alle erforderlichen Antwort-Optionen ein.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Antwort-Option und wählen Sie das Symbol „Verzweigung“ rechts.
  4. Klicken Sie auf „Übergeordneten Ordner hinzufügen“.
  5. Wählen Sie einen übergeordneten Ordner/Projekt/Space aus dem Menü.

Klicken Sie auf das Schaltfeld „Aktion hinzufügen“, um derselben Aktion bei Bedarf weitere bedingte Verzweigungs-Aktionen hinzuzufügen. Wenn Sie mit den Veränderungen an Ihrem Formular fertig sind, klicken Sie auf „Veröffentlichen“ oder auf „Speichern“.

Bedingte Teilaufgaben

Allen Aufgaben und Projekten, die über eine Formulareinreichung erstellt oder dupliziert wurden, können Teilaufgaben hinzugefügt werden. 

  1. Fügen Sie eine Frage mit einem Dropdown-Feld oder Kontrollkästchen hinzu.
  2. Fügen Sie alle erforderlichen Antwort-Optionen ein.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Antwort-Option und wählen Sie das Symbol „Verzweigung“ rechts.
  4. Klicken Sie auf „Teilaufgabe hinzufügen“.
  5. In dem offenen Fenster:
    • Geben Sie den Namen der Aufgabe ein, die Sie als eine Teilaufgabe hinzufügen wollen, und klicken Sie in den Suchergebnissen darauf.
    • Wenn Sie die Funktion Blueprints in Ihrem Account aktiviert haben, klicken Sie auf die Blueprint-Registerleiste und fügen Sie Aufgaben aus den Blueprints hinzu.
  6. Bei Bedarf auf das + klicken und weitere Teilaufgaben hinzufügen.

Klicken Sie auf das Schaltfeld „Aktion hinzufügen“, um derselben Aktion bei Bedarf weitere bedingte Verzweigungs-Aktionen hinzuzufügen. Wenn Sie mit den Veränderungen an Ihrem Formular fertig sind, klicken Sie auf „Veröffentlichen“ oder auf „Speichern“.

Hinweis: Die Anzahl der Elemente, die gleichzeitig einem einzureichenden Formular hinzugefügt werden kann, ist auf 250 begrenzt. Zu den Elementen gehören Aufgaben, Projekte sowie Teilaufgaben und Teilprojekte, die darin enthalten sind.

Bedingte Teilprojekte

Allen Aufgaben, die über eine Formulareinreichung erstellt oder dupliziert wurden, können Teilprojekte hinzugefügt werden.

  1. Fügen Sie ein Dropdown oder eine Kontrollkästchen-Frage hinzu.
  2. Fügen Sie alle erforderlichen Antwort-Optionen ein.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Antwort-Option und wählen Sie das Symbol „Verzweigung“ rechts.
  4. Klicken Sie auf „Teilprojekt hinzufügen“.
  5. In dem offenen Fenster:
    • Geben Sie den Namen des Projekts ein, welches Sie als ein Teilprojekt hinzufügen wollen, und klicken Sie in den Suchergebnissen darauf.
    • Wenn Sie die Funktion Blueprints in Ihrem Account aktiviert haben, klicken Sie auf die Blueprint-Registerleiste, um Projekte aus den Blueprints hinzuzufügen.
  6. Bei Bedarf auf das + klicken und weitere Teilaufgaben hinzufügen.

Klicken Sie auf das Schaltfeld „Aktion hinzufügen“, um derselben Aktion bei Bedarf weitere bedingte Verzweigungs-Aktionen hinzuzufügen. Wenn Sie mit den Veränderungen an Ihrem Formular fertig sind, klicken Sie auf „Veröffentlichen“ oder auf „Speichern“.

Hinweis: Die Anzahl der Elemente, die gleichzeitig einem einzureichenden Formular hinzugefügt werden kann, ist auf 250 begrenzt. Zu den Elementen gehören Aufgaben, Projekte sowie Teilaufgaben und Teilprojekte, die darin enthalten sind.

Bedingter Start von Aufgaben

Bei Anfragen, durch die Aufgaben erstellt oder dupliziert oder Aufgaben aus Blueprints erstellt werden, können Sie eine bestimmte Aufgabe wählen, die dupliziert wird, wenn die Dropdown-Antwort oder die Wichtigkeits-Option gewählt wird. 

  1. Fügen Sie ein Dropdown oder eine Wichtigkeits-Frage hinzu.
  2. Fügen Sie alle erforderlichen Antwort-Optionen ein.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Antwort-Option und wählen Sie das Symbol „Verzweigung“ rechts.
  4. Klicken Sie auf „Aufgabe ersetzen“ oder, falls Sie eine Aufgabe aus einem Blueprint erstellen müssen, klicken Sie auf „Aufgaben-Blueprint ersetzen durch“.
  5. Wählen Sie die Aufgabe aus der nun erscheinenden Liste oder geben Sie die ersten Buchstaben der gewünschten Aufgabe ein.

Klicken Sie auf das Schaltfeld „Aktion hinzufügen“, um derselben Aktion bei Bedarf weitere bedingte Verzweigungs-Aktionen hinzuzufügen. Wenn Sie mit den Veränderungen an Ihrem Formular fertig sind, klicken Sie auf „Veröffentlichen“ oder auf „Speichern“.

Bedingter Start von Projekten

Bei Anfragen, die ein Projekt erstellen oder duplizieren oder ein Projekt aus einem Blueprint erstellen, können Sie festlegen, dass eine spezielle Vorlage oder ein Blueprint verwendet werden soll, wenn eine bestimmte Dropdown-Antwort oder Wichtigkeits-Option-Antwort ausgewählt wird.

  1. Fügen Sie ein Dropdown oder eine Wichtigkeits-Frage hinzu.
  2. Fügen Sie alle erforderlichen Antwort-Optionen ein.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Antwort-Option und wählen Sie das Symbol „Verzweigung“ rechts.
  4. Klicken Sie auf „Projekt ersetzen“ oder, falls Sie ein Projekt aus einem Blueprint erstellen müssen, klicken Sie auf „Projekt-Blueprint ersetzen durch“.
  5. Wählen Sie aus der nun erscheinenden Liste den Ordner/das Projekt oder ein Blueprint.

Klicken Sie auf das Schaltfeld „Aktion hinzufügen“, um derselben Aktion bei Bedarf weitere bedingte Verzweigungs-Aktionen hinzuzufügen. Wenn Sie mit den Veränderungen an Ihrem Formular fertig sind, klicken Sie auf „Veröffentlichen“ oder auf „Speichern“.

Bedingte Statusänderung

Sie können eine Statusänderung festlegen, die eintritt, wenn eine bestimmte Dropdown-Antwort oder eine Kontrollkästchen-Option gewählt wird. Diese Möglichkeit ist in allen Accounts für Aufgaben verfügbar, die über eine Formulareinreichung erstellt oder dupliziert werden. Ferner eignen sich bedingte Statusänderungen, wenn in Accounts mit benutzerdefinierten Arbeitsabläufen Projekte über Formulare erstellt werden.

  1. Fügen Sie ein Dropdown oder eine Kontrollkästchen-Frage hinzu.
  2. Fügen Sie alle erforderlichen Antwort-Optionen ein.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Antwort-Option und wählen Sie das Symbol „Verzweigung“ rechts.
  4. Klicken Sie auf „Status zurücksetzen auf“.
  5. In dem Pop-up-Fenster, wählen Sie den Status, der der erstellten Aufgabe zugewiesen wird.

Klicken Sie auf das Schaltfeld „Aktion hinzufügen“, um derselben Aktion bei Bedarf weitere bedingte Verzweigungs-Aktionen hinzuzufügen. Wenn Sie mit den Veränderungen an Ihrem Formular fertig sind, klicken Sie auf „Veröffentlichen“ oder auf „Speichern“.

Bedingte Freigaben

Sie können bestimmen, ob ein Freigabe-Prozess begonnen werden soll, wenn ein bestimmtes Dropdown, Kontrollkästchen oder eine bestimmte Wichtigkeits-Frage gewählt wird.

Hinweis: Es ist möglich, einem Dropdown, einem Kontrollkästchen oder einer Wichtigkeits-Frage bedingte Genehmiger hinzuzufügen, aber ein bedingtes Freigabe-Fälligkeitsdatum oder eine Status-Änderung kann nur einem Dropdown oder einer Wichtigkeits-Frage hinzugefügt werden.

So gehen Sie vor, um eine bedingte Freigabe hinzuzufügen:

  1. Fügen Sie eine Dropdown-, Wichtigkeits- oder Kontrollkästchen-Frage hinzu.
  2. Tragen Sie alle erforderlichen Antwort-Optionen ein.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Antwort-Option und wählen Sie das Symbol „Verzweigung“ rechts.
  4. Von hier aus können Sie wie folgt vorgehen:
    • Genehmiger wählen
    • Das Fälligkeitsdatum für die Freigabe festlegen
    • Richten Sie eine Status-Änderung ein, je nach Antwort des Genehmigers.

Klicken Sie auf das Schaltfeld „Aktion hinzufügen“, um derselben Aktion bei Bedarf weitere bedingte Verzweigungs-Aktionen hinzuzufügen. Wenn Sie mit den Veränderungen an Ihrem Formular fertig sind, klicken Sie auf „Veröffentlichen“ oder auf „Speichern“.

0 Kommentare

Zu diesem Beitrag können keine Kommentare hinterlassen werden.

Nach oben