タイムシート承認

デフォルトでは、アカウントのオーナーと管理者は、時間を承認でき、他のユーザーの時間エントリーを閲覧できます。 承認者に管理者権限を付与できます。あるいは、カスタムユーザー役割を作成してそのアクセスを管理することもできます

タイムシートレビュー承認プロセスにより、月次請求や給与計算の準備に際して、チームの実績時間を効率的に管理できます。 タイムシートをレビューし、承認し、ロックすることで、記録された時間を正確で最終的なものにします。

タイムシートが承認されると、特定のチームメンバーの指定された週の関連タイムトラッキングデータがロックされます。 このロックにより変更を加えることができなくなるため、その期間の追加時間の追跡や変更もできなくなります。 この機能により、記録の一貫性を維持し、財務追跡や報告に支障をきたすような予期しない変更を回避できます。

アカウント管理者は、セルフサービストグルを使用して、タイムシート承認を簡単に管理できます。 この機能は、タイムシート承認を有効または無効にする柔軟性を提供し、アカウントごとに機能の可視性とアクセシビリティの管理をカスタマイズできます。 外部サポートを必要とすることなく制御を強化し、組織の具体的なニーズに適応します。

以下の手順でアカウントにおけるタイムシート承認機能の使用可否を管理します。

管理者は、タイムシート提出ルールを利用して、柔軟な制約での日次・週次時間上限の設定、コンプライアンス課題の解決、タイムシート承認の合理化を行うことができます。 この機能により、すべての勤務スケジュールの制御と効率が向上し、すべてのチームメンバーのタイムシート提出が徹底されます。

カスタム勤務スケジュールの作成

カスタム勤務スケジュールを作成することで、チーム固有のニーズとプロジェクトの要件に合わせて勤務時間を細かく定義できます。

デフォルトでは、アカウントのオーナーと管理者は特定のユーザーに対してカスタム勤務スケジュールを作成して割り当てることができます。 管理者権限を付与するか、あるいはカスタムユーザー役割を作成して、そのアクセスを管理することもできます。

カスタム勤務スケジュールを作成した後、次のステップは、これらのスケジュールをチームメンバーに割り当てて、チームメンバーの勤務時間をプロジェクトのニーズと可用性に合致させることです。

すべての種類の例外を反映

提出ルールで設定した時間数を毎週フルで必要とするとは限りません。 祝日や休暇日がある場合、必須時間は自動的に調整されます。 「カレンダー例外を必須時間に反映」 機能を使用すれば、スケジュールが変わってもタイムシートの正確性を保てます。

例 1：祝日を含む週単位のルール：

組織では週に 40 時間の勤務が必要です。 祝日が金曜日にある場合、その週の必須時間は 32 時間に自動調整されます。 残りの平日分だけ時間を記録すればかまいません。

例 2：祝日を含む日単位のルール：

提出ルールでは 1 日あたり 8 時間を求めています。 祝日が水曜日にある場合、その日は時間を記録する必要はありません。 他の平日についてのみ時間の記録が求められます。

特定の日に例外を追加すると、Wrike は提出ルールに基づいて必須時間を自動で更新します：

• 日単位の提出ルールを使用している場合、Wrike はその週の各日の必須時間を合算して週の総時間を算出します。 たとえば、平日は 8 時間、非稼働日は 0 時間となります。 追加作業の例外を追加すると、その日は通常の平日として扱われ、8 時間の記録が必要になります。

• 週単位の提出ルールを使用している場合、Wrike は例外に応じてその週全体の必須時間を調整します。 休暇の例外は週の上限を減らし、追加作業日は上限を増やします。 ただし、必須時間の合計が提出ルールで設定された週の上限を超えることはありません。

補足事項

Vacation / PTO や その他の非稼働日 に時間を記録すると、タイムシートに赤い時計アイコンが表示されます。 これは非稼働日に時間を記録したことを知らせる警告です。

必須の 1 日あたりの時間より多い、または少ない時間を記録した場合も、警告として赤い時計アイコンが表示されます。

ユースケース：

ケース 1：祝日と追加作業のない PTO

勤務スケジュールが 1 日 8 時間、週 5 日とします。 金曜日が祝日で、水曜日に PTO を取得すると、Wrike はその日の必須時間を自動的に調整します。 この場合の勤務時間の管理は次のとおりです。

週単位の提出ルールの場合：

• 週単位の提出上限が 40 時間に設定されている場合、祝日や PTO などの例外日に対して必須時間を自動で減らします。 たとえば、金曜日が祝日で水曜日が PTO の場合、Wrike はそれぞれの例外に対して 8 時間を差し引き、週の必須時間を調整します。 その結果、週の必須時間は 24 時間になります。

  

• PTO として例外を設定せずにその日の時間を記録しない場合、32 時間を記録する必要があるという警告が表示されます。 必須時間を正確に保つため、PTO の日は PTO の例外としてマークしてください。

  

• 水曜日を PTO に設定すると、Wrike は週の必須時間を自動で更新します。 更新後の合計は 32 時間ではなく 24 時間になっているのが確認できます。 これは PTO 日による減算を反映しています。

  

日単位の提出ルールの場合：

日単位の提出ルールでは、PTO や祝日に設定された日は必須時間が 0 になります。 これらの日に時間を記録する必要はありません。

ケース 2：追加作業日

平日の一部が祝日または非稼働日だとします。 週の必須時間は減少します。例えば、1 日が祝日の場合は 40 時間から 32 時間に減ります。 それでも元の 40 時間の週上限を満たしたい場合は、追加の作業日を設定できます。 この状況で Wrike が勤務時間の追跡をどのように支援するかを説明します。

週単位の提出ルールの場合：

• 必須の週時間を満たしていない場合は、追加作業の例外を追加できます。 たとえば、週の合計を満たすために土曜日や日曜日に働く必要がある場合、それらの日をタイムシートで追加作業の例外として追加します。 提出ルールで設定された週の上限を超えない限り、Wrike はこれらの時間を含めます。

  

• 週単位の提出ルールでは、提出ルールで設定された週のハードリミットを超えることはできません。 必須時間を超えて追加作業時間を記録すると、タイムシートに赤い時計アイコンが表示され警告されます。

  

日単位の提出ルールの場合：

日単位の提出ルールでは、追加作業日は日ごとの上限に従って管理されます。 たとえば、1 日の必須時間が 8 時間の場合、土曜日と日曜日を追加作業日として設定すれば、それぞれ 8 時間を記録できます。 週の合計時間は参考情報として表示されます。 各作業日の必須時間を満たしていれば、警告なしで週に最大 56 時間まで記録できます。

補足事項

「カレンダー例外を必須時間に反映」 トグルをオフにした場合、タイムシートは従来どおりの動作になります。 Wrike は 休暇 / PTO、公開祝日、または 追加作業日 に対して週または日単位の必須時間を調整しません。 例外があっても、週単位の提出ルールでは毎週の必須時間を、日単位の提出ルールでは毎日の必須時間をすべて記録する必要があります。 タイムシートが日または週の標準合計を満たさない場合、警告が表示されます。

タイムシート提出中の時間キャパシティインジケーターとポップアップ

ユーザーがタイムシートを提出すると、日単位と週単位のキャパシティ制限に関連するポップアップとインジケーターが表示されます。 これらの表示状態と、必要になるアクションは次のとおりです。

厳格制限（キャパシティ未満・超過は不可）

• ポップアップアラート：入力されている時間数が日単位または週単位のキャパシティと完全に一致していない場合、送信直後にポップアップアラートが表示されます。

• インジケーターの説明：このアラートでは、「許容済み」という用語を使用して勤務時間が許容されていることが示されます。 入力された時間が許容範囲内にないため、送信を続行できないことをユーザーに通知します。

• ユーザーアクション：ユーザーは提出プロセスを完了するために、タイムシート提出ルールに従って時間を調整する必要があります。

厳格制限のインジケーター：

日単位：

週単位：

柔軟制限のインジケーター：

日単位：

週単位：

柔軟制限（キャパシティ未満/超過の場合は提出前に確認を求める）

• ポップアップ確認：設定されたキャパシティと入力された時間数が異なっている場合、ユーザーがタイムシートを提出する際に確認ポップアップが表示されます。

• インジケーターの説明：このポップアップでは、「推奨」という用語を使用して理想的な勤務時間が示され、推奨されるキャパシティとの不一致が指摘されます。

• ユーザーアクション：ユーザーは推奨キャパシティに合わせて時間を調整するか、または時間数の差を確認し承諾した上で、送信を確定できます。

厳格制限のポップアップ：

日単位：

週単位：

柔軟制限のポップアップ：

日単位：

週単位：

提出済みのタイムシートの調整または変更が必要な場合は、承認をキャンセルボタンをクリックして提出を撤回できます。

補足事項

タイムトラッキング権限を持つユーザーは、承認タブを表示すると自分が提出したタイムシートを確認できます。 さらに、他のユーザーの時間エントリーの表示・追跡・承認を実行できる権限を持つユーザーは、このタブにアクセスして、提出済みのタイムシートに関してレビューと判定を行うことができます。 これらのユーザーは自分のタイムシートだけでなく全ユーザーのタイムシートにアクセスできます。

承認権限を持つユーザーは、そのアカウント全体のすべての提出済みタイムシートにアクセスできます。 これらのタイムシートのレビューと決定の手順は以下の通りです。

ユーザーのタイムシートを承認すると、そのタイムシートはロックされ、提出された時間枠内での編集や追加のタイムトラッキングを実行できなくなります。ただし、そのユーザーが承認済みタイムシートを修正できる権限を持っている場合はこれに該当しません。

ロック済みタイムシートを編集できる権限を持つユーザーは、承認後でもロック済みタイムシートに変更を加えることができます。

次のタイムシートは編集できます。

通常、次の状態のタイムシートの編集は制限されます。

タイムシートの修正手順は次の通りです。

タイムシートオーナーには次の時点で通知が届きます。

承認者には次の時点で通知が届きます。

個人またはグループに関する通知

デフォルトでは、承認者にはすべての提出済みタイムシートに関する通知が届きます。 特定の個人の通知を受け取るには、以下の手順を実行します。

1. 特定の人々またはユーザーグループの通知が受信トレイに届くようにするために、該当する人々またはユーザーグループでフィルターをかけます 1。

2. 提出に関する通知を受け取る ボタン 2 が有効になっていることを確認します。

3. ユーザーによってタイムシートが提出されると受信ボックスに通知が届きます 3。

アクティビティレポート を実行すると、組織内のタイムシート提出と判定プロセスの詳細を閲覧できます。 問題のトラブルシューティングとタイムシートワークフローの理解にはこのツールが不可欠です。 これにより、タイムシートの提出者、提出時期、関連する判定者を監視できるため、プロセスの透明性と説明責任が確保されます。

権限設定に適した人物の特定

権限を管理し、タイムシートを承認できるユーザーを指定する方法は次の通りです。

時間承認役割の作成

タイムシート承認を処理する時間承認者などの専用役割を作成することで、ワークフローを合理化し、効率を高めることができます。 この役割を設定すると、次のようなメリットがあります。

この役割を確立するには、カスタムユーザータイプの作成に示されている手順を実行します。 このアプローチにより、タイムシート承認プロセスが効果的で管理しやすいものになります。

時間の承認と他ユーザーの時間エントリーの閲覧を実行できる時間承認者権限を付与します。 この役割を与えられた人物は他のユーザーのタイムシートにアクセスして承認の判定を下せます。

以下の手順に従って必要な権限の付与と調整を行います。

拡張権限の設定（ユーザー別）

これにより選択したユーザーが以下を実行できるようになります。