タイムシート承認

デフォルトでは、アカウントのオーナーと管理者は、時間を承認でき、他のユーザーの時間エントリーを閲覧できます。 承認者に管理者権限を付与できます。あるいは、カスタムユーザー役割を作成してそのアクセスを管理することもできます

タイムシートレビュー承認プロセスにより、月次請求や給与計算の準備に際して、チームの実績時間を効率的に管理できます。 タイムシートをレビューし、承認し、ロックすることで、記録された時間を正確で最終的なものにします。

タイムシートが承認されると、特定のチームメンバーの指定された週の関連タイムトラッキングデータがロックされます。 このロックにより変更を加えることができなくなるため、その期間の追加時間の追跡や変更もできなくなります。 この機能により、記録の一貫性を維持し、財務追跡や報告に支障をきたすような予期しない変更を回避できます。

アカウント管理者は、セルフサービスのトグルを使用してタイムシート承認を簡単に管理できます。 この機能にはタイムシート承認の有効と無効を切り替えられる柔軟性があり、アカウントごとに機能の可視性とアクセシビリティの管理をカスタマイズできます。 外部サポートを必要とすることなく制御を強化し、組織の具体的なニーズに適応します。

以下の手順でアカウントにおけるタイムシート承認機能の使用可否を管理します。

管理者は、タイムシート提出ルールを利用して、柔軟な制約での日次・週次時間上限の設定、コンプライアンス課題の解決、タイムシート承認の合理化を行うことができます。 この機能により、すべての勤務スケジュールの制御と効率が向上し、すべてのチームメンバーのタイムシート提出が徹底されます。

カスタム勤務スケジュールの作成

カスタム勤務スケジュールを作成することで、チーム固有のニーズとプロジェクトの要件に合わせて勤務時間を細かく定義できます。

デフォルトでは、アカウントのオーナーと管理者は特定のユーザーに対してカスタム勤務スケジュールを作成して割り当てることができます。 管理者権限を付与するか、あるいはカスタムユーザー役割を作成して、そのアクセスを管理することもできます。

カスタム勤務スケジュールを作成した後、次のステップは、これらのスケジュールをチームメンバーに割り当てて、チームメンバーの勤務時間をプロジェクトのニーズと可用性に合致させることです。

タイムシート提出中の時間キャパシティインジケーターとポップアップ

ユーザーがタイムシートを提出すると、日単位と週単位のキャパシティ制限に関連するポップアップとインジケーターが表示されます。 これらの表示状態と、必要になるアクションは次のとおりです。

厳格制限（キャパシティ未満・超過は不可）

• ポップアップアラート：入力されている時間数が日単位または週単位のキャパシティと完全に一致していない場合、送信直後にポップアップアラートが表示されます。

• インジケーターの説明：このアラートでは、「許容済み」という用語を使用して勤務時間が許容されていることが示されます。 入力された時間が許容範囲内にないため、送信を続行できないことをユーザーに通知します。

• ユーザーアクション：ユーザーは提出プロセスを完了するために、タイムシート提出ルールに従って時間を調整する必要があります。

厳格制限のインジケーター：

日単位：

週単位：

柔軟制限のインジケーター：

日単位：

週単位：

柔軟制限（キャパシティ未満/超過の場合は提出前に確認を求める）

• ポップアップ確認：設定されたキャパシティと入力された時間数が異なっている場合、ユーザーがタイムシートを提出する際に確認ポップアップが表示されます。

• インジケーターの説明：このポップアップでは、「推奨」という用語を使用して理想的な勤務時間が示され、推奨されるキャパシティとの不一致が指摘されます。

• ユーザーアクション：ユーザーは推奨キャパシティに合わせて時間を調整するか、または時間数の差を確認し承諾した上で、送信を確定できます。

厳格制限のポップアップ：

日単位：

週単位：

柔軟制限のポップアップ：

日単位：

週単位：

提出済みのタイムシートの調整または変更が必要な場合は、承認をキャンセルボタンをクリックして提出を撤回できます。

補足事項

タイムトラッキング権限を持つユーザーは、承認タブを表示すると自分が提出したタイムシートを確認できます。 さらに、他のユーザーの時間エントリーの表示・追跡・承認を実行できる権限を持つユーザーは、このタブにアクセスして、提出済みのタイムシートに関してレビューと判定を行うことができます。 これらのユーザーは自分のタイムシートだけでなく全ユーザーのタイムシートにアクセスできます。

承認権限を持つユーザーは、そのアカウント全体のすべての提出済みタイムシートにアクセスできます。 これらのタイムシートのレビューと決定の手順は以下の通りです。

ユーザーのタイムシートを承認すると、そのタイムシートはロックされ、提出された時間枠内での編集や追加のタイムトラッキングを実行できなくなります。ただし、そのユーザーが承認済みタイムシートを修正できる権限を持っている場合はこれに該当しません。

ロック済みタイムシートを編集できる権限を持つユーザーは、承認後でもロック済みタイムシートに変更を加えることができます。

次のタイムシートは編集できます。

通常、次の状態のタイムシートの編集は制限されます。

タイムシートの修正手順は次の通りです。

タイムシートオーナーには次の時点で通知が届きます。

承認者には次の時点で通知が届きます。

個人またはグループに関する通知

デフォルトでは、承認者にはすべての提出済みタイムシートに関する通知が届きます。 特定の個人の通知を受け取るには、以下の手順を実行します。

1. 特定の人々またはユーザーグループの通知が受信トレイに届くようにするために、該当する人々またはユーザーグループでフィルターをかけます 1。

2. 提出に関する通知を受け取る ボタン 2 が有効になっていることを確認します。

3. ユーザーによってタイムシートが提出されると受信ボックスに通知が届きます 3。

アクティビティレポート を実行すると、組織内のタイムシート提出と判定プロセスの詳細を閲覧できます。 問題のトラブルシューティングとタイムシートワークフローの理解にはこのツールが不可欠です。 これにより、タイムシートの提出者、提出時期、関連する判定者を監視できるため、プロセスの透明性と説明責任が確保されます。

権限設定に適した人物の特定

権限を管理し、タイムシートを承認できるユーザーを指定する方法は次の通りです。

時間承認役割の作成

タイムシート承認を処理する時間承認者などの専用役割を作成することで、ワークフローを合理化し、効率を高めることができます。 この役割を設定すると、次のようなメリットがあります。

この役割を確立するには、カスタムユーザータイプの作成に示されている手順を実行します。 このアプローチにより、タイムシート承認プロセスが効果的で管理しやすいものになります。

時間の承認と他ユーザーの時間エントリーの閲覧を実行できる時間承認者権限を付与します。 この役割を与えられた人物は他のユーザーのタイムシートにアクセスして承認の判定を下せます。

以下の手順に従って必要な権限の付与と調整を行います。

拡張権限の設定（ユーザー別）

これにより選択したユーザーが以下を実行できるようになります。