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リクエストフォームを作成する(管理者用)

BusinessおよびEnterpriseのアカウントのアカウント管理やスペース管理者は、リクエストフォームを作成できます。 Enterpriseアカウントの管理者はこの権限を無効にすることができます。 リクエストが発行されると、全ユーザー(コラボレーターを含む) はそれを使用してリクエストを送信できます。

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概要

Wrikeリクエストは次の2フォームで構成されています: (1) リクエストフォーム作成機能、管理者はこの機能でリクエストフォームおよび(2)送信フォームを作成し管理します。

このページはフォーム作成プロセスを詳述しています、フォーム送信については、当社のWrikeリクエストページをご覧ください。

リクエストフォームを作成する

下記のステップは、アカウント管理者のみに有効です。 スペース管理者は、ここのリンクに記載のステップを実行することでリクエストフォームを作成できます。

ステップ 1: リクエストフォームビルダーにアクセスする

  1. 作業スペースの左上隅の緑色の+記号をクリックします。 1
  2. 「リクエスト」を選択します。
  3. 「フォームを管理する」をクリックします。2

Request_Forms_-_Create_a_form.png

ステップ 2: 必要な情報を入力する

  1. 「+ 新規フォーム」をクリックします。
  2. リクエストフォームの名前を入力します(必須)。
  3. リクエストフォームが属するスペースを選択します。
  4. リクエストを見る人を次から決定します:アカウント内の全員、選択したユーザーおよびグループ、または誰も該当しない。
  5. リクエストが送信された場合、作成する項目タイプを次から選択します: 新規タスク、既存タスクの複製、新規プロジェクト、または既存プロジェクトの複製下書きをWrike Labsで有効にすると、フォームを設定してタスクまたはプロジェクトを下書きから複製することもできます。 1
  6. 「フォルダーを選択する」 2 をクリックし、フォーム送信で作成される項目が追加されるフォルダー、プロジェクトまたはスペースを選択します(オプション)*。
  7. フォームの送信後に作成されるタスクの状況を選択します3(オプション)**。
  8. オーナーまたは担当者を選択します4 (オプション)。
  9. フォームをWrike以外のユーザーが使えるようにします(オプション)。 あなたのアカウント外の人にリクエストを送信させる場合は、「公開リンクを有効にする」の横にあるボックスにチェックを入れます。5

*このステップにおいて何も選択しない場合は、フォーム送信を通じて作成されたタスク/プロジェクトは、「共有アイテム」フォルダーに入れることができます。

**タスクの作成/複製が選択されている場合、このオプションはすべてのアカウントで使用可能です。 また、プロジェクトのカスタムワークフローを使用することにより、アカウントでプロジェクトの作成/複製もできます。 状況を選択しない場合、リクエスト送信を通じて作成されたタスクは、作成されたフォルダー、プロジェクト、またはスペースに適用されるワークフローにおける、最初の有効状況となります。

Request_Forms_-_Step_2__Enter_Required_Information.png

ステップ 3:質問を追加する

  1. 「+ 質問」をクリックします。6
  2. 追加したいフィールドのタイプ(質問) を選択します: 短い回答、パラグラフ、ドロップダウン、チェックボックス、数値、日付、ファイル添付、または重要性*。
  3. 質問を入力します。
  4. 応答をマッピングします。応答をマッピングすると、そのフィールドで入力される応答の表示場所をWrikeに知らせます。詳しくは下記の応答をマッピングをご覧ください。
  5. リクエストフォームを動的にするため、リダイレクト機能を設定します。
  6. 「ヘルパーテキスト」フィールドを使用して質問に関する詳細を追加します(オプション)。この情報は依頼者が見ることができますが、作成されたタスクやプロジェクトには表示されません。

*重要性のフィールドは、プロジェクトリクエストではなくタスクリクエストのみに利用可能です。

ステップ 4:リクエストフォームを発行または保存する

  • 「発行する」をクリックしてリクエストを発行し作業スペースで利用可能にします。リクエストが発行されると、リクエストフォームが共有される全ユーザーはそれを作業スペースで見ることができます。
  • 「保存する」をクリックしてリクエストを現状のまま保存しますが専用にします。管理者だけが、ドラフトの段階で保存されるリクエストを見ることができます、それらは作業スペースには表示されません。

発行され保存されたリクエストはすべて、管理者がアカウント管理の「リクエストフォーム」タブで見ることができます。

リソースをマッピングする

タイトル、説明、カスタムフィールド、および開始/終了日にマッピングする

マッピングの対象およびマッピングする場合を確認するには、以下のテーブルにチェックを入れます。

  1. 質問を追加します。
  2. 質問はデフォルトで「説明」にマッピングされます (それが添付、または重要性タイプの質問でない場合)
  3. 別のマッピングオプションを見るには「説明」をクリックします。
  4. 適切なオプションを選択します。

添付および重要性にマッピングします

ファイル添付および重要性タイプの質問は、添付、重要性フィールドにそれぞれマッピングされ、これらのマッピングオプションは変更されません。

複数ページのリクエストフォーム

次のために複数のページでリクエストフォームを作成する

  • 質問をセクション別に分類するか明確に示します。
  • フォローアップの質問を追加します。 ユーザーが質問に対する特定の回答を選択すると、フォームの特定ページにリダイレクトされるように、フォームを設定します。

リクエストが完了するまで引き続き別のページおよびフォームを追加します。

ページを追加する

  1. リクエストフォームの最下部までスクロールします。
  2. 「ページを追加する」をクリックします。

ページを削除する

  1. 新しいページの最上部のメニューアイコン(ページ番号の右側)をクリックします。
  2. 「削除する」をクリックします。

ページの順序を変更しマージする

  1. 新しいページの最上部 (ページ番号の右側)でメニューアイコンをクリックします。  
  2. フォームのページの順序を変更するには、「上に移動する」または「下に移動する」を選択します。
  3. 「前のページでマージする」を選択して2ページを1つにマージします。

既存のタスク、プロジェクト、または下書きをリクエストから複製する

リクエストフォームを設定してプロジェクト/タスクを複製する場合:

  • 選択したプロジェクト、タスク、または下書きの複製は、誰かがフォームでリクエストを送信するたびに、作業スペースで作成されます。
  • 新規プロジェクトのタスクまたは新規タスクのサブタスク(フォーム送信時に作成)には、元のタスク/サブタスクと同一の担当者、説明、添付ファイルがあります。

リクエストフォームを設定して、タスク、プロジェクト、または下書きを複製する手順:

  1. 「送信時のアクション」セクションで、「タスクを複製」または「プロジェクトを複製」を選択します。1
  2. 表示されるポップアップでは、複製される既存のタスクやプロジェクトを選択できます。2
  3. 必要なタスク/プロジェクトの名前を入力し始めて、それをクリックします。
  4. アカウントで下書きを有効化してから、下書きタブ3をクリックして複製する下書きを選択します。

Request_Forms_-_Launch_a_Template.png

リクエストフォームを作成している管理者は、新規に作成されたプロジェクト/タスクのタスク/サブタスクのスケジュール変更も選択できます。利用可能なオプションは次の通りです:

  • スケジュールを変更しない - タスクの日付を元のプロジェクト、タスク、または下書きの予定日と同一にします。
  • プロジェクト/タスクの開始日時に合わせる - 最初のタスク/サブタスクはプロジェクト/親タスクと同じ日に開始する。*
  • プロジェクト/タスクの終了日時に合わせる - 最後のタスク/サブタスクはプロジェクト/親タスクの終了日時に終了する。*

* 日付をプロジェクトまたは親タスクの日付に合わせる場合、リクエストフォームには当該日時とマッピングする質問を含める必要があります。

 
接頭辞を追加
 
リクエストを介して重複されたタスクやプロジェクトに接頭辞を設定できます。接頭辞は送信されると、関連付けられたサブフォルダー、サブプロジェクト、タスク、サブタスクのすべてに適用されます。
  1. 作業スペースの右上隅のプロフィール画像をクリックします。
  2. 「アカウント管理」を選択します。
  3. 「リクエストフォーム」タブをクリックします。
  4. 「送信時のアクション」で、「プロジェクトの複製」/「タスクの複製」を選択します。1
  5. 「すべてのタスクおよびサブフォルダーの接頭辞を追加する」をクリックします。2
  6. 「質問を選択する」を選択して、リクエストフォームから1つの質問を選択します。3

誰かがフォームを送信すると、接頭辞の設定の質問に対する回答が新たに作成されたタスクのタイトルに追加されます、またはそれがプロジェクトの場合、そのタイトルおよび内部の全項目に追加されます。 注記リクエストの送信者は接頭辞が追加されるように、質問に回答しなければなりません。

Request_Forms_-_Add_a_Prefix.png

フォームビルダー: 応答マッピングオプション

応答をマッピングすると、タスク/プロジェクトのどこに回答が表示されるのかをWrikeに知らせます。 例えば、短い回答フィールドを追加してそれをタイトルにマッピングすると、そのフィールドの回答がタスクやプロジェクトのタイトルとして使用されます。 

フィールドのタイプマッピングオプション

短い回答

パラグラフ

タイトル、説明、またはテキストタイプカスタムフィールド*

ドロップダウン

タイトル、説明、またはドロップダウンタイプカスタムフィールド*

チェックボックス

タイトル、説明、または複数選択カスタムフィールド*

数値

タイトル、説明、または数値、率、通貨タイプカスタムフィールド*

日付フィールドタイトル、説明、開始日、終了日、または日付タイプカスタムフィールド*
アップロード添付
重要性重要性

重要な通知:

  • タイトルに何もマッピングされない場合、タイトルは次になります: タスクまたはプロジェクトIDの後にリクエストフォーム名が続きます。 例えば、マーケティングリクエストフォームで送信されたタスクは次になります: 58672: マーケティングリクエスト。
  • 複数の応答がタイトルにマッピングされると、応答はタイトルの「-」により分離されます
  • *カスタムフィールドにマッピングするには、次を適切に実行する必要があります: 1) 項目が作成されるフォルダー/プロジェクトは、「タスク/プロジェクトの配置」フィールドの右側のパネルに指定する 2) マッピング先のカスタムフィールドをそのフォルダー/プロジェクトに存在させる。

フォームビルダー: 利用可能な質問タイプ

リクエストに追加できるフィールドタイプは7つあります

  • 短い回答: 1行の応答フィールド
  • パラグラフ: 複数行の応答フィールド。
  • ドロップダウン: ドロップダウンリスト、ユーザーはリストから1つのオプションを選択できます。
  • チェックボックス: チェックリスト、ユーザーはリストから1つまたは複数のオプションを選択できます。
  • 日付フィールド: カレンダー選択、ユーザーは日付を選択します。
  • アップロード: ユーザーは添付をアップロードできます。
  • 重要性フィールド: ユーザーはタスクの重要性を設定します。(タスクリクエストフォームのみに適用)。

フィールドに加えて、セクションヘッダーをリクエストフォームに追加してフォームの構成に役立たせることができます。

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