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Formulaires de demande dynamiques

Les administrateurs de compte et les administrateurs d'espace sur les comptes Business et Enterprise peuvent créer des formulaires de demande. Il est possible cette fonction soit désactivée pour les administrateurs des comptes Enterprise. Une fois qu'une demande est publiée, tous les utilisateurs (y compris les collaborateurs) peuvent s'en servir pour envoyer des demandes.

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Aperçu

Personnalisez votre formulaire de demande en fonction des options de réponse possibles lorsqu'une demande est envoyée. Créez des règles qui 

  • Précisent quelles questions ou quelle page le répondant doit voir ensuite. 
  • Désignent des chargés de mission supplémentaires.
  • Ajoutent le formulaire envoyé à d'autres dossiers parents.
  • Ajoutent des sous-tâches et des sous-projets au formulaire envoyé.
  • Remplacent la sélection originale et créent ou dupliquent un projet ou une tâche différents.
  • Remplacent le blueprint initial de la tâche ou du projet par une tâche ou un projet d'un autre.
  • Changent le statut du formulaire envoyé.

Questions de suivi conditionnelles

Choisissez les questions à poser par la suite, lorsque le sondé a choisi une option précise dans le menu déroulant.

  1. Ajoutez une question avec liste déroulante.
  2. Ajoutez toutes les options de réponse nécessaires.
  3. Passez le curseur sur une option de réponse et sélectionnez l'icône de ramification à droite.
  4. Passez le curseur sur « Redirection ».
  5. Indiquez ce qui doit se passer lorsque quelqu'un choisit cette réponse : 
    • Continuer sur une page différente du formulaire
    • Envoyer le formulaire.

Répéter les étapes 3 à 5 jusqu'à ce que vous ayez ajouté toutes les pages et questions nécessaires. Cliquez sur le bouton « Ajouter une action » pour ajouter d'autres actions de ramification conditionnelles à la même option, le cas échéant. Une fois tous les changements souhaités effectués sur le formulaire, cliquez sur « Publier » ou « Enregistrer ».

Conseil pratique! Vous aurez la possibilité de créer une nouvelle page ou bien de sélectionner une page existante (si vous avez déjà créé plusieurs pages sur votre formulaire).

Veuillez noter que pour que les redirections fonctionnent correctement, il ne devrait pas y avoir plus d'une redirection par page.

Chargés de mission conditionnels

Ajoutez un chargé de mission supplémentaire à votre formulaire lorsqu'une option particulière de réponse, de case à cocher ou d'importance est choisie.

  1. Ajoutez une question avec liste déroulante, case à cocher, ou spécification de l'importance.
  2. Ajoutez toutes les options de réponse nécessaires.
  3. Passez le curseur sur une option de réponse et sélectionnez l'icône de ramification à droite.
  4. Cliquez sur « Ajouter un chargé de mission » ou « Ajouter un propriétaire de projet ».
  5. Sélectionnez un chargé de mission ou un propriétaire de projet dans le menu.

Cliquez sur le bouton « Ajouter une action » pour ajouter d'autres actions de ramification conditionnelles à la même option, le cas échéant. Une fois tous les changements souhaités effectués sur le formulaire, cliquez sur « Publier » ou « Enregistrer ».

Propriétaires de projet conditionnels

Ajoutez un propriétaire de projet au projet créé ou dupliqué suite à l'envoi d'un formulaire.

  1. Ajoutez une question avec liste déroulante ou case à cocher.
  2. Ajoutez toutes les options de réponse nécessaires.
  3. Passez le curseur sur une option de réponse et sélectionnez l'icône de ramification à droite.
  4. Cliquez sur « Ajouter un propriétaire de projet ».
  5. Sélectionnez le nom de l'utilisateur que vous voulez désigner comme propriétaire de projet dans la liste qui apparaît. Si l'utilisateur n'apparaît pas dans la liste, commencez à écrire son nom.
  6. Cliquez sur + et ajoutez d'autres propriétaires, si cela est nécessaire.

Cliquez sur le bouton « Ajouter une action » pour ajouter d'autres actions de ramification conditionnelles à la même option, le cas échéant. Une fois tous les changements souhaités effectués sur le formulaire, cliquez sur « Publier » ou « Enregistrer ».

Dossiers parents conditionnels

Étiquetez les tâches et les projets créés suite à l'envoi d'un formulaire dans un dossier/projet/espace parent supplémentaire lorsqu'une option particulière de réponse de menu déroulant, de case à cocher ou d'importance est choisie.

  1. Ajoutez une question avec liste déroulante, case à cocher, ou spécification de l'importance.
  2. Ajoutez toutes les options de réponse nécessaires.
  3. Passez le curseur sur une option de réponse et sélectionnez l'icône de ramification à droite.
  4. Cliquez sur « Ajouter un dossier parent ».
  5. Sélectionnez un dossier/projet/espace parent dans le menu.

Cliquez sur le bouton « Ajouter une action » pour ajouter d'autres actions de ramification conditionnelles à la même option, si cela est nécessaire. Une fois que vous avez effectué tous les changements souhaités dans le formulaire, cliquez sur « Publier » ou « Enregistrer ».

Sous-tâches conditionnelles

Vous pouvez ajouter des sous-tâches à toutes les tâches et tous les projets créé(e)s ou dupliqué(e)s suite à l'envoi d'un formulaire. 

  1. Ajoutez une question avec liste déroulante ou case(s) à cocher.
  2. Ajoutez toutes les options de réponse nécessaires.
  3. Passez le curseur sur une option de réponse et sélectionnez l'icône de ramification à droite.
  4. Cliquez sur « Ajouter une sous-tâche ».
  5. Dans la fenêtre qui s'ouvre :
    • Saisissez le nom de la tâche que vous souhaitez ajouter comme sous-tâche et cliquez dessus dans les résultats de la recherche.
    • Si vous avez activé les blueprints dans votre compte, cliquez sur l'onglet correspondant pour ajouter des tâches à partir de blueprints.
  6. Cliquez sur + et ajoutez d'autres sous-tâches, le cas échéant.

Cliquez sur le bouton « Ajouter une action » pour ajouter d'autres actions de ramification conditionnelles à la même option, si cela est nécessaire. Une fois que vous avez effectué tous les changements souhaités dans le formulaire, cliquez sur « Publier » ou « Enregistrer ».

Veuillez noter que vous pouvez ajouter simultanément un maximum de 250 éléments à un formulaire envoyé. Il peut s'agir de tâches, de projets et de tout(e) sous-tâche et sous-projet qui y est contenu.

Sous-projets conditionnels

Vous pouvez ajouter des sous-projets à tous les projets créés ou dupliqués suite à l'envoi d'un formulaire.

  1. Ajoutez une question avec liste déroulante ou case à cocher.
  2. Ajoutez toutes les options de réponse nécessaires.
  3. Passez le curseur sur une option de réponse et sélectionnez l'icône de ramification à droite.
  4. Cliquez sur « Ajouter un sous-projet ».
  5. Dans la fenêtre qui s'ouvre :
    • Saisissez le nom du projet que vous souhaitez ajouter comme sous-projet et cliquez dessus dans les résultats de la recherche.
    • Si vous avez activé les blueprints dans votre compte, cliquez sur l'onglet correspondant pour ajouter des projets à partir de blueprints.
  6. Cliquez sur + et ajoutez d'autres sous-tâches, le cas échéant.

Cliquez sur le bouton « Ajouter une action » pour ajouter d'autres actions de ramification conditionnelles à la même option, le cas échéant. Une fois tous les changements souhaités effectués sur le formulaire, cliquez sur « Publier » ou « Enregistrer ».

Veuillez noter que vous pouvez ajouter simultanément un maximum de 250 éléments à un formulaire envoyé. Il peut s'agir de tâches, de projets et de tout(e) sous-tâche et sous-projet qui y est contenu.

Lancement conditionnel de tâches

Pour les demandes qui créent ou dupliquent des tâches ou créent des tâches à partir de blueprints, vous pouvez choisir une tâche spécifique qui sera dupliquée si l'option de réponse du menu déroulant ou l'option d'importance est sélectionnée. 

  1. Ajoutez une question avec liste déroulante ou spécification de l'importance.
  2. Ajoutez toutes les options de réponse nécessaires.
  3. Passez le curseur sur une option de réponse et sélectionnez l'icône de ramification à droite.
  4. Cliquez sur « Remplacer la tâche » ou, si vous devez créer une tâche à partir d'un blueprint, cliquez sur « Remplacer le blueprint de la tâche par ».
  5. Sélectionnez la tâche dans la liste qui apparaît ou commencez à écrire le nom de la tâche.

Cliquez sur le bouton « Ajouter une action » pour ajouter d'autres actions de ramification conditionnelles à la même option, si cela est nécessaire. Une fois que vous avez effectué tous les changements souhaités dans le formulaire, cliquez sur « Publier » ou « Enregistrer ».

Lancement conditionnel de projets

Pour les demandes qui créent ou dupliquent un projet ou créent un projet à partir d'un blueprint, vous pouvez indiquer qu'un projet ou blueprint précis soit utilisé si l'option de réponse particulière de menu déroulant ou d'importance est sélectionnée.

  1. Ajoutez une question avec liste déroulante ou spécification de l'importance.
  2. Ajoutez toutes les options de réponse nécessaires.
  3. Passez le curseur sur une option de réponse et sélectionnez l'icône de ramification à droite.
  4. Cliquez sur « Remplacer le projet » ou, si vous devez créer un projet à partir d'un blueprint, cliquez sur « Remplacer le blueprint du projet par ».
  5. Sélectionnez le dossier/projet ou un blueprint dans la liste qui apparaît.

Cliquez sur le bouton « Ajouter une action » pour ajouter d'autres actions de ramification conditionnelles à la même option, le cas échéant. Une fois tous les changements souhaités effectués sur le formulaire, cliquez sur « Publier » ou « Enregistrer ».

Modification conditionnelle de statut

Vous pouvez configurer un changement de statut lorsqu'une réponse particulière de liste déroulante ou de case à cocher est sélectionnée. Vous pouvez le faire dans tous les comptes pour les tâches créées ou dupliquées suite à l'envoi d'un formulaire. La modification conditionnelle de statut peut aussi être utile pour créer/dupliquer des projets via des formulaires, dans des comptes avec des flux de travail personnalisés de projets.

  1. Ajoutez une question avec liste déroulante ou case à cocher.
  2. Ajoutez toutes les options de réponse nécessaires.
  3. Passez le curseur sur une option de réponse et sélectionnez l'icône de ramification à droite.
  4. Cliquez sur « Définir le statut sur ».
  5. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, choisissez le statut qui sera assigné à la tâche créée.

Cliquez sur le bouton « Ajouter une action » pour ajouter d'autres actions de ramification conditionnelles à la même option, le cas échéant. Une fois tous les changements souhaités effectués sur le formulaire, cliquez sur « Publier » ou « Enregistrer ».

Approbations conditionnelles

Vous pouvez choisir d'activer un processus d'approbation lorsqu'une réponse particulière de liste déroulante, de case à cocher ou de spécification de l'importance est sélectionnée.

Veuillez noter qu'il est possible d'ajouter des approbateurs conditionnels aux questions avec liste déroulante, case à cocher ou spécification de l'importance, mais que la date d'échéance ou le changement de statut d'une approbation conditionnelle ne sont disponibles que dans le cas de questions avec liste déroulante ou spécification de l'importance.

Pour ajouter une approbation conditionnelle :

  1. Ajoutez une question avec liste déroulante, spécification de l'importance ou case à cocher.
  2. Ajoutez toutes les options de réponse nécessaires.
  3. Passez le curseur sur une option de réponse et sélectionnez l'icône de ramification à droite.
  4. Vous pouvez maintenant :
    • Sélectionner des approbateurs
    • Fixer une date d’échéance pour l’approbation
    • Configurer le changement de statut selon la réponse des approbateurs.

Cliquez sur le bouton « Ajouter une action » pour ajouter d'autres actions de ramification conditionnelles à la même option, si cela est nécessaire. Une fois que vous avez effectué tous les changements souhaités dans le formulaire, cliquez sur « Publier » ou « Enregistrer ».

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