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Blueprints

Los usuarios normales y externos pueden crear y ejecutar blueprints. Los colaboradores pueden ver los blueprints compartidos con ellos. 

Descripción general

Con los blueprints, puedes gestionar tus plantillas de proyectos y tareas y planificar tu trabajo mientras lo mantienes separado del trabajo en curso.

Para empezar rápidamente con blueprints:

  1. Puedes crear tu primer blueprint de proyecto, carpeta o tarea desde cero. Más tarde podrás utilizarlo como plantilla para tus futuros proyectos o tareas.
  2. La próxima vez que necesites iniciar un nuevo proyecto o tarea, en su lugar, intenta iniciarlo desde un blueprint.

Información importante

  • Las carpetas y proyectos de blueprint tienen una sección exclusiva en el panel de navegación de la izquierda.
  • Cuando agregas un asignado a un blueprint de tareas o un propietario a un blueprint de proyecto, no se comparte automáticamente y un asignado o propietario no recibe ninguna notificación. Sin embargo, un elemento se comparte automáticamente con un usuario cuando lo @mencionas o lo añades como un seguidor.
  • Puedes compartir un blueprint del mismo modo que una tarea, carpeta o proyecto normal.
  • Solo los usuarios que aceptaron una invitación a la cuenta pueden ser especificados como asignados de un blueprint de tarea o como propietarios de un blueprint de proyecto.
  • No puedes crear un informe, calendario, widget de panel de control o un gráfico de carga de trabajo basado en un blueprint de carpeta o proyecto.

 

Crear un blueprint

Hay dos maneras de crear un blueprint:

  • Crear un blueprint de proyecto, carpeta o tarea desde cero.
  • Guardar un proyecto, una carpeta o una tarea existente como un blueprint.

Crear un blueprint de proyecto

  1. Haz clic en el signo + situado a la derecha de "Blueprints" o haz clic con el botón derecho del ratón en una carpeta o proyecto en la sección "Blueprints" del panel de navegación de la izquierda, pasa el ratón por encima de "Añadir" y selecciona "Carpeta" o "Proyecto" (según lo que desees crear).
  2. En la ventana emergente que se abre:
    • Si es necesario, cambia el tipo de elemento que se creará: una carpeta o un proyecto.
    • Introduce el nombre del blueprint de tu carpeta o proyecto.
    • Especifica la ubicación de tu blueprint. Ten en cuenta que solo puedes etiquetar un blueprint con otro blueprint (es decir, no puedes designar una carpeta o proyecto de la estructura de carpetas principal como una carpeta o proyecto principal de un blueprint).
    • Para proyectos: especifica los propietarios del proyecto y la fecha de inicio y finalización.
    • Elige la vista predeterminada del proyecto o la carpeta.
    • Especifica con quién quieres compartir el proyecto o la carpeta.
  3. Haz clic en "Crear".
  4. Tu blueprint se crea y aparece en la sección "Blueprints" del panel de navegación de la izquierda. Ahora puedes añadir dentro todas las tareas y subtareas relevantes que serán necesarias para completar el proyecto. Ahora, ya deberías contar con tareas para cada paso necesario del proyecto.
  5. Agrega información a tus tareas y subtareas, según sea necesario, rellenando todos los atributos que puedas (como duración, asignados, descripciones y adjuntos).

Crear un blueprint de tarea

  1. Selecciona una carpeta o un proyecto en la sección "Blueprints" del panel de navegación de la izquierda. Aquí es donde se creará la tarea del blueprint.
  2. Haz clic en "+ Nueva tarea" en la vista de lista, de tabla Scrum o de tabla o en el diagrama de Gantt.
  3. Añade detalles relevantes a tu tarea. Incluye cualquier información que sea aplicable para el blueprint. Por ejemplo, puedes añadir texto en la descripción de la tarea, o asignados, establecer fechas de inicio y finalización, y mucho más.
  4. Selecciona la ubicación donde se guardará la tarea creada a partir del blueprint.

Guardar un proyecto como blueprint

Si tienes un proyecto que quieres utilizar como plantilla para tus proyectos futuros, puedes guardarlo como un blueprint.

  1. Haz clic con el botón derecho del ratón en una carpeta o proyecto en el panel de navegación de la izquierda.
  2. Selecciona “Guardar como blueprint”.
  3. Introduce el nombre del blueprint.
  4. Selecciona una nueva ubicación (opcional). Especifica una carpeta o proyecto donde se debe añadir el blueprint. Si no seleccionas una nueva ubicación, se creará un blueprint de nivel superior.
  5. Añade un prefijo (opcional). El texto del campo de prefijo se añade al comienzo de los nombres de todos los elementos que hay en el nuevo blueprint (esto incluye las subcarpetas, los subproyectos, las tareas y las subtareas).
  6. Marca la casilla que aparece a la izquierda de "Copiar tareas" para incluir duplicados de todas las tareas y subtareas que hay en la carpeta o en el proyecto en un blueprint.
    • Personaliza cómo deben duplicarse las tareas: con o sin descripción, adjuntos, asignados y valores de campos personalizados.
    • Reprograma las tareas. Deja la casilla "Reprogramar" sin marcar para hacer que las fechas de las tareas sean idénticas a las programadas en la carpeta o el proyecto originales. Por el contrario, márcala para establecer la fecha de inicio de la primera tarea o la fecha de vencimiento de la última tarea en la carpeta o el proyecto. Todas las demás tareas se reprogramarán según la nueva fecha establecida.
  7. Haz clic en "Guardar".

Tu proyecto o carpeta se guardan como un blueprint y aparecen en la sección "Blueprints" del panel de navegación de la izquierda.

Guardar una tarea como blueprint

  1. Haz clic con el botón derecho del ratón en una tarea que desees guardar como blueprint.
  2. Selecciona “Guardar como blueprint”.
  3. En la ventana emergente que aparece, introduce un nombre para el blueprint y selecciona la carpeta o el proyecto del blueprint donde deseas guardarlo*.
  4. Marca las casillas de los atributos disponibles para indicar qué atributos deseas copiar de una tarea a un blueprint: descripción, adjuntos, asignados y valores de campos personalizados.
  5. Reprograma un blueprint: especifica una fecha de inicio o de vencimiento diferente.
  6. Haz clic en "Guardar".

Tu tarea se guarda como un blueprint y aparece en la carpeta o el proyecto especificados en el paso 3.

*Si no seleccionas una ubicación, tu blueprint se guardará en el nivel superior en Blueprints.

Usar un blueprint

Crear un proyecto o carpeta a partir de un blueprint

Utiliza un blueprint para iniciar rápidamente tu nuevo proyecto y enviar notificaciones a los asignados sobre las tareas del proyecto.

  1. Haz clic con el botón derecho del ratón en una carpeta o un proyecto en la sección "Blueprints" del panel de navegación izquierdo.
  2. Selecciona “Crear a partir del blueprint”.
  3. Nombre del proyecto o tarea.
  4. Elige una nueva ubicación (opcional). Especifica el proyecto, la carpeta o el espacio donde se debe etiquetar tu nueva carpeta o proyecto. Si no seleccionas una nueva ubicación, tu carpeta o proyecto se colocarán en la sección "Compartido conmigo".
  5. Especifica si deseas o no enviar notificaciones de bandeja de entrada a los asignados de tareas en una carpeta o proyecto y a los propietarios de los subproyectos en el momento de la creación.
  6. Añade un prefijo (opcional). El texto del campo de prefijo se añade al comienzo de los nombres de todos los elementos que hay en el nuevo proyecto o carpeta (esto incluye las subcarpetas, los subproyectos, las tareas y las subtareas).
  7. Marca la casilla que aparece a la izquierda de "Copiar tareas" para crear duplicados de todas las tareas y subtareas del blueprint.
    • Personaliza cómo deben duplicarse las tareas: con o sin descripción, adjuntos, asignados y valores de campos personalizados.
    • Reprograma las tareas. Deja la casilla "Reprogramar" sin marcar para hacer que las fechas de las tareas sean idénticas a las programadas en la carpeta o el proyecto originales. Por el contrario, márcala para establecer la fecha de inicio de la primera tarea o la fecha de vencimiento de la última tarea en la carpeta o proyecto. Todas las demás tareas se reprogramarán según la nueva fecha establecida.
  8. Haz clic en "Crear".

Crear una tarea a partir de un blueprint

Puedes crear rápidamente una tarea activa a partir de un blueprint y notificárselo inmediatamente a tus asignados para que puedan empezar a trabajar en ella.

  1. Haz clic con el botón derecho en un blueprint de tarea en la vista de lista.
  2. Selecciona “Crear a partir de blueprint”.
  3. Introduce un nombre para la nueva tarea.
  4. Elige una nueva ubicación (opcional). Especifica una carpeta, proyecto o espacio donde se deba etiquetar la nueva tarea. Si no seleccionas una nueva ubicación, tu tarea se colocará en la sección "Compartido conmigo".
  5. Personaliza la forma de iniciar la tarea:
    • Notificar a los asignados: envía notificaciones de bandeja de entrada a los asignados.
    • Copiar la descripción: copia la descripción del blueprint cuando se inicie la tarea.
    • Copiar los archivos adjuntos: incluye los archivos adjuntos del blueprint en la nueva tarea.
    • Copiar los asignados: mantiene los mismos asignados del blueprint cuando se inicia la tarea.
    • Copiar los valores de campos personalizados: especifica si los datos introducidos en la tarea de blueprint deben o no copiarse en la nueva tarea.
    • Reprogramar: establece una fecha de inicio o vencimiento para la tarea.
  6. Haz clic en "Crear".

Formularios de solicitud y blueprints

Puedes configurar un formulario de solicitud para crear una tarea o un proyecto a partir de un blueprint. Si lo haces, cada vez que alguien utilice el formulario para enviar una solicitud, se creará una tarea o un proyecto a partir del blueprint indicado.
Obtén más información en la página Crear un formulario de solicitud.

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