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Restaurar estados de flujo de trabajo anteriores

Descripción general 

Con Wrike puedes gestionar tareas y proyectos usando tanto flujos de trabajo predeterminados como personalizados. Cada flujo de trabajo incluye un conjunto de estados que reflejan el ciclo de vida de una tarea o proyecto. En las cuentas con suscripción Business o superior, los administradores de la cuenta pueden editar el flujo de trabajo predeterminado y los flujos de trabajo personalizados de toda la cuenta. Los flujos de trabajo de un espacio pueden ser editados por los administradores del espacio correspondiente. En las cuentas con Enterprise y Pinnacle suscripciones, los permisos para editar flujos de trabajo pueden ser restringidos a determinados administradores.

Situación

Cuando se modifican los estados del flujo de trabajo, los cambios se aplican a todas las tareas y proyectos donde se utiliza el flujo de trabajo. A veces, estos cambios se hacen sin querer o sin darse cuenta de su impacto en toda la cuenta.
No puedes revertir estos cambios automáticamente ni restaurar una versión anterior del flujo de trabajo, pero puedes cambiar manualmente el nombre de los estados o recrear los que se eliminaron para volver a la estructura original del flujo de trabajo. Este artículo ofrece pasos para restaurar estados de flujo de trabajo predeterminados y personalizados.

Restaurar estados predeterminados del flujo de trabajo

Si se editó el flujo de trabajo predeterminado, el administrador de la cuenta puede volver a cambiar los estados manualmente.

  1. Haz clic en tu imagen de perfil en la barra lateral.
  2. Selecciona Ajustes en el menú desplegable.
  3. Haz clic en Flujo de trabajo en el panel de navegación izquierdo. Verás una lista de todos los flujos de trabajo creados tanto a nivel de espacio como de cuenta en formato de Tabla.
  4. Haz clic en Flujo de trabajo predeterminado para editarlo. Puedes usar los atajos de búsqueda para encontrarlo más rápido: Ctrl + F (Windows) o Cmd + F (Mac).
  5. Haz clic en Añadir estado en la parte inferior de cualquier grupo de estados para añadir un estado a esa sección.
  6. Haz clic en un estado existente para renombrarlo o cambiar su color.
  7. Haz clic en Guardar en la esquina superior derecha.

Si quieres restaurar el conjunto original de estados del flujo de trabajo predeterminado de tu cuenta, los encontrarás a continuación:

  • Nuevo (grupo Activo)
  • En curso (grupo Activo)
  • Completado (grupo Completado)
  • En espera (grupo Diferido)
  • Cancelado (grupo Cancelado)

Encontrar los nombres de estados personalizados anteriores

Si se hicieron cambios en un flujo de trabajo personalizado y no recuerdas los nombres de los estados anteriores, aquí tienes algunas formas de rastrearlos en tu cuenta:

  • Usa la función de flujo de actividad para revisar los registros y ver qué estados existían antes de cualquier cambio.
  • Si se eliminó un estado, los elementos que lo estaban usando conservarán ese estado. Cuando abras la Vista de elementos de dicho elemento y hagas clic en el desplegable de estado, el estado eliminado se mostrará en la parte superior de la lista.
  • Usa la vista de Tabla para agrupar o filtrar elementos por su estado actual. Si algún elemento sigue asignado a valores eliminados, esos valores aparecerán en el desplegable de filtro de estado o como un grupo aparte.
  • Usa los informes para agrupar elementos por su estado actual. Si los elementos todavía están asignados a estados eliminados, se mostrarán como grupos separados.
  • Si conoces la API de Wrike, puedes identificar los estados eliminados comprobando el parámetro 'hidden' en la respuesta de GET/workflows. Un valor 'true' indica que el estado ha sido eliminado. Estos datos no están disponibles en la interfaz estándar y usar la API requiere conocimientos técnicos.

Consejo

En las cuentas con suscripción Enterprise, los administradores pueden usar los informes de actividad para averiguar quién eliminó estados de flujo de trabajo.

Restaurar estados personalizados del flujo de trabajo

Un administrador de la cuenta o un administrador del espacio puede actualizar o recrear estados personalizados del flujo de trabajo.

  1. Haz clic en tu imagen de perfil en la barra lateral.
  2. Selecciona Ajustes en el menú desplegable.
  3. Haz clic en Flujo de trabajo en el panel de navegación izquierdo. Verás una lista de todos los flujos de trabajo creados tanto a nivel de espacio como de cuenta en formato de Tabla.
  4. Haz clic en el título del flujo de trabajo personalizado que quieras editar. Puedes usar los atajos de búsqueda para encontrarlo más rápido: Ctrl + F (Windows) o Cmd + F (Mac).
    • Para actualizar un estado existente, simplemente haz clic en él para cambiarle el nombre o su color.
    • Para recrear un estado eliminado, haz clic en Añadir estado en la parte inferior de cualquier grupo de estados, escribe el nombre del estado y selecciona su color.
  5. Haz clic en Guardar en la esquina superior derecha.

Importante

Después de recrear un estado eliminado, actualiza los elementos que todavía tengan el estado antiguo eliminado. Los estados eliminados siguen visibles en los elementos correspondientes, pero ya no se pueden asignar. Usa la edición masiva para mover estos elementos al nuevo estado activo.

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