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Formularios de solicitud dinámicos

Los administradores de cuentas y los administradores de espacios en las cuentas Business y Enterprise pueden crear formularios de solicitud. Es posible que los administradores de las cuentas Enterprise no tengan habilitada esta función. Una vez se haya publicado una solicitud, todos los usuarios, incluidos los colaboradores, lo podrán utilizar para enviar sus solicitudes.

 2 min de lectura

Descripción general

Personaliza tu formulario de solicitud basándote en las opciones de respuesta que una persona elija al realizar una solicitud. Crea reglas que: 

  • Especifiquen qué preguntas (qué página) debe visualizar la persona entrevistada a continuación.
  • Designen asignados adicionales.
  • Añadan el formulario enviado a carpetas principales adicionales.
  • Añadan subtareas o suproyectos al formulario enviado.
  • Sobrescriban la selección original y crea o duplica un proyecto o una tarea diferente.
  • Reemplacen el blueprint de la tarea original o el blueprint del proyecto con una tarea o proyecto de otro.
  • Cambien el estado del formulario enviado.

Preguntas de seguimiento condicionales

Designa las preguntas que deben realizarse a continuación, cuando la persona entrevistada seleccione una opción específica de la lista desplegable.

  1. Añade una pregunta de tipo desplegable.
  2. Añade todas las opciones de respuesta necesarias.
  3. Pasa el puntero del ratón por encima de una opción de respuesta y selecciona el icono de ramificación a la derecha.
  4. Pasa el puntero del ratón por encima de “Redirigir”.
  5. Selecciona lo que debe suceder cuando alguien elige esa respuesta:
    • Seguir a una página diferente en el formulario
    • Enviar el formulario.

Repite los pasos 3 a 5 hasta que hayas añadido todas las páginas y las preguntas necesarias. Haz clic en el botón "Añadir acción" para añadir otras acciones de ramificación condicionales a la misma opción si es necesario. Cuando hayas terminado de realizar cambios a tu formulario, haz clic en “Publicar” o “Guardar”.

Sugerencia: Tendrás la opción de crear una página nueva, o seleccionar una página existente (si ya has creado varias páginas en tu formulario).

Ten en cuenta que para que los redireccionamientos funcionen correctamente, no debería haber más de un redireccionamiento por página.

Asignados condicionales

Añade un asignado adicional a tu formulario cuando se seleccione una opción de importancia, casilla de verificación o respuesta de lista desplegable específicas.

  1. Añade una pregunta de importancia, casilla de verificación o lista desplegable.
  2. Añade todas las opciones de respuesta necesarias.
  3. Pasa el puntero del ratón por encima de una opción de respuesta y selecciona el icono de ramificación a la derecha.
  4. Haz clic en “Añadir asignado” o “Añadir propietario del proyecto”.
  5. Selecciona un asignado o propietario del proyecto en el menú.

Haz clic en el botón "Añadir acción" para añadir otras acciones de ramificación condicionales a la misma opción si es necesario. Cuando hayas terminado de realizar cambios en tu formulario, haz clic en "Publicar" o "Guardar".

Propietarios del proyecto condicionales

Añade un propietario del proyecto al proyecto creado o duplicado mediante el envío de formularios.

  1. Añade una pregunta de tipo casilla de verificación o lista desplegable.
  2. Añade todas las opciones de respuesta necesarias.
  3. Pasa el puntero del ratón por encima de una opción de respuesta y selecciona el icono de ramificación a la derecha.
  4. Haz clic en "Añadir propietario del proyecto".
  5. En la lista de usuarios que aparece, selecciona el usuario que deseas asignar como propietario del proyecto. Si no ves al usuario en la lista, comienza a escribir su nombre.
  6. Haz clic en + y añade más propietarios, si es necesario.

Haz clic en el botón "Añadir acción" para añadir otras acciones de ramificación condicionales a la misma opción si es necesario. Cuando hayas terminado de realizar cambios en tu formulario, haz clic en "Publicar" o "Guardar".

Carpetas principales condicionales

Etiqueta las tareas y proyectos creados mediante el envío de formularios con una carpeta, proyecto o espacio principal adicional cuando se selecciona una respuesta desplegable específica, una casilla de verificación o una opción de importancia.

  1. Añade una pregunta de importancia, casilla de verificación o lista desplegable.
  2. Añade todas las opciones de respuesta necesarias.
  3. Pasa el puntero del ratón por encima de una opción de respuesta y selecciona el icono de ramificación a la derecha.
  4. Haz clic en “Añadir carpeta principal”.
  5. Selecciona una carpeta, proyecto o espacio principal en el menú.

Haz clic en el botón "Añadir acción" para añadir otras acciones de ramificación condicionales a la misma opción si es necesario. Cuando hayas terminado de realizar cambios en tu formulario, haz clic en "Publicar" o "Guardar".

Subtareas condicionales

Puedes añadir subtareas a todas las tareas y proyectos creados o duplicados mediante el envío de formularios.

  1. Añade una pregunta de tipo casilla de verificación o lista desplegable.
  2. Añade todas las opciones de respuesta necesarias.
  3. Pasa el puntero del ratón por encima de una opción de respuesta y selecciona el icono de ramificación a la derecha.
  4. Haz clic en "Añadir subtarea".
  5. En la ventana abierta:
    • Introduce el nombre de la tarea que deseas añadir como subtarea y haz clic en ella en los resultados de la búsqueda.
    • Si has activado Blueprints en tu cuenta, haz clic en la pestaña Blueprint para añadir tareas desde los blueprints.
  6. Haz clic en + y añade más subtareas, si es necesario.

Haz clic en el botón "Añadir acción" para añadir otras acciones de ramificación condicionales a la misma opción si es necesario. Cuando hayas terminado de realizar cambios en tu formulario, haz clic en "Publicar" o "Guardar".

Ten en cuenta que hay un límite total de 250 elementos que se pueden agregar simultáneamente a un solo formulario enviado. Los elementos incluyen tareas, proyectos y cualquier subtarea o subproyecto que se encuentre dentro de ellos.

Subproyectos condicionales

Puedes añadir subproyectos a todos los proyectos creados o duplicados mediante el envío de formularios.

  1. Añade una pregunta de tipo casilla de verificación o lista desplegable.
  2. Añade todas las opciones de respuesta necesarias.
  3. Pasa el puntero del ratón por encima de una opción de respuesta y selecciona el icono de ramificación a la derecha.
  4. Haz clic en "Añadir subproyecto".
  5. En la ventana abierta:
    • Introduce el nombre del proyecto que deseas añadir como subproyecto y haz clic en él en los resultados de la búsqueda.
    • Si has activado los blueprints en tu cuenta, haz clic en la pestaña Blueprints para añadir proyectos a partir de blueprints.
  6. Haz clic en + y añade más subtareas, si es necesario.

Haz clic en el botón "Añadir acción" para añadir otras acciones de ramificación condicionales a la misma opción si es necesario. Cuando hayas terminado de realizar cambios en tu formulario, haz clic en "Publicar" o "Guardar".

Ten en cuenta que hay un límite total de 250 elementos que se pueden agregar simultáneamente a un solo formulario enviado. Los elementos incluyen tareas, proyectos y cualquier subtarea o subproyecto que se encuentre dentro de ellos.

Lanzamiento condicional de tareas

Para las solicitudes que crean o duplican tareas o que crean tareas a partir de blueprints, puedes elegir una tarea específica que se duplicará si se selecciona la respuesta de tipo desplegable o la opción de importancia.

  1. Añade una pregunta de importancia o lista desplegable.
  2. Añade todas las opciones de respuesta necesarias.
  3. Pasa el puntero del ratón por encima de una opción de respuesta y selecciona el icono de ramificación a la derecha.
  4. Haz clic en "Reemplazar tarea" o, si necesitas crear una tarea a partir de un blueprint, haz clic en "Reemplazar blueprint de tarea con".
  5. Selecciona la tarea en la lista que aparece o comienza a escribir el nombre de la tarea deseada.

Haz clic en el botón "Añadir acción" para añadir otras acciones de ramificación condicionales a la misma opción si es necesario. Cuando hayas terminado de realizar cambios en tu formulario, haz clic en "Publicar" o "Guardar".

Lanzamiento condicional de proyectos

Para las solicitudes que crean o duplican un proyecto o crean un proyecto a partir de un blueprint, puedes designar que se utilice un proyecto o plano específico si se selecciona una respuesta de opción de importancia o lista desplegable en particular.

  1. Añade una pregunta de importancia o lista desplegable.
  2. Añade todas las opciones de respuesta necesarias.
  3. Pasa el puntero del ratón por encima de una opción de respuesta y selecciona el icono de ramificación a la derecha.
  4. Haz clic en "Reemplazar proyecto" o, si necesitas crear un proyecto a partir de un blueprint, haz clic en "Reemplazar blueprint de proyecto con".
  5. Selecciona la carpeta o proyecto o un blueprint de la lista que aparece.

Haz clic en el botón "Añadir acción" para añadir otras acciones de ramificación condicionales a la misma opción si es necesario. Cuando hayas terminado de realizar cambios en tu formulario, haz clic en "Publicar" o "Guardar".

Cambio de estado condicional

Está disponible en todas las cuentas para tareas que se crean o duplican mediante el envío de formularios. Además, el cambio de estado condicional puede ser útil para crear o duplicar proyectos a través de formularios, en cuentas con flujos de trabajo de proyectos personalizados.

  1. Añade todas las opciones de respuesta necesarias.
  2. Pasa el puntero del ratón por encima de una opción de respuesta y selecciona el icono de ramificación a la derecha.
  3. Haz clic en “Restablecer el estado a”.
  4. En la ventana emergente, selecciona el estado que se asignará a la tarea creada.

Haz clic en el botón "Añadir acción" para añadir otras acciones de ramificación condicionales a la misma opción si es necesario. Cuando hayas terminado de realizar cambios en tu formulario, haz clic en "Publicar" o "Guardar".

Aprobaciones condicionales

Puedes seleccionar que se inicie un proceso de aprobación si se ha seleccionado una determinada respuesta de tipo desplegable, casilla de verificación o de importancia.

Ten en cuenta que es posible añadir aprobadores condicionales a las preguntas desplegables, de casilla de verificación o de importancia; sin embargo, la fecha de vencimiento de la aprobación condicional o el cambio de estado solo están disponibles para las preguntas desplegables o de importancia.

Para añadir una aprobación condicional:

  1. Añade una pregunta de tipo desplegable, de importancia o casilla de verificación.
  2. Añade todas las opciones de respuesta necesarias.
  3. Pasa el puntero del ratón por encima de una opción de respuesta y selecciona el icono de ramificación a la derecha.
  4. Desde aquí puedes:
    • Seleccionar aprobadores
    • Configurar una fecha de vencimiento de la aprobación
    • Configurar una modificación de estado según la respuesta de los aprobadores.

Haz clic en el botón "Añadir acción" para añadir otras acciones de ramificación condicionales a la misma opción si es necesario. Cuando hayas terminado de realizar cambios en tu formulario, haz clic en "Publicar" o "Guardar".

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