Настройка настраиваемых полей для нескольких пространств
TL;DR
Многопространственная настройка настраиваемых полей позволяет повторно использовать одно и то же настраиваемое поле в нескольких пространствах, поэтому вам не нужно создавать дубликаты. Это помогает поддерживать единообразие данных, названий и параметров полей, уменьшает количество лишних полей и делает отчёты более понятными. Доступно в планах Pinnacle и выше; позволяет администраторам аккаунтов и соответствующим администраторам пространств добавлять настраиваемые поля уровня аккаунта или пространства в другие пространства в зависимости от разрешений. Администраторы могут управлять тем, где используются поля, из Настроек пространства или Настроек аккаунта, при этом существуют ограничения для конфиденциальных и архивированных пространств, удалённых или деактивированных полей, а также специальных типов полей, таких как формула или поля «Ссылка на базу данных».
|
Доступно: Legacy Enterprise.; Недоступно: Legacy Free, Legacy Professional, Legacy Business.; |
|
Доступность: Pinnacle, Apex. ; Недоступно: Free, Team, Business; |
-
Преимущества настройки настраиваемых полей для нескольких пространств
-
Как включить разрешения для настройки в нескольких пространствах
-
Как управлять настраиваемыми полями в нескольких пространствах на уровне пространства
-
Как управлять настраиваемыми полями в нескольких пространствах на уровне аккаунта
Настройка настраиваемых полей для нескольких пространств позволяет использовать одно и то же настраиваемое поле в нескольких пространствах без создания дубликатов. Вы можете создать поле один раз, добавить его в другие пространства и поддерживать согласованность данных во всём рабочем пространстве.
Это помогает сократить количество дублирующихся полей, делает отчётность более чистой и упрощает командам использование нужного поля.
Благодаря настройке настраиваемых полей для нескольких пространств вы можете:
-
Повторно использовать настраиваемые поля в разных пространствах без создания копий.
-
Поддерживать единообразие названий, значений и параметров полей.
-
Сокращать захламлённость из-за дублирующихся полей.
Настройка настраиваемых полей для нескольких пространств доступна в планах Pinnacle и выше.
Если ваш аккаунт был понижен, а затем снова обновлён, вся ранее настроенная конфигурация настраиваемых полей для нескольких пространств будет восстановлена во всех пространствах, где она использовалась.
Администраторы аккаунтов могут включить разрешения для повторного использования настраиваемых полей в разных пространствах.
Чтобы обновить эти разрешения:
-
Нажмите на свое изображение на боковой панели 1.
-
Выберите команду Настройки 2 в раскрывающемся меню.
-
Нажмите Типы пользователей 3 в левой панели.
-
Нажмите Настраиваемые поля 4 в разделе категории.
-
Включите разрешения 5, которые вы хотите предоставить.
Вы можете включить следующие разрешения:
Добавлять настраиваемые поля уровня аккаунта в пространства
Это разрешение позволяет пользователям добавлять настраиваемое поле уровня аккаунта в любое пространство, которым они могут управлять.
Добавлять настраиваемые поля уровня пространства в другие пространства
Это разрешение позволяет пользователям добавить настраиваемое поле уровня пространства в другое пространство.
Чтобы использовать это разрешение, пользователь должен иметь права управления в:
-
исходном пространстве
-
целевом пространстве
Примечание
-
По умолчанию эти разрешения включены для Администраторов и Обычных пользователей и отключены для Внешних пользователей.
-
Эти разрешения не связаны с опцией Управлять настраиваемыми полями уровня аккаунта.
Администраторы аккаунтов могут:
-
Создавать настраиваемые поля в Настройках.
-
Просматривать, к какому пространству или аккаунту относится поле.
-
Просматривать, какие пространства используют поле.
-
Добавлять или удалять любые настраиваемые поля из любых пространств.
-
Изменять принадлежность поля между пространством и уровнем аккаунта.
-
Редактировать параметры полей из любого местоположения.
-
Удалять поле только из того пространства или аккаунта, которому оно принадлежит.
Администраторы пространства могут:
-
Создавать настраиваемые поля в настройках пространства.
-
Добавлять настраиваемые поля уровня аккаунта в пространства, которыми они управляют.
-
Добавлять настраиваемые поля из других пространств, которыми они управляют.
-
Просматривать значения Принадлежит и Добавлено в для пространств, которыми они управляют.
-
Просматривать значение Добавил для текущего пространства.
-
Добавлять или удалять настраиваемые поля из управляемых ими пространств.
-
Редактировать параметры полей.
Администраторы пространства не могут изменять принадлежность поля, если у них нет разрешения Управлять настраиваемыми полями уровня аккаунта.
Обычные пользователи могут:
-
Видеть настраиваемые поля пространства, выделенные в списках выбора полей.
-
Добавлять настраиваемые поля уровня аккаунта в своё пространство из списков выбора, если у них есть соответствующее разрешение.
Обычные пользователи не могут открывать настройки настраиваемых полей администратора.
Администраторы пространства могут управлять настраиваемыми полями в настройках пространства.
-
Перейдите к нужному пространству на боковой панели 1.
-
Нажмите на иконку шестеренки 2 ниже названия пространства или рядом с обзором пространства.
-
Выберите вкладку Настраиваемые поля.
-
Нажмите + Настраиваемое поле.
-
Выберите существующее настраиваемое поле из другого управляемого вами пространства или создайте новое.
-
Сохраните изменения.
Когда вы добавите поле, пользователи в этом пространстве смогут использовать его в представлениях и инструментах.
Примечание
Вы можете повторно использовать настраиваемое поле уровня пространства только если имеете права управления в обоих пространствах.
-
Откройте Настройки пространства в пространстве, которому принадлежит настраиваемое поле.
-
Выберите вкладку Настраиваемые поля 1.
-
Найдите настраиваемое поле, которое хотите обновить.
-
Чтобы добавить настраиваемое поле в другое пространство, у вас есть два варианта:
-
Нажмите кнопку меню с тремя точками 2 рядом с названием настраиваемого поля и выберите Изменить управление и доступ 3 в раскрывающемся меню.
-
В таблице управления настраиваемыми полями нажмите иконку карандаша 4 в столбце Добавлено в напротив нужного поля. Откроется всплывающее меню.
-
-
В открывшемся окне:
-
Откройте вкладку Добавить в пространства 5, нажмите + Добавить пространство 6 и выберите одно или несколько пространств в выпадающем списке.
-
Затем нажмите Настройки совместного доступа 7, выберите + Добавить людей или группы 8, выберите пользователя или группу пользователей и укажите роль доступа 9 из списка.
Примечание
Вы можете выбрать, кто сможет просматривать и изменять значения поля в пространствах, элементах и представлениях, к которым у них уже есть доступ. У добавленных здесь пользователей также должна быть соответствующая роль доступа. Значения полей по-прежнему могут обновляться с помощью автоматизации и форм заявок.
-
-
Нажмите Сохранить 10.
После этого настраиваемое поле станет доступным в выбранных пространствах.
-
Откройте диалог управления и доступа настраиваемого поля.
-
Нажмите вкладку Добавить в пространства 1.
-
Найдите пространство, которое нужно удалить.
-
Нажмите иконку Удалить 2 рядом с названием пространства.
-
Нажмите Сохранить 3, чтобы применить изменения.
Примечание
-
Вы не можете удалить настраиваемое поле из пространства, которому оно принадлежит. У такого пространства отображается иконка замка. При необходимости вы можете переместить настраиваемое поле на уровень аккаунта, а затем в другое пространство.
-
Удаление настраиваемого поля из пространства не удаляет само поле. Элементы, в которых уже есть данные в этом поле, сохраняют свои значения, если иное не предусмотрено логикой продукта.
Администраторы аккаунтов могут управлять настраиваемыми полями всего аккаунта из Настроек.
-
Нажмите на свое изображение на боковой панели 1.
-
Выберите команду Настройки 2 в раскрывающемся меню.
-
Нажмите Настраиваемые поля 3 в левой панели.
-
Просмотрите список доступных настраиваемых полей 4.
Здесь вы можете:
-
Просматривать, какие поля принадлежат аккаунту или пространству.
-
Просматривать, где используется каждое поле.
-
Открывать поле и добавлять его в другие пространства.
-
Удалять поле из пространств.
-
Изменять принадлежность поля, если это разрешено.
-
Откройте таблицу управления настраиваемыми полями на уровне аккаунта.
-
Выберите настраиваемое поле уровня аккаунта или пространства, которое хотите обновить.
-
Чтобы добавить настраиваемое поле в другое пространство, у вас есть два варианта:
-
Нажмите кнопку меню с тремя точками 1 рядом с названием настраиваемого поля и выберите Изменить управление и доступ 2 в раскрывающемся меню.
-
В таблице управления настраиваемыми полями нажмите иконку карандаша 3 в столбце Добавлено в напротив нужного поля. Откроется всплывающее меню.
-
-
В открывшемся окне:
-
Откройте вкладку Добавить в пространства 4, нажмите + Добавить пространство 5 и выберите одно или несколько пространств в выпадающем списке 6.
-
Затем нажмите Настройки совместного доступа 7, выберите + Добавить людей или группы 8, выберите пользователя или группу пользователей и укажите роль доступа 9 из списка.
-
-
Нажмите Сохранить 10.
Примечание
Только пользователи с разрешением на управление настраиваемыми полями уровня аккаунта могут управлять этим полем. Любой пользователь аккаунта может его использовать.
-
Нельзя добавить настраиваемое поле в другое пространство, если это поле принадлежит конфиденциальному пространству.
-
Вы можете добавить настраиваемые поля уровня аккаунта или другие повторно используемые поля в конфиденциальное пространство, если это разрешают ваши права.
-
Нельзя добавить настраиваемые поля в архивированное пространство.
-
Вы можете удалить уже добавленные настраиваемые поля из архивированного пространства.
-
Удалить настраиваемое поле можно только в том месте, которому оно принадлежит.
-
В получающих пространствах опция «Удалить» скрыта.
Деактивировать настраиваемое поле
-
Деактивировать настраиваемое поле можно только в том месте, которому оно принадлежит.
-
Если вы деактивируете его в исходном пространстве, оно будет удалено из всех пространств, где используется.
Редактировать повторно используемое настраиваемое поле
Если вы редактируете повторно используемое настраиваемое поле из получающего пространства, Wrike показывает предупреждение, поскольку изменения повлияют на все пространства, где используется это поле.
Когда вы открываете диалог повторного использования для поля с формулой, Wrike сообщает, что зависимые настраиваемые поля также должны быть добавлены в целевые пространства, чтобы формула работала корректно.
Поля «Ссылка на базу данных»
При открытии диалога повторного использования для поля «Ссылка на базу данных» Wrike сообщает, что пользователям также нужен доступ к базе данных.
Это зависит от настроек в исходном пространстве. Администраторы получающего пространства могут изменять настройки настраиваемого поля только при наличии разрешения на создание и управление настраиваемыми полями.
-
Если пространство становится конфиденциальным, все настраиваемые поля, общие из этого пространства, перестают быть общими.
-
Нельзя добавить настраиваемое поле из конфиденциального пространства в другое пространство. Однако вы можете добавить настраиваемые поля из других пространств в конфиденциальное пространство.
Wrike показывает сообщение о том, что поле базы данных должно быть открыто для совместного использования, чтобы настраиваемое поле работало. Для полей с формулой все поля, используемые в формуле, также должны быть открыты для совместного использования.