Comunicação por e-mail com solicitantes externos
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Disponibilidade: Legacy Business, Legacy Enterprise.; Indisponibilidade: Legacy Free, Legacy Professional.; |
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Disponibilidade: Team, Business, Enterprise, Pinnacle. ; Indisponibilidade: Free; |
Este é um recurso de integração nativa com e-mail que permite que os usuários do Wrike em sua conta se comuniquem com pessoas fora do Wrike, recebendo e enviando e-mails diretamente das tarefas do Wrike para endereços de e-mail externos. Dessa forma, você pode colaborar em tarefas com solicitantes externos sem a necessidade de adicioná-los à sua conta do Wrike e evitar ter que acessar o e-mail para fornecer atualizações.
Para começar a usar este recurso, configure seus formulários externos de solicitação para permitir a comunicação por e-mail. Nas tarefas criadas com base nesses formulários de solicitação, os usuários do Wrike poderão se comunicar com solicitantes externos por e-mail e vice-versa. Outra vantagem dos formulários de solicitação é que eles promovem a entrada estruturada de trabalho, reduzindo as idas e voltas excessivas da comunicação por e-mail que seria necessária para coletar todas as informações exigidas.
Observação
Os e-mails não ficam visíveis no Fluxo global e na exibição de Fluxo. Os e-mails também não são compatíveis com os aplicativos móveis do Wrike.
Os administradores do espaço podem criar e editar formulários de solicitação no espaço que gerenciam. Os administradores e proprietários da conta podem criar e editar todos os formulários de solicitação na conta. Em contas Enterprise, esse direito pode ser restrito para administradores da conta.
Caso seus formulários externos de solicitação já estejam definidos para coletar nomes e e-mails dos usuários, a partir do início de março de 2022 você já poderá enviar e-mails para solicitantes externos em tarefas criadas com base nesses formulários.
Se a coleta de nomes e e-mails não estiver habilitada, você precisará ajustar as configurações para permitir a comunicação por e-mail em tarefas criadas com base em formulários de solicitação. Para fazer isso:
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Comece editando um formulário de solicitação existente ou criando um novo.
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Em Configurações de acesso à direita, marque a caixa Habilitar link público. 1
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Em seguida, marque a caixa Adicionar campos de nome e e-mail que é exibida. 2
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Clique em Publicar se estiver criando um novo formulário de solicitação ou em Salvar se estiver editando um formulário existente. 3
Agora, nas tarefas que serão criadas com base nesse formulário de solicitação, você poderá enviar um e-mail diretamente da seção de comentários.
Todos os usuários, exceto usuários externos, colaboradores, contribuidores e visualizadores, podem enviar e-mails para solicitantes externos diretamente dos comentários em tarefas às quais tenham acesso, a menos que as suas funções de acesso impeçam.
Observação
Em contas Enterprise, os tipos de usuários que podem usar essa funcionalidade podem variar devido às configurações de tipo de usuário.
Depois que o formulário externo de solicitação for enviado, você receberá uma nova tarefa no Wrike. Essa tarefa terá a opção de Enviar e-mail para o solicitante. 1 Para enviar um e-mail diretamente do Wrike, selecione essa opção ao fazer um comentário na tarefa.
Observação
A comunicação por e-mail só está disponível em itens de trabalho criados com base em formulários externos de solicitação definidos com a opção permitir comunicação por e-mail. Os itens de trabalho compatíveis são:
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Tarefas regulares (incluindo aquelas criadas a partir de blueprints)
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Itens de trabalho baseados em tarefa e projeto criados a partir de tipos de itens personalizados
Como alternativa, é possível simplesmente clicar no ícone de resposta nos comentários da tarefa. Se você responder a um comentário adicionado do e-mail do solicitante externo, a opção Enviar e-mail para o solicitante será selecionada automaticamente. Se você responder a um comentário que tenha sido adicionado de um e-mail enviado ao solicitante, a resposta será um comentário interno do Wrike, começando com a @menção do usuário que enviou o e-mail pelo Wrike.
Observação
É possível enviar anexos em e-mails do Wrike se o tamanho total dos anexos não for superior a 25 MB.
Não esqueça, após enviar um anexo para um solicitante externo por e-mail, o Wrike não poderá mais controlar quem tem acesso ao arquivo.
Em seguida, o solicitante receberá um e-mail e responderá a ele em seu cliente de e-mail. Essa resposta em cadeia de e-mail é adicionada como um comentário à tarefa original do Wrike. Os responsáveis pela tarefa receberão apenas notificações da Caixa de entrada sobre novos e-mails recebidos no Wrike. A notificação é enviada pelo Wrike Bot. Além disso, responsáveis e seguidores receberão notificações por e-mail.
Se você adicionar um comentário à tarefa sem selecionar Enviar e-mail para o solicitante, esse comentário não ficará disponível para o solicitante fora do Wrike.
Ao enviar o formulário externo de solicitação, o solicitante será solicitado a fornecer seu nome e endereço de e-mail. Depois que o formulário for enviado, o solicitante receberá um e-mail de confirmação com um número gerado automaticamente para a solicitação. Este número é o mesmo que o ID da tarefa criada no Wrike.
Observação
O e-mail de confirmação e todas as outras comunicações por e-mail são enviadas ao solicitante usando o endereço wrike@wrike.com. Não é possível alterar esse e-mail.
Quando um usuário do Wrike envia uma resposta de e-mail para a solicitação, o solicitante pode simplesmente responder ao e-mail. A resposta deles será adicionada como um comentário à tarefa no Wrike.
Não. Devido a limitações de segurança, não é possível alterar o endereço de e-mail do solicitante ou adicionar outros destinatários, CC ou CCO. O Wrike só pode enviar e-mails a partir de um endereço de e-mail do Wrike para aqueles que concordaram com isso. Os usuários do Wrike e aqueles que enviam solicitações externas concordam com nossos termos e condições. É por isso que é possível enviar e-mails somente para o e-mail do solicitante original.