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Comunicação por e-mail com solicitantes externos

Tabela 53. Disponibilidade - planos obsoletos


Visão geral

Este é um recurso de integração nativa com e-mail que permite que os usuários do Wrike em sua conta se comuniquem com pessoas fora do Wrike, recebendo e enviando e-mails diretamente das tarefas do Wrike para endereços de e-mail externos. Dessa forma, você pode colaborar em tarefas com solicitantes externos sem a necessidade de adicioná-los à sua conta do Wrike e evitar ter que acessar o e-mail para fornecer atualizações.

Para começar a usar esse recurso, configure seus formulários externos de solicitação para permitir comunicação por e-mail. Nas tarefas criadas com base nesses formulários de solicitação, os usuários do Wrike poderão se comunicar com solicitantes externos por e-mail e vice-versa. Outra vantagem dos formulários de solicitação é que eles promovem a entrada estruturada de trabalho, reduzindo as idas e voltas excessivas da comunicação por e-mail que seria necessária para coletar todas as informações exigidas.

Observação

Os e-mails não ficam visíveis no fluxo Global e na exibição de Fluxo. Os e-mails também não são compatíveis com os aplicativos móveis do Wrike.

Ajustar formulários de solicitação para permitir a comunicação por e-mail

Os administradores do espaço podem criar e editar formulários de solicitação no espaço que gerenciam. Os administradores e proprietários da conta podem criar e editar todos os formulários de solicitação na conta. Em contas do tipo Enterprise, é possível restringir esse direito aos administradores.

Caso seus formulários externos de solicitação já estejam definidos para coletar nomes e e-mails dos usuários, a partir do início de março de 2022 você já poderá enviar e-mails para solicitantes externos em tarefas criadas com base nesses formulários.

Se a coleta de nomes e e-mails não estiver habilitada, você precisará ajustar as configurações para permitir a comunicação por e-mail em tarefas criadas com base em formulários de solicitação. Para fazer isso:

Email_Communication_With_Non-Wrike_Users_-_Adjust_Request_Form.png
  1. Comece editando um formulário de solicitação existente ou criando um novo.

  2. Em Configurações de acesso à direita, marque a caixa Habilitar link público. 1

  3. Em seguida, marque a caixa Adicionar campos de nome e e-mail que é exibida. 2

  4. Clique em Publicar se estiver criando um novo formulário de solicitação ou em Salvar se estiver editando um formulário existente. 3

Agora, nas tarefas que serão criadas com base nesse formulário de solicitação, você poderá enviar um e-mail diretamente da seção de comentários.

Funcionamento para usuários dentro do Wrike

Com a exceção de usuários externos e colaboradores, todos os usuários podem enviar e-mails para solicitantes externos diretamente dos comentários em tarefas às quais tenham acesso, a menos que as respectivas funções de acesso impeçam isso.

Observação

Em contas Enterprise, os tipos de usuários que têm permissão para usar essa funcionalidade podem ser diferentes devido a configurações de tipos de usuário.

Email_Communication_With_Non-Wrike_Users_-_How_it_works_for_users_inside_Wrike.png

Depois que o formulário externo de solicitação for enviado, você receberá uma nova tarefa no Wrike. Essa tarefa terá a opção de Enviar e-mail para o solicitante. 1 Para enviar um e-mail diretamente do Wrike, selecione essa opção ao fazer um comentário na tarefa.

Observação

A comunicação por e-mail só está disponível em itens de trabalho criados com base em formulários externos de solicitação definidos com a opção permitir comunicação por e-mail. Os itens de trabalho compatíveis são:

Como alternativa, você pode simplesmente clicar no ícone de resposta nos comentários na tarefa. Se você responder a um comentário adicionado do e-mail do solicitante externo, a opção Enviar e-mail para o solicitante será selecionada automaticamente. Se você responder a um comentário que foi adicionado com base em um e-mail enviado para o solicitante, a resposta será um comentário interno do Wrike começando com a @menção do usuário que enviou o e-mail do Wrike.

Observação

É possível enviar anexos em e-mails do Wrike se o tamanho total dos anexos não for superior a 25 MB.

Não esqueça, após enviar um anexo para um solicitante externo por e-mail, o Wrike não poderá mais controlar quem tem acesso ao arquivo.

Em seguida, o solicitante receberá um e-mail e responderá a ele em seu cliente de e-mail. Essa resposta em cadeia de e-mail é adicionada como um comentário à tarefa original do Wrike. Os responsáveis pela tarefa receberão apenas notificações da Caixa de entrada sobre novos e-mails recebidos no Wrike. A notificação é enviada pelo Wrike Bot. Além disso, responsáveis e seguidores receberão notificações por e-mail.

Se você adicionar um comentário à tarefa sem selecionar Enviar e-mail para o solicitante, esse comentário não ficará disponível para o solicitante fora do Wrike.

Funcionamento para solicitantes externos

Ao enviar o formulário externo de solicitação, o solicitante será solicitado a fornecer seu nome e endereço de e-mail. Depois que o formulário for enviado, o solicitante receberá um e-mail de confirmação com um número gerado automaticamente para a solicitação. Esse número é igual ao ID de tarefa criado no Wrike.

Email_AutoReply.png

Observação

O e-mail de confirmação e todas as outras comunicações por e-mail são enviadas ao solicitante usando o endereço wrike@wrike.com. Não é possível alterar esse e-mail.

Além disso, os usuários não podem responder ao e-mail de confirmação. Eles podem responder ao e-mail seguinte na cadeia.

Quando um usuário do Wrike envia uma resposta de e-mail para a solicitação, o solicitante pode simplesmente responder ao e-mail. A resposta deles será adicionada como um comentário à tarefa no Wrike.

Perguntas frequentes

É possível alterar o endereço de e-mail do usuário externo ou adicionar destinatários de e-mail?

Não. Devido a limitações de segurança, não é possível alterar o endereço de e-mail do solicitante ou adicionar outros destinatários, CC ou CCO. O Wrike só pode enviar e-mails a partir de um endereço de e-mail do Wrike para aqueles que concordaram com isso. Os usuários do Wrike e aqueles que enviam solicitações externas concordam com nossos termos e condições. É por isso que é possível enviar e-mails somente para o e-mail do solicitante original.

É possível mudar o assunto do e-mail?

Sim, você pode alterar o assunto do e-mail simplesmente clicando nele ao criar uma nova resposta de e-mail no Wrike. Esteja ciente de que alterar o assunto do e-mail inicia uma nova cadeia de e-mail.

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