Comunicação por e-mail com solicitantes externos

Você pode permitir que usuários do Wrike enviem e-mails para solicitantes externos a partir de tarefas criadas por formulários de solicitação públicos. Ative Habilitar link público e Exigir nome e e-mail do respondente no formulário de solicitação. Em seguida, você pode enviar e-mails aos solicitantes a partir dos comentários da tarefa, e as respostas aparecerão como comentários na tarefa. Ative Enviar atualizações de status por e-mail para notificar automaticamente os solicitantes quando o status do item de trabalho criado mudar após o envio.

Este é um recurso de integração nativa com e-mail que permite que os usuários do Wrike em sua conta se comuniquem com pessoas fora do Wrike, recebendo e enviando e-mails diretamente das tarefas do Wrike para endereços de e-mail externos. Dessa forma, você pode colaborar em tarefas com solicitantes externos sem a necessidade de adicioná-los à sua conta do Wrike e evitar ter que acessar o e-mail para fornecer atualizações.

Para começar a usar este recurso, configure seus formulários externos de solicitação para permitir a comunicação por e-mail. Nas tarefas criadas com base nesses formulários de solicitação, os usuários do Wrike poderão se comunicar com solicitantes externos por e-mail e vice-versa. Outra vantagem dos formulários de solicitação é que eles promovem a entrada estruturada de trabalho, reduzindo as idas e voltas excessivas da comunicação por e-mail que seria necessária para coletar todas as informações exigidas.

Os administradores do espaço podem criar e editar formulários de solicitação no espaço que gerenciam. Os proprietários e administradores da conta podem criar e editar todos os formulários de solicitação na conta. Em Legacy Enterprise, Pinnacle e Apex, esse direito pode ser restringido para administradores da conta.

Caso seus formulários externos de solicitação já estejam definidos para coletar nomes e e-mails dos usuários, a partir do início de março de 2022 você já poderá enviar e-mails para solicitantes externos em tarefas criadas com base nesses formulários.

Se a coleta de nomes e e-mails não estiver habilitada, você precisará ajustar as configurações para permitir a comunicação por e-mail em tarefas criadas com base em formulários de solicitação. Para fazer isso:

Agora, nas tarefas que serão criadas com base nesse formulário de solicitação, você poderá enviar um e-mail diretamente da seção de comentários.

Todos os usuários, exceto External users, Colaborators, Contributors e Viewers podem enviar e-mails para solicitantes externos a partir dos comentários em tarefas às quais tenham acesso, a menos que sua função de acesso o restrinja.

Depois que o formulário externo de solicitação for enviado, você receberá uma nova tarefa no Wrike. Essa tarefa terá a opção de Enviar e-mail para o solicitante 1 . Para enviar um e-mail diretamente do Wrike, selecione essa opção ao fazer um comentário na tarefa.

Como alternativa, é possível simplesmente clicar no ícone de resposta nos comentários da tarefa. Se você responder a um comentário adicionado do e-mail do solicitante externo, a opção Enviar e-mail para o solicitante será selecionada automaticamente. Se você responder a um comentário que tenha sido adicionado de um e-mail enviado ao solicitante, a resposta será um comentário interno do Wrike, começando com a @menção do usuário que enviou o e-mail pelo Wrike.

Em seguida, o solicitante receberá um e-mail e responderá a ele em seu cliente de e-mail. Essa resposta em cadeia de e-mail é adicionada como um comentário à tarefa original do Wrike. Os responsáveis pela tarefa receberão apenas notificações da Caixa de entrada sobre novos e-mails recebidos no Wrike. A notificação é enviada pelo Wrike Bot. Além disso, responsáveis e seguidores receberão notificações por e-mail.

Se você adicionar um comentário à tarefa sem selecionar Enviar e-mail para o solicitante, esse comentário não ficará disponível para o solicitante fora do Wrike.

Ao enviar o formulário externo de solicitação, o solicitante será solicitado a fornecer seu nome e endereço de e-mail. Depois que o formulário for enviado, o solicitante receberá um e-mail de confirmação com um número gerado automaticamente para a solicitação. Este número é o mesmo que o ID da tarefa criada no Wrike.

Se Enviar atualizações de status por e-mail estiver habilitado, o solicitante receberá notificações por e-mail quando o status da sua solicitação mudar.

Com a comunicação por e-mail bidirecional habilitada, você pode receber comentários sobre sua solicitação por e-mail e responder diretamente para continuar a conversa com a equipe.

Quando um usuário do Wrike envia uma resposta de e-mail para a solicitação, o solicitante pode simplesmente responder ao e-mail. A resposta deles será adicionada como um comentário à tarefa no Wrike.