ステップ 2：Wrike の基本を学ぶ

ステップ 1 では Wrike アカウントの操作の基本を学習したので、このステップでは、それらを使用して自分の作業を整理する方法を見ていきましょう。

スペース、フォルダー、プロジェクト、タスクがWrikeの基本的な構成要素です。 これらの単位を活用して仕事を効果的に整理することで、抜け漏れなく各業務の進捗を管理したり、同僚とのコラボレーションでも業務の位置付けや背景情報を明確にできます。

タスク

Wrike では一つ一つの業務を「タスク」として管理します。タスクのコメント欄を利用してコミュニケーションを行ったり、タスクの説明欄に作業指示や会話の内容を記入・編集していくことができます。

プロジェクト

一つの目標を達成するために複数のタスクが必要になる場合、プロジェクトを使用してタスクをまとめることができます。 プロジェクトには、フォルダーと異なり、ステータスや期日、オーナーなどを設定できる点が特徴です。

フォルダー

フォルダーを「入れ物」にしてタスクを整理・分類することで、タスクが迷子になることを防げます。

スペース

スペースは、その下に多数のプロジェクトやフォルダーを含めることができる、Wrike 内で最大の「入れ物」です。 アカウントの管理者が、部門別やクライアント別、プロジェクトの種類別などにスペースを作成することで、仕事をすっきりと整理することができます。

カスタム項目

また、対象アカウントではカスタム項目も利用できます。 これらは、カスタム項目タイプから作成され、組織またはチームのニーズに合わせてカスタマイズされた、タスクベースおよびプロジェクトベースの項目です。 ただし、作業スペースでの扱い方は、基本的に一般的なタスクやプロジェクトと同じです。

テーブル、ボード、ガントチャートなどのビュー 1 は、フォルダー、プロジェクト、スペース内のタスクをどのように表示するかのオプションです。 フォルダーやプロジェクト、スペースをクリックすると、画面の上部にメニューが表示され、ビューを切り替えることができます。

例えば、 「テーブル」 ビューでは、スプレッドシートに似た形式でデータを表示し、 「ボード」 ビューでは、かんばんボードに似たスタイルで情報を表示します。 一方、「ガントチャート」は、プロジェクトのスケジュールを視覚的に表示します。 これらのビューにより、同じタスク群をユニークな方法で視覚化できます。

フィルター 2 により、表示するタスクを決定できます。 デフォルトでは、ステータスが有効なタスクのみが表示されますが、いつでもフィルターの設定を変更できます。 たとえば、完了したタスクのみを表示する、特定のユーザーが担当しているタスクのみを表示する、今週に予定されているタスクのみを表示するようにフィルターの条件を変更できます。 複数の絞り込み条件を組み合わせ、さらにそのフィルター設定をプリセットとして保存することで、自分が求めている情報を正確かつ簡単に呼び出すことができるようになります。 また、フォルダーやプロジェクトに含まれているはずのタスクが表示されないときには、フィルターの条件を確認したり、すべてのタスクを表示するようにフィルターの条件を変更してみてください。

Wrikeのビュータイプ

Wrikeビューを使用すると、ユーザーはビュー設定をカスタマイズ、フィルタリング、および保存して、自身とチームに適した作業スペースを表示できます。 Wrike で保存できるビューには、プライマリビューとカスタムビューの 2 種類があります。

プライマリビュー

プロジェクト、フォルダー、スペースごとに特定のビューのセットを構成し、チームメンバーに既定で表示するプライマリビューとして設定できます。

カスタムビュー

特定の用途に合わせて設定したビューを作成し、カスタムビューとして幾つでも保存できます。 フィルターやタスクの並べ順などを細かく調整したビューを保存・共有することで、同僚のメンバーが同じようなビューを自分で作成せずにすみます。

以下は利用中のプランに関わらずすべての Wrike アカウントで利用できる主要な機能と操作です。 これらの機能を使いこなしていくことで、Wrike での業務遂行がどんどんと便利になっていきます。