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ステップ 2:Wrike の基本を学ぶ

概要

ステップ 1 では Wrike アカウントの操作の基本を学習したので、このステップでは、それらを使用して自分の作業を整理する方法を見ていきましょう。

Wrike の基本となる 4 つの構成要素

スペースフォルダープロジェクト、タスク:この 4 つが Wrike の基本となる構成要素です。 これらの単位を活用して仕事を効果的に整理することで、抜け漏れなく各業務の進捗を管理したり、同僚とのコラボレーションでも業務の位置付けや背景情報を明確にできます。

タスク

Wrike では一つ一つの業務を「タスク」として管理します。タスクのコメント欄を利用してコミュニケーションを行ったり、タスクの説明欄に作業指示や会話の内容を記入・編集していくことができます。

プロジェクト

一つの目標を達成するために複数のタスクが必要になる場合、プロジェクトを使用してタスクをまとめることができます。 プロジェクトには、フォルダーと異なり、ステータスや期日、オーナーなどを設定できる点が特徴です。

フォルダー

フォルダーを「入れ物」にしてタスクを整理・分類することで、タスクが迷子になることを防げます。

スペース

スペースは、その下に多数のプロジェクトやフォルダーを含めることができる、Wrike 内で最大の「入れ物」です。 アカウントの管理者が、部門別やクライアント別、プロジェクトの種類別などにスペースを作成することで、仕事をすっきりと整理することができます。

カスタム項目

また、対象アカウントではカスタム項目も利用できます。 カスタム項目は、カスタム項目タイプから作成されたタスクやプロジェクトベースの項目で、組織やチームのニーズに合わせてカスタマイズされています。 ただし、作業スペースでの扱い方は、基本的に一般的なタスクやプロジェクトと同じです。

Wrike でのタスクの表示形式と切り替え

テーブルビューボードビューガントチャートなどのビュー 1 は、フォルダー、プロジェクト、スペース内のタスクを表示する方法の異なるオプションです。 フォルダーやプロジェクト、スペースをクリックすると、画面の上部にメニューが表示され、ビューを切り替えることができます。

例えば、 「テーブル」 ビューでは、スプレッドシートに似た形式でデータを表示し、 「ボード」 ビューでは、かんばんボードに似たスタイルで情報を表示します。 一方、「ガントチャート」は、プロジェクトのスケジュールを視覚的に表示します。 これらのビューにより、同じタスク群をユニークな方法で視覚化できます。

GS_Step_2-Views.png

フィルター 2 により、表示するタスクを決定できます。 デフォルトでは、ステータスが有効なタスクのみが表示されますが、いつでもフィルターの設定を変更できます。 たとえば、完了したタスクのみを表示する、特定のユーザーが担当しているタスクのみを表示する、今週に予定されているタスクのみを表示するようにフィルターの条件を変更できます。 複数の絞り込み条件を組み合わせ、さらにそのフィルター設定をプリセットとして保存することで、自分が求めている情報を正確かつ簡単に呼び出すことができるようになります。 また、フォルダーやプロジェクトに含まれているはずのタスクが表示されないときには、フィルターの条件を確認したり、すべてのタスクを表示するようにフィルターの条件を変更してみてください。

GS_Step_2-Filters.png

ビュー(表示形式)

主な用途

ボードビュー

  • かんばん方式でのタスク管理のように、ステータス別にタスクを並べる。

  • タスクのステータスをドラッグ&ドロップ操作で変更する。

  • タスクの添付ファイルのサムネイルをカード形式で表示する。

テーブルビュー

  • 使い慣れたスプレッドシート形式で、タスクのさまざまなデータを一覧表示し、全体像を効率的に把握する。

  • カスタムフィールドを追加、編集、削除して、予算、KPI、ストーリーポイントなどのメトリクスを追跡する。

ガントチャート

  • プロジェクトのスケジュールを視覚的に把握する。

  • ドラッグ&ドロップ操作でタスクのスケジュールを変更する。

  • マイルストーンやタスク間の依存関係を作成する。

  • プロジェクトの進捗のスナップショットを作成し、Wrike 外のユーザーを含めて URL で共有する。

ファイルビュー

  • スペース、フォルダー、プロジェクト内のタスクに添付されたすべてのファイルの概要を把握する。

  • ファイルを並べ替えたり、フィルタリングして目的のファイルを見つける。

  • ファイルを開く、またはダウンロードする。

ストリームビュー

  • 選択したスペース、プロジェクト、フォルダーに含まれるタスクおよびサブタスクに関連する更新内容(新規コメント、担当者の変更、スケジュール変更など)を時系列に沿って確認する。

分析ビュー

  • 分析ビューでは、タスクに関連するデータを理解しやすいインフォグラフィック(グラフや表)で表示。

  • グラフや表の内容は 15 分ごとに最新のデータで自動的に更新されるため、最新の情報を抽出してレポートを作り直す必要がない。

タイムログビュー

  • 特定のフォルダー、プロジェクト、スペース内のすべてのタスクおよびサブタスクのタイムログエントリーを表示する。

Wrikeのビュータイプ

Wrikeのビューでは、ユーザーがビュー設定をカスタマイズ、フィルタリング、並べ替え、保存して、自分やチームに適した作業スペースを表示することができます。 Wrike で保存できるビューには、プライマリビューとカスタムビューの 2 種類があります。

GS_Step_2-View_Settings.png

プライマリビュー

プロジェクト、フォルダー、スペースごとに特定のビューのセットを構成し、チームメンバーに既定で表示するプライマリビューとして設定できます。

カスタムビュー

特定の用途に合わせて設定したビューを作成し、カスタムビューとして幾つでも保存できます。 フィルターやタスクの並べ順などを細かく調整したビューを保存・共有することで、同僚のメンバーが同じようなビューを自分で作成せずにすみます。

Wrike の主な機能と操作

以下は利用中のプランに関わらずすべての Wrike アカウントで利用できる主要な機能と操作です。 これらの機能を使いこなしていくことで、Wrike での業務遂行がどんどんと便利になっていきます。

機能・操作

主な用途

受信トレイ

タスクの担当者として他のユーザーからの指名や、自分に@メンションされたコメント、Wrike 内の新しい項目へのアクセスに関する通知などを時系列で把握する

ダッシュボード

ウィジェットを組み合わせて作成したダッシュボードで、作業の進捗を確認・管理する

共有

他のユーザーが対象の項目(タスク、プロジェクト、フォルダー、スペースなど)にアクセスすることを可能にする

フォロー

タスクの更新内容に関する通知を受け取るようにする

担当者の指名

タスクの進行と完了に責任を持つ担当者を指名する。 タスクまたはプロジェクトの担当者として別のユーザーを指名すると、そのユーザーと対象のタスク/プロジェクトが共有されます。 また自動的に、そのユーザーは対象のタスク/プロジェクトをフォローしている状態になり、更新の通知を受け取るようになります。

Business プランまたは Enterprise プランで利用可能な機能

リクエストフォーム

柔軟にカスタマイズ可能なフォームを利用して、タスクの依頼や問い合わせ、申請を受け取る。フォームは、URL を利用して社外のメンバーや Wrike を利用していないメンバーにも共有できます。

レポート

プロジェクトの成果やチームのパフォーマンスを分析する

カスタムワークフロー

タスクに設定するステータスをカスタマイズし、自社の業務プロセスに合わせたワークフローを作成する

カスタムフィールド

予算、KPI、作業量のような重要な指標データを入力・トラッキングする

カレンダー

タスクやプロジェクトのスケジュールをカレンダー形式で視覚的に把握する

タイムトラッキング

ストップウォッチ機能も利用して、タスクでの作業時間を計測し、自動で集計する

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