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ステップ 2:作業スペースのセットアップ

プロフィールのセットアップ

パーソナライズされた最新のプロフィールは、オンラインコラボレーションに個人専用のタッチを加えます。
次の3つの項目をカスタマイズすることで、作業スペースの外観と雰囲気をアップデートできます:

  1. プロフィールのカスタマイズ:アバターをアップロードし、役職、会社名、その他の情報を入力します。 オンラインのチームコラボレーションには、最新のプロフィール情報が不可欠です。
  2. 作業スペースのテーマを選択します。 黒または白、ヒョウまたはサファリ– Wrikeを好みに合わせます。 選択したテーマは、個人専用作業スペースにのみ適用されます。
  3. 通知設定を確認します。 初期設定では、すべてのEメール通知と製品通知がオンになっています。 それらを編集して、追跡したい変更に関するEメールだけを受信するようにできます。 Wrikeを初めて使用する場合は、初期設定のままにしておくことをお勧めします。 数週間後、通知の微調整に戻ることができます。

基本的なアカウント管理

チームのすべての作業スペースに影響するアカウント設定を更新します:

  1. ブランド付け作業スペースおよびEメール通知の会社ロゴを更新します。
  2. 国の祝日をチームの初期設定作業スケジュールに追加します。

スペースとフォルダーによる作業の整理

スペースのセットアップ

スペースは、1つのトピックに関連するすべての作業項目を格納するハブです。 初期設定では、アカウントには、アカウントのすべてのメンバーがアクセスできる公開チームスペースと、プライベートな作業を保存できる個人専用スペースがあります。

まず、これらの経験則のいずれかを使用してスペース構造を設定します。チームの進捗に合わせて後でいつでも変更することができます。

  1. 小さなチームは、チームスペース内ですべてのプロジェクトを管理できます。
  2. 複数のチームがある場合は、チームごとにスペースを設定します(例:マーケティング、デザイン、人事、IT)。
  3. クライアント別に作業を整理する場合は、クライアントごとにスペースを設定します。
  4. 多数のクライアントがある場合は、地域、サイズ、または重要性でクライアントをグループ分けし、これらのグループごとにスペースを作成します。

Spaces.png

フォルダー構成のセットアップ

フォルダーを使用すると、スペース内のタスクやプロジェクトを、地域、作業のタイプ、スプリントなどで分類できます。 また、フォルダをタグとして使用すると、一度に複数のフォルダーにタスクを配置できるため、タスクやプロジェクトを分類してすばやくアクセスできます。 タグが目立つように、フォルダー名を色分けできます。

Tags.png

Wrikeのヒント:アカウントに次のフォルダーを追加することを強くお勧めします:

アーカイブフォルダー:このフォルダーを使用して、完了した作業項目や古くなった作業項目を保存します。 詳細
ナレッジベースフォルダー:このフォルダに、Wrikeの使用ルールを含むタスクと、チームでよく寄せられる質問への回答を入力します。 詳細
テンプレートフォルダー:ここにフォルダーおよびプロジェクトのテンプレートを追加します。 サブフォルダーを作成し、個々のタスクのテンプレートを保存します。 登録がBusiness以上の場合、Labsでの下書きを有効にすることをお勧めします。 下書きはWrike内の新規セクション(サブツリー) であり、進行中の作業を中断することなくプロジェクトおよびタスクを構築することができます。

新規プロジェクトの開始

新製品の立ち上げ、電子ブックの作成、会議の準備など、どのような場合でも、プロジェクトを管理します。 プロジェクトを使用して、大きい目標の一部であり期限が設定されているタスクのグループを管理します。 ここでは、新規プロジェクトをゼロから開始する方法を、順を追って説明します:

  1. 「+」ボタンをクリックして、プロジェクトを作成します。 プロジェクトのタイトル、期限、およびプロジェクトのオーナーを入力し、タスクの初期設定ビューを選択します(リスト、ボード、テーブル、またはガントチャート)。
  2. タスクを入力します。タスクは、プロジェクトの目標を達成するために完了すべき行動項目と考えてください。
  3. ユーザーにタスクを指名します。理想的には、タスクは1人に指名すれば十分な小さいものである必要があります。そうでない場合は、タスクをサブタスクに分割し、それぞれに指名するします。
  4. 1つずつタスクをスケジュールするか、一括編集を使用します。
  5. ガントチャートに切り替えて、スケジュールを視覚化します。 各タスクに正しい期間が設定されていることを確認し、必要に応じてタスクをスケジュール変更します。
  6. 依存関係を設定します。 依存関係は、タスクがどのように相関しているかを理解するのに役立ちます。 依存関係のタスクのスケジュールを変更すると、依存関係のタスクはすべて自動的にスケジュール変更されます。 タスクが完了すると、依存関係のタスクの担当者は、タスクの作業を開始できるという通知を受信します。
  7. 重要なタスクをマイルストーンに変換します。 マイルストーンは、プロジェクト内の主要なイベントまたは分岐する決定ポイントをマークする参照ポイントです。 ガントチャートで依存関係のタスクをスケジュール変更すると、マイルストーンは自動的にスケジュール変更されません。
  8. 繰り返しの多いプロジェクトを実行している場合、テンプレートとして保存し、今後のプロジェクト用に複製できます。

プロジェクトの進捗を監視する方法はいくつかあります:

  1. プロジェクトのダッシュボードを使用して、プロジェクトの優先度を理解する。
  2. 選択したメトリクスに基づいてプロジェクトの進捗を自動的に計算し、リアルタイムで更新する、組み込みのプロジェクト進捗トラッカーを使用する。 (Business以上の登録で利用可能。)
  3. プロジェクトの状況に基づいてレポートを作成すると、チームまたは会社内のすべてのプロジェクトの進捗をすばやくチェックできる。 (Business以上の登録で利用可能。)

プロジェクトでの作業が完了したら、完了としてマークし、専用の「アーカイブ」フォルダーに移動します。

その他のリソース

Wrike Discoverコース:

運用開始のためのウェビナー:

コミュニティポスト:

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