Créer un flux de travail d'espace
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Disponibilité : ancien Business, ancien Enterprise ; indisponibilité : ancien Free, ancien Professional. ; |
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Disponibilité : Team, Business, Enterprise, Pinnacle. ; Indisponibilité : Free ; |
Les administrateurs d'espaces peuvent créer des flux de travail d'espace.
Il s'agit de flux de travail personnalisés créés dans un espace spécifique qui ne peuvent être utilisés que dans cet espace particulier.
Le flux de travail d'espace est un flux de travail appartenant à un espace particulier. Vous pouvez, en tant qu'administrateur de l'espace, l'adapter aux besoins de votre équipe et le modifier facilement depuis les paramètres de l'espace.
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Accédez à l'espace 1 pertinent dans la barre latérale où vous souhaitez créer un flux de travail.
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Cliquez sur l'icône d'engrenage 2 à côté de l'aperçu de l'espace dans le panneau latéral.
OU
Cliquez sur l'icône de l'engrenage 2 sous le titre de l'espace dans la vue actuelle.
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Basculez sur l'onglet Flux de travail 3. Vous verrez une vue Tableau listant tous les flux de travail créés dans l'espace.
Vous pouvez rechercher, trier et regrouper des flux de travail, et activer des champs depuis la barre d'outils 4.
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Cliquez sur + Flux de travail 5.
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Dans le menu qui apparaît 6, survolez l'une des options suivantes pour spécifier où le flux de travail doit s'appliquer :
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Tâches (uniquement pour les éléments basés sur les tâches)
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Projets (uniquement pour les éléments basés sur des projets)
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Tant les tâches que les projets (à appliquer aux deux types d'éléments)
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Cliquez sur Créer un nouveau flux de travail 7 dans la liste déroulante.
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Vous pouvez ensuite :
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Nommez le flux de travail 8.
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Ajoutez une description ou un résumé du flux de travail 9.
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Ajouter le statut au flux de travail 10.
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Modifiez le nom des statuts 11.
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Choisir la couleur du statut 12.
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Ajouter des transitions, des attributaires et des approbations 13 suite à un changement de statut (certaines de ces options peuvent n'être disponibles que pour les administrateurs de compte).
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Supprimer le statut 14.
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Déplacez les statuts par glisser-déposer pour les organiser de la manière la plus adéquate pour votre équipe. L'ordre que vous choisissez est celui dans lequel les statuts apparaîtront dans un menu déroulant des statuts d'un élément.
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Cliquez sur Enregistrer 15 pour créer le flux de travail.
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Cliquez sur Terminé pour appliquer le flux de travail à l'espace.
Vous pouvez définir des flux de travail personnalisés par défaut pour votre espace. Cela détermine quel flux de travail sera automatiquement appliqué aux projets et tâches nouvellement créés dans cet espace.
Le flux de travail par défaut au niveau d'espace sélectionné peut être remplacé en définissant un autre flux de travail par défaut dans des projets ou dossiers spécifiques. Voir cet article pour plus de détails.
Important
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Vous pouvez créer un maximum de 20 flux de travail personnalisés par espace et jusqu'à 10 000 flux de travail d'espace par compte.
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Les flux de travail personnalisés d'un espace ne peuvent être utilisés que dans cet espace spécifique. Cependant, ils sont visibles par tous les utilisateurs du compte qui ont accès à l'espace.
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Un flux de travail de compte ne peut pas être transformé en flux de travail d'espace. En revanche, un flux de travail d'espace peut être converti en un flux de travail de compte.
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Dans un espace verrouillé, vous pouvez, au moment d'un changement de statut, uniquement désigner comme chargés de mission des utilisateurs de cet espace.
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Les flux de travail d'un espace peuvent être utilisés uniquement dans les formulaires de demande et les règles d'automatisation créés dans cet espace.