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Blueprints

Les utilisateurs réguliers et externes peuvent créer et lancer des blueprints. Les collaborateurs peuvent voir des blueprints qui ont été partagés avec eux. 

Aperçu

Avec les blueprints, vous pouvez gérer vos modèles de projets et de tâches et planifier votre travail tout en le maintenant séparé des projets en cours.

Pour commencer rapidement avec les blueprints :

  1. Vous pouvez créer votre premier blueprint de projet, de dossier ou de tâche en partant de zéro. Vous pourrez ensuite l'utiliser comme modèle pour vos futurs projets ou tâches.
  2. La prochaine fois que vous aurez besoin de commencer un nouveau projet ou une nouvelle tâche, essayez de le/la lancer depuis un blueprint.

Informations importantes

  • Les dossiers et projets blueprint disposent d'une section dédiée dans le panneau de navigation de gauche.
  • Lorsque vous ajoutez un chargé de mission à un blueprint de tâche ou un propriétaire à un blueprint de projet, ces derniers ne sont pas automatiquement partagés et le chargé de mission/propriétaire ne reçoit pas de notification. Un élément est néanmoins automatiquement partagé avec un utilisateur lorsque vous l'@mentionnez ou que vous l'ajoutez comme suiveur.
  • Vous pouvez partager un blueprint de la même manière, comme une tâche, un dossier, ou un projet classique.
  • Seuls les utilisateurs ayant accepté une invitation à rejoindre le compte peuvent être désignés comme chargés de mission d'un blueprint de tâche ou comme propriétaires d'un blueprint de projet.
  • Vous ne pouvez pas créer de widget de rapport, de calendrier, ou de tableau de bord, ni un tableau de charge de travail à partir d'un blueprint de dossier/projet.

 

Créer un blueprint

Il y a deux manières de créer un blueprint :

  • Créer un blueprint de projet, de dossier ou de tâche à partir de zéro.
  • Sauvegarder un projet, un dossier ou une tâche existant(e) comme blueprint.

Créer un blueprint de projet

  1. Cliquez sur le signe « + » à droite de « Blueprints », ou faites un clic droit sur un dossier/projet dans la section « Blueprints » du panneau de navigation de gauche ; placez le curseur sur « Ajouter », et sélectionnez « Dossier » ou « Projet » (selon ce que vous voulez créer).
  2. Dans la fenêtre contextuelle qui s'ouvre :
    • Si cela est nécessaire, changez le type d'élément qui sera créé : un dossier ou un projet.
    • Saisissez le nom de votre blueprint de dossier/projet.
    • Spécifiez l'emplacement de votre blueprint. Veuillez noter qu'un blueprint peut porter l'étiquette d'un autre blueprint uniquement (vous ne pouvez par exemple pas désigner un dossier/projet de l'arborescence principale comme le dossier/projet parent d'un blueprint).
    • Pour les projets : spécifiez les propriétaires de projet et la date de début et de fin.
    • Choisissez la vue par défaut du dossier ou du projet.
    • Indiquez avec qui vous souhaitez partager le dossier/projet.
  3. Cliquez sur « Créer ».
  4. Votre blueprint est créé et apparaît dans la section « Blueprints » du panneau de navigation de gauche. Vous pouvez maintenant ajouter toutes les tâches et sous-tâches nécessaires à la réalisation de votre projet. Une fois que vous aurez terminé, vous devriez disposer de tâches pour chaque étape nécessaire de votre projet.
  5. Ajoutez des données à vos tâches et sous-tâches, en fonction de vos besoins. Saisissez autant d'attributs de tâche que vous pouvez (durée, chargés de mission, descriptions et pièces jointes).

Créer un blueprint de tâche

  1. Sélectionnez un dossier ou un projet depuis la section « Blueprints » du panneau de navigation de gauche. C'est là que votre tâche blueprint sera créée.
  2. Cliquez sur « + Nouvelle tâche » depuis la vue Liste, Tableau agile ou Tableau, ou depuis le diagramme de Gantt.
  3. Ajoutez les données relatives à votre tâche. Ajoutez toute information utile pour le blueprint. Vous pouvez par exemple introduire du texte dans la description de la tâche, ajouter des chargés de mission, fixer une date de début et de fin, etc.
  4. Sélectionnez un emplacement pour la tâche créée à partir du blueprint.

Enregistrer un projet comme blueprint

Si vous avez un projet que vous souhaitez utiliser comme un modèle pour vos projets futurs, vous pouvez l'enregistrer comme blueprint.

  1. Faites un clic droit sur un dossier/projet dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Sélectionnez « Enregistrer comme blueprint ».
  3. Saisissez le nom du blueprint.
  4. Sélectionnez un nouvel emplacement (facultatif). Indiquez le dossier/projet où vous souhaitez ajouter votre blueprint. Si vous ne choisissez pas d'emplacement, le blueprint sera créé comme dossier principal.
  5. Ajoutez un préfixe (facultatif). Le texte ajouté dans le champ du préfixe est ajouté au début des titres de tous les éléments du nouveau blueprint (y compris les sous-dossiers, les sous-projets, les tâches et les sous-tâches).
  6. Cochez la case à gauche de « Copier les tâches » pour copier toutes les tâches et les sous-tâches d'un dossier ou d'un projet dans un blueprint.
    • Indiquez comment seront dupliquées les tâches : avec ou sans description, pièces jointes, chargés de mission et valeurs de champ personnalisé.
    • Reprogrammez les tâches. Laissez la case « Reprogrammer » décochée pour que les dates des tâches soient les mêmes que celles programmées dans le dossier ou le projet d'origine. Cochez-la pour définir la date de début de la première tâche ou la date de fin de la dernière tâche dans le dossier ou le projet. Toutes les autres tâches seront reprogrammées en conséquence.
  7. Cliquez sur « Enregistrer ».

Votre projet ou dossier est sauvegardé comme blueprint et il apparaît dans la section « Blueprints » dans le panneau de navigation de gauche.

Enregistrer une tâche comme blueprint

  1. Faites un clic droit sur la tâche que vous voulez enregistrer comme blueprint.
  2. Sélectionnez « Enregistrer comme blueprint ».
  3. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, saisissez un nom pour le blueprint et sélectionnez le dossier ou projet blueprint où vous voulez l'enregistrer*.
  4. Cochez les cases des attributs disponibles pour indiquer ceux que vous voulez copier de la tâche dans votre blueprint : description, pièces jointes, chargés de mission et valeurs de champ personnalisé.
  5. Reprogrammez un blueprint : modifiez la date de début ou la date d'échéance.
  6. Cliquez sur « Enregistrer ».

Votre tâche est enregistrée comme blueprint et apparaît dans le dossier ou le projet spécifié à l'étape 3.

*Si vous ne sélectionnez pas d'emplacement, votre blueprint sera enregistré comme dossier principal dans la section « Blueprints ».

Utiliser un blueprint

Créer un projet ou un dossier à partir d'un blueprint

Utilisez un blueprint pour lancer rapidement votre nouveau projet et envoyez des notifications aux chargés de mission concernant les tâches du projet.

  1. Sélectionnez un dossier/projet dans la section « Blueprints » du panneau de navigation de gauche.
  2. Sélectionnez « Créer à partir du blueprint ».
  3. Nommez le projet ou dossier.
  4. Sélectionnez un nouvel emplacement (facultatif). Spécifiez le projet/dossier/espace dont votre nouveau dossier ou projet portera l'étiquette. Si vous ne choisissez pas d'emplacement, votre dossier/projet sera placé dans la section « Partagé avec moi ».
  5. Indiquez si vous souhaitez envoyer des notifications par e-mail aux chargés de mission de tâches d'un dossier/projet et aux propriétaires de ses sous-projets au moment de la création.
  6. Ajoutez un préfixe (facultatif). Le texte ajouté dans le champ du préfixe est ajouté au début des titres de tous les éléments du nouveau dossier/projet (y compris les sous-dossiers, les sous-projets, les tâches et les sous-tâches).
  7. Cochez la case à gauche de « Copier les tâches » pour dupliquer toutes les tâches et les sous-tâches du blueprint.
    • Indiquez comment seront dupliquées les tâches : avec ou sans description, pièces jointes, chargés de mission et valeurs de champ personnalisé.
    • Reprogrammez les tâches. Laissez la case « Reprogrammer » décochée pour que les dates des tâches soient les mêmes que celles programmées dans le dossier ou le projet d'origine. Cochez-la pour définir la date de début de la première tâche ou la date de fin de la dernière tâche dans le dossier ou le projet. Toutes les autres tâches seront reprogrammées en conséquence.
  8. Cliquez sur « Créer ».

Créer une tâche à partir d'un blueprint

Vous pouvez rapidement créer une tâche active depuis un blueprint et notifier immédiatement ses chargés de mission pour qu'ils commencent à travailler dessus.

  1. Faites un clic droit sur le blueprint d'une tâche depuis la vue Liste.
  2. Sélectionnez « Créer à partir du blueprint ».
  3. Saisissez un nom pour la nouvelle tâche.
  4. Sélectionnez un nouvel emplacement (facultatif). Spécifiez le dossier/projet/espace dont votre nouvelle tâche portera l'étiquette. Si vous ne choisissez pas d'emplacement, votre tâche sera placée dans la section « Partagé avec moi ».
  5. Déterminez comment doit être lancée la tâche :
    • Notifier les chargés de mission : envoyer des notifications par e-mail aux chargés de mission.
    • Copier les descriptions : copier la description du blueprint au moment du lancement de la tâche.
    • Copier les pièces jointes : inclure les pièces jointes du blueprint dans la nouvelle tâche.
    • Copier les chargés de mission : maintenir les chargés de mission du blueprint au moment du lancement de la tâche.
    • Copier les valeurs des champ personnalisés : indiquer si les données saisies dans la tâche blueprint doivent être copiées dans la nouvelle tâche.
    • Reprogrammer : définir une date de début et une date d'échéance pour la tâche.
  6. Cliquez sur « Créer ».

Formulaires de demande et blueprints

Vous pouvez configurer un formulaire de demande pour créer une tâche ou un projet à partir d'un blueprint. Dans ce cas là, à chaque fois que quelqu'un utilisera le formulaire pour envoyer une demande, une tâche ou un projet sera créé(e) à partir du blueprint désigné.
Plus d'informations sur la page Créer un formulaire de demande.

Pour aller plus loin

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