Referencia de acciones de agentes de IA

TL;DR

Los agentes de IA automatizan las actualizaciones, la creación, las aprobaciones, las asignaciones y las notificaciones de los elementos de trabajo. Las acciones se ejecutan de forma secuencial con filtros y destinos configurables. Las integraciones y las actualizaciones de campos tienen límites específicos, y los flujos de trabajo con retraso requieren varios agentes.

• Descripción general
• Tabla de acciones
• Reglas de escritura de campos personalizados
• Crear elementos con la acción Crear elemento
  • Dar formato a las descripciones de elementos
  • Crear un elemento a partir de un blueprint
• Pausar flujos de trabajo con automatizaciones de múltiples agentes
• Detalles de la acción y ejemplos de solicitud
• Ubicación de destino de la acción
• Filtrado de elementos de trabajo
• Acciones múltiples
• Cuándo usar el cambio de estado
• ¿Qué sigue?

Descripción general

Las acciones definen qué hace un agente de IA cuando se activa. Puedes añadir varias acciones por agente.

Tabla de acciones

Reglas de escritura de campos personalizados

Los agentes de IA pueden actualizar estos tipos de campos personalizados: Texto, Selección única, Selección múltiple, Número, Porcentaje, Moneda, Link to Database, Casilla de verificación, Fecha, Duración y Personas.

• Solo lectura (no pueden ser escritos): campos de espejo y campos Calculados/Fórmula (solo se leen como contexto). 
• Los campos de fecha que incluyen un componente de hora (función de Wrike Labs) no son compatibles con las acciones de agentes de IA y no aparecerán en el selector de campos. Si se cambia un campo de fecha para que incluya hora después de guardar el agente con ese campo, la acción fallará en cada ejecución.

Detalles de la acción y ejemplos de solicitud

Cambiar responsable - Los agentes de IA pueden ver los atributos del perfil de usuario (cargo, departamento, país, zona horaria, número de tareas asignadas) y la pertenencia a grupos. Los agentes no pueden acceder a datos de carga de trabajo o capacidad más allá del conteo de tareas. (Consulta Assign Work Items with AI Agents).

Selecciona Link-to-Database registro:

• Acción Cambiar Campo de L2DB: El agente de IA puede buscar en toda la base de datos. Busca por valor, no por nombre de columna.
• Otras acciones: el agente de IA solo ve el valor seleccionado actualmente.

✅ \"selecciona el registro que contiene el valor\"
❌ \"selecciona el registro donde el Nombre de columna es valor\"

Cambiar fecha de inicio/vencimiento - ejemplos de solicitud:

• «Cuando el estado cambie a Bloqueado, aplaza la fecha de vencimiento 5 días laborables.»
• «Cuando todos los campos obligatorios estén completos, establece la fecha de inicio en hoy.»

Ubicación - dos modos:

• Mover a ubicación: Quita el elemento de su carpeta actual y lo coloca exclusivamente en la carpeta de destino.
• Agregar a ubicación: Mantiene el elemento en su carpeta actual y lo agrega a una carpeta adicional.

Ejemplos de solicitud:

• Cuando la descripción de una tarea mencione legal, cumplimiento o regulatorio, muévela a la carpeta de Revisión Legal.
• Cuando la Prioridad se establezca en Crítica, agrega la tarea a la carpeta de Cola Urgente.

Importante: Los agentes de IA solo pueden mover elementos a las carpetas que hagas referencia explícitamente como chips de ubicación. No pueden mover elementos a ubicaciones arbitrarias ni crear carpetas nuevas.

Iniciar o gestionar flujo de aprobación - acciones admitidas: crear una aprobación, actualizar una aprobación en borrador, agregar/quitar aprobadores, elegir al autor o al responsable como aprobador, especificar usuarios/grupos mediante chips de usuario.

Ejemplos de solicitud:

• «Cuando el estado cambie a Listo para revisión, inicia una aprobación con el propietario del proyecto como aprobador.»
• Cuando el campo Budget supere 50,000, inicia una aprobación con el grupo de usuarios Finance Team.

Enviar correo - Durante la configuración, el admin del espacio autentica una cuenta de Gmail o Outlook.

El agente de IA puede obtener direcciones de: el correo principal del responsable, el correo del autor, los valores de campos personalizados, el texto del título/descripción de la tarea, direcciones explícitas y reglas de composición (p. ej., \"nombre + punto + apellido + @contoso.com\").

El agente de IA no puede obtener direcciones de: seguidores, correos secundarios.

Consejo: Usa un lenguaje claro como \"Envía un correo a los responsables resumiendo el estado del proyecto\" en lugar de \"Actualiza a los responsables sobre el estado del proyecto\".

Importante: Una sola acción de correo puede dirigir el mensaje a varios destinatarios en el campo \"Para\". Sin CC/BCC, sin archivos adjuntos, sin correos secundarios ni de seguidores. El remitente muestra la cuenta conectada.

Notificar en Slack - Un admin del espacio conecta un espacio de trabajo de Slack y selecciona un canal mediante un chip; el canal queda fijado durante la configuración.

Importante: Requiere conectar un espacio de trabajo de Slack. La app de Slack debe estar instalada en cualquier canal de destino. La app de Wrike para Slack está aprobada en el Marketplace; los espacios de trabajo restringidos pueden necesitar aprobación previa del admin.

Limitaciones: un canal por acción; sin respuestas en hilo; sin @menciones a usuarios de Slack.

Notificar en Microsoft Teams - Un administrador del espacio conecta una cuenta de Teams y selecciona el destino objetivo (puede ser un canal, un chat 1:1 existente o un chat grupal existente), fijado durante la configuración. Una sola acción también puede publicar simultáneamente en un chat y en un canal. Los mensajes incluyen un enlace de regreso al elemento de trabajo.

Limitaciones y capacidades:

• Destinos compatibles:
  • Canales (dentro de un solo equipo a la vez): Puedes dirigir varios canales dentro de un mismo equipo. Para publicar en canales de equipos diferentes, añade una acción aparte para cada equipo.
  • Chats 1:1 existentes
  • Chats grupales existentes
• No compatible: Crear nuevos chats, chats de reuniones, publicar en varios chats y canales desde una sola acción, respuestas en hilos, @menciones y formato enriquecido más allá del markdown básico de Teams.
• Detalles del mensaje: Los mensajes siempre incluyen un enlace al elemento de trabajo.

Ubicación de destino de la acción

Elige dónde debe ocurrir la actualización:

Crear elementos con la acción Crear elemento

Usa la acción Crear elemento 1 para crear un elemento (tarea, proyecto o carpeta) 2 cada vez que se active el agente. Para crear un elemento a partir de un blueprint, selecciona Crear elemento desde blueprint (justo debajo de esta acción).

Dar formato a las descripciones de elementos

La acción admite descripciones con texto enriquecido, que incluyen:

• Encabezados
• Listas de comprobación
• Listas con viñetas y numeradas
• Colores de texto

Limitaciones: No se admiten la alineación de texto ni los tamaños de fuente personalizados. 

Ejemplos de solicitud:

• «Cuando se envíe una solicitud, crea un proyecto con un encabezado de resumen y una lista de comprobación de los siguientes pasos.»
• «Cuando llegue una nueva solicitud de campaña, crea una tarea con una lista numerada de acciones requeridas.»

Crear un elemento a partir de un blueprint

1. Añade la acción Crear elemento desde blueprint 1 durante la configuración del agente.
2. Abre el selector de blueprint 2.
3. Selecciona el blueprint que quieres que use el agente 3.
4. Añade instrucciones que indiquen al agente cuándo crear el elemento 4.
5. Selecciona dónde se debe crear este elemento 5.
6. Guarda 6 el agente.

El agente crea un elemento por disparador e incluye todas las subtareas del blueprint seleccionado.

Ejemplo de solicitud:

«Cuando se envíe una solicitud, crea un proyecto a partir del blueprint “Client Onboarding”.»

Pausar flujos de trabajo con automatizaciones de múltiples agentes

En los procesos con intervención humana, los flujos de trabajo automatizados a menudo necesitan pausarse para dar tiempo al equipo a aportar los detalles que faltan antes de continuar. Si bien un agente personalizado individual no puede detenerse a mitad de ejecución y reanudarse más tarde en la misma sesión, puedes lograr exactamente esa lógica combinando un agente basado en eventos con otro agente programado de seguimiento.

Comprender las capacidades de los agentes

• Lo que pueden hacer los agentes: reaccionar de inmediato a las actualizaciones (como cambios en campos) o ejecutar tareas en un horario basado en tiempo.
• Lo que no pueden hacer los agentes: pausar a mitad de ejecución, mantener un estado activo después de una demora y reanudarse automáticamente dentro de una sola ejecución.

Enfoque alternativo: automatización de múltiples agentes

Para replicar un flujo de trabajo pausado, configura dos agentes para que trabajen juntos:

1. Agente basado en disparador: reacciona tan pronto como un usuario rellena el campo personalizado requerido, lo que permite que el flujo de trabajo principal continúe de inmediato.
2. Agente de comprobación programada: se ejecuta después de un período de tiempo especificado (por ejemplo, 1 hora después de la creación del elemento). Si el campo requerido sigue vacío, este agente actualiza el estado del elemento automáticamente.

Lista de comprobación de configuración

Antes de configurar tus agentes, define los siguientes elementos:

• Campo requerido: el campo personalizado que debe contener datos.
• Duración de espera: el intervalo de tiempo que se debe esperar antes de ejecutar la comprobación programada. Como no hay elementos específicos de interfaz de usuario para este ajuste, especifica todos los elementos y los detalles de tiempo relevantes directamente en las instrucciones de la acción.
• Acción de éxito: el paso o disparador que se ejecuta si el campo se rellena a tiempo.
• Acción al expirar el tiempo: el cambio de estado que se aplica si el campo permanece vacío tras la duración de espera.

Resultado

Aunque esta configuración usa dos disparadores separados en lugar de una única ejecución pausada, automatiza con éxito los retrasos con intervención humana y mantiene la precisión de los datos.

Filtrado de elementos de trabajo

Cada acción tiene un selector de filtros: filtra por tipo de elemento, estado, responsable, campos personalizados, importancia, nombre o cualquier combinación. Los elementos que no coincidan se omiten sin consumir créditos de agente. Configurado por acción.

Consejo: Si tu agente de IA está asignado a una carpeta que contiene tanto proyectos como tareas, aplica un filtro para limitar sus acciones a los tipos de "item" relevantes. Uso típico: filtra los "items" completados para evitar desperdiciar acciones del agente en ellos.

Acciones múltiples

Cómo funcionan las acciones múltiples:

• Las acciones son independientes: de forma predeterminada, el resultado de una acción no afecta a las demás.
• Orden de ejecución garantizado: las acciones ahora se ejecutan en el orden exacto que configures. Como la ejecución es secuencial, la Acción B puede leer lo que escribió la Acción A. Solo arrastra y suelta las acciones para establecer su orden en el constructor.
• Cada acción tiene su propia instrucción y destino; la instrucción general es compartida.
• Pon nombre a cada acción para identificarlas fácilmente en la configuración y los registros (p. ej., \"Establecer prioridad\", \"Dirigir al equipo\", \"Publicar resumen\").

Qué significa esto para tus solicitudes:

• Cada solicitud de acción debe ser independiente.
• No escribas \"Lee el comentario publicado por la acción anterior\" ni \"Si la Acción 1 tuvo éxito…\".
• Si dos acciones necesitan el mismo valor, haz que cada una lo calcule de forma independiente a partir de la misma fuente.
• Si la Acción B realmente necesita la salida de la Acción A → usa el encadenamiento de agentes (consulta Write Effective Agent Prompts).

Buenos casos de uso de acciones múltiples: establecer un campo de categoría Y publicar un comentario; cambiar responsable Y actualizar estado; actualizar varios campos personalizados al mismo tiempo.

Cuándo usar el cambio de estado

• Validación de ingreso: Cambia a Listo cuando todos los campos obligatorios estén completos.
• Seguimiento de retrasos: Marca como Atrasado cuando se pase la fecha de vencimiento.
• Detección de dependencias: Establece Bloqueado cuando se mencionen dependencias.
• Finalización del proyecto: Mueve a Completado cuando todas las subtareas estén terminadas.

Notas: Los agentes respetan las reglas de transición del flujo de trabajo y no pueden saltarse estados obligatorios. Los cambios se registran con su motivo. Si el estado ya es correcto, solo se crea una entrada en el registro. Funciona con flujos de trabajo estándar y personalizados.

Ejemplos de solicitud de estado:

• «Cuando una tarea pase su fecha de vencimiento y el estado no sea Completado, cambia el estado a Atrasado.»
• «Cuando una tarea tenga los tres campos obligatorios rellenados

¿Qué sigue?

• Assign Work Items with AI Agents