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Estados y flujos de trabajo personalizados

Los estados y flujos de trabajo personalizados están disponibles en las cuentas de Business y Enterprise.

⏱ 6 minuto de lectura

Descripción general

Los estados de tarea reflejan las situaciones típicas en las que puede encontrarse una tarea a lo largo de su desarrollo. Los flujos de trabajo en Wrike se componen de una serie de estados, organizados en cuatro grupos: "Activo", "Completado", "Aplazado" y "Cancelado". El flujo de trabajo predeterminado está disponible para todos los usuarios de Wrike y consta de un estado por cada uno de los cuatro grupos.

Cuentas de Business y Enterprise: además del flujo de trabajo predeterminado, estas cuentas pueden crear estados y flujos de trabajo personalizados y especificar quién debe añadirse como asignado si una tarea tiene un estado particular. Crea un nuevo flujo de trabajo para satisfacer las necesidades concretas de un equipo, y añade a ese flujo los estados particulares por los que suelan pasar tus tareas.

Para obtener más información sobre cómo automatizar estados y flujos de trabajo, consulta nuestra página de flujos de trabajo personalizados avanzados

Información importante

  • Todas las tareas nuevas se crean como activas de forma predeterminada. Si se aplica un flujo de trabajo personalizado, a las tareas se les concede el primer estado del grupo activo del flujo de trabajo personalizado.
  • Las tareas aplazadas y canceladas no aparecen en correos electrónicos de tareas pendientes o en widgets atrasados en tu panel de control.
  • Una tarea solo puede tener un estado en cada momento.

Para cuentas de Business y Enterprise

  • Todos los usuarios de las cuentas de Business y Enterprise pueden usar estados y flujos de trabajo personalizados, pero solo un administrador de la cuenta puede crearlos o editarlos.
  • No necesitas añadir estados a los grupos "Aplazado" y "Cancelado" de los flujos de trabajo personalizados.

Editar el flujo de trabajo predeterminado

La cuenta administradores en las cuentas Business y Enterprise puede editar el flujo de trabajo predeterminado.

  1. Haz clic en la imagen de tu perfil, situada en la esquina superior derecha de tu espacio de trabajo.
  2. Haz clic en "Flujo de trabajo predeterminado". Si no lo ves, presiona Ctrl + F (o Cmd + F, si estás en una Mac) y búscalo en la lista.
  3. Para añadir un estado: haz clic en "+ Añadir estado" en la parte inferior de cualquier grupo de flujo de trabajo, introduce su título y selecciona un color asociado a un estado.
  4. Para editar o borrar un estado existente, haz clic en su título en la lista.
  5. Arrastra y suelta los estados a fin de reorganizarlos en el orden que sea más lógico para tu equipo. El orden que elijas aquí será el mismo con el que aparecerán dentro de los menús desplegables de estados para cada tarea.
  6. Haz clic en "Guardar" en la esquina superior derecha.

Cuando se graban modificaciones en el flujo de trabajo predeterminado, estas modificaciones se reflejan en la cuenta inmediatamente.

Nota: Debe haber al menos un estado en cada categoría del flujo de trabajo predeterminado. Como resultado, el primer estado de un grupo puede editarse, pero no se puede quitar ni mover dentro del flujo. Si eliminas un estado personalizado: las tareas que tienen ese estado actualmente, lo conservarán, pero no podrás aplicar dicho estado a ninguna tarea adicional ni filtrar por los estados eliminados.

Crear un flujo de trabajo personalizado

Los administradores de las cuentas de Business y Enterprise pueden crear un flujo de trabajo personalizado.

  1. Haz clic en la imagen de tu perfil, situada en la esquina superior derecha de tu espacio de trabajo.
  2. Haz clic en “+ Nuevo flujo de trabajo”.
  3. Introduce el nombre del nuevo flujo de trabajo. De forma predeterminada, tiene un estado en las categorías de flujo de trabajo "Activo" y "Completado".
  4. Añade estados a tu flujo de trabajo: haz clic en "+ Añadir estado" en la parte inferior de cualquier grupo de flujo de trabajo, introduce su título y selecciona un color para ese estado.
  5. Puedes cambiar el nombre o el color de un estado, o bien eliminarlo, haciendo clic en él.
  6. Arrastra y suelta los estados a fin de reorganizarlos en el orden que sea más lógico para tu equipo. El orden que elijas aquí será el mismo con el que aparecerán en los menús desplegables de estados para cada tarea.
  7. Haz clic en "Guardar" en la esquina superior derecha.

Cuando creas un nuevo flujo de trabajo, todos los miembros del equipo pueden empezar a utilizarlo inmediatamente.

Mostramos a continuación algunos ejemplos típicos de flujos de trabajo:

Development-Border.pngMarketing-Border.pngSales-Border.png

Aplicar un flujo de trabajo personalizado

Cualquier usuario normal o externo puede aplicar un flujo de trabajo personalizado a una tarea, carpeta o proyecto. Cuando aplicas un flujo de trabajo a una carpeta o proyecto, las nuevas tareas creadas en esa carpeta o proyecto reciben automáticamente el primer estado del grupo activo del flujo de trabajo.
Siempre se puede dar a una tarea un estado de un flujo de trabajo distinto al flujo de trabajo aplicado. Para ello:

  1. Haz clic en el estado de la tarea actual 1 en la vista Tarea.
  2. Pasar el puntero del ratón por encima de "Cambiar flujo de trabajo de la tarea". 2
  3. Verás todos los demás flujos de trabajo. Para ver los estados de un determinado flujo de trabajo, pasa el puntero del ratón por encima del nombre. 3
  4. Haz clic en el estado que quiere aplicar. 4

ApplyWorkflow.png

Opción 1: cambiar el flujo de trabajo de una carpeta o proyecto

  1. Haz clic con el botón derecho en el nombre de una carpeta o proyecto en el panel izquierdo de navegación del espacio de trabajo.
  2. Pasa el puntero del ratón sobre "Cambiar flujo de trabajo" en el menú desplegable que aparece.
  3. Selecciona el flujo de trabajo que desees aplicar.

Opción 2: cambiar el flujo de trabajo de una carpeta

  1. Selecciona una carpeta en el panel izquierdo de navegación del espacio de trabajo.
  2. Cambia a la vista de lista y haz clic en el icono de la carpeta en la esquina superior derecha.
  3. En el panel de información de la carpeta, haz clic en la flecha desplegable situada junto al nombre del flujo de trabajo actual a la izquierda y, en la lista, selecciona el flujo de trabajo que deseas aplicar.

Opción 3: cambiar el flujo de trabajo de un proyecto

  1. Selecciona un proyecto en el panel de navegación izquierdo del espacio de trabajo. 1
  2. Haz clic en el icono del portapapeles para abrir el panel de información del proyecto (si no se abre de forma predeterminada). 2
  3. El flujo de trabajo actual del proyecto está listado bajo el nombre del proyecto. 3
  4. Haz clic en la flecha desplegable 4 situada a la derecha del nombre del flujo de trabajo actual.
  5. Selecciona un flujo de trabajo de la lista desplegable que aparece. 5

Option3.png

Editar un flujo de trabajo personalizado

  1. Haz clic en la imagen de tu perfil, situada en la esquina superior derecha de tu espacio de trabajo.
  2. Haz clic en el título de un flujo de trabajo que quieras editar. Si no lo ves, presiona Ctrl + F (o Cmd + F, si estás en una Mac) y búscalo en la lista.
  3. Haz clic en el botón “+ añadir estado” en la parte inferior de cualquier flujo de trabajo para añadir un estado a dicha sección.
  4. Haz clic en un estado existente para cambiarle el nombre o el color, o bien para eliminarlo.
  5. Arrastra y suelta los estados a fin de reorganizarlos en el orden que sea más lógico para tu equipo. El orden que elijas aquí será el mismo con el que aparecerán en los menús desplegables de estados para cada tarea.
  6. Haz clic en "Guardar" en la esquina superior derecha.

Nota: Cuando elimines un estado personalizado:

  • Las tareas que tienen ese estado actualmente, lo conservarán, pero no podrás aplicar dicho estado a ninguna tarea adicional ni filtrar por los estados eliminados.
  • Los grupos "Activo" y "Acabado" deben contener siempre al menos un estado. Como resultado, se puede editar el primer estado de estas dos categorías, pero no se puede eliminar ni mover dentro del flujo de trabajo.

Duplicar un flujo de trabajo personalizado

Cuando duplicas un flujo de trabajo, su copia tiene los mismos estados, asignados automáticos y ajustes de transición de estado que la original.

  1. Haz clic en tu imagen de perfil, situada en la esquina superior derecha del espacio de trabajo.
  2. Haz clic en el título de un flujo de trabajo que quieras duplicar. Si no lo ves, presiona Ctrl + F (o Cmd + F, si estás en una Mac) y búscalo en la lista.
  3. Haz clic en el botón de menú con tres puntos situado en la esquina superior derecha.
  4. Seleccionar "Duplicar flujo de trabajo".
  5. Se abre un duplicado de un flujo de trabajo y lo puedes editar inmediatamente.
  6. Haz clic en "Guardar" en la esquina superior derecha una vez que hayas realizado todos los cambios necesarios.

Eliminar un flujo de trabajo personalizado

  1. Haz clic en la imagen de tu perfil, situada en la esquina superior derecha de tu espacio de trabajo.
  2. Haz clic con el botón derecho en el título de un flujo de trabajo en la lista y selecciona "Eliminar flujo de trabajo".
  3. Haz clic en "Eliminar" para confirmar tu decisión.

Si eliminas un flujo de trabajo personalizado: si una tarea tiene actualmente un estado del flujo de trabajo personalizado, conservará dicho estado. Sin embargo, no puedes aplicar estados de los flujos de trabajo eliminados a tareas adicionales ni puedes filtrar por los estados que pertenecen a los flujos de trabajo eliminados.

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