Referenz der AI-Agent-Aktionen

Kurz gesagt

KI-Agenten automatisieren Aktualisierungen, die Erstellung, Genehmigungen, Zuweisungen und Benachrichtigungen von Arbeitselementen. Aktionen werden sequentiell ausgeführt, mit konfigurierbaren Filtern und Zielen. Integrationen und Feldaktualisierungen unterliegen bestimmten Einschränkungen, und verzögerte Arbeitsabläufe erfordern mehrere Agenten.

• Überblick
• Tabelle der Aktionen
• Schreibregeln für benutzerdefinierte Felder
• Elemente mit der Aktion "Element erstellen" erstellen
  • Elementbeschreibungen formatieren
  • Ein Element aus einem Blueprint erstellen
• Arbeitsabläufe mit Multi-Agent-Automatisierungen pausieren
• Details zu Aktionen & Beispielanweisungen
• Zielort der Aktion
• Filtern von Arbeitselementen
• Mehrere Aktionen
• Wann Statusänderungen verwenden?
• Was steht als Nächstes an?

Überblick

Aktionen legen fest, was ein AI-Agent bei Auslösung tut. Sie können pro Agent mehrere Aktionen hinzufügen.

Tabelle der Aktionen

Schreibregeln für benutzerdefinierte Felder

AI-Agenten können diese benutzerdefinierten Feldtypen aktualisieren: Text, Einzelauswahl, Mehrfachauswahl, Zahl, Prozent, Währung, Link to Database, Kontrollkästchen, Datum, Dauer und Personen.

• Schreibgeschützt (können nicht beschrieben werden): Spiegel-Felder sowie berechnete/Formel-Felder (als Kontext lesbar). 
• Datumsfelder, die eine Zeitkomponente enthalten (eine Wrike Labs-Funktion), werden von AI-Agentenaktionen nicht unterstützt und erscheinen nicht im Feldauswahlmenü. Wenn ein Datumsfeld nach dem Speichern des Agents so geändert wird, dass es eine Zeitkomponente enthält, schlägt die Aktion bei jeder Ausführung fehl.

Details zu Aktionen & Beispielanweisungen

Verantwortlichen ändern – AI-Agenten können Benutzerprofilattribute (Jobtitel, Abteilung, Land, Zeitzone, Anzahl zugewiesener Aufgaben) sowie Gruppenmitgliedschaften sehen. Agenten können nicht auf Auslastungs- oder Kapazitätsdaten über die Aufgabenanzahl hinaus zugreifen. (Siehe Arbeitselemente mit AI-Agenten zuweisen.)

Wählen Sie einen Link-to-Database-Datensatz aus:

• Aktion „L2DB-Feld ändern“: Der AI-Agent kann die gesamte Datenbank durchsuchen. Suche nach Wert, nicht nach Spaltennamen.
• Andere Aktionen: Der AI-Agent sieht nur den aktuell ausgewählten Wert.

✅ „Wähle den Datensatz, der den Wert enthält“
❌ „Wähle den Datensatz, bei dem Spaltenname gleich Wert ist“

Start-/Fälligkeitsdatum ändern – Beispielanweisungen:

• „Wenn sich der Status auf Blockiert ändert, verschiebe das Fälligkeitsdatum um 5 Arbeitstage nach vorn.“
• „Wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, setze das Startdatum auf heute.“

Speicherort – zwei Modi:

• In Speicherort verschieben: Entfernt das Element aus dem aktuellen Ordner und legt es ausschließlich im Zielordner ab.
• Zu Speicherort hinzufügen: Belässt das Element im aktuellen Ordner und fügt es zusätzlich einem weiteren Ordner hinzu.

Beispielanweisungen:

• „Wenn die Aufgabenbeschreibung rechtliche, Compliance- oder regulatorische Themen erwähnt, verschiebe sie in den Ordner ‚Legal Review‘.“
• „Wenn die Priorität auf Kritisch gesetzt ist, füge die Aufgabe dem Ordner ‚Urgent Queue‘ hinzu.“

Wichtig: AI-Agenten können Elemente nur in Ordner verschieben, die Sie explizit als Speicherort-Chips angeben. Sie können Elemente nicht an beliebige Orte verschieben oder neue Ordner erstellen.

Genehmigungsablauf starten oder verwalten – unterstützte Aktionen: Genehmigung erstellen, Entwurfgenehmigung aktualisieren, Genehmiger hinzufügen/entfernen, Autor oder Verantwortlichen als Genehmiger wählen, Benutzer/Gruppen über Benutzer-Chips angeben.

Beispielanweisungen:

• „Wenn sich der Status auf Bereit zur Prüfung ändert, starte eine Genehmigung mit dem Projekteigentümer als Genehmiger.“
• „Wenn das Budget-Feld 50.000 übersteigt, starte eine Genehmigung mit der Benutzergruppe Finance Team.“

E-Mail senden – Während der Einrichtung authentifiziert der Space-Admin ein Gmail- oder Outlook-Konto.

Der AI-Agent kann Adressen ableiten aus: primärer E-Mail des Verantwortlichen, E-Mail des Autors, Werten benutzerdefinierter Felder, Titel/Beschreibung der Aufgabe, expliziten Adressen, Kompositionsregeln (z. B. „Vorname + Punkt + Nachname + @contoso.com“).

Der AI-Agent kann nicht Adressen von Followern oder sekundären E-Mail-Adressen beziehen.

Tipp: Verwenden Sie eindeutige Formulierungen wie „Sende eine E-Mail an die Verantwortlichen mit einer Zusammenfassung des Projektstatus“ statt „Aktualisiere die Verantwortlichen zum Projektstatus“.

Wichtig: Eine einzelne E-Mail-Aktion kann mehrere „An“-Empfänger adressieren. Kein CC/BCC, keine Anhänge, keine sekundären E-Mails, keine Follower-E-Mails. Als Absender wird das verbundene Konto angezeigt.

Benachrichtigung in Slack – Ein Space-Admin verbindet einen Slack-Workspace und wählt per Chip einen Kanal; der Kanal wird bei der Einrichtung festgelegt.

Wichtig: Erfordert die Verbindung eines Slack-Workspaces. Die Slack-App muss in jedem Zielkanal installiert sein. Die Wrike-App für Slack ist vom Marketplace genehmigt; eingeschränkte Workspaces benötigen ggf. eine Admin-Genehmigung.

Einschränkungen: ein Kanal pro Aktion; keine Thread-Antworten; kein @Erwähnen von Slack-Benutzern.

Benachrichtigung in Microsoft Teams – Ein Space-Admin verbindet ein Teams-Konto und wählt das Ziel – entweder ein Kanal, ein bestehender 1:1-Chat oder ein bestehender Gruppenchat –, das während der Einrichtung festgelegt wird. Eine einzelne Aktion kann auch gleichzeitig in einen Chat und einen Kanal posten. Nachrichten enthalten einen Link zurück zum zugehörigen Arbeitselement.

Einschränkungen & Möglichkeiten:

• Unterstützte Ziele:
  • Kanäle (jeweils innerhalb eines Teams): Sie können mehrere Kanäle innerhalb eines einzelnen Teams ansprechen. Um in Kanäle verschiedener Teams zu posten, fügen Sie für jedes Team eine separate Aktion hinzu.
  • Bestehende 1:1-Chats
  • Bestehende Gruppenchats
• Nicht unterstützt: Erstellen neuer Chats, Meeting-Chats, Posten in mehrere Chats und Kanäle mit einer einzigen Aktion, Thread-Antworten, @Mentions und Rich-Formatting über das grundlegende Teams-Markdown hinaus.
• Nachrichtendetails: Nachrichten enthalten immer einen Link zum Arbeitselement.

Zielort der Aktion

Wählen Sie aus, wo die Aktualisierung stattfinden soll:

Elemente mit der Aktion "Element erstellen" erstellen

Verwenden Sie die Aktion Element erstellen 1, um bei jeder Auslösung des Agenten jeweils ein Element (Aufgabe, Projekt oder Ordner) 2 zu erstellen. Um ein Element aus einem Blueprint zu erstellen, wählen Sie Element aus Blueprint erstellen (direkt unter dieser Aktion).

Elementbeschreibungen formatieren

Die Aktion unterstützt Rich-Text-Beschreibungen, darunter:

• Überschriften
• Checklisten
• Aufzählungs- und nummerierte Listen
• Textfarben

Einschränkungen: Textausrichtung und benutzerdefinierte Schriftgrößen werden nicht unterstützt. 

Beispielaufforderungen:

• „Wenn eine Anfrage eingereicht wird, erstelle ein Projekt mit einer Zusammenfassungsüberschrift und einer Checkliste der nächsten Schritte.“
• „Wenn eine neue Kampagnenanfrage eingeht, erstelle eine Aufgabe mit einer nummerierten Liste der erforderlichen Aktionen.“

Ein Element aus einem Blueprint erstellen

1. Fügen Sie während der Agenten-Einrichtung die Aktion Element aus Blueprint erstellen 1 hinzu.
2. Öffnen Sie den Blueprint-Auswahldialog 2.
3. Wählen Sie den Blueprint aus, den der Agent verwenden soll 3.
4. Fügen Sie Anweisungen hinzu, die dem Agenten mitteilen, wann er das Element erstellen soll 4.
5. Wählen Sie aus, wo dieses Element erstellt werden soll 5.
6. Speichern 6 Sie den Agenten.

Der Agent erstellt pro Auslöser ein Element und übernimmt alle Teilaufgaben aus dem ausgewählten Blueprint.

Beispielaufforderung:

„Wenn eine Anfrage eingereicht wird, erstelle ein Projekt aus dem Blueprint ‚Client Onboarding‘.“

Arbeitsabläufe mit Multi-Agent-Automatisierungen pausieren

In Human-in-the-Loop-Prozessen müssen automatisierte Arbeitsabläufe häufig pausieren, damit Teammitglieder fehlende Details bereitstellen können, bevor es weitergeht. Ein einzelner benutzerdefinierter Agent kann zwar nicht mitten in der Ausführung anhalten und später in derselben Sitzung fortsetzen, aber Sie können diese Logik erzielen, indem Sie einen ereignisgesteuerten Agenten mit einem zeitlich geplanten Folge-Agenten kombinieren.

Funktionsumfang von Agenten verstehen

• Was Agenten können: Sofort auf Aktualisierungen (z. B. Feldänderungen) reagieren oder Aufgaben nach einem zeitbasierten Zeitplan ausführen.
• Was Agenten nicht können: Mitten in der Ausführung pausieren, einen aktiven Zustand über eine Verzögerung hinweg beibehalten und innerhalb eines einzelnen Laufs automatisch fortsetzen.

Alternative Vorgehensweise: Multi-Agent-Automatisierung

Um einen pausierten Arbeitsablauf nachzubilden, konfigurieren Sie zwei Agenten, die zusammenarbeiten:

1. Auslöserbasierter Agent: Reagiert, sobald ein Benutzer das erforderliche benutzerdefinierte Feld ausfüllt, sodass der Hauptarbeitsablauf sofort fortgesetzt werden kann.
2. Geplanter Prüf-Agent: Läuft nach einem angegebenen Zeitraum (z. B. 1 Stunde nach Erstellung des Elements). Wenn das erforderliche Feld weiterhin leer ist, aktualisiert dieser Agent den Status des Elements automatisch.

Konfigurations-Checkliste

Definieren Sie vor der Einrichtung Ihrer Agenten die folgenden Elemente:

• Erforderliches Feld: Das benutzerdefinierte Feld, das Daten enthalten muss.
• Wartezeit: Das Zeitintervall, das vor Ausführung der geplanten Prüfung gewartet werden soll. Da es keine dedizierten UI-Elemente für diese Einstellung gibt, geben Sie alle relevanten Elemente und Zeitangaben direkt in den Aktionsanweisungen an.
• Erfolgsaktion: Der Schritt oder Auslöser, der ausgeführt wird, wenn das Feld rechtzeitig ausgefüllt ist.
• Timeout-Aktion: Die Statusänderung, die angewendet wird, wenn das Feld nach Ablauf der Wartezeit leer bleibt.

Ergebnis

Obwohl diese Einrichtung zwei separate Auslöser statt einer pausierten Einzel­ausführung verwendet, automatisiert sie erfolgreich Human-in-the-Loop-Verzögerungen und gewährleistet zugleich Daten­genauigkeit.

Filtern von Arbeitselementen

Jede Aktion verfügt über einen Filterauswahl – filtern Sie nach Elementtyp, Status, Verantwortlichem, benutzerdefinierten Feldern, Wichtigkeit, Name oder beliebigen Kombinationen davon. Nicht passende Elemente werden ohne Verbrauch von Agent-Credits übersprungen. Pro Aktion konfiguriert.

Tipp: Wenn Ihr KI-Agent einem Ordner zugewiesen ist, der sowohl Projekte als auch Aufgaben enthält, verwenden Sie einen Filter, um seine Aktionen auf die relevanten Elementtypen zu beschränken. Typische Verwendung: Blenden Sie abgeschlossene Elemente aus, um keine Agentenaktionen darauf zu verschwenden.

Mehrere Aktionen

So funktionieren mehrere Aktionen:

• Aktionen sind unabhängig – standardmäßig wirkt sich das Ergebnis einer Aktion nicht auf andere aus.
• Garantierte Ausführungsreihenfolge – Aktionen werden nun genau in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge ausgeführt. Da die Ausführung sequenziell erfolgt, kann Aktion B lesen, was Aktion A geschrieben hat. Ziehen Sie Aktionen per Drag-and-Drop, um ihre Reihenfolge im Builder festzulegen.
• Jede Aktion hat ihre eigene Anweisung und ihr eigenes Ziel; die allgemeine Anweisung wird geteilt.
• Benennen Sie jede Aktion, um sie in Konfiguration und Protokollen leichter zu identifizieren (z. B. "Priorität setzen", "An Team weiterleiten", "Zusammenfassung posten").

Was dies für Ihre Anweisungen bedeutet:

• Jede Aktionsanweisung muss eigenständig sein.
• Schreiben Sie nicht „Lies den von der vorherigen Aktion geposteten Kommentar“ oder „Wenn Aktion 1 erfolgreich war …“.
• Wenn zwei Aktionen denselben Wert benötigen, lassen Sie jede ihn unabhängig aus derselben Quelle berechnen.
• Benötigt Aktion B tatsächlich die Ausgabe von Aktion A → verwenden Sie Agent-Chaining (siehe Effektive Agent-Anweisungen schreiben).

Gute Anwendungsfälle für mehrere Aktionen: ein Kategoriefeld setzen UND einen Kommentar posten; Verantwortlichen ändern UND Status aktualisieren; mehrere benutzerdefinierte Felder gleichzeitig aktualisieren.

Wann Statusänderungen verwenden?

• Eingabevalidierung: Auf Bereit wechseln, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
• Überfälligkeitsverfolgung: Als Überfällig markieren, wenn das Fälligkeitsdatum überschritten ist.
• Abhängigkeits­erkennung: Auf Blockiert setzen, wenn Abhängigkeiten erwähnt werden.
• Projektabschluss: Auf Abgeschlossen verschieben, wenn alle Unteraufgaben erledigt sind.

Hinweise: Agenten beachten Regeln für Arbeitsablaufübergänge und können erforderliche Status nicht überspringen. Änderungen werden mit Begründung protokolliert. Ist der Status bereits korrekt, wird nur ein Protokolleintrag erstellt. Funktioniert mit Standard- und benutzerdefinierten Arbeitsabläufen.

Beispiel-Statusanweisungen:

• „Wenn eine Aufgabe ihr Fälligkeitsdatum überschreitet und der Status nicht Abgeschlossen ist, ändere den Status auf Überfällig.“
• „Wenn eine Aufgabe alle drei Pflichtfelder ausgefüllt hat

Was steht als Nächstes an?

• Arbeitselemente mit AI-Agenten zuweisen