Referenz der AI-Agent-Aktionen

Kurz gesagt

Wrike AI-Agenten führen bei Auslösung Aktionen aus – sie posten Kommentare, aktualisieren Felder, ändern Verantwortliche/Status/Daten, verschieben Elemente, senden E-Mails oder benachrichtigen über Slack/Teams. Sie können pro Agent mehrere Aktionen hinzufügen (werden der Reihenfolge nach ausgeführt), festlegen, auf welche Elemente sie wirken, und Zielorte definieren.

• Überblick
• Tabelle der Aktionen
• Schreibregeln für benutzerdefinierte Felder
• Details zu Aktionen & Beispielanweisungen
• Zielort der Aktion
• Filtern von Arbeitselementen
• Mehrere Aktionen
• Wann Statusänderungen verwenden?
• Was steht als Nächstes an?

Überblick

Aktionen legen fest, was ein AI-Agent bei Auslösung tut. Sie können pro Agent mehrere Aktionen hinzufügen.

Tabelle der Aktionen

Schreibregeln für benutzerdefinierte Felder

AI-Agenten können diese benutzerdefinierten Feldtypen aktualisieren: Text, Einzelauswahl, Mehrfachauswahl, Zahl, Prozent, Währung, Link to Database, Kontrollkästchen, Datum, Dauer und Personen.

• Schreibgeschützt (können nicht beschrieben werden): Spiegel-Felder sowie berechnete/Formel-Felder (als Kontext lesbar). 
• Datumsfelder, die eine Zeitkomponente enthalten (eine Wrike Labs-Funktion), werden von AI-Agentenaktionen nicht unterstützt und erscheinen nicht im Feldauswahlmenü. Wenn ein Datumsfeld nach dem Speichern des Agents so geändert wird, dass es eine Zeitkomponente enthält, schlägt die Aktion bei jeder Ausführung fehl.

Details zu Aktionen & Beispielanweisungen

Verantwortlichen ändern – AI-Agenten können Benutzerprofilattribute (Jobtitel, Abteilung, Land, Zeitzone, Anzahl zugewiesener Aufgaben) sowie Gruppenmitgliedschaften sehen. Agenten können nicht auf Auslastungs- oder Kapazitätsdaten über die Aufgabenanzahl hinaus zugreifen. (Siehe Arbeitselemente mit AI-Agenten zuweisen.)

Wählen Sie einen Link-to-Database-Datensatz aus:

• Aktion „L2DB-Feld ändern“: Der AI-Agent kann die gesamte Datenbank durchsuchen. Suche nach Wert, nicht nach Spaltennamen.
• Andere Aktionen: Der AI-Agent sieht nur den aktuell ausgewählten Wert.

✅ „Wähle den Datensatz, der den Wert enthält“
❌ „Wähle den Datensatz, bei dem Spaltenname gleich Wert ist“

Start-/Fälligkeitsdatum ändern – Beispielanweisungen:

• „Wenn sich der Status auf Blockiert ändert, verschiebe das Fälligkeitsdatum um 5 Arbeitstage nach vorn.“
• „Wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, setze das Startdatum auf heute.“

Speicherort – zwei Modi:

• In Speicherort verschieben: Entfernt das Element aus dem aktuellen Ordner und legt es ausschließlich im Zielordner ab.
• Zu Speicherort hinzufügen: Belässt das Element im aktuellen Ordner und fügt es zusätzlich einem weiteren Ordner hinzu.

Beispielanweisungen:

• „Wenn die Aufgabenbeschreibung rechtliche, Compliance- oder regulatorische Themen erwähnt, verschiebe sie in den Ordner ‚Legal Review‘.“
• „Wenn die Priorität auf Kritisch gesetzt ist, füge die Aufgabe dem Ordner ‚Urgent Queue‘ hinzu.“

Wichtig: AI-Agenten können Elemente nur in Ordner verschieben, die Sie explizit als Speicherort-Chips angeben. Sie können Elemente nicht an beliebige Orte verschieben oder neue Ordner erstellen.

Genehmigungsablauf starten oder verwalten – unterstützte Aktionen: Genehmigung erstellen, Entwurfgenehmigung aktualisieren, Genehmiger hinzufügen/entfernen, Autor oder Verantwortlichen als Genehmiger wählen, Benutzer/Gruppen über Benutzer-Chips angeben.

Beispielanweisungen:

• „Wenn sich der Status auf Bereit zur Prüfung ändert, starte eine Genehmigung mit dem Projekteigentümer als Genehmiger.“
• „Wenn das Budget-Feld 50.000 übersteigt, starte eine Genehmigung mit der Benutzergruppe Finance Team.“

E-Mail senden – Während der Einrichtung authentifiziert der Space-Admin ein Gmail- oder Outlook-Konto.

Der AI-Agent kann Adressen ableiten aus: primärer E-Mail des Verantwortlichen, E-Mail des Autors, Werten benutzerdefinierter Felder, Titel/Beschreibung der Aufgabe, expliziten Adressen, Kompositionsregeln (z. B. „Vorname + Punkt + Nachname + @contoso.com“).

Der AI-Agent kann nicht Adressen von Followern oder sekundären E-Mail-Adressen beziehen.

Tipp: Verwenden Sie eindeutige Formulierungen wie „Sende eine E-Mail an die Verantwortlichen mit einer Zusammenfassung des Projektstatus“ statt „Aktualisiere die Verantwortlichen zum Projektstatus“.

Wichtig: Eine einzelne E-Mail-Aktion kann mehrere „An“-Empfänger adressieren. Kein CC/BCC, keine Anhänge, keine sekundären E-Mails, keine Follower-E-Mails. Als Absender wird das verbundene Konto angezeigt.

Benachrichtigung in Slack – Ein Space-Admin verbindet einen Slack-Workspace und wählt per Chip einen Kanal; der Kanal wird bei der Einrichtung festgelegt.

Wichtig: Erfordert die Verbindung eines Slack-Workspaces. Die Slack-App muss in jedem Zielkanal installiert sein. Die Wrike-App für Slack ist vom Marketplace genehmigt; eingeschränkte Workspaces benötigen ggf. eine Admin-Genehmigung.

Einschränkungen: ein Kanal pro Aktion; keine Thread-Antworten; kein @Erwähnen von Slack-Benutzern.

Benachrichtigung in Microsoft Teams – Ein Space-Admin verbindet ein Teams-Konto und wählt einen Kanal; dieser ist bei der Einrichtung festgelegt. Nachrichten enthalten einen Link zurück zum Arbeitselement; das Aktivitätsprotokoll zeichnet den Zustellstatus auf.

Einschränkungen: nur Kanäle innerhalb eines Teams (keine Gruppen-DMs); kein @Erwähnen; keine Thread-Nachrichten; ein Kanal pro Aktion.

Zielort der Aktion

Wählen Sie aus, wo die Aktualisierung stattfinden soll:

Filtern von Arbeitselementen

Jede Aktion verfügt über einen Filterauswahl – filtern Sie nach Elementtyp, Status, Verantwortlichem, benutzerdefinierten Feldern, Wichtigkeit, Name oder beliebigen Kombinationen davon. Nicht passende Elemente werden ohne Verbrauch von Agent-Credits übersprungen. Pro Aktion konfiguriert.

Tipp: Wenn Ihr AI-Agent einem Ordner mit Projekten und Aufgaben zugewiesen ist, verwenden Sie einen Filter, um Aktionen auf die gewünschten Elementtypen zu beschränken.

Mehrere Aktionen

So funktionieren mehrere Aktionen:

• Aktionen sind unabhängig – das Ergebnis einer Aktion beeinflusst andere nicht.
• Garantierte Ausführungsreihenfolge – Aktionen werden nun genau in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge ausgeführt. Da die Ausführung sequenziell erfolgt, kann Aktion B lesen, was Aktion A geschrieben hat. Ziehen Sie Aktionen per Drag-and-Drop, um ihre Reihenfolge im Builder festzulegen.
• Jede Aktion hat ihre eigene Anweisung und ihr eigenes Ziel; die allgemeine Anweisung wird geteilt.
• Benennen Sie jede Aktion, um sie in Konfiguration und Protokollen leichter zu identifizieren (z. B. "Priorität setzen", "An Team weiterleiten", "Zusammenfassung posten").

Was dies für Ihre Anweisungen bedeutet:

• Jede Aktionsanweisung muss eigenständig sein.
• Schreiben Sie nicht „Lies den von der vorherigen Aktion geposteten Kommentar“ oder „Wenn Aktion 1 erfolgreich war …“.
• Wenn zwei Aktionen denselben Wert benötigen, lassen Sie jede ihn unabhängig aus derselben Quelle berechnen.
• Benötigt Aktion B tatsächlich die Ausgabe von Aktion A → verwenden Sie Agent-Chaining (siehe Effektive Agent-Anweisungen schreiben).

Gute Anwendungsfälle für mehrere Aktionen: ein Kategoriefeld setzen UND einen Kommentar posten; Verantwortlichen ändern UND Status aktualisieren; mehrere benutzerdefinierte Felder gleichzeitig aktualisieren.

Wann Statusänderungen verwenden?

• Eingabevalidierung: Auf Bereit wechseln, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
• Überfälligkeitsverfolgung: Als Überfällig markieren, wenn das Fälligkeitsdatum überschritten ist.
• Abhängigkeits­erkennung: Auf Blockiert setzen, wenn Abhängigkeiten erwähnt werden.
• Projektabschluss: Auf Abgeschlossen verschieben, wenn alle Unteraufgaben erledigt sind.

Hinweise: Agenten beachten Regeln für Arbeitsablaufübergänge und können erforderliche Status nicht überspringen. Änderungen werden mit Begründung protokolliert. Ist der Status bereits korrekt, wird nur ein Protokolleintrag erstellt. Funktioniert mit Standard- und benutzerdefinierten Arbeitsabläufen.

Beispiel-Statusanweisungen:

• „Wenn eine Aufgabe ihr Fälligkeitsdatum überschreitet und der Status nicht Abgeschlossen ist, ändere den Status auf Überfällig.“
• „Wenn eine Aufgabe alle drei Pflichtfelder ausgefüllt hat

Was steht als Nächstes an?

• Arbeitselemente mit AI-Agenten zuweisen