Alle Artikel

Benutzerdefinierte Status und Arbeitsabläufe

Benutzerdefinierte Status und Arbeitsabläufe stehen Nutzern von Business und Enterprise Accounts zur Verfügung.

⏱ 6 Minute Lesezeit

Übersicht

Bei Aufgabenstatus handelt es sich um die typischen Status, die eine Aufgabe während ihres gesamten Lebenszyklus durchlaufen können. Arbeitsabläufe in Wrike bestehen aus einer Zusammenstellung von Status, und jeder Arbeitsablauf besteht aus vier Gruppen: „Aktiv“, „Beendet“, „Zurückgestellt“ und „Abgebrochen“. Der Standard-Arbeitsablauf steht allen Wrike-Nutzern zur Verfügung. Jede der vier Gruppen beinhaltet jeweils einen Status. 

Business und Enterprise Accounts: Zusätzlich zu den Standard-Arbeitsabläufen, können diese Accounts benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und Status erstellen und bestimmen wer als Verantwortlicher eingeteilt werden soll, wenn eine Aufgabe einen bestimmten Status erreicht hat. Erstellen Sie einen neuen Arbeitsablauf, der auf die Bedürfnisse eines Teams zugeschnitten ist. Fügen sie diesem Arbeitsablauf die Status hinzu, die Ihre Aufgaben typischerweise durchlaufen.

Weitere Informationen darüber, wie Status und Arbeitsabläufe automatisiert werden können, finden Sie auf der Seite Erweiterte benutzerdefinierte Arbeitsabläufe

task_life_cycle.png

Wichtige Information

  • Alle neuen Aufgaben werden standardmäßig mit dem Status „Aktiv“ erstellt. Wird ein benutzerdefinierter Arbeitsablauf angewendet, dann wird den Aufgaben der erste Status aus der aktiven Gruppe des benutzerdefinierten Arbeitsablaufs gegeben.
  • Zurückgestellte und abgebrochene Aufgaben erscheinen nicht in Aufgaben To-do E-Mails oder in Widgets für überfällige Aufgaben in Ihrem Dashboard.
  • Eine Aufgabe kann jeweils immer nur einen Status haben.

Für Business- und Enterprise-Accounts

  • Alle Nutzer mit Business- und Enterprise-Accounts können benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und Status verwenden; Arbeitsabläufe können jedoch nur von einem Account-Administrator erstellt oder bearbeitet werden.
  • Jeder Business- und Enterprise-Account kann maximal 185 Arbeitsabläufe beinhalten; die Anzahl der Status, die Sie innerhalb eines Arbeitsablaufs haben können, ist jedoch nicht begrenzt.
  • Bei benutzerdefinierten Arbeitsabläufen ist es nicht erforderlich, Status in die Gruppen „Zurückgestellt“ oder „Abgebrochen“ einzufügen.

Standard-Arbeitsablauf bearbeiten

Account-Administratoren mit Business- und Enterprise-Accounts können den Standard-Arbeitsablauf bearbeiten.

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke Ihres Workspace.
  2. Wählen Sie „Account Management“.
  3. Wechseln Sie zur Registerleiste „Arbeitsablauf“. Sie sehen hier ein Liste aller Arbeitsabläufe in dem Account.
  4. Klicken Sie auf „Standard-Arbeitsablauf“. Falls er nicht zu sehen ist, drücken Sie Strg + F (oder Cmd + F bei einem Mac), und suchen Sie ihn in der Liste.
  5. Um einen Status hinzuzufügen: Klicken Sie auf „+ Status hinzufügen“ unten in einer Arbeitsablauf-Gruppe, geben Sie den Titel ein, und wählen Sie ein zu einem Status zugehörige Farbe.
  6. Um einen bestehenden Status zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie auf den jeweiligen Titel in der Liste.
  7. Ordnen Sie Status per Drag & Drop in der Reihenfolge an, die für Ihr Team am sinnvollsten ist. In der von Ihnen hier ausgewählten Reihenfolge werden dann die Status im Status-Dropdown-Menü einer Aufgabe angezeigt.
  8. Klicken Sie auf „Speichern“ in der oberen rechten Ecke.

Wenn Sie Änderungen am Standard-Arbeitsablauf speichern, werden diese Änderungen im Account sofort reflektiert.

Hinweis! Jede Kategorie des Standard-Arbeitsablaufes muss mindestens einen Status enthalten. Das führt dazu, dass der jeweils erste Status in einer Gruppe zwar bearbeitet, aber nicht entfernt werden kann (und auch nicht innerhalb des Arbeitsablaufes bewegt werden kann). Wenn Sie einen benutzerdefinierten Status löschen, dann bleiben die gegenwärtig in diesem Status befindlichen Aufgaben in diesem Status, aber dieser Status kann nicht auf weitere Aufgaben angewendet werden, noch kann danach nach dem gelöschten Status gefiltert werden.

Einen benutzerdefinierten Arbeitsablauf erstellen

Account-Administratoren mit Business- und Enterprise-Konten können einen benutzerdefinierten Workflow erstellen.

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke Ihres Workspace.
  2. Wählen Sie „Account Management“.
  3. Wechseln Sie zur Registerleiste „Arbeitsablauf“. Sie sehen hier ein Liste aller Arbeitsabläufe in dem Account.
  4. Klicken Sie auf „+ Neuer Arbeitsablauf“.
  5. Geben Sie den Namen Ihres neuen Arbeitsablaufs ein. Standardmäßig beinhaltet er in den Kategorien „Aktiv" und „Abgeschlossen" jeweils einen Status.
  6. Um Ihrem Arbeitsablauf Status hinzuzufügen: Klicken Sie auf „+ Status hinzufügen“ unten in einer Arbeitsablauf-Gruppe, geben Sie den Titel ein, und wählen Sie ein zu diesem Status zugehörige Farbe.
  7. Um einen Status umzubenennen, zu löschen oder die Farbe eines Status zu ändern, klicken Sie auf diesen Status.
  8. Ordnen Sie Status per Drag & Drop in der Reihenfolge an, die für Ihr Team am sinnvollsten ist. In der von Ihnen hier ausgewählten Reihenfolge werden dann die Status im Status-Dropdown-Menü einer Aufgabe angezeigt.
  9. Klicken Sie auf „Speichern“ in der oberen rechten Ecke.

Wenn Sie einen neuen Arbeitsablauf erstellen, ist dieser sofort für alle Teammitglieder sichtbar und nutzbar.

Einige Beispiele für übliche Arbeitsabläufe sind nachfolgend aufgeführt:

Development-Border.pngMarketing-Border.pngSales-Border.png

Einen benutzerdefinierten Arbeitsablauf anwenden

Alle normalen oder externen Nutzer können einen benutzerdefinierten Arbeitsablauf für eine Aufgabe, einen Ordner oder ein Projekt bestimmen. Wenn Sie einen Arbeitsablauf auf einen Ordner oder ein Projekt anwenden, werden Aufgaben, die in diesem Ordner oder Projekt neu erstellt werden, automatisch der erste Status, über die "Aktiv"-Gruppe des Arbeitsablaufs, zugewiesen.
Einer Aufgabe kann auch jederzeit ein Status aus einem Arbeitsablauf gegeben werden, der nicht der aktive Arbeitsablauf ist. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf den aktuellen Aufgaben-Status 1 in der Aufgabenansicht.
  2. Bewegen Sie die Maus über "Aufgaben-Arbeitsablauf ändern". 2
  3. Sie sehen nun alle anderen Arbeitsabläufe. Um die Status eines bestimmten Arbeitsablaufes zu sehen, bewegen Sie die Maus über den entsprechenden Namen. 3
  4. Klicken Sie auf den Status, den Sie anwenden möchten. 4

ApplyWorkflow.png

Option 1: Den Arbeitsablauf eines Ordners oder Projekts ändern

  1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste des Workspace mit der rechten Maustaste auf den Namen eines Ordners oder Projekts.
  2. Bewegen Sie die Maus in dem Dropdown-Menü auf „Arbeitsablauf ändern“.
  3. Wählen Sie den Arbeitsablauf, den Sie anwenden möchten.

Option 2: Den Arbeitsablauf eines Ordners ändern

  1. Wählen Sie einen Ordner aus dem linken Navigationsbereich des Workspace aus.
  2. Schalten Sie in die Listenansicht um, und klicken Sie auf das Ordner-Symbol in der oberen rechten Ecke.
  3. In der Informationsleiste des Ordners, klicken Sie auf den Drop-down Pfeil neben dem Namen des aktuellen Arbeitsablaufes links, und wählen Sie den gewünschten Arbeitsablauf aus der Liste aus.

Option 3: Den Arbeitsablauf eines Projekts ändern

  1. Wählen Sie ein Projekt aus dem linken Navigationsbereich des Workspace aus. 1
  2. Klicken Sie auf das Zwischenablage-Symbol, um das Projekt-Info Fenster zu öffnen (falls es sich nicht schon von alleine öffnet). 2
  3. Der aktuelle Arbeitsablauf des Projekts wird unter dem Projektnamen angeführt. 3
  4. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil 4 rechts neben dem Namen des aktuellen Arbeitsablaufes.
  5. Wählen Sie den Arbeitsablauf aus der Dropdown-Liste, die nun erscheint. 5

Option3.png

Einen benutzerdefinierten Arbeitsablauf bearbeiten

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke Ihres Workspace.
  2. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü „Account Management“ aus.
  3. Klicken Sie die Registerleiste „Arbeitsablauf“. Sie sehen hier ein Liste aller Arbeitsabläufe in dem Account.
  4. Klicken Sie auf den Titel des Arbeitsablaufes, den Sie bearbeiten wollen. Falls er nicht zu sehen ist, drücken Sie Strg + F (oder Cmd + F bei einem Mac), und suchen Sie den Titel in der Liste.
  5. Klicken Sie auf das Feld „+ Status hinzufügen“ am unteren Rand einer Arbeitsablauf-Gruppe, um einen Status in diesem Bereich hinzuzufügen.
  6. Klicken Sie auf einen vorhandenen Status, um diesen umzubenennen, seine Farbe zu ändern oder ihn zu löschen.
  7. Ordnen Sie Status per Drag & Drop in der Reihenfolge an, die für Ihr Team am sinnvollsten ist. In der von Ihnen hier ausgewählten Reihenfolge werden dann die Status im Status-Dropdown-Menü einer Aufgabe angezeigt.
  8. Klicken Sie auf „Speichern“ in der oberen rechten Ecke.

Hinweis! Wenn Sie einen benutzerdefinierten Status löschen:

  • Aufgaben, die sich aktuell in diesem Status befinden, bleiben in diesem Status, aber dieser Status kann nicht auf weitere Aufgaben angewendet werden, noch kann nach dem gelöschten Status gefiltert werden.
  • Die Gruppen „Aktiv“ und „Beendet“ müssen immer mindestens einen Status enthalten. Das führt dazu, dass der jeweils erste Status in einer Gruppe zwar bearbeitet, aber nicht entfernt werden kann (und auch nicht innerhalb des Arbeitsablaufs bewegt werden kann).

Einen Arbeitsablauf duplizieren

Wenn Sie einen Arbeitsablauf duplizieren, hat die so erstellte Kopie die selben Status, automatische Verantwortliche und Status Übergangs-Einstellungen wie das Original.

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke Ihres Workspaces.
  2. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü „Account Management“ aus.
  3. Klicken Sie die Registerleiste „Arbeitsablauf“. Sie sehen hier ein Liste aller Arbeitsabläufe in dem Account.
  4. Klicken Sie auf den Titel des Arbeitsablaufes, den Sie duplizieren wollen. Falls er nicht zu sehen ist, drücken Sie Strg + F (oder Cmd + F bei einem Mac), und suchen Sie den Titel in der Liste.
  5. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke auf das Drei-Punkte Menüfeld.
  6. Wählen Sie "Arbeitsablauf duplizieren".
  7. Es öffnet sich ein Duplikat eines Arbeitsablaufes, und Sie können es sofort bearbeiten.
  8. Nachdem Sie alle erforderlichen Änderungen gemacht haben, klicken Sie auf "Speichern" in der oberen rechten Ecke.

Einen benutzerdefinierten Arbeitsablauf löschen

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke Ihres Workspace.
  2. Wählen Sie "Account Management“.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte „Arbeitsablauf“.
  4. Rechtsklick auf den Titel eines Arbeitsablaufes in der Liste, und „Arbeitsablauf löschen“ wählen.
  5. Klicken Sie auf „Löschen“, um Ihre Entscheidung zu bestätigen.

Wenn ein benutzerdefinierter Arbeitsablauf gelöscht wird: Befindet sich eine Aufgabe zur Zeit in einem Status des gelöschten Arbeitsablaufs, dann bleibt die Aufgabe in diesem Status. Es ist jedoch nicht möglich, Status aus gelöschten Arbeitsabläufen an andere Aufgaben zu übergeben, und es ist nicht möglich, nach Status zu filtern, die zu gelöschten Arbeitsabläufen gehören.

Mehr Infos

0 Kommentare

Zu diesem Beitrag können keine Kommentare hinterlassen werden.

Nach oben