Arbeitsabläufe in Wrike
In Wrike können Sie Aufgaben und Projekte mithilfe von Standard- oder benutzerdefinierten Arbeitsabläufen verfolgen. Mit einem Business- oder höherwertigen Abonnement können Sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe auf Konto- oder Space-Ebene erstellen. Nur Admins, Space-Admins und Kontoinhaber können Arbeitsabläufe bearbeiten oder löschen. Sie können mehrere Arbeitsabläufe verwalten, aber den Standard-Arbeitsablauf können Sie weder löschen noch umbenennen.
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Verfügbarkeit: Legacy Business, Legacy Enterprise.; Nichtverfügbarkeit: Legacy Free, Legacy Professional.; |
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Verfügbarkeit: Team, Business, Enterprise, Pinnacle. ; Nichtverfügbarkeit: Free; |
Status spiegeln die typischen Zustände wider, die ein Element im Laufe seines Lebenszyklus annehmen kann. In Wrike kann man einen Standard-Arbeitsablauf verwenden oder einen neuen benutzerdefinierten Arbeitsablauf erstellen, um die Anforderungen des Teams zu erfüllen, und innerhalb dieses Arbeitsablaufes Status hinzufügen, die die typischen Zustände widerspiegeln, die Aufgaben, Projekte oder Elemente durchlaufen.
Hinweis
Standard-Arbeitsabläufe stehen allen Nutzern aller Wrike-Tarife zur Verfügung. Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe stehen allen Nutzern von Business- und höheren Accounts zur Verfügung.
In Wrike gibt es zwei Arten von benutzerdefinierten Arbeitsabläufen:
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Kontoweite Arbeitsabläufe: Account-Administratoren können diese Arbeitsabläufe im Abschnitt Account-Management erstellen und aktualisieren. Der Arbeitsabläufe-Tab zeigt eine Liste aller Account-Arbeitsabläufe im Tabellenformat. Sie können Arbeitsabläufe suchen, sortieren und gruppieren, sowie Felder aktivieren und neue Account-Arbeitsabläufe erstellen.
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Space-Arbeitsabläufe: gelten für Aufgaben und Projekte, die innerhalb eines bestimmten Space erstellt werden. Space-Administratoren können sie direkt aus den Space-Einstellungen erstellen, und sie sind für alle Nutzer innerhalb dieses Spaces verfügbar. Space-Arbeitsabläufe werden als Liste aller Space-Arbeitsabläufe innerhalb dieses Spaces im Tabellenformat angezeigt. Sie können Arbeitsabläufe suchen, sortieren und gruppieren, sowie Felder aktivieren und neue Space-Arbeitsabläufe erstellen.
Hinweis
Jeder Business und Enterprise Account kann maximal 200 Arbeitsabläufe beinhalten; die Anzahl der Status, die sie innerhalb eines Arbeitsablaufes haben können, ist jedoch nicht begrenzt. Die Anzahl der Space-Arbeitsabläufe ist auf 20 Arbeitsabläufe pro Space begrenzt.
Der Standard-Arbeitsablauf ist ein Account-weiter Arbeitsablauf, der allen Nutzern aller Accounts zur Verfügung steht. Account-Inhaber und Administratoren von Business- und höheren Accounts können Änderungen am Standard-Arbeitsablauf vornehmen. Dieser Arbeitsablauf kann jedoch nicht gelöscht oder umbenannt werden.
Wichtig
In jeder Kategorie des Standard-Arbeitsablaufs muss mindestens ein Status angegeben sein. Das führt dazu, dass der jeweils erste Status in einer Gruppe zwar bearbeitet, aber nicht entfernt werden kann (und auch nicht innerhalb des Arbeitsablaufes bewegt werden kann).
Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe stehen auf Business- und höheren Accounts zur Verfügung. Dies sind die Arbeitsabläufe, die von Account-Administratoren oder Inhabern erstellt wurden, oder im Falle von Space-Arbeitsabläufen von Space-Administratoren; sie sind auf die Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten.
Mithilfe von benutzerdefinierten Arbeitsabläufen lassen sich Ihre Prozesse automatisieren:
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Man kann die genaue Reihenfolge auswählen, in der die Arbeit an Elementen ausgeführt werden soll (unter Verwendung fester Arbeitsablauf-Übergänge)
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Man kann Freigaben bei Statusänderung hinzufügen
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Man kann bei einer Statusänderung Elemente der richtigen Person zuweisen
Hinweis
Bei Enterprise- und Pinnacle-Accounts kann die Berechtigung zur Verwaltung Account-weiter Arbeitsabläufe für einige Administratoren deaktiviert werden (Administratoren ohne diese Berechtigung können jedoch weiterhin Space Arbeitsabläufe erstellen und verwalten).
Mit Hilfe von Massenaktionen in der Tabelle zur Arbeitsablaufverwaltung können Sie mehrere Arbeitsabläufe gleichzeitig verwalten.
Space-Ebene
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Öffnen Sie den Space, in dem Sie Arbeitsabläufe verwalten möchten.
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Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Tab Space-Übersicht, um die Space-Einstellungen zu öffnen, und wählen Sie anschließend Workflows im Menü aus.
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Bewegen Sie im Menü den Mauszeiger über jeden Arbeitsablauf.
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Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Arbeitsabläufen, die Sie auswählen möchten.
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Verwenden Sie Alle auswählen, um alle Arbeitsabläufe auf einmal zu markieren.
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Klicken Sie auf Alle abwählen, um alle Auswahlmarkierungen zu entfernen.
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Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Löschen, um die ausgewählten Arbeitsabläufe zu entfernen.
Lesen Sie die Warnmeldung im Dialogfenster und bestätigen Sie anschließend, dass Sie fortfahren möchten.
Konto-Ebene
Note
Auf Konto-Ebene können nur Admins und Kontoinhaber Workflows löschen oder ändern.
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Klicken Sie oben links auf Ihr Profilbild.
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Wählen Sie Einstellungen und dann unter Kontoverwaltung Workflows.
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Bewegen Sie im Menü den Mauszeiger über jeden Arbeitsablauf.
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Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Arbeitsabläufen, die Sie auswählen möchten.
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Verwenden Sie Alle auswählen, um alle Arbeitsabläufe auf einmal zu markieren.
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Klicken Sie auf Alle abwählen, um alle Auswahlmarkierungen zu entfernen.
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Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Löschen, um die ausgewählten Arbeitsabläufe zu entfernen.
Lesen Sie die Warnmeldung im Dialogfenster und bestätigen Sie anschließend, dass Sie fortfahren möchten.
Hinweis
Den Standard-Arbeitsablauf können Sie weder löschen noch umbenennen.
Tipp
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Um alle Arbeitsabläufe gleichzeitig auszuwählen, können Sie auch das Kontrollkästchen oben in der Spalte mit den Seriennummern anklicken.
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Sie können bis zu 100 Arbeitsabläufe auf einmal löschen. Es ist nicht möglich, mehr als 100 Arbeitsabläufe auf einmal zu löschen.
Wrike bietet Ihnen eine Vielzahl von Informationen zu Workflows, die Ihnen helfen, Ihre Workflows nachzuverfolgen, zu organisieren und zu verstehen.
Sie können diese Spalten anzeigen oder ausblenden, indem Sie den Kippschalter unter der Option Felder aktivieren bzw. deaktivieren.
Die Datenpunkte sind:
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Hinzugefügt zu: Listet alle Spaces auf, in denen dieser Arbeitsablauf derzeit angewendet wird.
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Autor: Zeigt an, wer den Workflow erstellt hat.
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Zugehörig zu: Zeigt an, wo der Arbeitsablauf erstellt wurde – entweder in einem Space oder auf Account-Ebene.
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Erstellungsdatum: Zeigt an, wann das Element erstellt wurde. Damit können Sie nachverfolgen, wie lange es sich bereits in Ihrem Workflow befindet.
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Beschreibung: Ein von Benutzern hinzugefügtes Feld, in dem Sie eigene Details oder eine Zusammenfassung des Workflows eingeben können.
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Zuletzt bearbeitet von: Zeigt den Namen der Person an, die zuletzt Änderungen an den Workflow-Einstellungen vorgenommen hat.
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Letzte Bearbeitung: Zeigt an, wann der Workflow-Status zuletzt aktualisiert wurde.
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Letzte Statusänderung von: Zeigt den Namen der Person an, die den Status zuletzt aktualisiert hat.
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Datum der letzten Statusänderung: Zeigt das Datum der neuesten Statusänderung an.
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Gesamtzahl der Statusänderungen: Zeigt an, wie oft der Workflow-Status seit seiner Erstellung aktualisiert wurde. Bei Arbeitsabläufen auf Space-Ebene berücksichtigt die Zahl nur Statusänderungen innerhalb dieses Spaces, während sie bei Arbeitsabläufen auf Kontoebene Statusänderungen im gesamten Konto umfasst.
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Statusänderungen in diesem Monat: Zeigt, wie viele Statusänderungen im aktuellen Monat erfolgt sind. Damit können Sie Trends oder aktuelle Aktivitäten erkennen.
Hinweis
Für bestehende Accounts sind rückwirkende Daten ab 2024 verfügbar.
Zur besseren Lesbarkeit kann dieser Datenpunkt je nach Funktion unter leicht unterschiedlichen Bezeichnungen angezeigt werden.