Создание формы запроса
Важно
У пользователей нового плана Team нет доступа к формам запросов.
Администратор пространства может создавать формы запросов в своем пространстве. Администраторы и владельцы аккаунтов могут создавать формы запросов на уровне аккаунта. В аккаунтах с подпиской Enterprise это право у администратора аккаунта можно отозвать.
После создания формы запроса подать запрос может любой пользователь Wrike и незарегистрированный пользователь (по желанию).
Администраторы пространств могут создавать формы запросов только в тех пространствах, которые сами администрируют.
-
Перейдите в пространство, где хотите создать форму запроса.
-
Нажмите на значок шестеренки под названием пространства, чтобы открыть настройки пространства.
-
Выберите вкладку Формы запросов.
-
Нажмите Создать форму запроса, если это первая форма запроса в пространстве, или + Новая форма, если в пространстве уже есть формы.
-
Нажмите на изображение в профиле 1.
-
Выберите команду Настройки 2 в раскрывающемся меню.
-
Нажмите на название раздела Формы запросов 3 на боковой панели.
Кроме того, можно получить доступ к форме запроса, нажав на значок + в правом верхнем углу рабочего пространства, выбрав в раскрывающемся меню пункт Запрос, а затем нажав на пункт Управление формами.
Когда вы откроете конструктор форм запросов, вам придется ввести необходимую информацию.
-
Введите название вашей формы запроса 1.
-
Создайте описание вашей формы, чтобы пользователям было понятно, для чего она нужна и в каких случаях ее нужно заполнять (по желанию) 2.
-
Перейдите на панель слева и укажите:
-
Настройки реагирования:
-
Выберите, должна ли форма создать новую задачу или проект с нуля или создать их из настраиваемого типа объекта, прототипа или существующего объекта 3.
Примечание
Чтобы создать что-то из существующего объекта, выберите Создать задачу из... или Создать проект из... в этом раскрывающемся списке, затем выберите соответствующую вкладку во всплывающем окне и нажмите там на нужную опцию.
-
Выберите статус задачи или папки, которая будет создана после отправки формы (по желанию) 4.
-
Есть несколько возможных подсценариев, когда в настройках формы явно не указан статус:
-
Когда форма создает объект из шаблона, например из прототипа или существующей задачи, созданный объект остается в том же статусе, что и исходный объект, независимо от рабочего процесса по умолчанию в местоположении, куда выполняется сохранение.
-
Когда форма создает объект из настраиваемого типа объекта, созданный объект находится в первом активном статусе рабочего процесса, указанного в настройках настраиваемого типа объекта, независимо от рабочего процесса по умолчанию в местоположении, куда выполняется сохранение.
-
Когда форма создает объект с нуля, применяется рабочий процесс по умолчанию в местоположении, куда выполняется сохранение.
-
-
Выберите папку, проект или пространство, где будут размещаться объекты, созданные в результате использования этой формы (по желанию) 5.
Примечание
Если вы ничего не выбрали на данном этапе, объект, созданный путем отправки формы, будет размещен в папке Доступные для меня.
-
Выберите пользователя, которому будет назначена созданная задача или проект (по желанию) 6.
-
Настройте процесс утверждения, который будет создаваться после отправки формы (по желанию) 7.
-
Измените сроки (по желанию) 8
С помощью этой функции вы можете легко корректировать графики в формах запросов. Вы можете изменить график с учетом даты начала или завершения конкретной задачи, которая может не быть первой или последней в проекте или подзадачей в этой задаче.
-
Добавьте префикс (по желанию) 9
Если вы выбрали опцию Создать задачу/проект из..., вы можете настроить префикс для объектов, созданных с помощью этой формы, и/или перенести их сроки. При отправке пользователем формы ответ на вопрос, выбранный для создания префикса, будет добавлен к названиям вновь созданных подзадач или, если речь идет о проекте, к названиям всех объектов в проекте, но не к главному объекту.
-
-
Доступ к форме:
-
Укажите, кто сможет видеть вашу форму: все пользователи аккаунта, определенные пользователи и группы или ни один из пользователей аккаунта. Если не выбран ни один пользователь аккаунта, вам нужно включить общедоступную ссылку. В противном случае Wrike не позволит вам опубликовать изменения10.
-
Установите флажок, если вам нужна публичная ссылка на форму (для незарегистрированных пользователей) и если нужно запустить рассылку уведомлений или использовать CAPTCHA (по желанию) 11.
-
-
-
После создания формы запроса вы можете добавить в нее дополнительные вопросы, нажав кнопку + Добавить1.
-
Выберите в списке 2 тип вопроса, который хотите добавить.
-
Введите вопрос 3 и доступные варианты ответов в зависимости от типа вопроса.
-
Введите описание 4, чтобы добавить дополнительную информацию о вопросе (необязательно). Эта информация будет видна авторам запроса, но не появится в результирующей задаче или проекте.
-
Включите опцию Требуется ответ 5, чтобы сделать данный вопрос обязательным для заполнения формы.
-
Вы можете сделать вопросы и ответы в вашей форме условными, чтобы пользователи получали перенаправление на различные вопросы в зависимости от предыдущих ответов.
-
Вы можете сопоставлять ответы, указывая Wrike, как использовать определенные ответы в созданной задаче или проекте.
Примечание
При настройке или редактировании существующих форм к вопросам, вспомогательным текстам и заголовкам можно добавлять ссылки, начинающиеся с http://или https://.
-
Опубликуйте или сохраните свою форму запроса 6.
-
Нажмите Сохранить для создания черновика, который не будет опубликован и который вы сможете изменить позже. Формы запросов, сохраненные в виде черновиков, видны только администраторам.
-
Нажмите Опубликовать для публикации формы. После публикации формы запроса все пользователи, имеющие доступ к этой форме, смогут пользоваться ею для отправки запросов.
-
Совет
Если вы хотите добавить действующую ссылку к вопросу или его описанию, убедитесь, что она начинается с http:// или https://.
Каждый раз, когда настраиваемое поле изменяется, соответствующие варианты в форме запроса автоматически обновляются. Так обеспечивается согласованность во всех формах. Кроме того, вам не нужно обновлять форму вручную, и вы экономите время и оптимизируете рабочий процесс в целом.
Автоматическое обновление происходит, когда пользователь:
-
Изменяет название вариантов, хранящихся в настраиваемом поле.
-
Изменяет порядок вариантов в настраиваемых полях с единичным или множественным выбором.
-
Добавляет новые варианты в настраиваемые поля.
-
Удаляет существующие варианты.
Например, когда пользователь применяет в форме запроса настраиваемое поле с единичным выбором, он может делать выбор из доступных вариантов, указанных в этом настраиваемом поле.
-
Перейдите к обычному настраиваемому полю или настраиваемому полю базы данных, которое хотите изменить.
-
Внесите нужные изменения в настраиваемое поле.
-
После редактирования настраиваемого поля система автоматически обновит все формы запросов с этим полем.
Параметры настраиваемого поля (обычное поле)
Параметры настраиваемого поля (поле базы данных)
Варианты в форме запроса (обычное поле)
Варианты в форме запроса (поле базы данных)
После редактирования вариантов в параметрах настраиваемого поля изменения автоматически отобразатся в форме запроса.
Параметры настраиваемого поля (обычное поле)
Параметры настраиваемого поля (поле базы данных)
Варианты формы запроса (обычное поле)
Варианты в форме запроса (поле базы данных)
Автоматическое обновление запускается для всех изменений вариантов до тех пор, пока какие-либо варианты с добавленными действиями не будут изменены (переименованы или удалены).
Это значит, что вы увидите предупреждение. Если это произойдет, у вас будет два варианта действий: обновить условную логику новых вариантов для настраиваемого поля вручную или нажать Обновить эти варианты, чтобы автоматически удалить убранные варианты вместе со связанными с ними действиями.
Предупреждения для полей Обычное и База данных:
Важно
При нажатии кнопки Обновить эти варианты будут удалены только те обычные варианты и связанные с ними действия для применения условий, которые были специально переименованы или удалены из настраиваемого поля. Переименованные варианты базы данных и связанные с ними действия будут сохранены.
Чтобы обеспечить беспрепятственное использование функции Обновить эти варианты, важно понимать различия между обычными полями выбора и полями со ссылками на базу данных. Хотя оба типа направлены на поддержание ваших форм в актуальном состоянии с учетом последних конфигураций вариантов, они работают по-разному, особенно в том, как обрабатываются варианты с условиями.
Приведенная ниже сравнительная таблица поможет вам разобраться в этих различиях и полностью понять особенности поведения каждого типа поля.
|
Сценарий |
Обычные поля выбора |
Поля для ссылки на базу данных |
|---|---|---|
|
Недавно добавленный/удаленный вариант из настраиваемого поля/базы данных без условий |
Удаленные варианты удаляются без предупреждения. |
Удаленные варианты удаляются без предупреждения. |
|
Удаленный вариант из настраиваемого поля/базы данных без условий |
Варианты сохраняются с помощью кнопки Обновить эти варианты. |
Варианты сохраняются с помощью кнопки Обновить эти варианты в редакторе форм, но отправитель не увидит никаких удаленных вариантов. |
|
Комбинированные удаленные варианты (условия + без условий) |
Все удаленные варианты сохраняются с помощью кнопки Обновить эти варианты. |
С помощью кнопки Обновить эти варианты в редакторе форм сохраняются только удаленные варианты с условиями. Отправитель не увидит никаких удаленных вариантов. |
|
Переименованный вариант без условий |
Варианты обновлены без предупреждения. |
Варианты обновлены без предупреждения. |
|
Переименованный вариант с условиями |
Требуется кнопка Обновить эти варианты; параметры обновлены, условия потеряны. |
Варианты обновляются без предупреждения, а условия остаются связанными с переименованными вариантами. |
|
Переименованные комбинированные параметры (условия + без условий) |
Требуется кнопка Обновить эти варианты; параметры обновлены, условия потеряны. |
Варианты обновляются без предупреждения, а условия остаются связанными с переименованными вариантами. |
При создании форм запроса можно устанавливать ограничения дат для вопросов типа «Дата», чтобы выбранные даты отсчитывались через определенное количество дней или позже после даты отправки формы. Это означает, что при заполнении формы пользователи смогут выбирать только те даты (например, сроки выполнения), которые соответствуют критериям, установленным создателем формы.
Например, если вы устанавливаете ограничение в 5 дней, а пользователь отправит форму 1 января, можно будет выбрать даты начиная с 6 января и позже.