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Blueprints

Usuários comuns e externos podem criar e executar blueprints. Colaboradores podem visualizar blueprints que foram compartilhados com eles.

Visão geral

Com blueprints, você pode gerenciar os modelos de projeto e tarefa e planejar o trabalho enquanto o mantém separado do trabalho em andamento.

Para dar os primeiros passos rapidamente com blueprints:

  1. Você pode criar seu primeiro blueprint de projeto, pasta ou tarefa do zero. Posteriormente, você poderá usá-lo como um modelo para seus futuros projetos ou tarefas.
  2. Da próxima vez que precisar iniciar um novo projeto ou tarefa, tente iniciá-lo a partir de um blueprint.

Informações importantes

  • Pastas e projetos de blueprint têm uma seção dedicada no painel de navegação esquerdo.
  • Quando você adiciona um responsável ao blueprint de tarefa ou um proprietário ao blueprint de projeto, ele não é compartilhado automaticamente, e o responsável/proprietário não recebe nenhuma notificação. Contudo, um item é automaticamente compartilhado com um usuário quando você o @menciona ou o adiciona como seguidor.
  • Você pode compartilhar um blueprint da mesma forma que um projeto, tarefa ou pasta comum.
  • Somente os usuários que aceitaram um convite para a conta podem ser especificados como responsáveis de um blueprint de tarefa ou proprietários de um blueprint de projeto.
  • Você não pode criar um relatório, calendário, widget de painel ou gráfico de carga de trabalho com base em um blueprint de pasta/projeto.

 

Criar um blueprint

Há duas formas de criar um blueprint:

  • Criar um blueprint de projeto, pasta ou tarefa do zero.
  • Salvar um projeto, pasta ou tarefa existente como um blueprint.

Criar um blueprint de projeto

  1. Clique no sinal de adição à direita de “Blueprints” ou clique com o botão direito do mouse em um projeto/pasta na seção “Blueprints” do painel de navegação esquerdo, passe o cursor sobre “Adicionar” e selecione “Pasta” ou “Projeto” (dependendo do que deseja criar).
  2. Na janela pop-up exibida:
    • Se necessário, altere o tipo de item que será criado: um projeto ou pasta.
    • Insira o nome do blueprint do projeto/pasta.
    • Especifique o local do blueprint. Observe que só é possível rotular um blueprint com outro blueprint (ou seja, não é possível designar um projeto/pasta da estrutura de pastas principal como um projeto/pasta pai de um blueprint).
    • Para projetos: especifique os proprietários do projeto e as datas inicial e final.
    • Escolha a exibição padrão do projeto ou da pasta.
    • Especifique com quem deseja compartilhar o projeto/a pasta.
  3. Clique em “Criar”.
  4. Seu blueprint é criado e aparece na seção “Blueprints” do painel de navegação esquerdo. Agora, você pode adicionar todas as tarefas e subtarefas relevantes e que serão necessárias para concluir o projeto. Após concluir essa etapa, você deverá ter tarefas para cada etapa necessária em seu projeto.
  5. Adicione dados às tarefas e subtarefas, conforme necessário. Adicione informações ao máximo de atributos que puder nas tarefas (como duração, responsáveis, descrições e anexos).

Criar um blueprint de tarefa

  1. Selecione um projeto ou pasta na seção “Blueprints” do painel de navegação esquerdo. Sua tarefa de blueprint será criada nesse local.
  2. Clique em “+ Nova tarefa” na exibição de lista, quadro, tabela ou no gráfico de Gantt.
  3. Adicione detalhes relevantes à sua tarefa. Inclua todas as informações que serão aplicáveis ao blueprint. Por exemplo, você pode inserir texto na descrição da tarefa, adicionar responsáveis, definir datas de início e de término, entre outros.
  4. Selecione o local onde a tarefa criada com base no blueprint deve ser colocada.

Salvar um projeto como blueprint

Se tiver um projeto que deseja usar como modelo para seus projetos futuros, é possível salvá-lo como um blueprint.

  1. Clique com o botão direito do mouse em um projeto/pasta no painel de navegação esquerdo.
  2. Clique em “Salvar como blueprint”.
  3. Insira o nome do blueprint.
  4. Selecione um novo local (opcional). Especifique um projeto/pasta ao qual o seu blueprint deve ser adicionado. Caso não selecione um novo local, um blueprint de nível superior será criado.
  5. Adicione um prefixo (opcional). O texto adicionado no campo de prefixo é adicionado ao início dos títulos de todos os itens no novo blueprint (inclusive subpastas, subprojetos, tarefas e subtarefas).
  6. Marque a caixa à esquerda de “Copiar tarefas” para incluir duplicatas de todas as tarefas e subtarefas do projeto ou da pasta em um blueprint.
    • Personalize como as tarefas devem ser duplicadas: com ou sem descrição, anexos, responsáveis e valores de campo personalizado.
    • Reagende tarefas. Deixe a caixa “Reagendar” desmarcada para que as datas das tarefas permaneçam idênticas às datas agendadas no projeto ou na pasta original. Marque a caixa para definir a data inicial da primeira tarefa ou a data de vencimento da última tarefa no projeto ou na pasta. Todas as outras tarefas serão reagendadas de maneira adequada.
  7. Clique em “Salvar”.

O projeto ou a pasta é salvo como um blueprint e aparece na seção “Blueprints” do painel de navegação esquerdo.

Salvar uma tarefa como blueprint

  1. Clique com o botão direito do mouse em uma tarefa que deseja salvar como blueprint.
  2. Clique em "Salvar como blueprint".
  3. No pop-up exibido, insira um nome para o blueprint e selecione a pasta ou o projeto de blueprint onde você deseja salvá-lo*.
  4. Marque as caixas dos atributos disponíveis para indicar quais atributos deseja copiar de uma tarefa para um blueprint: descrição, anexos, responsáveis e valores de campo personalizado.
  5. Reagende um blueprint: especifique uma data inicial ou de vencimento diferente.
  6. Clique em “Salvar”.

Sua tarefa é salva como um blueprint e aparece na pasta ou no projeto especificado na etapa 3.

*Caso não selecione um local, seu blueprint será salvo no nível superior em Blueprints.

Usar um blueprint

Criar um projeto ou pasta a partir de um blueprint

Use um blueprint para iniciar rapidamente seu novo projeto e notificar os responsáveis sobre tarefas no projeto.

  1. Clique com o botão direito do mouse em um projeto ou pasta na seção “Blueprints” do painel de navegação esquerdo.
  2. Selecione “Criar a partir de blueprint”.
  3. Dê um nome ao projeto ou pasta.
  4. Selecione um novo local (opcional). Especifique o projeto/pasta/espaço onde seu novo projeto ou pasta deve ser rotulado. Caso não selecione um novo local, seu projeto/pasta será colocado na seção “Compartilhado comigo”.
  5. Especifique se deseja ou não enviar notificações de caixa de entrada para responsáveis por tarefas em um projeto/pasta e os proprietários de seu subprojeto na criação.
  6. Adicione um prefixo (opcional). O texto adicionado no campo de prefixo é adicionado ao início dos títulos de todos os itens no novo projeto/pasta (isso inclui subpastas, subprojetos, tarefas e subtarefas).
  7. Marque a caixa à esquerda de “Copiar tarefas” para criar duplicações de todas as tarefas e subtarefas do blueprint.
    • Personalize como as tarefas devem ser duplicadas: com ou sem descrição, anexos, responsáveis e valores de campo personalizado.
    • Reagende tarefas. Deixe a caixa “Reagendar” desmarcada para que as datas das tarefas permaneçam idênticas às datas agendadas no projeto ou na pasta original. Marque a caixa para definir a data inicial da primeira tarefa ou a data de vencimento da última tarefa no projeto ou na pasta. Todas as outras tarefas serão reagendadas de maneira adequada.
  8. Clique em “Criar”.

Criar uma tarefa a partir de um blueprint

Você pode criar rapidamente uma tarefa ativa a partir de um blueprint e notificar imediatamente seus responsáveis para que possam começar a trabalhar nela.

  1. Clique com o botão direito do mouse em um blueprint de tarefa na exibição de lista.
  2. Selecione "Criar a partir de blueprint".
  3. Insira um nome para a nova tarefa.
  4. Selecione um novo local (opcional). Especifique o projeto/pasta/espaço onde sua nova tarefa deve ser rotulada. Caso não selecione um novo local, sua tarefa será colocada na seção “Compartilhado comigo”.
  5. Personalize como a tarefa deve ser iniciada:
    • Notifique os responsáveis: envie notificações de caixa de entrada aos responsáveis.
    • Copie a descrição: copie a descrição do blueprint quando a tarefa for iniciada.
    • Copie anexos: inclua os anexos do blueprint na nova tarefa.
    • Copie responsáveis: mantenha os responsáveis do blueprint quando a tarefa for iniciada.
    • Copie valores de campo personalizado: especifique se os dados inseridos na tarefa de blueprint devem ou não ser copiados para a nova tarefa.
    • Reagende: defina uma data inicial ou de vencimento para a tarefa.
  6. Clique em “Criar”.

Blueprints e formulários de solicitação

Você pode configurar um formulário de solicitação para criar um projeto ou tarefa a partir de um blueprint. Caso faça isso, um projeto ou tarefa será criado a partir do blueprint indicado sempre que alguém usar o formulário para enviar uma solicitação.
Saiba mais na página Criar um formulário de solicitação.

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