Como criar formulários de solicitação
Os administradores do espaço podem criar formulários de solicitação em seus espaços. Os administradores e proprietários da conta podem criar formulários de solicitação no nível da conta. Em contas Enterprise, é possível revogar esse direito dos administradores da conta.
Após a criação de um formulário de solicitação, ele poderá ser enviado por qualquer usuário que seja ou não (opcionalmente) ligado à conta do Wrike.
Os administradores de espaço só podem criar formulários de solicitação nos espaços que administram.
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Acesse o espaço no qual deseja criar um formulário de solicitação.
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Clique no ícone de engrenagem abaixo do nome do espaço para abrir as configurações do espaço.
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Selecione a guia Formulários de solicitação.
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Clique em Criar um formulário de solicitação caso esse seja o primeiro formulário no espaço, ou em + Novo formulário se o espaço já tiver outros formulários.
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Clique na sua foto de perfil 1.
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Selecione Configurações 2 no menu suspenso.
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Clique na seção Formulários de solicitação 3 na barra lateral.
Como alternativa, você também pode acessar o formulário de solicitação clicando em + no canto superior direito do seu espaço de trabalho, selecionando a opção Solicitação no menu suspenso e clicando na opção Gerenciar formulários.
É necessário fornecer algumas informações após acessar o criador de formulário de solicitação.
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Dê um nome ao seu formulário de solicitação 1.
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(Opcional) Forneça uma descrição para seu formulário a fim de ajudar os usuários a entender qual a finalidade dele e quando ele deve ser enviado 2.
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Siga para o painel do lado esquerdo e especifique:
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Configurações de resposta:
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Indique se o formulário deve criar uma nova tarefa ou projeto ou criar uma tarefa ou projeto com base em um tipo de item personalizado, blueprint ou item existente 3.
Observação
Para criar com base em um item existente, selecione Criar tarefa a partir de... ou Crie um projeto a partir de... nessa lista suspensa, selecione a guia relevante no pop-up e clique na opção relevante.
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(Opcional) Selecione um status para a tarefa ou pasta que será criada após o envio do formulário 4.
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Quando não houver nenhum status definido explicitamente nas configurações do formulário, há vários subcenários possíveis:
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Quando um formulário cria um item com base em um modelo, por exemplo, um blueprint ou uma tarefa existente, o item criado preserva o status do item original, independentemente do fluxo de trabalho padrão do local de salvamento.
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Quando um formulário cria um item com base em um tipo de item personalizado, o item é criado no primeiro status ativo do fluxo de trabalho especificado nas configurações Tipo de item personalizado, independentemente do fluxo de trabalho padrão do local de salvamento.
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Quando um formulário cria um item do zero, o fluxo de trabalho padrão do local de salvamento entra em vigor.
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(Opcional) Selecione a pasta, projeto ou espaço onde os itens criados com base no formulário devem ser armazenados 5.
Observação
Caso não faça nenhuma escolha nessa etapa, o item criado por meio do envio do formulário será colocado na pasta Compartilhado comigo.
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(Opcional) Selecione um usuário ao qual deseja atribuir a tarefa ou projeto criado 6.
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(Opcional) Configure uma aprovação que deverá ser criada por meio do formulário de solicitação 7.
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(Opcional) Reagende 8
Esse recurso permite que você ajuste facilmente os horários nos formulários de solicitação. Você pode reagendar com base na data inicial ou final de uma tarefa específica, que não precisa ser necessariamente a tarefa mais antiga ou mais recente do projeto ou uma subtarefa dentro de uma tarefa.
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(Opcional) Adicione um prefixo 9
Se tiver selecionado a opção Criar tarefa/projeto a partir de..., você poderá definir um prefixo para itens criados por meio desse formulário e/ou reagendá-los. Quando alguém envia o formulário, a resposta da pergunta designada para configurar o prefixo é adicionada ao título da subtarefa recém-criada ou, se for um projeto, aos títulos de todos os itens contidos nele, mas não ao próprio item principal.
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Compartilhamento de formulário:
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Escolha quem deve ter permissão para visualizar o formulário: todos em sua conta, usuários e grupos específicos ou ninguém em sua conta. Se não selecionar ninguém em sua conta, você deverá habilitar um link público; caso contrário, o Wrike não permitirá que você publique as alterações 10.
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(Opcional) Marque a caixa se quiser ativar um link público para o formulário (para usuários externos ao Wrike) e se quiser que ele acione notificações por e-mail ou contenha um recurso de segurança CAPTCHA 11.
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Após criar um formulário de solicitação, você pode adicionar mais perguntas ao formulário clicando no botão + Adicionar 1.
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Na lista 2, escolha o tipo de pergunta que deseja adicionar.
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Insira sua pergunta 3 e as respostas disponíveis de acordo com o tipo de pergunta.
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(Opcional) Insira uma descrição 4 para adicionar informações sobre a pergunta. Essas informações ficam visíveis para os solicitantes, mas não aparecerão na tarefa ou projeto resultante.
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Ative Exigir resposta 5 para tornar uma resposta obrigatória no preenchimento do formulário.
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Você pode criar perguntas e respostas condicionais em seu formulário de solicitação, de modo que os usuários sejam redirecionados para perguntas diferentes com base em suas respostas.
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Você pode mapear respostas, dizendo ao Wrike como usar determinadas respostas na tarefa ou projeto criado.
Observação
Ao configurar ou editar formulários existentes, é possível adicionar links clicáveis que comecem com http://ou https:// a perguntas, textos auxiliares e cabeçalhos.
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Publique ou Salve seu formulário de solicitação 6.
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Clique em Salvar para criar um rascunho de formulário que não está ativo e pode ser editado posteriormente. Apenas administradores podem visualizar solicitações salvas em estágio de rascunho.
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Clique em Publicar para publicar o formulário. Após a publicação de uma solicitação, todos os usuários com os quais a solicitação for compartilhada poderão acessá-la e fazer pedidos com ela.
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Dica
Se quiser adicionar um link clicável à pergunta ou à descrição da pergunta, certifique-se de que ela comece com http:// ou https://.
Sempre que um campo personalizado for modificado, as opções correspondentes nos formulários de solicitação serão atualizadas automaticamente. Isso garante a consistência em todos os formulários, poupa tempo ao eliminar a necessidade de atualizações manuais e simplifica o fluxo de trabalho geral.
A atualização automática ocorre quando um usuário:
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Altera o nome do campo personalizado (aplicável a todos os tipos de campo personalizado).
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Altera a ordem das opções nos campos personalizados de seleção única ou seleção múltipla.
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Adiciona novas opções aos campos personalizados.
Por exemplo, quando um usuário utiliza um único campo personalizado de seleção em um formulário de solicitação, ele pode escolher entre as opções disponíveis especificadas nesse campo personalizado.
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Acesse o campo personalizado que deseja editar.
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Faça as alterações necessárias no campo personalizado.
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Após a edição do campo personalizado, o sistema atualizará automaticamente todos os formulários de solicitação que usam esse campo personalizado.
Configurações de campo personalizado:
Opções no formulário de solicitação:
Ao editar as opções nas configurações do campo personalizado, as alterações serão aplicadas automaticamente no formulário de solicitação.
Configurações de campo personalizado:
Opções de formulário de solicitação:
Observação
Se você adicionar uma ação às opções de campo personalizado no formulário, a atualização automática não será acionada. Isso significa que você receberá uma notificação de aviso. Quando isso acontecer, você terá algumas opções: atualizar manualmente a lógica condicional para se adequar às novas opções de campo personalizado ou clicar em Atualizar essas opções para remover automaticamente as ações vinculadas às opções removidas. Também é importante saber que isso pode levar à remoção de opções que tenham ações condicionais vinculadas, portanto, prossiga com cuidado. Lembre-se de que a atualização automática só está disponível para campos personalizados sem ações vinculadas.
Ao criar formulários de solicitação, você pode definir restrições de data para perguntas de tipo de data a fim de garantir que as datas selecionadas estejam dentro de um determinado número de dias ou mais após a data de envio do formulário. Isso limitará os usuários a escolher apenas as datas (p. ex., datas de vencimento) que atendam aos critérios especificados pelo criador do formulário.
Por exemplo, se você definir uma restrição de 5 dias e um usuário enviar um formulário em 1.º de janeiro, ele só poderá selecionar datas a partir de 6 de janeiro.