Como criar formulários de solicitação
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Disponibilidade: Legacy Business, Legacy Enterprise.; Indisponibilidade: Legacy Free, Legacy Professional.; |
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Disponibilidade: Business, Enterprise, Pinnacle.; Indisponibilidade: Free, Team.; |
Os administradores do espaço podem criar formulários de solicitação em seus espaços. Os administradores e proprietários da conta podem criar formulários de solicitação no nível da conta. Em contas Enterprise, é possível revogar esse direito dos administradores da conta.
Após a criação de um formulário de solicitação, ele poderá ser enviado por qualquer usuário que seja ou não (opcionalmente) ligado à conta do Wrike.
Os administradores de espaço só podem criar formulários de solicitação nos espaços que administram.
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Clique na sua foto de perfil 1.
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Selecione Configurações 2 no menu suspenso.
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Clique na seção Formulários de solicitação 3 em Gerenciamento da conta na barra lateral.
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Clique no botão + Formulário 4 .
Você também pode acessar formulários de solicitação clicando no + no canto superior direito do seu espaço de trabalho, selecionando Solicitação no menu suspenso e clicando em Gerenciar formulários.
Depois de acessar o criador de formulário de solicitação:
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Você verá uma janela de prompt na seção Criar formulário com IA. Use este espaço para descrever claramente o que você deseja que a IA crie ou ajude 1 .
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Prompts sugeridos estão disponíveis na parte inferior da janela de prompt.
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Clique no botão Criar rascunho 2 .
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O formulário será gerado.
Dica
Seja específico sobre suas necessidades, como o tipo de conteúdo, o estilo ou os pontos-chave que deseja incluir.
Como alternativa, você também pode criar o formulário de solicitação manualmente inserindo as informações nos campos abaixo:
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Dê um nome ao seu formulário de solicitação 1.
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(Opcional) Forneça uma descrição para seu formulário a fim de ajudar os usuários a entender qual a finalidade dele e quando ele deve ser enviado 2.
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Siga para o painel do lado esquerdo e especifique:
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Selecione outros Espaços onde as respostas podem ser salvas 3.
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Configurações de resposta:
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Selecione se o formulário deve criar uma nova tarefa ou projeto ou criar um a partir de um Custom Item Type, blueprint, ou um item existente 4.
Observação
Para criar com base em um item existente, selecione Criar tarefa a partir de... ou Crie um projeto a partir de... nessa lista suspensa, selecione a guia relevante no pop-up e clique na opção relevante.
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(Opcional) Selecione um status para a tarefa ou pasta que será criada após o envio do formulário 5.
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Quando não houver nenhum status definido explicitamente nas configurações do formulário, há vários subcenários possíveis:
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Quando um formulário cria um item com base em um modelo, por exemplo, um blueprint ou uma tarefa existente, o item criado preserva o status do item original, independentemente do fluxo de trabalho padrão do local de salvamento.
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Quando um formulário cria um item a partir de um Custom Item Type, o item é criado no primeiro status ativo do fluxo de trabalho especificado nas configurações do Custom Item Type, independentemente do fluxo de trabalho padrão do local de salvamento.
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Quando um formulário cria um item do zero, o fluxo de trabalho padrão do local de salvamento entra em vigor.
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(Opcional) Selecione a pasta, projeto ou espaço onde os itens criados com base no formulário devem ser armazenados 6.
Observação
Caso não faça nenhuma escolha nessa etapa, o item criado por meio do envio do formulário será colocado na pasta Compartilhado comigo.
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(Opcional) Selecione um usuário ao qual deseja atribuir a tarefa ou projeto criado 7.
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(Opcional) Configure uma aprovação que deverá ser criada por meio do formulário de solicitação 8.
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(Opcional) Reagende ao redor de 9.
Esse recurso permite que você ajuste facilmente os horários nos formulários de solicitação. Você pode reagendar com base na data inicial ou final de uma tarefa específica, que não precisa ser necessariamente a tarefa mais antiga ou mais recente do projeto ou uma subtarefa dentro de uma tarefa.
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(Opcional) Adicione um prefixo 10.
Se tiver selecionado a opção Criar tarefa/projeto a partir de..., você poderá definir um prefixo para itens criados por meio desse formulário e/ou reagendá-los. Quando alguém envia o formulário, a resposta da pergunta designada para configurar o prefixo é adicionada ao título da subtarefa recém-criada ou, se for um projeto, aos títulos de todos os itens contidos nele, mas não ao próprio item principal.
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Escolha quem deve ter permissão para visualizar o formulário: todos em sua conta, usuários e grupos específicos ou ninguém em sua conta. Se não selecionar ninguém em sua conta, você deverá habilitar um link público; caso contrário, o Wrike não permitirá que você publique as alterações 11.
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(Opcional) Marque a caixa se quiser ativar um link público para o formulário (para usuários externos ao Wrike) e se quiser que ele acione notificações por e-mail ou contenha um recurso de segurança CAPTCHA 12.
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Após criar um formulário de solicitação, você pode adicionar mais perguntas ao formulário clicando no botão + Adicionar 1.
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Na lista 2, escolha o tipo de pergunta que deseja adicionar.
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Insira sua pergunta 3 e as respostas disponíveis de acordo com o tipo de pergunta.
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(Opcional) Insira uma descrição 4 para adicionar informações sobre a pergunta. Essas informações ficam visíveis para os solicitantes, mas não aparecerão na tarefa ou projeto resultante.
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Ative Exigir resposta 5 para tornar uma resposta obrigatória no preenchimento do formulário.
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Você pode criar perguntas e respostas condicionais em seu formulário de solicitação, de modo que os usuários sejam redirecionados para perguntas diferentes com base em suas respostas.
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Você pode mapear respostas, dizendo ao Wrike como usar determinadas respostas na tarefa ou projeto criado.
Observação
Ao configurar ou editar formulários existentes, é possível adicionar links clicáveis que comecem com http://ou https:// a perguntas, textos auxiliares e cabeçalhos.
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Publique ou Salve seu formulário de solicitação 6.
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Clique em Salvar para criar um rascunho de formulário que não está ativo e pode ser editado posteriormente. Apenas administradores podem visualizar solicitações salvas em estágio de rascunho.
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Clique em Publicar para publicar o formulário. Após a publicação de uma solicitação, todos os usuários com os quais a solicitação for compartilhada poderão acessá-la e fazer pedidos com ela.
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Dica
Se quiser adicionar um link clicável à pergunta ou à descrição da pergunta, certifique-se de que ela comece com http:// ou https://.
Sempre que um campo personalizado for modificado, as opções correspondentes nos formulários de solicitação serão atualizadas automaticamente. Isso garante a consistência em todos os formulários, poupa tempo ao eliminar a necessidade de atualizações manuais e simplifica o fluxo de trabalho geral.
A atualização automática ocorre quando um usuário:
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Altera o nome das opções armazenadas no campo personalizado.
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Altera a ordem das opções nos campos personalizados de seleção única ou seleção múltipla.
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Adiciona novas opções aos campos personalizados.
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Exclui das opções existentes.
Por exemplo, quando um usuário utiliza um único campo personalizado de seleção em um formulário de solicitação, ele pode escolher entre as opções disponíveis especificadas nesse campo personalizado.
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Acesse o campo personalizado comum ou do banco de dados que deseja editar.
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Faça as alterações necessárias no campo personalizado.
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Após a edição do campo personalizado, o sistema atualizará automaticamente todos os formulários de solicitação que usam esse campo personalizado.
Configurações de campo personalizado (campo comum)
As configurações de campo personalizado permitem controlar como seus campos personalizados comuns funcionam. Você pode definir quem pode visualizar ou editar o campo e escolher onde ele aparecerá. Os campos comuns estão disponíveis para usuários em toda a sua conta e ajudam a rastrear informações específicas das necessidades da sua equipe.
Configurações de campo personalizado (campo de banco de dados)
As configurações de campos de banco de dados permitem gerenciar campos que extraem informações de um banco de dados central. Esses campos mantêm os dados consistentes em vários projetos e tarefas. Você pode definir permissões, controlar onde o campo aparece e garantir que todos usem os mesmos valores, ajudando sua equipe a permanecer organizada e alinhada.
Opções no formulário de solicitação (campo comum)
As opções no formulário de solicitação permitem personalizar como os campos comuns aparecem e funcionam para os usuários que preenchem o formulário. Você pode definir valores padrão, tornar campos obrigatórios e adicionar texto de ajuda para orientar os usuários. Essas opções ajudam você a coletar as informações corretas sempre que alguém enviar uma solicitação.
Opções no formulário de solicitação (campo de banco de dados)
As opções no formulário de solicitação para campos de banco de dados permitem conectar perguntas do formulário a campos centralizados gerenciados em sua conta. Você pode definir valores padrão, tornar campos obrigatórios e garantir que os usuários escolham em uma lista consistente de opções. Isso mantém seus dados organizados e atualizados em todos os projetos.
Ao editar as opções nas configurações do campo personalizado, as alterações serão aplicadas automaticamente no formulário de solicitação.
A atualização automática é acionada para todas as alterações de opção até a modificação de qualquer opção com ações adicionadas (renomeada ou excluída).
Isso significa que você receberá uma notificação de aviso. Quando isso acontecer, você terá algumas opções: atualizar manualmente a lógica condicional para se adequar às novas opções de campo personalizado ou clicar em Atualizar essas opções para apagar automaticamente as opções removidas junto com as ações vinculadas a elas.
Mensagem de aviso para campos comuns e de banco de dados:
Importante
Clicar no botão Atualizar essas opções apagará somente as opções comuns e suas ações condicionais vinculadas que tenham sido especificamente renomeadas ou removidas do campo personalizado. As opções de banco de dados renomeadas e suas ações vinculadas serão mantidas.
Para garantir o uso contínuo do recurso Atualizar essas opções, é importante reconhecer as diferenças entre campos de seleção comum e link-to-database. Embora os dois tipos tenham como objetivo manter seus formulários atualizados com as configurações de opção mais recentes, eles operam de maneiras distintas, especialmente em relação à forma como as opções com condições são processadas.
Para ajudar você a navegar por essas diferenças e entender completamente os comportamentos de cada tipo de campo, consulte a tabela de comparação abaixo.
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Cenário |
Campos de seleção comum |
Campos de vínculo com banco de dados |
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Opção recém-adicionada/excluída do campo comum/banco de dados sem condições |
As opções excluídas serão removidas sem nenhum aviso. |
As opções excluídas serão removidas sem nenhum aviso. |
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Opção excluída do campo comum/banco de dados com condições |
As opções são mantidas se o botão Atualizar essas opções for clicado. |
As opções são mantidas se o botão Atualizar essas opções for clicado no editor de formulários, mas o responsável pelo envio não verá nenhuma opção removida. |
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Exclusão de opções combinadas (com + sem condições) |
Todas as opções excluídas são mantidas se o botão Atualizar essas opções for clicado. |
Somente as opções excluídas com condições são mantidas se o botão Atualizar essas opções for clicado no editor de formulários. O responsável pelo envio não verá nenhuma opção removida. |
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Opção renomeada sem condições |
As opções serão atualizadas sem nenhum aviso. |
As opções serão atualizadas sem nenhum aviso. |
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Opção renomeada com condições |
Será necessário usar o botão Atualize essas opções; as opções serão atualizadas, as condições serão perdidas. |
As opções serão atualizadas sem nenhum aviso e as condições permanecerão vinculadas às opções renomeadas. |
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Opções combinadas renomeadas (com + sem condições) |
Será necessário usar o botão Atualize essas opções; as opções serão atualizadas, as condições serão perdidas. |
As opções serão atualizadas sem nenhum aviso e as condições permanecerão vinculadas às opções renomeadas. |
Ao criar formulários de solicitação, você pode definir restrições de data para perguntas de tipo de data a fim de garantir que as datas selecionadas estejam dentro de um determinado número de dias ou mais após a data de envio do formulário. Isso limitará os usuários a escolher apenas as datas (p. ex., datas de vencimento) que atendam aos critérios especificados pelo criador do formulário.
Por exemplo, se você definir uma restrição de 5 dias e um usuário enviar um formulário em 1.º de janeiro, ele só poderá selecionar datas a partir de 6 de janeiro.