[Wrikeから]作業の整理にWrikeの構成要素をすべて使用していますか？📊📋📁💫
#まず始めに
4つの構成要素 - タスク、フォルダー、プロジェクト、スペース - はWrikeにおけるプロジェクトコラボレーションの基本コンセプトです。 Wrikeを初めて導入される場合、あるいは作業スペースの整理方法に関するヒントやコツを詳しくお知りになりたい場合ご案内しますのでは引き続きお読みください。
簡潔に言えば、タスクがプロジェクトを構成し、プロジェクトがフォルダーに整理され、スペース内で機能します。 それぞれを深く掘り下げましょう。
タスク
タスクは完了すべき作業を示すアクション項目です。 Wrikeのタスクには、状況、開始日時、締め切り、指名された人、説明、タスクストリーム、コメントセクションなどを含む属性があります。
タスクを使用してプロジェクトの完了に必要な全ステップのプランを作成します。
例: 「コピー」、「HTML」、「QA」、および「ローンチ」のタスクはEメールキャンペーンプロジェクトの一部です。
ヒント: 小規模な各種アクション項目から成るアクション項目が1つあり、それらを個別に指名する必要がある場合はチェックリストをタスクの説明やサブタスクに追加することができます。
プロジェクト
プロジェクトには、特定の目標達成に必要な実行可能な項目(Wrikeのタスク)がすべて含まれます。 それらはタスクの整理や管理に役立ち、プロジェクトの進捗状況を追跡為の属性があり、それらをレポート化できます。 プロジェクトの属性には、状況、開始日時、終了日時、オーナー、その他が含まれています。
プロジェクトを使用してより大きな目標の一部であるタスクのグループを管理できます。
Wrikeプロジェクトの例: マーケティングキャンペーン、機能リリース、リノベーションプロジェクト、複数のステップが必要な他の目標。
ヒント: サブプロジェクトを使用すると、プロジェクトを各フェーズに分類することができます。
フォルダー
フォルダーを使用することで、タスク、プロジェクト、他のフォルダーまたはサブフォルダーを適切に保管することができます。 フォルダーは作業スペースやタスクの整理に役立つため、関連情報を1箇所にまとめてデータの一貫性を確保することができます。 タスクやプロジェクトとは異なり、フォルダーは実行可能な項目はありません - 指名された人、開始日時、締め切りといった属性はありません。
フォルダーは関連タスクまたはプロジェクトのコンテナとして使用します。
フォルダーの例: 今年のプロジェクトのフォルダー、マーケティングプロジェクト、ミーティングノート、リリースタスク。
ヒント: フォルダータグを使用してタスクやプロジェクトを幾つかのフォルダーに含めて明確に分かるようにして作業のコラボレーションを円滑に行います。
スペース
作業スペースの構成に最近追加されたスペースは非常にエキサイティングな要素です。
スペースはWrikeのフォルダー階層におけるグルーピングハブであり、組織が部門を規模に応じて定義し管理するのに有用です。 この構成要素により、ユーザーはチームの作業スペースの管理、セキュリティ、可視性を強化することができます。
スペースには、チームが必要とする関連情報を保管し整理するためのタスク、プロジェクト、フォルダーが含まれます。 スペースは、関連する重要な情報をグルーピングする他、スペース管理者が、スペースレベルのアクセスを管理することができ、チームメンバーやパートナーなどへの情報の共有方法を管理することでセキュリティを強化できます。
個人またはチームのレポジトリーとしてスペースを使用できます。この場合、チームが取り組んでいるタスク、プロジェクト、フォルダーのすべてが見つかります。
個人専用スペースは、取り組んでいる全作業を保持しタグ付けする専用の場所です。このスペースにはまたタスク、プロジェクト、フォルダーを入れることができます。
スペースの例: 貴社の各部門(マーケティングスペース、人事スペース、デザインスペースなど)
ヒント: スペースのブックマークセクションを使用して、レポート、ダッシュボード、タスク、プロジェクトをチームが頻繁に使用するリソースとして使うことができ、チームのGoogle Drive、Slackチャンネルなどの外部リソースを共有でる場所になります。
Wrikeはフレキシブルなツールで、上記ガイドラインはプロジェクトの構築を始める1つの方法に過ぎないです。 タスクやプロジェクトを構築する方法を決めるのはあなたです。
チームがスペースの使用でメリットを最大限に得る方法をご紹介しました。次は何でしょう？
Wrikeの構成要素について概説しましたが、あなたがWrikeでどのように作業をされているのかをお聴きしたいと思います。 Wrikeでプロジェクトを初めて構築している人に対してなにかアドバイスはありますか？ 以下にてコメントください。
Lisa Community Team at Wrike Wrike Product Manager Become a Wrike expert with Wrike Discover
Lisa Wrike Team member Become a Wrike expert with Wrike Discover
ある仕事をプロジェクトとするか、タスクとするか、といった判断についてはチームとしてガイドラインを作成する必要があると考えています。基本的な考え方を示して頂いて大変参考になりました。
さらに踏み込んで、機能面でどのような違いがあるのかを整理して示して頂けると助かります。Wrikeではフォルダ、プロジェクト、タスクは一見似ていますが、例えば、分析レポート、ワークフローなどを変えられる単位など、機能面の違いが色々あると思います。こういった知識は冒頭の判断において重要だと思います。
ご連絡ありがとうございます。
確かに悩ましい作業ではありますのでこちらのガイドをもご参考ください：
https://help.wrike.com/hc/ja/articles/210322705-%E5%9F%BA%E6%9C%AC%E6%A7%8B%E6%88%90-%E3%82%BF%E3%82%B9%E3%82%AF-%E3%83%95%E3%82%A9%E3%83%AB%E3%83%80%E3%83%BC-%E3%83%97%E3%83%AD%E3%82%B8%E3%82%A7%E3%82%AF%E3%83%88-%E3%82%B9%E3%83%9A%E3%83%BC%E3%82%B9
更に詳細の元配下リンクです：
https://help.wrike.com/hc/ja/categories/200942115-%E3%82%BF%E3%82%B9%E3%82%AF-%E3%83%95%E3%82%A9%E3%83%AB%E3%83%80%E3%83%BC-%E3%83%97%E3%83%AD%E3%82%B8%E3%82%A7%E3%82%AF%E3%83%88-%E3%82%B9%E3%83%9A%E3%83%BC%E3%82%B9
また英文でございますがこちらのベストプラクティスのガイドもご参考にしていただければと思います：
https://library.wrike.com/handbook-best-practices/team-onboarding/
私の経験からですと、
タスクは一つの作業・一つの仕事・一つの動作の単位で仕事の最小単位という意味でもあります。
フォルダ・プロジェクトは長い期間（1週間以上）の中で複数の作業・仕事が必要な入れ物です。
プロジェクトもテンプレート化できます。
細かく仕事を分けて必要に応じてプロジェクトを複製できますので時間の削減も期待できます。