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Wrikeの自動化

テーブル 1. 利用可能 - 従来のプラン


概要

Wrikeの自動化は、手作業による反復作業の量を減らし、作業プロセスを高速化し、人為的エラーの発生率を最小限に抑えるためのシンプルな方法です。 自動化を使用すると、すべての作業を自分で処理する代わりに、タスクやプロジェクト、カスタム項目でのさまざまなアクションをチームで自動化することができます。

自動化は使いやすく、自動化ルールの作成にコーディング経験を必要としません。 ルールは単純な「…の場合、…を実行する」の構造です。 自動化のルールコンストラクターは、ルールの作成プロセスをガイドします。 必要なのは、Wrikeに以下の内容を知らせることだけです:

Automation-Automation_Rules.png
  • ルールを適用するタスクやプロジェクト 1

  • ルールをトリガーするタイミング —「...の場合」ステートメント 2

  • ルールがトリガーされる前に満たすべきトリガーの追加条件 — 追加の「...の場合」ステートメント。 このステップは任意です。 3

  • ルールがトリガーされたときに実行するアクション —「...を実行する」ステートメント 4

Wrikeの自動化は、アカウントレベルとスペースレベルで使用できます。

アカウントレベルのルール

スペースレベルのルール

ルールの管理者

アカウント管理者およびオーナー

スペース管理者

適用先

  • タスク、およびすべてのアカウントレベルのタスクベースのカスタム項目

  • プロジェクト、およびすべてのアカウントレベルのプロジェクトベースのカスタム項目

  • タスク

  • プロジェクト

  • スペースレベルのカスタム項目

  • アカウントレベルのカスタム項目

範囲

アカウント全体で最大10個の特定のフォルダー、プロジェクト、スペースで動作

スペース全体、またはスペース内で最大10個の特定のフォルダーやプロジェクトで動作

次に、自動化ルールの例をいくつか示します:

  • (特定のプロジェクトの)タスクのステータスが「変更待ち」の状態から5日間変更されない場合、担当者に@メンションし、コメントを残します。

  • (特定のスペースの)プロジェクトのステータスが「完了」に変更された場合、プロジェクトを「アーカイブ」フォルダーに移動します。

重要な情報

  • アカウントでのルール数には上限があります。

    • Teamアカウント:アカウントにつき1000ルール

    • Business Plus(および従来のBusiness)アカウント:2000ルール

    • Enterprise Standard(および従来のEnterprise)アカウント:3000ルール

    • Enterprise Pinnacleアカウント:4000ルール

    カスタム項目タイプ用に作成された自動化ルールもアカウントの上限にカウントされます。

  • アカウント内で自動化によって実行されるアクションの数には、毎月の上限があります。

    • Teamアカウント:各有料ユーザーにつき毎月50アクション

    • Business Plus(および従来のBusiness)アカウント:各有料ユーザーにつき毎月200アクション

    • Enterprise Standard(および従来のEnterprise)アカウント:各有料ユーザーにつき毎月1000アクション

    • EnterprisePinnacleアカウント:各有料ユーザーにつき毎月1500アクション

    上限に達すると、すべてのルールが自動的に無効となり、Wrikeが全アカウント管理者にメールで通知します。 また、アカウントの月のアクション上限のうち、トータルで残り50%になった場合と10%になった場合にも、Wrikeは全管理者宛にそれぞれメール通知を送信します。

  • また、1分間に実行可能なアクション数にも制限があります。 自動化ルールが1分あたり200以上のアクションを実行した場合、自動的に無効になります。 さらに、直近5分間でルールが実行したアクション数が1分あたり100以上になった場合、そのルールは無効になります。 いずれの場合も、ルール作成者またはルールの所有権が移行されたユーザーには、ルールが無効になったという旨の通知が届きます。

  • 各自動化ルールにつき、自動化のトリガーとなる動作(「...の場合」ステートメント)を1つと、自動化で実行されるアクション(「...を実行する」ステートメント)を最大10まで設定できます。 追加条件(「...の場合」ステートメント)の数に制限はありません。

  • 自動化を介してアクションが実行される場合はいつも、タスク/プロジェクトのストリーム自動化ボットが作成者として表示されます。 アクティビティレポートも同様です。

  • ルールが適用されるべきタスク、プロジェクト、カスタム項目が、API、一括操作、またはExcelのインポートによって最初に作成された場合、既存の有効な自動化ルールはトリガーされません。 さらに、タスクの自動スケジュール変更によって項目に変更が加えられた場合、ルールはトリガーされません。 ただし、後でこれらのタスクまたはプロジェクトに手動で変更を加えたり、既存の有効なルールを編集したりした場合、これらのルールは、API、一括操作、またはExcelのインポートによって最初に作成された項目によりトリガーされます。 さらに、API、一括操作、またはExcelのインポートによってタスクおよびプロジェクトを最初に作成した後に作成または有効化した自動化ルールもトリガーされます。

  • タスク/プロジェクトが別の自動化ルールによって変更された場合は、自動化ルールはトリガーされません。

  • 作成したルールがその設定ではもはや機能しなくなった場合、Wrikeはそのルールを自動的に無効にし、メールで通知します。 例えば、ルールのトリガーが依存しているタスク/プロジェクトのステータスがアカウントから削除された場合、ルールは無効になります。

  • 自動化ルールは、関連するルールが作成される前、または切り替えがオンになる前に発生した変更ではトリガーされませんか。例えば、関連するルールが作成される前にタスクステータスが変更された場合、自動化ルールはトリガーされません。

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