Wrikeの自動化
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利用可能：従来のBusiness、Enterprise。利用不可：従来のFree、Professional。 |
Wrikeの自動化は、反復的な作業や手作業を減らし、作業プロセスを高速化して、ヒューマンエラーの可能性を最小限に抑えます。 すべての作業を自分で処理する代わりに、Wrikeのタスクやプロジェクト、カスタム項目でのさまざまなアクションをチームで自動化することができます。
自動化は使いやすく、自動化ルールの作成にコーディング経験を必要としません。 ルールは単純な「…の場合、…を実行する」の構造です。 自動化のルールコンストラクターは、ルールの作成プロセスをガイドします。 必要なのは、Wrikeに以下の内容を知らせることだけです：
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ルールを適用するタスクまたはプロジェクト。 1
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ルールをトリガーするタイミング — 「...の場合」ステートメント。 2
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ルールがトリガーされる前に満たすべきトリガーの追加条件 — 追加の「もし...した場合」ステートメント。 このステップはオプションです。 3
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コメントやメンションしたフォローしている人への追加のメンション。 4
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ルールがトリガーされたときに実行するアクション —「...を実行する」ステートメント 。 5
自動化ワークフローは次の順序で進行します：
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トリガーの有効化: トリガーイベントが発生するとプロセスが開始されます（例：「ステータスがXに変更された」）。
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条件の確認: トリガーが有効化された後、システムは項目が指定された条件を満たしているかどうかを評価します（例：「担当者がYである」）。
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ルールの実行: 条件が満たされれば、ルールが実行され、対応するアクションが実行されます。 満たされない場合、さらなるアクションは行われません。
条件は、トリガーが発生した後に常に評価されることに注意してください。発生前や同時には評価されません。
Wrikeの自動化は、アカウントレベルとスペースレベルで使用できます。
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アカウントレベルのルール |
スペースレベルのルール |
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ルールの管理者 |
アカウント管理者およびオーナー |
スペース管理者 |
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適用先 |
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範囲 |
アカウント全体で最大10個の特定のフォルダー、プロジェクト、スペースで動作 |
スペース全体、またはスペース内で最大10個の特定のフォルダーやプロジェクトで動作 |
次に、自動化ルールの例をいくつか示します：
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（特定のプロジェクトの）タスクのステータスが「変更待ち」の状態から5日間変更されない場合、担当者に@メンションし、コメントを残します。
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（特定のスペースの）プロジェクトのステータスが「完了」に変更された場合、プロジェクトを「アーカイブ」フォルダーに移動します。
アカウントタイプ別のルール上限
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Team Accounts：アカウントあたり最大 1,000 件のルール
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Enterprise（およびレガシー Enterprise）アカウント：アカウントあたり最大 3,000 件のルール
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Pinnacle Accounts：アカウントあたり最大 4,000 件のルール
補足事項
カスタム項目タイプ用に作成された自動化ルールもアカウントの上限にカウントされます。
月間のアクション上限
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Team Accounts：有料シート 1 席につき月間 50 件のアクション
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Enterprise（およびレガシー Enterprise）アカウント：有料シート 1 席につき月間 1,000 件のアクション
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Pinnacle Accounts：有料シート 1 席につき月間 1,500 件のアクション
上限に達すると、すべてのルールが自動的に無効になります。 Wrikeはすべてのアカウント管理者にメールで通知し、アカウントが月間アクション上限の50%と10%に達した際にアラートを送信します。
アクションのレート制限
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1つのルールで1分間に200以上のアクションを実行すると、そのルールは自動的に無効になります。
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1つのルールで1分間に100以上のアクションを5分間連続して実行した場合、そのルールは無効になります。
どちらの場合も、ルールの作成者または現在のオーナーが通知を受け取ります。
ルール設定
自動化ボット
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自動化を介してアクションが実行された場合は、タスク/プロジェクトのストリームに自動化ボットが作成者として表示されます。 これは、アクティビティレポートにも適用されます。
トリガー条件
自動化ルールがトリガーされるケース
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同じトリガーと条件のセットを持つアカウントレベルの自動化ルールとスペースレベルの自動化ルールがある場合、それぞれ独立してトリガーされ、該当のアクションを実行します。
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これらの項目を手動で変更するか、既存の有効なルールを編集すると、ルールがトリガーされます。
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元の設定が無効になったためにルールが機能しなくなった場合（例えば、タスクのステータスが削除された場合）、Wrikeはルールを無効にし、メールで通知します。
自動化ルールがトリガーされないケース
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API 経由で作成または変更されたタスク、プロジェクト、またはカスタム項目に対しては、オートメーションルールはトリガーされません。
これは大量のプログラムによる更新で過負荷が発生するのを防ぐための設計です。 API 主導のツールは、人間のユーザーよりも短時間ではるかに多くのイベントを生成できます。 Wrike の自動化機能はそれらの変更では実行されないため、必要なすべてのアクションをカスタムアプリケーションに組み込むことを推奨します。
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Excel import 経由で作成されたタスク、プロジェクト、またはカスタムアイテムでは自動化ルールはトリガーされません。
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タスクの自動スケジュール変更によって変更が行われた場合、ルールはトリガーされません。 日付のトリガーは、リクエストフォームで開始されたものを含め、スケジュール変更が適用されている場合、ブループリントから作成された項目では機能しません。
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30以上の項目（タスク、プロジェクト、カスタム項目）が一括操作で編集された場合、ルールはトリガーされません。
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別の自動化ルールによって変更が行われた場合、ルールはトリガーされません。 例外：以下の 2 つのトリガーを使用するルールは連鎖でき、同じトリガーを持つ他のルールをトリガーできます:
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ルールが作成される前または有効化される前に発生した変更によってルールがトリガーされることはありません。