Assegna elementi di lavoro con gli agenti AI

TL;DR 

Gli agenti AI personalizzati di Wrike possono rinominare e assegnare automaticamente gli elementi di lavoro analizzando il contesto e il numero di attività. È necessario definire un pool di utenti chiaro (per nome, gruppo, attributi o carico di lavoro) e includere regole di fallback. Gli agenti non possono accedere ai dati di capacità/carico di lavoro oltre al conteggio delle attività: usa i campi calcolati come soluzione alternativa. Testa i prompt nel Playground prima della messa in produzione.

• Overview
• Come funziona l’assegnazione automatica
• Requisiti di configurazione
• Metodi di assegnazione supportati
• Limitazioni attuali
• Esempi di prompt
• Pratiche migliori
• Risoluzione dei problemi
• E poi?
   

Panoramica

Gli agenti AI possono modificare automaticamente i nomi degli elementi di lavoro e assegnarli agli utenti analizzando contesto, disponibilità e carico di lavoro. Questa azione è disponibile per i Custom Agents e aiuta il tuo team ad assegnare il lavoro in modo dinamico.

Come funziona l’assegnazione automatica

Quando configuri un agente AI personalizzato e imposti i dettagli, scegli l’azione per aggiornare il campo Assegnatario. L’agente analizza le informazioni disponibili sugli utenti e segue le regole definite nel tuo prompt.

L’agente AI può contare le attività che vede assegnate a ogni utente, ma non ha accesso alla vista Carico di lavoro di Wrike, alla pianificazione della capacità o ai dati di schedulazione. Per un bilanciamento del carico di lavoro più accurato, usa un campo calcolato che faccia riferimento ai dati di sistema relativi a capacità o carico di lavoro: gli agenti possono leggere i valori dei campi calcolati.

Requisiti di configurazione

Devi specificare un pool di utenti chiaro tra cui l’agente AI possa scegliere. L’agente non assegnerà le attività a chiunque.

Modi validi per definire il pool di utenti:

• Specifica utenti precisi per nome: \"Assegna a Lisa o Alex\"
• Combina i criteri: \"Assegna a Morgan o Casey se l’attività menziona 'design' o 'UI'. Fra loro, preferisci chi ha meno attività assegnate.\"

Modi non validi:

• \"Assegna a un utente casuale\" (nessun pool definito).
• \"Assegna alla persona migliore\" (nessun pool definito).

Metodi di assegnazione supportati

• Per nome completo o UID utente.
• Per nome parziale univoco.
• Per attributi del profilo utente (reparto, titolo professionale, fuso orario, paese).
• Per appartenenza a un gruppo di utenti (\"assegna a un membro del gruppo Design\").
• Agli stessi assegnatari di un’altra attività (legge gli assegnatari dagli elementi correlati).
• Agli assegnatari dell’attività padre.
• A \"me\" (la persona che ha creato l’agente).
• Ai membri o agli admin di un gruppo di utenti.
• Agli utenti senza permessi specifici.
• Al creatore dell’attività.
• A più utenti contemporaneamente.
• Tra gruppi diversi.
• Per località, fuso orario, ruolo professionale, reparto o paese.
• Per carico di lavoro (ad esempio la persona meno impegnata in un gruppo).
• Usando strategie di rotazione (es., un utente diverso ogni settimana).
• Con opzioni di fallback se nessuno soddisfa i criteri principali.

Limitazioni attuali

• Assegna agli admin dello spazio (le informazioni sugli admin non vengono ancora trasmesse all’agente AI).
• Assegna in base ai ruoli dell’account o ai permessi.
• Assegna usando i dati di carico di lavoro o di capacità oltre al conteggio delle attività. Gli agenti AI possono vedere assignedTaskCount per utente, ma non possono accedere al lavoro, alle ore programmate o alla pianificazione della capacità.
  • Soluzione alternativa: usa un campo calcolato che faccia riferimento ai dati di capacità: gli agenti possono leggere i valori dei campi calcolati.

Esempi di prompt

Assegnazione di base:

Quando viene creata una nuova attività in questa cartella, assegnala a Lisa o Alex. Se l’attività menziona \"design\", preferisci Lisa. Altrimenti, preferisci Alex.

Assegnazione basata sul carico di lavoro:

Assegna le nuove attività all’utente di questo elenco che attualmente ha il minor numero di attività assegnate: Morgan, Casey, Alex. Se più utenti sono in parità, scegli in modo casuale.

Strategia di rotazione:

Ruota l’assegnazione delle attività tra i membri del Design Team ogni settimana. Il lunedì assegna all’Utente A; il martedì all’Utente B; e così via.

Assegnazione con criteri multipli:

Assegna le attività agli utenti che soddisfano questi criteri: membri del gruppo di utenti Engineering; situati in Europa (GMT a GMT+3); meno di 10 attività attive. Se nessuno corrisponde, assegna all’admin del gruppo Engineering.

Pratiche migliori

• Definisci sempre chiaramente il tuo pool di utenti.
• Includi una logica di fallback per i casi in cui nessuno soddisfa i tuoi criteri.
• Testa i tuoi prompt nel Playground prima della messa in produzione.
• Inizia con regole semplici e aggiungi complessità quando necessario.
• Documenta la tua logica di assegnazione per riferimento futuro.

Risoluzione dei problemi

Se l’agente AI non assegna nessuno:

• Verifica che il tuo prompt definisca un pool di utenti.
• Assicurati che gli utenti abbiano i permessi corretti per la cartella o il progetto.

Se viene assegnata la persona sbagliata:

• Rivedi il tuo prompt per individuare formulazioni ambigue.
• Assicurati che i profili utente siano aggiornati.
• Esegui i test nel Playground.

Se l’assegnazione sembra casuale:

• Assicurati che i tuoi criteri siano specifici e chiari.
• Tieni presente che gli agenti AI possono occasionalmente fare scelte diverse con opzioni simili.

Cosa succede dopo?

• Riferimento alle azioni degli agenti
• Scrivere prompt efficaci per gli agenti