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Stati e flussi di lavoro personalizzati

Gli stati e i flussi di lavoro personalizzati sono disponibili per gli account Business ed Enterprise.

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Descrizione generale

Gli stati delle attività riflettono le condizioni tipiche in cui queste possono trovarsi nel corso del proprio ciclo di vita. I flussi di lavoro in Wrike prevedono una serie di stati e ogni flusso è costituito da quattro gruppi: attivo, completato, sospeso e annullato. Il flusso di lavoro predefinito è disponibile per tutti gli utenti di Wrike ed è presente uno stato per ciascuno dei quattro gruppi.

Account Business ed Enterprise: oltre al flusso di lavoro predefinito, con questi account è possibile creare flussi di lavoro e stati personalizzati e specificare chi può essere aggiunto come assegnatario se un'attività dispone di uno stato particolare. Crea un nuovo flusso di lavoro per soddisfare le necessità del team e aggiungi in esso stati che riflettano gli stati tipici delle tue attività.

Per ulteriori informazioni su come automatizzare stati e flussi di lavoro, consulta la nostra pagina Flussi di lavoro personalizzati avanzati

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Informazioni importanti

  • Tutte le nuove attività vengono create come attive in modo predefinito. Se viene applicato un flusso di lavoro personalizzato, alle attività viene assegnato il primo stato del gruppo attivo del flusso di lavoro personalizzato.
  • Le attività sospese e annullate non vengono mostrate in sulle email delle attività da fare o sui widget scaduti del dashboard.
  • Ciascuna attività può disporre di un solo stato alla volta.

Per gli account Business ed Enterprise

  • Tutti gli utenti degli account Wrike Business e Wrike Enterprise possono utilizzare flussi di lavoro e stati personalizzati, ma i flussi di lavoro possono essere creati o modificati esclusivamente dall'amministratore di un account.
  • Ogni account Business ed Enterprise può disporre di un massimo di 185 flussi di lavoro, ma all'interno di un flusso di lavoro può essere incluso un numero illimitato di stati.
  • Non è necessario aggiungere stati nei gruppi “Sospeso” e “Annullato” di un flusso di lavoro personalizzato.

Modificare il flusso di lavoro predefinito

Gli amministratori di account Business ed Enterprise possono modificare un flusso di lavoro personalizzato.

  1. Fai clic sull'immagine del tuo profilo nell'angolo in alto a destra dell'area di lavoro.
  2. Seleziona “Gestione account”.
  3. Passa alla scheda “Flusso di lavoro”. Vedrai un elenco di tutti i flussi di lavoro presenti nell'account.
  4. Fai clic su “Flusso di lavoro predefinito”. Se non lo vedi, premi Ctrl+F (o Cmd+F in Mac) e cercalo nell'elenco.
  5. Per aggiungere uno stato: fai clic su “+ Aggiungi stato” nella parte inferiore di qualsiasi gruppo di flussi di lavoro, inserisci il suo nome e seleziona un colore associato allo stato.
  6. Per modificare o eliminare uno stato esistente, fai clic sul suo nome nell'elenco.
  7. Trascina e rilascia stati per organizzarli in modo che abbiano più senso per il tuo team. L'ordine che scegli qui è quello in cui gli stati vengono visualizzati nel menu dello stato dell'elenco a discesa di un'attività.
  8. Fai clic su “Salva” nell'angolo superiore destro.

Dopo aver salvato le modifiche di un flusso di lavoro predefinito, queste si applicheranno immediatamente all'account.

Nota: deve esserci almeno uno stato in ogni categoria del flusso di lavoro predefinito. Di conseguenza, il primo stato di un gruppo può essere modificato ma non rimosso (o spostato nel flusso di lavoro). Se elimini uno stato personalizzato, le attività che sono attualmente in quello stato ci restano, ma non potrai applicare lo stato ad altre attività o filtrare per stati eliminati.

Creare un flusso di lavoro personalizzato

Gli amministratori di account Business ed Enterprise possono creare un flusso di lavoro personalizzato.

  1. Fai clic sull'immagine del tuo profilo nell'angolo in alto a destra dell'area di lavoro.
  2. Seleziona “Gestione account”.
  3. Passa alla scheda “Flusso di lavoro”. Vedrai un elenco di tutti i flussi di lavoro presenti nell'account.
  4. Fai clic su “+ Nuovo flusso di lavoro”.
  5. Inserisci il nome del nuovo flusso di lavoro. Per impostazione predefinita, avrà uno stato nelle categorie Attivo e Completato.
  6. Per aggiungere stati al tuo flusso di lavoro: fai clic su “+ Aggiungi stato” nella parte inferiore di qualsiasi gruppo di flussi di lavoro, inserisci il suo nome e seleziona un colore associato allo stato.
  7. Fai clic sullo stato per rinominarlo, eliminarlo o cambiarne il colore.
  8. Trascina e rilascia stati per organizzarli in modo che abbiano più senso per il tuo team. L'ordine che scegli qui è quello in cui gli stati vengono visualizzati nel menu dello stato dell'elenco a discesa di un'attività.
  9. Fai clic su “Salva” nell'angolo superiore destro.

Quando si crea un nuovo flusso di lavoro, questo diventa immediatamente disponibile per la visualizzazione e l'utilizzo da parte di tutti i membri del team.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di flussi di lavoro comuni:

Development-Border.pngMarketing-Border.pngSales-Border.png

Utilizzare un flusso di lavoro personalizzato

Qualsiasi utente regolare o esterno può applicare un flusso di lavoro personalizzato a un'attività, una cartella o un progetto. Quando si applica un flusso di lavoro a una cartella o a un progetto, alle nuove attività create in tale cartella o progetto viene assegnato automaticamente il primo stato del gruppo attivo del flusso di lavoro.
È sempre possibile dare ad un'attività uno stato da un flusso di lavoro diverso da quello utilizzato. Per farlo:

  1. Fai clic sullo stato dell'attività attuale 1 nella vista dell'attività.
  2. Passa il puntatore del mouse su "Modifica flusso di lavoro dell'attività". 2
  3. Visualizzerai tutti gli altri flussi di lavoro. Per vedere gli stati di un flusso di lavoro in particolare, passa il puntatore del mouse sul suo nome 3.
  4. Fai clic sullo stato che vuoi applicare 4.

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Opzione 1: Modifica il flusso di lavoro di una cartella o progetto

  1. Fare clic con il tasto destro del mouse sul nome di una cartella o di un progetto nel pannello di navigazione a sinistra dell'area di lavoro.
  2. Passa il puntatore del mouse su "Modifica flusso di lavoro" nel menu a discesa.
  3. Scegli il flusso di lavoro che desideri applicare.

Opzione 2: Modifica il flusso di lavoro di una cartella

  1. Seleziona una cartella dal pannello di navigazione a sinistra dell'area di lavoro.
  2. Passa alla vista elenco e fai clic sull'icona della cartella nell'angolo superiore destro.
  3. Nel pannello informativo della cartella fai clic sulla freccia del menu a discesa vicino al nome del flusso di lavoro attuale a sinistra e, da questo elenco, seleziona il flusso di lavoro che vuoi applicare.

Opzione 3: Modifica il flusso di lavoro di un progetto

  1. Seleziona una cartella dal pannello di navigazione a sinistra dell'area di lavoro 1.
  2. Fai clic sull'icona a forma di blocco per gli appunti per aprire il pannello informativo del progetto (se non è già aperto di default) 2.
  3. Il flusso di lavoro attuale del progetto viene elencato sotto il nome del progetto 3.
  4. Fai clic sulla freccia dell'elenco a discesa 4 a destra del nome del flusso di lavoro attuale.
  5. Seleziona un flusso di lavoro dall'elenco a discesa che compare 5.

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Modificare un flusso di lavoro personalizzato

  1. Fai clic sull'immagine del tuo profilo nell'angolo in alto a destra dell'area di lavoro.
  2. Seleziona “Gestione account” dall'elenco a discesa.
  3. Fai clic sulla scheda “Flusso di lavoro”. Vedrai un elenco di tutti i flussi di lavoro presenti nell'account.
  4. Fai clic sul nome del flusso di lavoro che vuoi modificare. Se non lo vedi, premi Ctrl+F (o Cmd+F in Mac) e cercalo nell'elenco.
  5. Fai clic sul pulsante “+ Aggiungi stato” nella parte inferiore di qualsiasi gruppo di flussi di lavoro per aggiungere uno stato a quella sezione.
  6. Fai clic su uno stato esistente per rinominarlo, cambiarne il colore o eliminarlo.
  7. Trascina e rilascia stati per organizzarli in modo che abbiano più senso per il tuo team. L'ordine che scegli qui è quello in cui gli stati vengono visualizzati nel menu dello stato dell'elenco a discesa di un'attività.
  8. Fai clic su “Salva” nell'angolo superiore destro.

Nota: quando elimini uno stato personalizzato:

  • Le attività che sono attualmente in quello stato ci restano, ma non potrai applicare lo stato ad altre attività o filtrare per stati eliminati.
  • I gruppi attivi e terminati devono sempre contenere almeno uno stato. Di conseguenza, il primo stato in entrambe queste categorie può essere modificato ma non rimosso (o spostato nel flusso di lavoro).

Duplicare un flusso di lavoro

Quando duplichi un flusso di lavoro la sua copia ha lo stesso stato, assegnazioni automatiche e configurazioni di transizione dello stato come l'originale.

  1. Fai clic sull'immagine del tuo profilo, situata nell'angolo superiore destro dell'area di lavoro.
  2. Seleziona “Gestione account” dall'elenco a discesa.
  3. Fai clic sulla scheda “Flusso di lavoro”. Vedrai un elenco di tutti i flussi di lavoro presenti nell'account.
  4. Fai clic sul nome del flusso di lavoro che vuoi duplicare. Se non lo vedi, premi Ctrl+F (o Cmd+F in Mac) e cercalo nell'elenco.
  5. Fai clic sul pulsante del menu con tre punti che si trova nell'angolo superiore destro.
  6. Seleziona "Duplica flusso di lavoro".
  7. Si apre un duplicato del flusso di lavoro che puoi immediatamente modificare.
  8. Fai clic su “Salva” nell'angolo superiore destro dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie.

Eliminare un flusso di lavoro personalizzato

  1. Fai clic sull'immagine del tuo profilo nell'angolo in alto a destra dell'area di lavoro.
  2. Seleziona “Gestione account”.
  3. Fai clic sulla scheda “Flusso di lavoro”.
  4. Fai clic con il tasto destro del mouse sul nome di un flusso di lavoro nell'elenco e seleziona “Elimina flusso di lavoro”.
  5. Fai clic su “Elimina” per confermare la tua decisione.

Quando elimini un flusso di lavoro personalizzato: se un'attività si trova attualmente in uno stato del flusso di lavoro eliminato, resta in tale stato. Tuttavia, non potrai applicare stati dei flussi di lavoro eliminati ad altre attività e non potrai filtrare per stati che appartengono a flussi di lavoro eliminati.

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