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Statuts et flux de travail personnalisés

Les statuts et les flux de travail personnalisés sont disponibles sur les comptes Business et Enterprise.

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Aperçu

Les statuts de tâche reflètent les statuts classiques d’une tâche au cours de son cycle de vie. Les flux de travail dans Wrike sont composés d’un ensemble de statuts, et chaque flux de travail comprend quatre groupes : actif, terminé, reporté ou annulé. Le flux de travail par défaut est disponible pour tous les utilisateurs et il existe un statut dans chacun des quatre groupes. 

Sur les comptes Business et Enterprise : en plus du flux de travail par défaut, il est possible de créer des flux de travail et des statuts personnalisés et de spécifier qui doit être désigné en tant que chargé de mission si la tâche a un statut particulier. Créez un nouveau flux de travail pour répondre aux besoins d'une équipe et ajoutez-y des statuts pour rendre compte des étapes classiques par lesquelles passent vos tâches.

Pour obtenir plus d'informations sur comment automatiser des statuts et des flux de travail, consultez notre page sur les flux de travail personnalisés avancés

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Informations importantes

  • Tous les nouvelles tâches sont créées comme tâches actives par défaut. Si un flux de travail personnalisé est appliqué, les tâches reçoivent le premier statut du groupe actif du flux de travail personnalisé.
  • Les tâches différées et annulées n'apparaissent pas dans les e-mails de tâches ou dans les widgets « En retard » de votre tableau de bord.
  • Une tâche ne peut avoir qu'un statut à la fois.

Pour les comptes Business et Enterprise

  • Tous les utilisateurs des comptes Business et Enterprise peuvent utiliser les statuts et les flux de travail personnalisés, mais seuls les administrateurs de comptes peuvent créer ou modifier des flux de travail.
  • Les comptes Business et Entreprise disposent chacun d’un maximum de 185 flux de travail, mais il n’y a aucune limite quant au nombre de statuts que vous pouvez avoir dans un flux de travail.
  • En revanche, vous avez besoin d'ajouter des statuts dans les groupes « Reporté » et « Annulé » des flux de travail personnalisés.

Modifier le flux de travail par défaut

Les administrateurs des comptes Business et Enterprise peuvent modifier le flux de travail par défaut.

  1. Cliquez sur votre image de profil située dans l'angle supérieur droit de votre espace de travail.
  2. Sélectionnez « Gestion du compte ».
  3. Basculez sur l'onglet « Flux de travail ». Vous y trouverez une liste de tous les flux de travail du compte.
  4. Cliquez sur « Flux de travail par défaut ». Si vous ne le voyez pas, appuyez sur Crtl + F (ou Cmd + F si vous avez un Mac) et cherchez-le dans la liste.
  5. Pour ajouter un statut : cliquez sur « Ajouter un statut » en bas d'un groupe de flux de travail, saisissez le nom de celui-ci et sélectionnez une couleur associée à un statut.
  6. Pour modifier ou supprimer un statut existant, cliquez sur son nom dans la liste.
  7. Déplacez les statuts par glisser-déposer pour les organiser de la manière la plus adéquate pour votre équipe. L'ordre que vous choisissez ici est celui qui apparaîtra dans la liste déroulante des statuts d'une tâche.
  8. Cliquez sur « Enregistrer » dans l'angle supérieur droit.

Lorsque vous enregistrez des modifications dans le flux de travail par défaut, ces modifications sont immédiatement prises en compte dans le compte.

Remarque : il doit exister au moins un statut dans chaque catégorie du flux de travail par défaut. Ainsi, le premier statut d'un groupe peut être modifié mais pas supprimé (ou déplacé au sein du flux de travail). Si vous supprimez un statut personnalisé: les tâches ayant ce statut à ce moment gardent le statut, mais vous ne pouvez pas appliquer ce dernier à d'autres tâches, ou filtrer par statuts supprimés ensuite.

Créer un flux de travail personnalisé

Les administrateurs des comptes Business et Enterprise peuvent créer un flux de travail par défaut.

  1. Cliquez sur votre image de profil située dans l'angle supérieur droit de votre espace de travail.
  2. Sélectionnez « Gestion du compte ».
  3. Basculez sur l'onglet « Flux de travail ». Vous y trouverez une liste de tous les flux de travail du compte.
  4. Cliquez sur « Nouveau flux de travail ».
  5. Renseignez le nom du nouveau flux de travail. Par défaut, celui-ci a un statut dans les catégories Actif et Terminé.
  6. Ajoutez des statuts dans votre flux de travail : cliquez sur « Ajouter un statut » en bas d'un groupe de flux de travail, saisissez son nom et sélectionnez une couleur pour ce statut.
  7. Renommez un statut, supprimez-le ou changez sa couleur en cliquant dessus.
  8. Déplacez les statuts par glisser-déposer pour les organiser de la manière la plus adéquate pour votre équipe. L'ordre que vous choisissez ici est celui qui apparaîtra dans la liste déroulante des statuts d'une tâche.
  9. Cliquez sur « Enregistrer » dans l'angle supérieur droit.

Lorsque vous créez un nouveau flux de travail, tous les membres de l’équipe peuvent immédiatement le consulter et l’utiliser.

Voici quelques exemples de flux de travail courants :

Development-Border.pngMarketing-Border.pngSales-Border.png

Appliquer un flux de travail personnalisé

Les utilisateurs habituels ou externes peuvent appliquer un flux de travail personnalisé à une tâche, un dossier, ou un projet. Lorsque vous appliquez un flux de travail à un dossier ou un projet, les nouvelles tâches créées dans ce dossier ou projet reçoivent automatiquement le premier statut du groupe actif du flux de travail.
Il est toujours possible de donner à une tâche un statut d'un autre flux de travail que celui qui est appliqué. Pour cela :

  1. Cliquez sur le statut actuel de la tâche 1 dans la vue Tâche.
  2. Passez le curseur sur « Modifier le flux de travail de la tâche ». 2
  3. Vous verrez tous les autres flux de travail. Pour voir les statuts d'un flux de travail particulier, placez le curseur sur son nom. 3
  4. Cliquez sur le statut que vous souhaitez appliquer. 4

ApplyWorkflow.png

Option 1 : modifiez le flux de travail d'un dossier ou d'un projet

  1. Cliquez avec le bouton droit sur le nom d’un dossier ou d’un projet dans le panneau de navigation situé dans la partie gauche de l’espace de travail.
  2. Passez le curseur sur « Modifier le flux de travail » dans le menu déroulant.
  3. Sélectionnez le flux de travail que vous voulez appliquer.

Option 2 : modifiez le flux de travail d'un dossier

  1. Sélectionnez un dossier dans le panneau de navigation de gauche de votre espace de travail.
  2. Basculez sur la vue Liste et cliquez sur l'icône du dossier dans l'angle supérieur droit.
  3. Dans le panneau d'informations du dossier, cliquez sur la flèche déroulante à côté du nom du flux de travail actuel sur la gauche et sélectionnez le flux de travail que vous souhaitez appliquer dans la liste.

Option 3 : modifiez le flux de travail d'un projet

  1. Sélectionnez un projet dans le panneau de navigation situé dans la partie gauche de l’espace de travail. 1
  2. Cliquez sur l'icône presse-papier pour ouvrir le panneau d'informations du projet (si celui-ci ne s'ouvre pas par défaut). 2
  3. Le flux de travail actuel du projet est indiqué sous le nom de celui-ci. 3
  4. Cliquez sur la flèche déroulante 4 à droite du nom du flux de travail actuel.
  5. Sélectionnez un flux de travail dans la liste déroulante qui apparaît. 5

Option3.png

Modifier un flux de travail personnalisé

  1. Cliquez sur votre image de profil située dans l'angle supérieur droit de votre espace de travail.
  2. Sélectionnez « Gestion du compte » dans la liste déroulante.
  3. Cliquez sur l'onglet « Flux de travail ». Vous y trouverez une liste de tous les flux de travail du compte.
  4. Cliquez sur le nom du flux de travail que vous souhaitez modifier. Si vous ne le voyez pas, appuyez sur Crtl + F (ou Cmd + F si vous avez un Mac) et cherchez-le dans la liste.
  5. Cliquez sur le bouton « Ajouter un statut » en bas de chaque groupe de flux de travail pour ajouter un statut à cette section.
  6. Cliquez sur un statut existant pour le renommer, changer sa couleur ou le supprimer.
  7. Déplacez les statuts par glisser-déposer pour les organiser de la manière la plus adéquate pour votre équipe. L'ordre que vous choisissez ici est celui qui apparaîtra dans la liste déroulante des statuts d'une tâche.
  8. Cliquez sur « Enregistrer » dans l'angle supérieur droit.

Remarque : lorsque vous supprimez un statut personnalisé :

  • Les tâches ayant ce statut à ce moment gardent ce dernier, mais vous ne pouvez pas l'appliquer à d'autres tâches, ou filtrer par statuts supprimés.
  • Les groupes Actif et Terminé doivent toujours contenir au moins un statut. Ainsi, le premier statut de chacune de ces catégories peut être modifié mais pas supprimé (ou déplacé au sein du flux de travail).

Dupliquer un flux de travail

Lorsque vous dupliquez un flux de travail, sa copie a les mêmes statuts, chargés de mission automatiques, et paramètres de changement de statuts que l'original.

  1. Cliquez sur votre image de profil en haut à droite de votre espace de travail.
  2. Sélectionnez « Gestion du compte » dans la liste déroulante.
  3. Cliquez sur l'onglet « Flux de travail ». Vous y trouverez une liste de tous les flux de travail du compte.
  4. Cliquez sur le nom du flux de travail que vous souhaitez dupliquer. Si vous ne le voyez pas, appuyez sur Crtl + F (ou Cmd + F si vous avez un Mac) et cherchez-le dans la liste.
  5. Cliquez sur le bouton de menu à trois points dans l'angle supérieur droit de l'écran.
  6. Sélectionnez « Dupliquer le flux de travail ».
  7. Un flux de travail dupliqué s'ouvre et vous pouvez le modifier automatiquement.
  8. Cliquez sur « Enregistrer » dans l'angle supérieur droit après avoir fait toutes les modifications nécessaires.

Supprimer un flux de travail personnalisé

  1. Cliquez sur votre image de profil située dans l'angle supérieur droit de votre espace de travail.
  2. Sélectionnez « Gestion du compte ».
  3. Cliquez sur l’onglet « Flux de travail ».
  4. Faites un clic droit sur le nom d'un flux de travail de la liste et sélectionnez « Supprimer le flux de travail ».
  5. Cliquez sur « Supprimer » pour confirmer votre décision.

Lorsque vous supprimez un flux de travail personnalisé : si une tâche a un statut du flux de travail supprimé, elle garde ce statut. Cependant, vous ne pouvez pas appliquer à d'autres tâches des statuts d'un flux de travail supprimé et vous ne pouvez pas filtrer par statuts appartenant à des flux de travail supprimés.

Pour aller plus loin

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