Filtrar opciones de base de datos en campos personalizados de Enlace a base de datos.

TL;DR

El filtrado por selección estática limita qué registros de la base de datos aparecen en los campos personalizados enlazados y en los formularios de solicitud. Ayuda a que los usuarios vean solo las opciones relevantes, filtrando los registros con condiciones fijas de columna = valor, lo que hace que la selección sea más rápida, limpia y precisa.

• Descripción general
  • Qué es el filtrado de opciones de la base de datos
  • Cómo funciona el filtrado de opciones de la base de datos
  • Caso de uso habitual
• Cómo usar un filtro estático
• Configurar campos de Datahub filtrados en formularios de solicitud
• Cómo funciona el filtrado en los formularios de solicitud
• ¿Qué sigue?

Descripción general

El filtrado por selección estática limita los registros que puedes elegir en un campo de Enlace a la base de datos aplicando un filtro fijo a la base de datos enlazada. A diferencia del filtrado dependiente, no cambia según la selección de otro campo. Siempre muestra el mismo conjunto de registros predefinido. Esto ayuda a reducir opciones irrelevantes, mejorar la precisión de los datos, acelerar la selección y hacer que los conjuntos de datos grandes sean más fáciles de usar.

Qué es el filtrado de opciones de la base de datos

Cuando tienes una gran base de datos conectada a un campo personalizado, es posible que los usuarios vean demasiadas opciones al intentar escoger un valor. El filtrado por selección estática ayuda al aplicar reglas predefinidas para que solo se muestren los registros relevantes. 
Hace que la selección sea más sencilla, rápida y precisa al reducir el desorden en el selector.

Cómo funciona el filtrado de opciones de la base de datos

El campo está enlazado a una base de datos, pero en lugar de mostrar todos los registros, solo muestra aquellos que coinciden con un filtro establecido.

Ejemplos

• Ocultar registros archivados
  Si la base de datos contiene elementos activos y archivados, el selector se puede filtrar para mostrar solo los activos.
  Ejemplo: no mostrar asignaturas archivadas en el selector del campo.
• Mostrar solo los registros que coinciden con un valor de campo específico

Las opciones disponibles se pueden restringir con un filtro fijo basado en un valor predefinido.

Ejemplo: mostrar solo las asignaturas que pertenecen a la categoría de Humanidades.

Otros ejemplos: mostrar solo los registros de un país, estado o departamento específicos.

Caso de uso habitual

Supón que tienes una base de datos de asignaturas vinculada a un campo personalizado:

• Sin filtrado: los usuarios ven todas las asignaturas de la base de datos.
• Con filtrado por selección estática: los usuarios solo ven asignaturas que cumplen ciertas condiciones, como:
  • el estado no es archivado
  • la categoría coincide con la categoría elegida

Cómo usar un filtro estático

1. Configura tus bases de datos
   Asegúrate de que tu base de datos esté lista para usarse como fuente de un campo personalizado enlazado.
2. Añade una columna “En uso”
   Crea una columna como En uso para indicar si una asignatura está activa o archivada.

3. Configura el campo personalizado
   Abre el campo personalizado Enlace a la base de datos 1 que quieras editar.
4. Añade filtros basados en columnas de la base de datos
   Aplica uno o más filtros para controlar qué registros aparecen en el selector del campo.

5. Añade un filtro de estado
   Incluye un filtro usando la columna y el valor que quieras, por ejemplo:
   En uso = activa 2.

   

6. Refina las opciones de asignaturas con filtros en capas
   Aquí, además del filtro estático, también puedes añadir un filtro dinámico para las Asignaturas que actualice las opciones disponibles en función del Plan de estudios y la Categoría de estudio seleccionados 3 . Este filtrado de dos capas ayuda a mostrar solo las asignaturas relevantes y específicas del contexto. Aprende a añadir un filtro dinámico aquí.
7. Guarda el campo
   Haz clic en Guardar 4 para aplicar los filtros al campo personalizado.

Configurar campos de Datahub filtrados en formularios de solicitud

Cuando configuras un formulario de solicitud y asignas una pregunta a un campo de Datahub, los filtros configurados en ese campo solo se aplican a la vista de la persona que envía el formulario. En el creador/editor de formularios, los administradores del formulario seguirán viendo todas las opciones existentes de la base de datos.

Cómo funciona el filtrado en los formularios de solicitud

• Un filtro estático limita la lista a los registros que siempre cumplen una condición fija al enviar el formulario, como mostrar solo las opciones activas.

Ejemplo

Si configuras:

• Filtro estático: En uso = activa

Entonces el usuario verá solo las asignaturas activas.

¿Qué sigue?

• Filtrado dependiente por enlace a campos de Datahub en formularios de solicitud