Automatización en Wrike
|
Disponibilidad: Business heredado, Enterprise heredado. No disponibilidad: Free heredado, Professional heredado. |
|
Disponibilidad: Equipo, Business, Enterprise, Pinnacle. Falta de disponibilidad: Free. |
La automatización de Wrike ayuda a reducir el trabajo repetitivo y manual, agiliza tu proceso de trabajo y minimiza la probabilidad de errores humanos. Por tanto, en lugar de tener que gestionar todo el trabajo manualmente, tanto tú como tu equipo podéis emplear la automatización de las distintas acciones realizadas en las tareas, los proyectos y los elementos personalizados en Wrike.
La automatización es fácil de utilizar, y no es necesario tener experiencia en programación para crear reglas de automatización. Las reglas presentan una estructura sencilla tipo "CUANDO…, ENTONCES…". El constructor de reglas de automatización te guía por el proceso de creación de reglas. Lo único que tienes que hacer es informar a Wrike de lo siguiente:
-
A qué tareas o proyectos aplicar la regla 1.
-
Cuándo activar la regla con la declaración "CUANDO" 2.
-
Condiciones adicionales para que el desencadenante se cumpla antes de que se active la regla: la declaración adicional "SI". Este paso es opcional. 3
-
Mención adicional para comentarios o mencionar a seguidores 4.
-
Qué acción debe ocurrir cuando se activa la regla con la declaración "ENTONCES" 5.
El flujo de trabajo de automatización sigue el siguiente orden:
-
Verificación de la Condición: después del desencadenante se activa, el sistema evalúa si el ítem cumple con la condición especificada (por ejemplo, "El responsable es Y").
-
Verificación de la Condición: después de que el disparador se activa, el sistema evalúa si el ítem cumple con la condición especificada (por ejemplo, "El responsable es Y").
-
Ejecución de la Regla: Si la condición se cumple, la regla se ejecuta y se realiza la acción correspondiente. Si no, no se toma ninguna acción adicional.
Tenga en cuenta que las condiciones siempre se evalúan después de que se inicie el disparador, no antes ni simultáneamente.
La automatización de Wrike está disponible a nivel de cuenta y no a nivel de espacio.
|
Regla a nivel de cuenta |
Regla a nivel de espacio |
|
|---|---|---|
|
Gestionado por |
Administradores y propietario de la cuenta |
Administradores del espacio |
|
Se aplica a |
|
|
|
Alcance |
Funciona hasta en 10 carpetas, proyectos y espacios específicos en toda la cuenta |
Funciona en todo el espacio o hasta en 10 carpetas y proyectos específicos dentro del espacio |
Aquí hay un par de ejemplos de reglas de automatización:
-
CUANDO el estado "Cambios pendientes" de las tareas (de un determinado proyecto) no cambia durante 5 días, ENTONCES @menciona a los asignados y deja un comentario.
-
CUANDO el estado de los proyectos (de un espacio concreto) cambia a "Completado", ENTONCES mueve los proyectos a la carpeta "Archivo".
Límites de reglas por tipo de cuenta
-
Team Accounts: Hasta 1000 reglas por cuenta.
-
Business (y las cuentas Business heredadas): Hasta 2000 reglas.
-
Enterprise (y las cuentas Enterprise heredadas): Hasta 3000 reglas.
-
Pinnacle Accounts: Hasta 4000 reglas.
Nota
Las reglas de automatización para tipos de elementos personalizados también cuentan para el límite de la cuenta.
Límites de acciones mensuales
-
Team Accounts: 50 acciones por puesto de pago al mes.
-
Business (y las cuentas Business heredadas): 200 acciones por puesto de pago al mes.
-
Enterprise (y las cuentas Enterprise heredadas): 1000 acciones por puesto de pago al mes.
-
Pinnacle Accounts: 1500 acciones por puesto de pago al mes.
Cuando alcances el límite, todas las reglas se desactivarán automáticamente. Wrike enviará un aviso por correo electrónico a todos los administradores de la cuenta y, además, enviaremos alertas cuando a tu cuenta le quede un 50 % y un 10 % del límite mensual de acciones.
Límites de frecuencia para las acciones
-
Si una regla realiza más de 200 acciones por minuto, se desactivará automáticamente.
-
Si una regla realiza más de 100 acciones por minuto durante cinco minutos consecutivos, se desactivará.
En ambos casos, el creador de reglas o el propietario actual recibirán una notificación.
Configuración de las reglas
-
Cada regla de automatización puede tener un desencadenante (la declaración CUANDO) y hasta 10 acciones (la declaración ENTONCES).
-
No hay ningún límite para las condiciones adicionales (la declaración SI).
Bot de automatización
-
El bot de automatización aparecerá en el flujo de tareas/proyectos como el autor de las acciones ejecutadas a través de la automatización. Sucede lo mismo con el informe de actividad.
Condiciones del desencadenante
Casos en los que las reglas de automatización sí se desencadenan
-
Si tienes una regla de automatización a nivel de cuenta y otra a nivel de espacio con el mismo conjunto de desencadenantes y condiciones, se desactivarán de forma independiente y ejecutarán las acciones pertinentes.
-
Si cambias estos elementos manualmente o editas las reglas activas existentes, las reglas se desencadenarán.
-
Si una regla deja de funcionar porque su configuración original ya no es válida (por ejemplo, por la eliminación del estado de una tarea), Wrike desactivará la regla y te avisará por correo electrónico.
Casos en los que las reglas de automatización no se desencadenan
-
Las reglas de automatización no se desencadenarán para las tareas, proyectos o elementos personalizados creados o modificados a través de la API.
Esto está diseñado así para evitar la sobrecarga provocada por actualizaciones programáticas de alto volumen. Las herramientas impulsadas por la API pueden generar muchos más eventos en poco tiempo que cualquier usuario humano. Te recomendamos incluir todas las acciones necesarias en tu aplicación personalizada, ya que las automatizaciones de Wrike no se ejecutarán con esos cambios.
-
Las reglas de automatización no se desencadenarán para tareas, proyectos ni elementos personalizados creados mediante Excel import.
-
Las reglas no se desencadenarán si los cambios se realizaron mediante la reprogramación automática de tareas. Los desencadenantes de fechas no funcionarán en los elementos creados a partir de blueprints en caso de que se haya aplicado la reprogramación, incluidos los que se hayan iniciado a través de formularios de solicitud.
-
Las reglas de automatización no se desencadenarán en caso de que se editen más de 29 elementos (tareas, proyectos o elementos personalizados) a través de acciones masivas.
-
Las reglas no se desencadenarán si los cambios se realizaron mediante otra regla de automatización. Excepción: Las reglas que usan los siguientes dos desencadenantes se pueden encadenar; pueden activar otras reglas con el mismo desencadenante:
-
Las reglas no se activan a raíz de los cambios realizados antes de que se creara o activara la regla.