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Automatización en Wrike

Tabla 1. Disponibilidad: planes heredados


Descripción general

La automatización de Wrike es una forma sencilla de reducir la cantidad de trabajo manual repetitivo, acelerar tu proceso de trabajo y minimizar la tasa de error humano. Por tanto, gracias a la automatización, en lugar de tener que gestionar todo el trabajo manualmente, tanto tú como tu equipo podéis emplear la automatización de las distintas acciones realizadas en las tareas, los proyectos y los elementos prsonalizados.

La automatización es fácil de utilizar y no es necesario tener experiencia en programación para crear las reglas de automatización. Las reglas presentan una estructura sencilla tipo "CUANDO…, ENTONCES…". El constructor de reglas de automatización te guía por el proceso de creación de reglas. Lo único que tienes que hacer es informar a Wrike de lo siguiente:

Automation-Automation_Rules.png
  • A qué tareas o proyectos aplicar la regla 1

  • Cuándo activar la regla con la declaración "CUANDO" 2

  • Condiciones adicionales para que el desencadenante se cumpla antes de que se active la regla: la declaración adicional "SI". Este paso es opcional. 3

  • Qué acción debe ocurrir cuando se activa la regla con la declaración “ENTONCES” 4

En Wrike, la automatización está disponible a nivel de cuenta y no a nivel de espacio.

Regla a nivel de cuenta

Regla a nivel de espacio

Gestionado por

Administradores y propietario de la cuenta

Administradores del espacio

Se aplica a

  • Tareas y todos los elementos personalizados basados en tareas a nivel de cuenta

  • Proyectos y todos los elementos personalizados basados en proyectos a nivel de cuenta

  • Tareas

  • Proyectos

  • Elementos personalizados a nivel de espacio

  • Todos los elementos personalizados a nivel de cuenta

Alcance

Funciona hasta en 10 carpetas, proyectos y espacios específicos en toda la cuenta

Funciona en todo el espacio o hasta en 10 carpetas y proyectos específicos dentro del espacio

Aquí hay un par de ejemplos de reglas de automatización:

  • CUANDO el estado "Cambios pendientes" de las tareas (de un determinado proyecto) no cambia durante 5 días, ENTONCES @menciona a los asignados y deja un comentario.

  • CUANDO el estado de los proyectos (de un espacio concreto) cambia a "Completado", ENTONCES mueve los proyectos a la carpeta "Archivo".

Información importante

  • Hay un límite en el número de reglas de la cuenta:

    • Cuentas de equipo: 1000 reglas por cuenta

    • Cuentas Business Plus (y Business heredadas): 2000 reglas

    • Cuentas Enterprise Standard (y Enterprise heredadas): 3000 reglas

    • Cuentas Enterprise Pinnacle: 4000 reglas

    Las reglas de automatización creadas para los tipos de elementos personalizados también cuentan para el límite de la cuenta.

  • Existe un número limitado mensual de acciones que se pueden realizar en la cuenta mediante la automatización:

    • Cuentas de equipo: 50 acciones por asiento pagado mensualmente

    • Cuentas Business Plus (y Business heredadas): 200 acciones por cada puesto de pago al mes

    • Cuentas Enterprise Standard (y Enterprise heredadas): 1000 acciones por cada puesto de pago al mes

    • Cuentas Enterprise Pinnacle: 1500 acciones por asiento pagado mensualmente

    Cuando se alcanza el límite, todas las reglas se deshabilitarán automáticamente, y Wrike enviará una notificación por correo electrónico a todos los administradores de cuentas. Wrike también enviará notificaciones independientes por correo electrónico a todos los administradores cuando en la cuenta quede un 50 % y un 10 % del límite mensual de acciones totales.

  • También existe un límite para el número de acciones por minuto. Si una regla de automatización realiza más de 200 acciones por minuto, se desactivará automáticamente. Además, si una regla ejecutó más de 100 acciones por minuto durante los últimos 5 minutos, se desactivará. En ambos casos, el creador de la regla o el usuario a quien se transfirió la titularidad de la regla recibirán una notificación de la desactivación de su regla.

  • Cada regla de automatización puede tener un desencadenante (la declaración CUANDO) y hasta 10 acciones (la declaración ENTONCES). No hay límite para el número de condiciones adicionales (la declaración SI).

  • Cada vez que la automatización ejecuta una acción, esta aparece en el flujo de la tarea o el proyecto, cuyo autor se indica como Bot de automatización. Sucede lo mismo con el informe de actividad.

  • Las reglas de automatización activas existentes no se desencadenarán si las tareas, los proyectos o los elementos personalizados a los que se aplicarán las reglas se crearon inicialmente mediante API, acciones masivas o importación de Excel. Además, las reglas no se activarán si los cambios en los elementos se realizaron mediante la reprogramación automática de tareas. Sin embargo, si más tarde realizas cambios manuales en estas tareas o proyectos o editas las reglas activas existentes, estas reglas se desencadenarán con los elementos creados inicialmente mediante API, acciones masivas o importación de Excel. También se desencadenarán todas las reglas de automatización creadas o habilitadas después de la creación inicial de tareas y proyectos mediante API, acciones masivas o importación de Excel.

  • Las reglas de automatización no se activarán en caso de que los cambios en las tareas o los proyectos los realice otra regla de automatización.

  • Si la regla que has creado deja de funcionar en caso de que ya no se cumplan los ajustes originales, Wrike la deshabilitará automáticamente y te enviará una notificación por correo electrónico. Por ejemplo, si el estado de la tarea/proyecto del que depende el desencadenante de la regla se elimina de la cuenta, la regla se desactivará.

  • Los cambios producidos antes de que se creara o activara la regla correspondiente no desencadenan las reglas de automatización; por ejemplo, el cambio de estado de la tarea ocurrió antes de que se creara la regla correspondiente, lo que significa que la regla de automatización no se desencadenará.

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