Automatización en Wrike
La automatización de Wrike ayuda a reducir el trabajo repetitivo y manual, agiliza tu proceso de trabajo y minimiza la probabilidad de errores humanos. Por tanto, en lugar de tener que gestionar todo el trabajo manualmente, tanto tú como tu equipo podéis emplear la automatización de las distintas acciones realizadas en las tareas, los proyectos y los elementos personalizados en Wrike.
La automatización es fácil de utilizar, y no es necesario tener experiencia en programación para crear reglas de automatización. Las reglas presentan una estructura sencilla tipo "CUANDO…, ENTONCES…". El constructor de reglas de automatización te guía por el proceso de creación de reglas. Lo único que tienes que hacer es informar a Wrike de lo siguiente:
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A qué tareas o proyectos aplicar la regla 1.
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Cuándo activar la regla con la declaración "CUANDO" 2.
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Condiciones adicionales para que el desencadenante se cumpla antes de que se active la regla: la declaración adicional "SI". Este paso es opcional. 3
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Mención adicional para comentarios o mencionar a seguidores 4.
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Qué acción debe ocurrir cuando se activa la regla con la declaración "ENTONCES" 5.
La automatización de Wrike está disponible a nivel de cuenta y no a nivel de espacio.
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Regla a nivel de cuenta |
Regla a nivel de espacio |
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Gestionado por |
Administradores y propietario de la cuenta |
Administradores del espacio |
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Se aplica a |
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Alcance |
Funciona hasta en 10 carpetas, proyectos y espacios específicos en toda la cuenta |
Funciona en todo el espacio o hasta en 10 carpetas y proyectos específicos dentro del espacio |
Aquí hay un par de ejemplos de reglas de automatización:
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CUANDO el estado "Cambios pendientes" de las tareas (de un determinado proyecto) no cambia durante 5 días, ENTONCES @menciona a los asignados y deja un comentario.
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CUANDO el estado de los proyectos (de un espacio concreto) cambia a "Completado", ENTONCES mueve los proyectos a la carpeta "Archivo".
Límites de reglas por tipo de cuenta
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Cuentas Team: 1000 reglas por cuenta como máximo
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Cuentas Business Plus (y Business heredadas): 2000 reglas como máximo
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Cuentas Enterprise Standard (y Enterprise heredadas): 3000 reglas como máximo
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Cuentas Enterprise Pinnacle: 4000 reglas como máximo
Nota
Las reglas de automatización para tipos de elementos personalizados también cuentan para el límite de la cuenta.
Límites de acciones mensuales
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Cuentas Team: 50 acciones por cada puesto de pago al mes
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Cuentas Business Plus (y Business heredadas): 200 acciones por cada puesto de pago al mes
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Cuentas Enterprise Standard (y Enterprise heredadas): 1000 acciones por cada puesto de pago al mes
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Cuentas Enterprise Pinnacle: 1500 acciones por cada puesto de pago al mes
Cuando alcances el límite, todas las reglas se desactivarán automáticamente. Wrike enviará un aviso por correo electrónico a todos los administradores de la cuenta y, además, enviaremos alertas cuando a tu cuenta le quede un 50 % y un 10 % del límite mensual de acciones.
Límites de frecuencia para las acciones
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Si una regla realiza más de 200 acciones por minuto, se desactivará automáticamente.
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Si una regla realiza más de 100 acciones por minuto durante cinco minutos consecutivos, se desactivará.
En ambos casos, el creador de reglas o el propietario actual recibirán una notificación.
Configuración de las reglas
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Cada regla de automatización puede tener un desencadenante (la declaración CUANDO) y hasta 10 acciones (la declaración ENTONCES).
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No hay ningún límite para las condiciones adicionales (la declaración SI).
Bot de automatización
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El bot de automatización aparecerá en el flujo de tareas/proyectos como el autor de las acciones ejecutadas a través de la automatización. Sucede lo mismo con el informe de actividad.
Condiciones del desencadenante
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Si tienes una regla de automatización a nivel de cuenta y otra a nivel de espacio con el mismo conjunto de desencadenantes y condiciones, se desactivarán de forma independiente y ejecutarán las acciones pertinentes.
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Las reglas de automatización activas no se desencadenarán para las tareas, los proyectos ni los elementos personalizados creados inicialmente a través de API, acciones masivas o importaciones de Excel.
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Las reglas no se desencadenarán si los cambios se realizaron mediante la reprogramación automática de tareas. Los desencadenantes de fechas no funcionarán en los elementos creados a partir de blueprints en caso de que se haya aplicado la reprogramación, incluidos los que se hayan iniciado a través de formularios de solicitud.
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Si cambias estos elementos manualmente o editas las reglas activas existentes, las reglas se desencadenarán.
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Las reglas de automatización nuevas o habilitadas se desencadenarán para los elementos creados mediante API, acciones masivas o importaciones de Excel.
Notas adicionales
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Las reglas de automatización no se desencadenarán en caso de que se editen más de 29 elementos (tareas, proyectos o elementos personalizados) a través de acciones masivas.
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Las reglas no se desencadenarán si los cambios se realizaron mediante otra regla de automatización.
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Si una regla deja de funcionar porque su configuración original ya no es válida (por ejemplo, por la eliminación del estado de una tarea), Wrike desactivará la regla y te avisará por correo electrónico.
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Las reglas no se activan a raíz de los cambios realizados antes de que se creara o activara la regla.