Flujos de trabajo en Wrike
En Wrike, puedes hacer seguimiento de tareas y proyectos usando flujos de trabajo predeterminados o personalizados. En los planes Business y superiores, puedes crear flujos de trabajo personalizados a nivel de cuenta o de espacio. Solo los administradores, administradores de espacio y propietarios de la cuenta pueden editar o eliminar flujos de trabajo. Puedes gestionar varios flujos de trabajo, pero no puedes eliminar ni cambiar el nombre del flujo de trabajo predeterminado.
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Disponibilidad: Business heredado, Enterprise heredado. No disponibilidad: Free heredado, Professional heredado. |
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Disponibilidad: Team, Business, Enterprise, Pinnacle. No disponibilidad: Free. |
Los estados reflejan las situaciones típicas en las que puede encontrarse un elemento a lo largo de su desarrollo. En Wrike, puedes usar un flujo de trabajo predeterminado o crear uno nuevo para satisfacer las necesidades de tu equipo y añadir estados en ese flujo de trabajo que reflejen las situaciones típicas por los que pasan sus tareas, proyectos o elementos.
Nota
Los flujos de trabajo predeterminados están disponibles para todos los usuariso de todos los planes de Wrike. Los flujos de trabajo personalizados están disponibles para todos los usuarios de las cuentas Business y superiores.
En Wrike hay dos tipos de flujos de trabajo personalizados:
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Flujos de Trabajo a Nivel de Cuenta: Los administradores de cuenta pueden crear y actualizar estos flujos de trabajo en la sección de Administración de Cuentas. La pestaña de Flujos de Trabajo muestra una lista de todos los flujos de trabajo de cuenta en un formato tabular. Puede buscar, ordenar y agrupar flujos de trabajo, así como habilitar campos y crear nuevos flujos de trabajo de cuenta.
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Flujos de trabajo en espacio: se aplica a tareas y proyectos creados dentro de un espacio específico. Los administradores de espacios pueden crearlos directamente desde la configuración del espacio, y están disponibles para todos los usuarios dentro de ese espacio. Los flujos de trabajo de espacio se muestran como una lista de todos los flujos de trabajo de espacio dentro de ese espacio en un formato tabular. Puede buscar, ordenar y agrupar flujos de trabajo, así como habilitar campos y crear nuevos flujos de trabajo de espacio.
Nota
Cada cuenta Business y Enterprise puede tener un máximo de 200 flujos de trabajo, pero no hay ningún número limitado de estados que puedes tener en un flujo de trabajo. Hay un límite de 20 flujos de trabajo es espacios por cada espacio.
Un flujo de trabajo predeterminado es un flujo de trabajo para toda la cuenta que está disponible para todos los usuarios de todas las cuentas. Los propietarios y administradores de las cuentas Business y superiores pueden realizar cambios en el flujo de trabajo predeterminado; sin embargo, este flujo de trabajo no se puede eliminar ni tampoco se le puede cambiar el nombre.
Importante
Debe haber al menos un estado en cada categoría del flujo de trabajo predeterminado. Como resultado, el primer estado de un grupo puede editarse, pero no se puede quitar (ni mover dentro del flujo de trabajo).
Los flujos de trabajo personalizados están disponibles en las cuentas Business y superiores. Son flujos de trabajos creados por los propietarios o administradores de las cuentas, o, en el caso de los flujos de trabajos, por los administradores de espacios, y se pueden adaptar a las necesidades de tu equipo.
El uso de los flujos de trabajo personalizados te permiten automatizar tus procesos:
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Puedes seleccionar el orden preciso en que quieres que se realice el trabajo de los elementos (usando transiciones de flujo de trabajo fijas).
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Añade aprobaciones tras un cambio de estado.
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Asigna elementos a la persona correcta tras un cambio de estado.
Nota
En las cuentas Enterprise y Pinnacle, el permiso para administrar los flujos de trabajo de toda la cuenta se puede desactivar para algunos administradores (sin embargo, los administradores que no tengan este permiso activado podrán crear y administrar los flujos de trabajo de espacios).
Puedes gestionar varios flujos de trabajo a la vez usando acciones masivas en la tabla de gestión de flujos de trabajo.
Nivel de espacio
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Abre el espacio donde quieres gestionar flujos de trabajo.
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Haz clic en el ícono de engranaje junto a la pestaña Space overview para abrir la configuración del espacio y luego selecciona Workflows en el menú.
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En el menú, pasa el cursor por cada flujo de trabajo.
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Marca las casillas junto a los flujos de trabajo que quieres seleccionar.
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Usa Seleccionar todo para elegir todos los flujos de trabajo a la vez.
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Haz clic en Deseleccionar todo para quitar todas las selecciones.
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Haz clic en el botón Eliminar en la barra de herramientas para quitar los flujos de trabajo seleccionados.
Revisa el mensaje de advertencia en el cuadro de diálogo y confirma si quieres continuar.
Nivel de cuenta
Nota
Solo los administradores y los propietarios de la cuenta pueden eliminar o modificar flujos de trabajo a nivel de cuenta.
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Haz clic en tu imagen de perfil en la esquina superior izquierda.
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Selecciona Configuración y luego elige Flujos de trabajo en la gestión de cuentas.
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En el menú, pasa el cursor por cada flujo de trabajo.
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Marca las casillas junto a los flujos de trabajo que quieres elegir.
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Usa Seleccionar todo para elegir todos los flujos de trabajo a la vez.
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Haz clic en Deseleccionar todo para quitar todas las selecciones.
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Haz clic en el botón Eliminar en la barra de herramientas para quitar los flujos de trabajo seleccionados.
Revisa el mensaje de advertencia en el cuadro de diálogo y confirma si quieres continuar.
Nota
No puedes eliminar ni cambiar el nombre del flujo de trabajo predeterminado.
Consejo
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Para seleccionar todos los flujos de trabajo a la vez, también puedes hacer clic en la casilla de la parte superior de la columna de número de serie.
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Puedes eliminar hasta 100 flujos de trabajo a la vez. No es posible eliminar más de 100 flujos de trabajo de una sola vez.
Wrike te ofrece una variedad de información sobre los flujos de trabajo para ayudarte a seguirlos, organizarlos y entenderlos.
Puedes mostrar u ocultar estas columnas activando o desactivando el botón de alternancia en la opción Campos.
Los puntos de datos son:
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Añadido a: Enumera todos los espacios donde este flujo de trabajo está aplicado actualmente.
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Autor: Muestra quién creó el flujo de trabajo.
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Pertenece a: muestra dónde se creó el flujo de trabajo: en un espacio o a nivel de cuenta.
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Fecha de creación: Muestra cuándo se creó el elemento. Esto te ayuda a saber cuánto tiempo ha estado en tu flujo de trabajo.
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Descripción: Un campo añadido por el usuario donde puedes introducir tus propios detalles o un resumen del flujo de trabajo.
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Última edición por: Muestra el nombre de la persona que realizó los cambios más recientes en la configuración del flujo de trabajo.
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Fecha de última edición: Muestra cuándo se actualizó por última vez el estado del flujo de trabajo.
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Último cambio de estado por: Muestra el nombre de la persona que actualizó el estado por última vez.
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Fecha del último cambio de estado: Muestra la fecha del cambio de estado más reciente.
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Total de cambios de estado: Muestra cuántas veces se ha actualizado el estado del flujo de trabajo desde su creación. Para los flujos de trabajo a nivel de espacio, el recuento refleja solo los cambios de estado dentro de ese espacio; para los flujos de trabajo a nivel de cuenta, incluye los cambios de estado en toda la cuenta.
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Cambios de estado este mes: Muestra cuántos cambios de estado se realizaron en el mes actual. Esto te ayuda a detectar tendencias o actividad reciente.
Nota
Para las cuentas existentes, los datos retrospectivos están disponibles a partir de 2024.
Para mejorar la legibilidad, este punto de datos puede aparecer con nombres ligeramente diferentes según la función.