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Los campos personalizados

Los campos personalizados están disponibles en las cuentas Business y superiores. Todos los usuarios, excepto los colaboradores, pueden crear y gestionar campos personalizados.

10 minutos de lectura

Descripción general

Utiliza los campos personalizados para registrar e introducir información en el nivel de la tarea, la carpeta, el proyecto o el espacio. Una vez que introduces datos en un campo personalizado, es visible desde la vista de tabla, la vista de tarea y desde los paneles de información de carpetas, proyectos o espacios. Utiliza ajustes compartidos para que los datos de un campo personalizado sean privados o para compartir campos con compañeros y que todos dispongan de la misma información.

Los campos personalizados están disponibles praa los usuarios normales y externos en las cuentas Business y superiores. Los colaboradores no pueden crear, editar o rellenar campos personalizados.

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Información importante

  • Puede añadir campos personalizados a carpetas, proyectos o espacios individuales o a cadenas de carpetas y proyectos, así como subcarpetas y subproyectos.
  • No hay límite en el número de campos personalizados que se pueden añadir a una carpeta, proyecto o espacio.
  • Usa filtros para que las tareas se muestren en función de los criterios de los campos personalizados.
  • Los campos personalizados se exportan automáticamente al exportar una carpeta, proyecto o espacio a Excel.

Crear, añadir y ver campos personalizados

Crear un campo personalizado

  1. Selecciona una carpeta, proyecto o espacio en el panel de navegación izquierdo del espacio de trabajo.
  2. Cambia a la vista de tabla. 1
  3. Haz clic en el signo "+" 2 que aparece a la derecha de la tabla.
  4. Escribe un nombre para el nuevo campo y pulsa "Intro" en el teclado.
  5. Especifica las propiedades del campo en el menú emergente que aparece. Tienes opciones para:
    • Editar el nombre del campo 3
    • Seleccionar un tipo de campo 4
    • Agregar de forma predeterminada (disponible para campos numéricos personalizados): número, porcentaje, moneda y duración)
    • Seleccionar dónde aplicar los campos personalizados 5
    • Designar con quién se debe compartir el campo 6
  6. Haz clic en "Crear."

De este modo el campo personalizado se crea y añade a las ubicaciones especificadas en el paso 5.

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Añadir un campo personalizado existente

Cuando se crea un campo personalizado, las personas con las que se ha compartido el campo pueden
  • Añadirlo a carpetas, proyectos o espacios completamente independientes (puedes hacer esto para reutilizar un campo existente).
  • Añadirlo a subcarpetas o subproyectos (puedes hacer esto si sabes que alguien ha compartido el campo contigo, pero no puedes verlo automáticamente).

Para añadir un campo personalizado existente

  1. Selecciona una carpeta, proyecto o espacio en el panel de navegación izquierdo del espacio de trabajo.
  2. Cambia a la vista de tabla.
  3. Haz clic en el signo "+" que aparece a la derecha de la tabla.
  4. Empieza a escribir el nombre del campo personalizado que desees añadir.
  5. Selecciona el campo personalizado en la lista desplegable cuando aparezca.

Ver los campos personalizados

Para ver un campo personalizado:

  • Alguien debe haber compartido contigo el proyecto o la carpeta donde aparece el campo personalizado (debes tener acceso a él).
  • El proyecto o carpeta donde se añade* el campo personalizado debe estar compartido contigo (debes tener acceso a él).
  • Debes ser miembro de un espacio, en el cual se añade o es visible el campo personalizado.
  • Alguien debe haber compartido contigo el campo personalizado.

*La carpeta, proyecto o espacio donde se añade un campo puede ser diferente de la carpeta, proyecto o espacio donde es visible. Por ejemplo, si se añade un campo en una carpeta o un proyecto principal podría aparecer en todas las subcarpetas o los subproyectos. En este caso, un usuario debe tener acceso a la carpeta o proyecto en la que se ha añadido el campo para poder ver el campo en una subcarpeta o subproyecto.

Propiedades de campos

Tipos de campos personalizados

Utiliza los tipos de campos para designar el tipo de información que se puede o debe introducir en un campo personalizado. Hay 10 tipos de campos entre los que elegir:

Tipo de campoTipo de datosCaso de uso sugerido
Textotexto o númerosse usa cuando hay que introducir datos en varios formatos
Desplegablelos usuarios seleccionan una entrada en una lista de opciones especificada por el creador del campose usa cuando hay que limitar las selecciones para especificar las opciones
Casilla de verificaciónlos usuarios marcan o anulan la selección de una casillase usa cuando hay que ordenar datos en función de criterios sí/no
Númeronúmeros (decimales integrados)se usa cuando hay que trabajar con valores numéricos
Porcentajenúmeros, se añade automáticamente un símbolo %se usa cuando hay que registrar datos como porcentaje
Monedanúmeros, aparece el símbolo de moneda designadose usa cuando se registran gastos o se trabaja en un presupuesto
Duraciónlos usuarios introducen el número de horas que se han de emplear para finalizar la tarea, la carpeta o el proyectose usa para ver, de un solo vistazo, cuánto tiempo debe durar un proyecto
Fechafechasse usa cuando se quiere añadir fechas sensibles a una tarea, una carpeta o un proyecto (aparte de las fechas de inicio y finalización)
Usuariosselecciona un usuario o varios, ya sea de una lista predefinida de usuarios o cualquier usuario que forme parte de la suscripciónse usa cuando hay que asociar usuarios con una tarea, una carpeta o un proyecto
Selección múltiple*los usuarios seleccionan varias entradas en una lista de opciones especificada por el creador del campose usa cuando necesitas seleccionar varias opciones a partir de un conjunto predefinido de opciones
FórmulaEl campo muestra los resultados calculados para la fórmula personalizada que has creado. Se pueden utilizar las siguientes clases de campos al crear una fórmula: número, moneda, porcentaje, duración y fecha.Úsalo cuando necesites calcular valores personalizados.

 

* Los campos personalizados de selección múltiple solo se pueden crear desde dentro de Gestión de campos personalizados y desde la vista de tabla . Los datos introducidos en este tipo de campo se pueden editar desde la vista de tabla y la vista de tarea.

Aplicar campos personalizados para seleccionar niveles de carpeta

Cuando creas o editar un campo personalizado, puedes elegir a qué niveles se ha de aplicar el campo. Aplicar el campo a:

  • Espacios, carpetas, proyectos, tareas y subtareas para añadir el campo a carpetas, proyectos, tareas y subtareas descendientes. Esta es la opción predeterminada seleccionada.
  • Carpetas y proyectos para añadir el campo a subcarpetas y subproyectos descendientes, pero no a tareas o subtareas.
  • Proyectos para añadir el campo solo a subproyectos descendientes.

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Compartir campos personalizados

Puedes compartir un campo personalizado independientemente de con quién se comparta un espacio, carpeta o proyecto. Una persona puede tener acceso a un espacio, carpeta o proyecto (y todas las tareas que tenga), pero si el campo personalizado no se comparte con ella, entonces no podrá ver el campo.

Cómo compartir un campo personalizado

  1. Crea un campo personalizado o edita uno existente.
  2. Haz clic en la opción de compartir situada en la parte inferior del menú emergente de las propiedades del campo.
  3. Comparte el campo con los usuarios que deben tener acceso al campo. El ajuste predeterminado de uso compartido de un campo personalizado es "Compartido con todos".

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Qué implica el uso compartido

Lo que implica compartir un campo personalizado depende de si un usuario tiene acceso o no a la carpeta, el proyecto o el espacio en el que aparece el campo.

Opción 1: compartir el campo con datos y como plantilla

Los usuarios con los que se comparte la carpeta, el proyecto o el espacio:

  • Pueden ver los datos del campo que se han introducido para elementos de la carpeta, el proyecto o el espacio.
  • Pueden añadir el campo personalizado como plantilla (véase a continuación).

Opción 2: compartir el campo como plantilla

Para usuarios que no tienen acceso a la carpeta, el proyecto o el espacio en el que se ha añadido el campo, el campo se comparte como plantilla. Estos usuarios:

  • Siguen sin poder acceder a las carpetas, proyectos o espacios en los que se ha añadido el campo. Los ajustes compartidos de un campo personalizado no cambian los ajustes compartidos de una carpeta, proyecto o espacio.
  • No ven automáticamente el campo personalizado en las subcarpetas o los subproyectos asociados, pero pueden añadir el campo haciendo clic en el icono "+" 1 situado a la derecha de la tabla y, a continuación, seleccionándolo en el menú desplegable Campo personalizado 2. Cuando lo hagan, podrán ver toda la información que ya se haya introducido en el campo para las tareas de la subcarpeta o subproyecto.
  • Pueden añadir un campo personalizado con el mismo nombre y las mismas las propiedades de tu campo a sus propios espacios, proyectos o carpetas. No obstante, ningún dato de la celda de tu campo pasará a ellos.

Custom_Fields_-_Share_a_field.png

Editar campos personalizados

  1. Selecciona una carpeta, proyecto o espacio en el panel de navegación izquierdo del espacio de trabajo.
  2. Cambia a la vista de tabla.
  3. Pasa el puntero del ratón por encima del nombre del campo personalizado que desees editar.
  4. Haz clic en la flecha desplegable que aparece a la derecha del nombre del campo.
  5. Selecciona "Editar tipo de columna".

Aparecerá un menú emergente con las propiedades del campo y podrás editar el nombre, el tipo, dónde se aplica y con quién se debe compartir el campo. Haz clic en "Guardar" al terminar para aplicar los cambios.

Historial de campos personalizados

Utiliza el historial de campos personalizados para ver cómo han cambiado los valores de los campos personalizados a lo largo del tiempo. Una vez que un administrador lo habilita en Labs, todos los usuarios normales y externos pueden ver el historial de campos personalizados en la vista de tareas y en los paneles de información de carpetas o proyectos.

Implementar campos personalizados

Implementar datos de campos personalizados

  • Wrike toma todos los valores de este campo personalizado de los subproyectos o subcarpetas*, tareas y subtareas dentro del proyecto o carpeta; calcula automáticamente la suma o un promedio; e introduce el resultado en el campo personalizado del proyecto o carpeta.
  • Wrike calcula el valor implementado para el proyecto o carpeta como suma o promedio de acuerdo con la agregación predeterminada establecida para este campo personalizado.
  • Si tú u otros usuarios han introducido manualmente un valor para este campo personalizado en el proyecto o carpeta anteriormente, se borrará y se sustituirá por el valor implementado.
  • El campo personalizado del proyecto o carpeta no se podrá editar hasta que deshabilites la implementación de los datos.

Agregar y ordenar los datos de campos personalizados

  • Suma: Wrike suma automáticamente todas las entradas numéricas y muestra el total.
  • Promedio: se suman todos los valores introducidos y luego se dividen por el número total de entradas.

También puedes seleccionar uno de los tipos de agregación predeterminados para hacerlo visible automáticamente en informes de tipo tabla y en otras carpetas o proyectos a los que se aplicarán los campos personalizados.




* La agregación no está disponible para los tipos de campos de casilla de verificación, fecha o usuarios. Para los campos relativos a la duración, puedes usar la agregación de suma.
 
Nota: Si hay datos introducidos en el campo de la vista de tareas o del panel de información del proyecto o la carpeta, aparecerán en la vista de tabla después del valor agregado.

Implementar frente a agregar datos de campos personalizados

Organizar campos personalizados en la vista de tabla

Ocultar campos personalizados

  1. Cambia a la vista de tabla.

Consejos de uso

  • Puedes utilizar los campos personalizados y el tipo de campo de casilla de verificación para reunir rápidamente la información pertinente para el informe semanal. Podrás encontrar instrucciones detalladas de cómo hacerlo aquí.
  • Hay más consejos de uso y aplicaciones para la vida real de esta función disponibles en nuestro blog: https://www.wrike.com/blog/personalize-wrike-new-custom-fields/.
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