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Desencadenadores de automatización disponibles

Tabla 199. Disponibilidad: planes heredados


Descripción general

Los desencadenadores de automatización son una parte fundamental de las reglas de automatización. Se trata de las declaraciones "si" que indican cuándo se debe activar exactamente la regla de automatización. Cada regla puede tener un desencadenador.

Nota

La lista de desencadenadores de automatización disponibles que aparece en el constructor de reglas cambia en función de si la regla se aplica a tareas o proyectos. Puedes saber si un desencadenador se aplica a las reglas basadas en tareas o proyectos debajo de cada desencadenador a continuación.

Desencadenadores de automatización disponibles

El estado de la tarea o el proyecto cambia a

Puedes aplicar este desencadenador a tareas y proyectos.

Descripción

Ajustes necesarios adicionales

Notas

Activa la regla cada vez que cambia el estado de una tarea o un proyecto a un estado que tú definas.

Por ejemplo, "Si el estado del proyecto cambia a Completado o Cancelado, entonces..."

Selecciona al menos un grupo de estados (por ejemplo, Cualquier completado). En este caso, la regla la activan los estados incluidos en este grupo en cualquier flujo de trabajo.

Haz clic en Seleccionar estados específicos para elegir al menos un estado específico que activará la regla.

La regla que depende de este desencadenador no funcionará si el estado correspondiente no se establece automáticamente mientras se crea o duplica una tarea o un proyecto.

Si se elimina de la cuenta al menos uno de los estados del flujo de trabajo específicos seleccionados, la regla se deshabilitará.

El estado de la tarea o el proyecto no cambia en

Puedes aplicar este desencadenador a tareas y proyectos.

Descripción

Ajustes necesarios adicionales

Notas

Activa la regla cuando una tarea o un proyecto pasa demasiado tiempo en el mismo estado que tú has definido. La cuenta atrás se reinicia cada vez que el estado cambia a otro nuevo.

Por ejemplo, "Si el estado En curso de la tarea no cambia en 5 días, entonces..."

Establece el número de días naturales durante los cuales el estado debe ser el mismo para que la regla se active.

A continuación, selecciona al menos un grupo de estados (por ejemplo, Cualquier activo). En este caso, la regla la activan los estados incluidos en este grupo en cualquier flujo de trabajo.

Haz clic en Seleccionar estados específicos para elegir al menos un estado específico que activará la regla.

Si creas una regla con este desencadenador, no se aplicará a las tareas ni a los proyectos de forma retrospectiva. Esto significa que la regla no se desencadenará si el estado de una tarea no se ha modificado durante el número de días definido antes de que crearas la regla.

Por ejemplo, el desencadenador se estableció en cinco días. Si una tarea ya había tenido el mismo estado durante cinco días antes de que se creara la regla, esta no se desencadenará. Sin embargo, si la tarea tuvo el mismo estado durante tres días y, después, creaste la regla, se desencadenará en dos días.

Se crea un nuevo proyecto o una nueva tarea

Puedes aplicar este desencadenador a tareas y proyectos.

Descripción

Ajustes necesarios adicionales

Notas

Activa la regla cuando se crea una tarea o un proyecto nuevos en las ubicaciones de origen que seleccionas en la sección Aplicar a del constructor de reglas.

Por ejemplo, "Si se crea una tarea nueva (en la ubicación seleccionada), entonces..."

-

La regla que depende de este desencadenador no funcionará en caso de que las tareas y los proyectos se creen mediante importación de Excel o API.

La regla que depende de este desencadenador tampoco funcionará si las tareas y los proyectos se crean mediante duplicación o formularios de solicitud/blueprints, que se configuran para crear 250 elementos de trabajo o más a la vez.

Todos los estados precedentes cambian a

Puedes aplicar este desencadenador a tareas.

Descripción

Ajustes necesarios adicionales

Notas

Activa la regla cuando todos los predecesores de las tareas cambian su estado al estado que definas.

Los predecesores de la tarea forman parte del diagrama de Gantt. Puedes obtener más información sobre ellos aquí.

Por ejemplo, "Si todos los estados de los predecesores de una tarea cambian a Completado, entonces..."

Selecciona al menos un grupo de estados (por ejemplo, Cualquier completado). En este caso, la regla la activan los estados incluidos en este grupo en cualquier flujo de trabajo.

Haz clic en Seleccionar estados específicos para elegir al menos un estado específico que activará la regla.

El desencadenador solo comprueba los predecesores directos.

Si se elimina de la cuenta al menos uno de los estados del flujo de trabajo específicos seleccionados, la regla se deshabilitará.

Todos los estados de subtarea directos cambian a

Puedes aplicar este desencadenador a tareas.

Descripción

Ajustes necesarios adicionales

Notas

Activa la regla cuando todas las subtareas de una tarea adquieren el estado que tú definas.

Por ejemplo, "Si todos los estados de subtarea directos cambian a Completado, entonces..."

Selecciona al menos un grupo de estados (por ejemplo, Cualquier completado). En este caso, la regla la activan los estados incluidos en este grupo en cualquier flujo de trabajo.

Haz clic en Seleccionar estados específicos para elegir al menos un estado específico que activará la regla.

Si se elimina de la cuenta al menos uno de los estados del flujo de trabajo específicos seleccionados, la regla se deshabilitará.

Todos los estados de subproyecto o tarea cambian a

Puedes aplicar este desencadenador a proyectos.

Descripción

Ajustes necesarios adicionales

Notas

Activa la regla cuando todas las tareas de un proyecto y sus subproyectos adquieren el estado que tú definas.

Por ejemplo, "Si todos los estados de subproyecto y tarea directos cambian a Cancelado, entonces..."

Selecciona al menos un grupo de estados (por ejemplo, Cualquier cancelado). En este caso, la regla la activan los estados incluidos en este grupo en cualquier flujo de trabajo.

Haz clic en Seleccionar estados específicos para elegir al menos un estado específico que activará la regla.

Si se elimina de la cuenta al menos uno de los estados del flujo de trabajo específicos seleccionados, la regla se deshabilitará.

El proyecto está en peligro (basado en IA)

Puedes aplicar este desencadenador a proyectos.

Descripción

Ajustes necesarios adicionales

Notas

Activa la regla cuando cambia el nivel de riesgo de un proyecto.

Por ejemplo, "Si el nivel de riesgo del proyecto cambia a alto, entonces..."

Selecciona el cambio del nivel de riesgo que debe activar la regla: si aumenta o se reduce. También puedes seleccionar el nivel de riesgo exacto: bajo, medio o alto.

Este desencadenador solo funcionará para los proyectos que:

  • Tienen una fecha de inicio y una fecha límite.

  • Tienen contenido (subproyectos, tareas, etc.).

  • No tienen el estado Completado.

  • No tienen dos semanas de retraso o más

Cambios de campos personalizados

Puedes aplicar este desencadenador a tareas y proyectos.

Descripción

Ajustes necesarios adicionales

Notas

Activa la regla cuando cambia algún valor de un campo personalizado.

Por ejemplo, "Si el campo personalizado Urgencia cambia a cualquier valor, entonces..."

Selecciona el campo personalizado.

Si se trata de campos desplegables, elige si la regla debe activarse por el cambio a cualquier valor o por el cambio a un valor específico.

Para campos de casilla de verificación, elige si la regla debe activarse cuando se produce un cambio a cualquier valor o, en concreto, a marcados o desmarcados.

El desencadenador solo funciona en los campos personalizados desplegables y de casilla de verificación añadidos al proyecto, la carpeta o el espacio que selecciones en la sección Aplicar a del constructor de reglas.

La fecha del campo cumple una condición

Puedes aplicar este desencadenador a tareas y proyectos.

Descripción

Ajustes necesarios adicionales

Notas

Activa la regla cuando la fecha de inicio o de vencimiento de una tarea o un proyecto o la fecha de un campo personalizado está próxima o ya está atrasada.

Por ejemplo, "Si la fecha de vencimiento de la tarea está dentro del siguiente día, entonces..."

Selecciona si el desencadenador depende de Fecha de vencimiento, Fecha de inicio o Campo personalizado (fecha). Para la opción de campo personalizado, selecciona el campo personalizado de tipo de fecha pertinente.

Selecciona una de las opciones que desencadenará la regla: la fecha Ha pasado o Estará dentro de la siguiente. Para la última opción, establece la cantidad de tiempo, por ejemplo, 1d 12h.

Selecciona la zona horaria correspondiente.

El desencadenador tiene en cuenta los días naturales (24h) y no tiene en cuenta los ajustes de la agenda de trabajo.

El desencadenador solo funcionará para tareas y proyectos con un estado de un grupo activo.

Para la opción Campo personalizado (fecha), el campo personalizado de tipo de fecha pertinente debe añadirse a la ubicación especificada en la sección Aplicar a del constructor de reglas. De lo contrario, no podrás seleccionarlo para el desencadenador.

Consejo

Si la función Labs que permite incluir la hora en campos personalizados de fecha está activada en tu cuenta, puedes configurar este desencadenante usando la hora exacta junto a la fecha.

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