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Desencadenadores de automatización disponibles

Tabla 219. Disponibilidad: planes heredados


Descripción general

Los desencadenadores de automatización son una parte fundamental de las reglas de automatización. Se trata de las declaraciones "SI" que indican cuándo se debe activar exactamente la regla de automatización. Cada regla puede tener un desencadenador.

Nota

La lista de desencadenadores de automatización disponibles que aparece en el constructor de reglas cambia en función de si la regla se aplica a tareas o proyectos. Puedes saber si un desencadenador se aplica a las reglas basadas en tareas o proyectos debajo de cada desencadenador a continuación.

Desencadenadores de automatización disponibles

Los estados de subelemento directos cambian a

Funciona para tareas, proyectos y todos los elementos personalizados.

Descripción

Ajustes

Notas

Activa la regla cuando todos los subelementos o algunos adquieren el estado que definas.

Por ejemplo, "Cuando todos los estados de subtarea directos cambian a Completado, entonces..."

En el menú desplegable, selecciona Todos los subelementos si quieres activar la regla cuando todos los subelementos adquieran los estados pertinentes. También puedes seleccionar Cualquier subelemento para activar la regla cuando al menos un subelemento adquiera dicho estado.

Selecciona al menos un grupo de estados (por ejemplo, Cualquier completado). En este caso, la regla la activan los estados incluidos en este grupo en cualquier flujo de trabajo.

Haz clic en Seleccionar estados específicos para elegir al menos un estado específico que activará la regla.

Si se elimina de la cuenta al menos uno de los estados del flujo de trabajo específicos seleccionados, la regla se deshabilitará.

Todos los estados anteriores cambian a

Funciona para tareas y elementos personalizados basados en tareas

Descripción

Ajustes

Notas

Activa la regla cuando todos los predecesores de las tareas cambian su estado al estado que definas.

Los predecesores de la tarea forman parte del diagrama de Gantt. Puedes obtener más información sobre ellos aquí.

Por ejemplo, "Cuando todos los estados de los predecesores de una tarea cambian a Completado, entonces..."

Selecciona al menos un grupo de estados (por ejemplo, Cualquier completado). En este caso, la regla la activan los estados incluidos en este grupo en cualquier flujo de trabajo.

Haz clic en Seleccionar estados específicos para elegir al menos un estado específico que activará la regla.

El desencadenante solo comprueba los predecesores directos.

Si se elimina de la cuenta al menos uno de los estados del flujo de trabajo específicos seleccionados, la regla se deshabilitará.

El estado cambia a

Funciona para tareas, proyectos y todos los elementos personalizados.

Descripción

Ajustes

Notas

Activa la regla cada vez que cambia el estado de una tarea o un proyecto a un estado que tú definas.

Por ejemplo, "Cuando el estado del proyecto cambia a Completado o Cancelado, entonces..."

Selecciona al menos un grupo de estados (por ejemplo, Cualquier completado). En este caso, la regla la activan los estados incluidos en este grupo en cualquier flujo de trabajo.

Haz clic en Seleccionar estados específicos para elegir al menos un estado específico que activará la regla.

La regla que depende de este desencadenante no funcionará si el estado correspondiente no se establece automáticamente mientras se crea o duplica una tarea o un proyecto.

Si se elimina de la cuenta al menos uno de los estados del flujo de trabajo específicos seleccionados, la regla se deshabilitará.

El estado no cambia en

Funciona para tareas, proyectos y todos los elementos personalizados.

Descripción

Ajustes

Notas

Activa la regla cuando una tarea o un proyecto pasa demasiado tiempo en el mismo estado que tú has definido. La cuenta atrás se reinicia cada vez que el estado cambia a otro nuevo.

Por ejemplo, "Cuando el estado En curso de la tarea no cambia en 5 días, entonces..."

Establece el número de días naturales durante los cuales el estado debe ser el mismo para que la regla se active.

A continuación, selecciona al menos un grupo de estados (por ejemplo, Cualquier activo). En este caso, la regla la activan los estados incluidos en este grupo en cualquier flujo de trabajo.

Haz clic en Seleccionar estados específicos para elegir al menos un estado específico que activará la regla.

Si creas una regla con este desencadenante, no se aplicará a las tareas ni a los proyectos de forma retrospectiva. Esto significa que la regla no se desencadenará si el estado de una tarea no se ha modificado durante el número de días definido antes de que crearas la regla.

Por ejemplo, el desencadenante se estableció en cinco días. Si una tarea ya había tenido el mismo estado durante cinco días antes de que se creara la regla, esta no se desencadenará. Sin embargo, si la tarea tuvo el mismo estado durante tres días y, después, creaste la regla, se desencadenará en dos días.

Cambios de campo personalizado (antiguo)

Funciona para tareas, proyectos y todos los elementos personalizados.

Descripción

Ajustes

Notas

Activa la regla cuando cambia algún valor de un campo personalizado.

Por ejemplo, "Cuando el campo personalizado Urgencia cambia a cualquier valor, entonces..."

Selecciona el campo personalizado.

Si se trata de campos de selección única, elige si la regla debe activarse por el cambio a cualquier valor o por el cambio a un valor específico.

Para campos de casilla de verificación, elige si la regla debe activarse cuando se produce un cambio a cualquier valor o, en concreto, a marcados o desmarcados.

El desencadenante solo funciona en los campos personalizados de selección única y con casilla de verificación añadidos al proyecto, la carpeta o el espacio que selecciones en la sección Aplicar a del constructor de reglas.

Nuevo elemento creado

Funciona para tareas, proyectos y todos los elementos personalizados.

Descripción

Ajustes

Notas

Activa la regla cuando se crea una tarea o un proyecto nuevos en las ubicaciones de origen que seleccionas en la sección Aplicar a del constructor de reglas.

Por ejemplo, "Cuando se crea una tarea nueva (en la ubicación seleccionada), entonces..."

-

La regla que depende de este desencadenante no funcionará en caso de que las tareas y los proyectos se creen mediante importación de Excel o API.

La regla que depende de este desencadenante tampoco funcionará si las tareas y los proyectos se crean mediante duplicación o formularios de solicitud/blueprints, que se configuran para crear 250 elementos de trabajo o más a la vez.

La fecha se acerca o vence

Funciona para tareas, proyectos y todos los elementos personalizados.

Descripción

Ajustes

Notas

Activa la regla cuando la fecha de inicio o de vencimiento de una tarea o un proyecto o la fecha de un campo personalizado está próxima o ya está atrasada.

Por ejemplo, "Cuando la fecha de vencimiento de la tarea está dentro del siguiente día, entonces..."

Selecciona si el desencadenante depende de Fecha de vencimiento, Fecha de inicio o Campo personalizado (fecha). Para la opción de campo personalizado, selecciona el campo personalizado de tipo de fecha pertinente.

Selecciona una de las opciones que desencadenará la regla: la fecha Ha pasado o Estará dentro de la siguiente. Para la última opción, establece la cantidad de tiempo, por ejemplo, 1d 12h.

Selecciona la zona horaria correspondiente.

La regla dependiente de este desencadenante no funcionará si los cambios en los elementos fueron realizados mediante la reprogramación automática de tareas.

El desencadenante tiene en cuenta los días naturales (24 h) y no tiene en cuenta los ajustes de la agenda de trabajo.

El desencadenante solo funcionará para tareas y proyectos con un estado de un grupo activo.

Para la opción Campo personalizado (fecha), el campo personalizado de tipo de fecha pertinente debe añadirse a la ubicación especificada en la sección Aplicar a del constructor de reglas. De lo contrario, no podrás seleccionarlo para el desencadenante.

Consejo

Si la función Labs que permite incluir la hora en campos personalizados de fecha está activada en tu cuenta, puedes configurar este desencadenante usando la hora exacta junto a la fecha.

El elemento está en peligro (basado en IA)

Funciona para proyectos y elementos personalizados basados en proyectos

Descripción

Ajustes

Notas

Activa la regla cuando cambia el nivel de riesgo de un proyecto.

Por ejemplo, "Cuando el nivel de riesgo del proyecto cambia a alto, entonces..."

Selecciona el cambio del nivel de riesgo que debe activar la regla: si aumenta o se reduce. También puedes seleccionar el nivel de riesgo exacto: bajo, medio o alto.

Este desencadenante solo funcionará para los proyectos que:

  • Tienen una fecha de inicio y una fecha límite.

  • Tienen contenido (subproyectos, tareas, etc.).

  • No tienen el estado Completado.

  • No están atrasados dos semanas o más

Cambios de ubicación

Funciona para tareas, proyectos y todos los elementos personalizados.

Descripción

Ajustes

Notas

Activa la regla cuando cambia la ubicación del elemento.

Por ejemplo, "Cuando una tarea de "Recursos creativos" se añade a otra carpeta, entonces..."

-

La regla se activa cuando se realizan cambios en el campo Ubicación de los elementos dentro del alcance de la regla. Por ejemplo, si la regla se aplica a las tareas de la "Carpeta 1", cualquier adición o eliminación de ubicaciones de las tareas activará la regla. Esto engloba añadir o mover una tarea de la "Carpeta 2" a la "Carpeta 1". Sin embargo, la regla no se activará si las tareas se eliminan de la "Carpeta 1" o si se crean nuevas tareas directamente en la "Carpeta 1".

Cambios de campo personalizado

Funciona para tareas, proyectos y todos los elementos personalizados.

Descripción

Ajustes

Notas

Activa la regla cuando se cambia un valor en un campo personalizado: se añade, se edita o se elimina.

No se requiere ningún ajuste para estos desencadenantes. Sin embargo, puedes añadir condiciones si quieres que la regla reaccione al cambio de un campo concreto.

Por ejemplo, "(desencadenante) Cuando el campo personalizado Urgencia cambia, (condición) y se configura como Crítica, entonces...".

El desencadenador solo funciona en los campos añadidos al proyecto, la carpeta o el espacio que selecciones en la sección Aplicar a del constructor de reglas.

Cambios de campos: asignado, fecha de inicio, fecha de vencimiento, duración, importancia, nombre y descripción

Descripción

Ajustes

Notas

Este grupo de desencadenantes desactiva la regla cuando un valor de un campo se cambia de alguna forma: se añade, se edita o se elimina.

No se requiere ningún ajuste para estos desencadenantes. Sin embargo, puedes añadir condiciones a los desencadenantes de asignado, fecha de inicio, fecha de vencimiento, cambios de fecha de finalización e importancia si quieres que la regla reaccione a un cambio de campo específico.

Por ejemplo, "(desencadenante) Cuando la Importancia de una tarea, cambia, (condición) y si se establece en Alta, entonces...".

Todos los desencadenantes de este grupo funcionan para tareas y elementos personalizados basados en tareas.

Los desencadenantes de duración e importancia no están disponibles para los proyectos ni los elementos personalizados basados en proyectos.

El tipo de facturación cambia

Funciona para tareas, proyectos y todos los elementos personalizados.

Descripción

Ajustes

Notas

Activa la regla cuando cambia el tipo de facturación del elemento.

No se requiere ningún ajuste para este desencadenante. Sin embargo, puedes añadir condiciones si quieres que la regla reaccione al cambio de tipo de facturación específicamente a facturable o no facturable.

Por ejemplo, "(desencadenante) Cuando el tipo de facturación de una tarea, cambia, (condición) y si se establece en no facturable, entonces...".

Este desencadenante es accesible para las cuentas que tienen la función Tiempo facturable en Wrike.

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