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Schritt 2: Den eigenen Workspace einrichten

Das eigene Profil einrichten

Ein personalisiertes und aktuelles Profil verleiht der Online-Zusammenarbeit eine persönliche Note.
Passen Sie das Erscheinungsbild und das Gefühl Ihres Workspace mit den folgenden 3 Optionen an:

  1. Personalisieren Sie Ihr Profil: Laden Sie Ihr Avatar hoch und tragen Sie Ihre Tätigkeitsbezeichnung, Ihren Firmennamen und andere Informationen ein. Aktuelle Profilinformationen sind für die Online Zusammenarbeit im Team unerlässlich.
  2. Wählen Sie ein Workspace-Thema. Schwarz oder weiß, Leopard oder Safari – passen Sie Wrike an Ihre Vorlieben an. Das gewählte Thema wird nur in Ihrem persönlichen Workspace angewendet.
  3. Passen Sie die Einstellungen für Ihre Benachrichtigungen an. Standardmäßig sind alle E-Mail- und Produktbenachrichtigungen eingeschaltet. Das lässt sich so anpassen, dass Sie nur E-Mails zu den Änderungen erhalten, die Sie verfolgen wollen. Wenn Sie neu bei Wrike sind, empfehlen wir Ihnen, die Standardeinstellungen zunächst so zu lassen wie sie sind. Nach einigen Wochen können Sie eine Feinabstimmung der Benachrichtigungen vorzunehmen.

Grundlegende Account-Verwaltung

Aktualisieren Sie die Account-Einstellung, die sich auf alle Arbeitsbereiche Ihres Teams auswirken wird:

  1. Laden Sie Ihr Unternehmens-Logo hoch, um Ihren Workspace und die E-Mail-Benachrichtigungen mit der Unternehmensmarke zu personalisieren.
  2. Fügen Sie dem Standard-Arbeitsplan Ihres Teams die in Ihrem Land geltenden gesetzlichen Feiertage hinzu.

Die Arbeit mit Spaces und Ordnern organisieren

Spaces einrichten

Spaces sind Drehscheiben, in denen alle Arbeitselemente eines Themas gespeichert werden. Standardmäßig verfügt Ihr Account über einen öffentlichen Team-Space, auf den alle Mitglieder Ihres Accounts zugreifen können, sowie einen persönlichen Space, wo Sie Ihre privaten Arbeiten lagern können.

Zu Beginn verwenden Sie eine der nachfolgenden Faustregeln für den Aufbau Ihrer Space-Struktur. Sie können diese Struktur später jederzeit ändern, um sie besser an die Prozesse Ihres Teams anzupassen:

  1. Kleine Teams können alle ihre Projekte im Team-Space verwalten.
  2. Wenn Sie mehrere Teams haben, richten Sie für jedes Team einen eigenen Space ein (z. B. Marketing, Design, HR, IT).
  3. Wenn Ihre Arbeit nach Kunden geordnet ist, dann richten Sie für jeden Kunden einen Space ein.
  4. Wenn Sie Dutzende von Kunden haben, gruppieren Sie diese nach Region, Größe oder Wichtigkeit und erstellen Sie für jede dieser Gruppen einen Space.

Spaces.png

Eine Ordner-Struktur einrichten

Ordner helfen dabei, Aufgaben und Projekte in Spaces zu kategorisieren, z. B. nach Region, Art der Arbeit, Sprint, usw. Außerdem können Ordner als Tags verwendet werden, um Aufgaben oder Projekte für einen schnellen Zugriff zu kategorisieren, da eine Aufgabe dadurch in mehrere Ordner gleichzeitig platziert werden kann. Ordnernamen können farblich codiert werden, damit sich Ihre Tags optisch abheben.

Tags.png

Wrike Tipp: Wir empfehlen sehr, die folgenden Ordner in Ihrem Account einzurichten:

Archiv-Ordner: Verwenden Sie diesen Ordner, um erledigte oder veraltete Arbeitselemente zu speichern. Mehr erfahren
Wissensdatenbank-Ordner: Füllen Sie diesen Ordner mit Aufgaben, die Regeln für die Verwendung von Wrike und Antworten auf die häufigsten Fragen Ihres Teams enthalten. Mehr erfahren
Vorlagen-Ordner: Hier kommen die Ordner- und Projektvorlagen hinein. Richten Sie einen Unterordner ein, um individuelle Aufgabenvorlagen zu speichern. Wenn Sie ein Business-Abonnement und höher haben, empfehlen wir Ihnen, Blueprints in Labs zu aktivieren. Blueprints ist ein neuer Bereich (Unterbaum) innerhalb von Wrike, der es Ihnen ermöglicht, Projekte und Aufgaben zu erstellen, ohne die laufende Arbeit zu unterbrechen.

Neue Projekte starten

Egal, ob Sie ein neues Produkt auf den Markt bringen, ein eBook schreiben oder sich auf eine Konferenz vorbereiten – es geht um die Verwaltung eines Projekts. Verwenden Sie Projekte, um eine Gruppe von Aufgaben zu verwalten, die Bestandteil eines größeren Ziels sind und ein Fälligkeitsdatum haben. Hier beschreiben wir Schritt-für-Schritt, wie man ein neues Projekt von Grund auf einrichtet:

  1. Klicken Sie auf das Schaltfeld „+“, um ein neues Projekt zu erstellen. Tragen Sie den Projekttitel, die Fälligkeitsdaten und den Projektverantwortlichen ein, und wählen Sie die standardmäßige Ansicht für Ihre Aufgaben (Liste, Board, Tabelle oder Gantt-Diagramm).
  2. Füllen Sie das Projekt mit Aufgaben. Stellen Sie sich Aufgaben als Aktionspunkte vor, die erledigt werden müssen, um ein Projektziel zu erreichen.
  3. Weisen Sie die Aufgaben verschiedenen Nutzern zu. Idealerweise sollten Aufgaben klein genug für eine einzige Person sein. Ist das nicht der Fall, unterteilen Sie die Aufgaben in Teilaufgaben und weisen Sie dann diese Teilaufgaben zu.
  4. Planen Sie die Aufgaben zeitlich, entweder jede Aufgabe für sich oder durch Massenbearbeitung.
  5. Wechseln Sie zum Gantt-Diagramm, um Ihren Zeitplan zu visualisieren. Vergewissern Sie sich, dass Sie für jede Aufgabe die richtige Dauer eingestellt haben, und planen Sie die Aufgaben bei Bedarf zeitlich neu um.
  6. Abhängigkeiten einrichten. Abhängigkeiten helfen einem zu verstehen, wie Aufgaben miteinander verbunden sind. Wenn Sie eine Aufgabe mit Abhängigkeiten zeitlich neu planen, werden alle abhängigen Aufgaben automatisch auch neu geplant. Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, erhält der Verantwortliche der abhängigen Aufgabe eine Benachrichtigung, dass er mit der Arbeit an seiner Aufgabe beginnen kann.
  7. Wichtige Aufgaben in Meilensteine umwandeln. Mit Meilensteinen werden Punkte referenziert, um ein wichtiges Ereignis oder einen Entscheidungs-Zweigpunkt in einem Projekt zu kennzeichnen. Wenn Sie abhängige Aufgaben im Gantt-Diagramm neu planen, werden Meilensteine nicht automatisch neu geplant.
  8. Wenn Sie wiederkehrende Projekte durchführen, können Sie diese als Vorlage speichern und dann für zukünftige Initiativen duplizieren.

Der Projektfortschritt kann auf unterschiedliche Weise überwacht werden:

  1. Projektprioritäten mit Hilfe eines Projekt-Dashboards verstehen.
  2. Den integrierten Projektfortschritts-Tracker benutzen, der automatisch den Projektfortschritt auf Basis ausgewählter Kennzahlen berechnet und in Echtzeit aktualisiert. (Verfügbar in Business Abonnements und höher.)
  3. Einen Report erstellen, basierend auf Projektstatus, um den Fortschritt aller Projekte in Ihrem Team oder Unternehmen schnell einzusehen. (Verfügbar in Business Abonnements und höher.)

Nachdem Sie die Arbeit an dem Projekt abgeschlossen haben, kennzeichnen Sie das Projekt als abgeschlossen und verschieben es in den dedizierten Ordner „Archiv“.

Weitere Ressourcen

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Einführungs-Webinare:

Community-Beiträge:

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