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使用可能な自動化のアクション

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概要

自動化のアクションは、自動化ルールの不可欠な部分です。 これらは、 ルールがトリガーされた後に、自動化ルールの適用先であるタスクまたはプロジェクトに何が起こるかを正確に定義する「...を実行する」ステートメントです。 ルールごとに最大10のアクションを設定できます。

使用可能な自動化のアクションはすべて、タスクとプロジェクトの両方に適用できます。

使用可能な自動化のアクション

タスク/プロジェクトのステータスを以下に変更

説明

追加の必須設定

メモ

ルールがトリガーされると、このアクションにより、タスクまたはプロジェクトのステータスが指定したものに変更されます。

例:「...の場合、タスクのステータスを完了に変更する。」

ステータスを選択をクリックして、ルールがトリガーされた場合にタスクまたはプロジェクトが取得するステータスを指定します。

選択したワークフローステータスの内、1つでもアカウントから削除されると、ルールは無効になります。

このアクションは、選択したワークフロー/ステータスの固定されたワークフロー設定を上書きします。 さらに、自動化ルールによってステータスが変更された場合、選択したワークフローに設定された自動指名および自動承認は無視されます。

タスク/プロジェクトを以下に追加

説明

追加の必須設定

メモ

ルールがトリガーされると、このアクションにより、タスクまたはプロジェクトが指定した場所に追加されます。

例:「...の場合、プロジェクトをマーケティングオペレーションに追加する。」

プロジェクト、フォルダー、またはスペースを選択をクリックして、追加先の場所を指定します。

プロジェクトまたはタスクの追加先には、最大10か所の異なる場所を選択できます。 これらの追加先フォルダー、プロジェクト、スペースが1つでも削除されると、自動化ルールは無効になります。

タスク/プロジェクトを以下に移動

説明

追加の必須設定

メモ

ルールがトリガーされると、このアクションにより、タスクまたはプロジェクトが指定した場所へ移動されます。 また、ルールがトリガーされる前に、配置されているすべてのフォルダー、プロジェクト、またはスペースからタスク/プロジェクトを削除するかどうかを指定することもできます。

例:「...の場合、プロジェクトをアーカイブに移動する。」

プロジェクト、フォルダー、またはスペースを選択をクリックして、追加先の場所を指定します。

次に、タスク/プロジェクトの移動元を指定します。 ルールがトリガーされたときに、既存のすべての場所からタスク/プロジェクトを削除して宛先の場所に移動する場合は、すべてのプロジェクト、フォルダー、およびスペースを選択します。

または、特定のプロジェクト、フォルダー、およびスペースを選択してから、タスクまたはプロジェクトを削除する正確な場所を指定します。 この場合、ルールがトリガーされると、タスク/プロジェクトは (1) 指定した宛先の場所に移動され、(2) 同じく指定した一部の移動元の場所からは削除され、(3) 一部の移動元の場所では保持されます。

プロジェクトまたはタスクの移動先には最大10か所の異なる場所を、移動元には最大10か所の場所を選択できます。

タスク/プロジェクトの移動先のフォルダー、プロジェクト、スペースが1つでも削除されると、自動化ルールは無効になります。

コメントまたはメンションを追加

説明

追加の必須設定

メモ

ルールがトリガーされると、このアクションにより、タスクまたはプロジェクトにコメントが追加されます。 また、特定のユーザーまたは特別なユーザーグループに@メンションすることもできます。

例:「...の場合、@承認者および@メラニー・スミスコメントを追加する。」

コメントを入力フィールドに、コメントのテキストを入力します。

(オプション)特別な@メンションオプションの横にあるチェックボックスに1つ以上チェックを入れます:

  • フォロワー:タスク/プロジェクトをフォローするすべてのユーザー

  • 作成者:タスク/プロジェクト作成者のプレースホルダー

  • 承認者:有効な承認で決定を下していないすべての承認者のプレースホルダー

(オプション)1人/1つ以上のアカウントユーザーまたはユーザーグループに@メンションするには、特定のユーザーまたはグループを選択をクリックします。

(オプション)自動化ルールがプロジェクトにリスクが発生している(AIベース)のトリガーによって作動する場合、コメントにプロジェクトのリスク情報を自動的に含めるように選択できます。 そのためには、コメントフィールドの下のリスクレベルの詳細を含むボックスにチェックを入れます。

下部のプレビューセクションで、コメントがどのように表示されるかを確認できます。

自動化ルールがトリガーされてコメントが作成されると、@作成者プレースホルダーは、タスクまたはプロジェクトを作成したユーザーの実際の名前に置き換えられます。

また、@承認者も、承認者の名前がある場合はその名前に置き換えられます。 それ以外の場合は、プレーンテキストとしてコメントに追加されます。

@フォロワーは現状のままで、タスクまたはプロジェクトをフォローするすべてのユーザーに通知が届きます。

自動化で作成されたすべてのコメントの作成者は、自動化ボットです。

コメントで@メンションする特定のユーザーまたはユーザーグループを、最大20選択できます。 それらがアカウントから1つでも削除されると、ルールは自動的に無効になります。

以下にタスク/プロジェクトを割り当てる

説明

追加の必須設定

メモ

ルールがトリガーされると、このアクションにより、タスクの担当者またはプロジェクトのオーナーとして指定したユーザーが追加されます。 さらに、タスク/プロジェクトから既存のすべてのタスク担当者またはオーナーを削除できます。

例:「...の場合、タスクをメラニー・スミスに割り当てる。」

ユーザーを選択をクリックし、タスク担当者またはプロジェクトオーナーとして追加するユーザーを1人以上選択します。 +をクリックして、ユーザーを追加します。

(オプション)ルールがトリガーされた場合に、既存のすべての担当者から自動的にタスクを指名解除するか、既存のプロジェクトオーナーをすべて削除するには、および他のユーザーから再割り当ての横にあるボックスにチェックを入れます。

アクションごとに最大20人のタスク担当者またはプロジェクトオーナーを選択できます。 彼らがアカウントから1人でも削除されると、自動化ルールは無効になります。

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