Riferimento alle azioni degli agenti AI

TL;DR

Gli agenti IA automatizzano aggiornamenti, creazione, approvazioni, assegnazioni e notifiche degli elementi di lavoro. Le azioni vengono eseguite in sequenza con filtri e destinazioni configurabili. Le integrazioni e gli aggiornamenti dei campi hanno limiti specifici e i flussi di lavoro ritardati richiedono più agenti.

• Panoramica
• Tabella delle azioni
• Regole di scrittura dei campi personalizzati
• Creare elementi con l'azione Crea Item
  • Formattare le descrizioni degli elementi
  • Creare un elemento da un blueprint
• Mettere in pausa i flussi di lavoro con automazioni multi-agente
• Dettagli delle azioni ed esempi di prompt
• Destinazione dell'azione
• Filtraggio degli elementi di lavoro
• Azioni multiple
• Quando utilizzare il cambio di stato
• Cosa succede dopo?

Panoramica

Le azioni definiscono cosa fa un agente AI quando viene attivato. Puoi aggiungere più azioni per ogni agente.

Tabella delle azioni

Regole di scrittura dei campi personalizzati

Gli agenti AI possono aggiornare questi tipi di campi personalizzati: Testo, Selezione singola, Selezione multipla, Numero, Percentuale, Valuta, Link to Database, Casella di controllo, Data, Durata e Persone.

• Sola lettura (non modificabili): campi Mirror e campi Calcolati/Formule (leggibili come contesto). 
• I campi Data che includono un componente orario (funzionalità di Wrike Labs) non sono supportati nelle azioni degli agenti AI e non verranno visualizzati nel selettore dei campi. Se un campo Data viene modificato per includere l'ora dopo che un agente è stato salvato con quel campo, l'azione non riuscirà a ogni esecuzione.

Dettagli delle azioni ed esempi di prompt

Modifica assegnatario - Gli agenti AI possono vedere gli attributi del profilo utente (titolo professionale, reparto, paese, fuso orario, numero di attività assegnate) e l'appartenenza ai gruppi. Gli agenti non possono accedere ai dati di carico di lavoro o capacità oltre al conteggio delle attività. (Vedi Assegnare elementi di lavoro con gli agenti AI.)

Seleziona il record Link-to-Database:

• Azione Cambia campo L2DB: l'agente AI può cercare in tutto il database. Cerca per valore, non per nome della colonna.
• Altre azioni: l'agente AI vede solo il valore attualmente selezionato.

✅ \"seleziona il record che contiene il valore\"
❌ \"seleziona il record dove Nome colonna è valore\"

Modifica data di inizio/scadenza - esempi di prompt:

• \"Quando lo stato cambia in Blocked, posticipa la data di scadenza di 5 giorni lavorativi.\"
• \"Quando tutti i campi obbligatori sono compilati, imposta la data di inizio a oggi.\"

Posizione - due modalità:

• Sposta nella posizione: rimuove l'elemento dalla cartella corrente e lo inserisce esclusivamente nella destinazione.
• Aggiungi alla posizione: mantiene l'elemento nella cartella corrente e lo aggiunge a una cartella aggiuntiva.

Esempi di prompt:

• \"Quando la descrizione di un'attività menziona legal, compliance o regulatory, spostala nella cartella Legal Review.\"
• \"Quando la Priorità è impostata su Critical, aggiungi l'attività alla cartella Urgent Queue.\"

Importante: Gli agenti AI possono spostare elementi solo nelle cartelle che fai riferimento esplicito come chip di posizione. Non possono spostare elementi in posizioni arbitrarie né creare nuove cartelle.

Avvia o gestisci il flusso di approvazione - azioni supportate: crea approvazione, aggiorna bozza di approvazione, aggiungi/rimuovi responsabili dell'approvazione, scegli autore o assegnatario come responsabile dell'approvazione, specifica utenti/gruppi tramite chip utente.

Esempi di prompt:

• \"Quando lo stato cambia in Ready for Review, avvia un'approvazione con il proprietario del progetto come responsabile dell'approvazione.\"
• \"Quando il campo Budget supera 50.000, avvia un'approvazione con il gruppo utenti Finance Team.\"

Invia email - Durante la configurazione, l'amministratore dello spazio autentica un account Gmail o Outlook.

L'agente AI può ricavare indirizzi da: email primaria dell'assegnatario, email dell'autore, valori dei campi personalizzati, testo del titolo/descrizione dell'attività, indirizzi espliciti, regole di composizione (es. \"nome + punto + cognome + @contoso.com\").

L'agente AI non può ottenere indirizzi da: follower, indirizzi email secondari.

Suggerimento: Usa un linguaggio non ambiguo come \"Invia un'email agli assegnatari riassumendo lo stato del progetto\" invece di \"Aggiorna gli assegnatari sullo stato del progetto\".

Importante: Una singola azione email può indirizzare più destinatari "A". Niente CC/BCC, nessun allegato, nessuna email secondaria, nessuna email ai follower. Il mittente mostra l'account connesso.

Notifica su Slack - Un amministratore dello spazio collega un workspace Slack e seleziona un canale tramite un chip; il canale è fissato in fase di configurazione.

Importante: Richiede il collegamento di un workspace Slack. L'app Slack deve essere installata in tutti i canali di destinazione. L'app Wrike per Slack è approvata dal Marketplace; i workspace con restrizioni possono richiedere l'approvazione preventiva di un amministratore.

Limitazioni: un solo canale per azione; nessuna risposta in thread; nessun @mention degli utenti Slack.

Notifica su Microsoft Teams - Un amministratore dello spazio collega un account Microsoft Teams e seleziona la destinazione, che può essere un canale, una chat 1:1 esistente o una chat di gruppo esistente, fissata al momento della configurazione. Una singola azione può anche pubblicare contemporaneamente sia in una chat che in un canale. I messaggi includono un link che rimanda all'elemento di lavoro.

Limitazioni e funzionalità:

• Destinazioni supportate:
  • Canali (all'interno di un solo Team alla volta): puoi indirizzare più canali all'interno di un singolo Team. Per pubblicare su canali in Team diversi, aggiungi un'azione separata per ciascun Team.
  • Chat 1:1 esistenti
  • Chat di gruppo esistenti
• Non supportato: creazione di nuove chat, chat di riunione, pubblicazione su più chat e canali da una singola azione, risposte ai thread, @mentions e formattazione avanzata oltre al markdown di base di Teams.
• Dettagli del messaggio: i messaggi includono sempre un link all'elemento di lavoro.

Destinazione dell'azione

Scegli dove deve avvenire l'aggiornamento:

Creare Item con l'azione Crea Item

Usa l'azione Crea Item 1 per creare un Item (attività, progetto o cartella) 2 ogni volta che l'agente viene attivato. Per creare un Item da un blueprint, seleziona Crea Item da blueprint (situato direttamente sotto questa azione).

Formattare le descrizioni degli elementi

L'azione supporta descrizioni in rich text, tra cui:

• Intestazioni
• Liste di controllo
• Elenchi puntati e numerati
• Colori del testo

Limitazioni: l'allineamento del testo e le dimensioni di font personalizzate non sono supportate. 

Esempi di prompt:

• “Quando viene inviata una richiesta, crea un progetto con un'intestazione di riepilogo e una lista di controllo dei passaggi successivi.”
• “Quando arriva una nuova richiesta di campagna, crea un'attività con un elenco numerato delle azioni richieste.”

Creare un elemento da un blueprint

1. Aggiungi l'azione Crea elemento da blueprint 1 durante la configurazione dell'agente.
2. Apri il selettore di blueprint 2.
3. Seleziona il blueprint che vuoi che l'agente utilizzi 3.
4. Aggiungi istruzioni che dicano all'agente quando creare l'elemento 4.
5. Seleziona dove deve essere creato questo elemento 5.
6. Salva 6 l'agente.

L'agente crea un elemento per ogni trigger e include tutte le sottattività del blueprint selezionato.

Esempio di prompt:

“Quando viene inviata una richiesta, crea un progetto dal blueprint 'Client Onboarding'.”

Mettere in pausa i flussi di lavoro con automazioni multi-agente

Nei processi human-in-the-loop, i flussi di lavoro automatizzati spesso devono fermarsi per dare ai membri del team il tempo di fornire i dettagli mancanti prima di proseguire. Sebbene un singolo agente personalizzato non possa bloccarsi a metà esecuzione e riprendere successivamente nella stessa sessione, puoi ottenere la stessa logica abbinando un agente basato su evento a un agente di follow-up programmato.

Comprendere le capacità degli agenti

• Cosa possono fare gli agenti: reagire immediatamente agli aggiornamenti (come le modifiche dei campi) o eseguire attività secondo una pianificazione basata sul tempo.
• Cosa non possono fare gli agenti: mettere in pausa a metà esecuzione, mantenere uno stato attivo durante un ritardo e riprendere automaticamente all'interno di una singola esecuzione.

Approccio alternativo: automazione multi-agente

Per replicare un flusso di lavoro in pausa, configura due agenti che lavorino insieme:

1. Agente basato su trigger: reagisce non appena un utente compila il campo personalizzato richiesto, consentendo al flusso di lavoro principale di proseguire immediatamente.
2. Agente di controllo programmato: viene eseguito dopo un determinato intervallo di tempo (ad esempio, un'ora dopo la creazione dell'elemento). Se il campo richiesto è ancora vuoto, questo agente aggiorna automaticamente lo stato dell'elemento.

Lista di controllo della configurazione

Prima di configurare i tuoi agenti, definisci i seguenti elementi:

• Campo richiesto: il campo personalizzato che deve contenere dati.
• Durata di attesa: l'intervallo di tempo da attendere prima di eseguire il controllo programmato. Poiché non esistono elementi dell'interfaccia dedicati per questa impostazione, specifica tutti gli elementi pertinenti e i dettagli temporali direttamente nelle istruzioni dell'azione.
• Azione in caso di esito positivo: il passo o il trigger che viene eseguito se il campo viene compilato in tempo.
• Azione in caso di timeout: la modifica di stato da applicare se il campo rimane vuoto dopo la durata di attesa.

Risultato

Sebbene questa configurazione utilizzi due trigger separati anziché un'unica esecuzione sospesa, automatizza con successo i ritardi human-in-the-loop mantenendo l'accuratezza dei dati.

Filtraggio degli elementi di lavoro

Ogni azione dispone di un selettore di filtro: filtra per tipo di elemento, stato, assegnatario, campi personalizzati, importanza, nome o qualsiasi combinazione. Gli elementi che non corrispondono vengono ignorati senza consumare crediti dell'agente. Configurato per azione.

Suggerimento: se il tuo agente IA è assegnato a una cartella contenente sia progetti che attività, applica un filtro per limitare le sue azioni ai tipi di elemento pertinenti. Uso tipico: filtra gli elementi completati per evitare di sprecare azioni dell'agente su di essi.

Azioni multiple

Come funzionano le azioni multiple:

• Le azioni sono indipendenti: per impostazione predefinita, il risultato di un'azione non influisce sulle altre.
• Ordine di esecuzione garantito: le azioni ora vengono eseguite nell'ordine esatto in cui le configuri. Poiché l'esecuzione è sequenziale, l'Azione B può leggere ciò che ha scritto l'Azione A. Trascina e rilascia le azioni per impostarne l'ordine nel builder.
• Ogni azione ha le proprie istruzioni e destinazione; l'istruzione Generale è condivisa.
• Assegna un nome a ogni azione per facilitarne l'identificazione nella configurazione e nei log (es. \"Imposta priorità\", \"Instrada al team\", \"Pubblica riepilogo\").

Cosa significa per i tuoi prompt:

• Ogni prompt di azione deve essere autonomo.
• Non scrivere \"Leggi il commento pubblicato dall'azione precedente\" o \"Se l'azione 1 è riuscita…\".
• Se due azioni necessitano dello stesso valore, fai sì che ognuna lo calcoli indipendentemente dalla stessa fonte.
• Se l'Azione B ha davvero bisogno dell'output dell'Azione A → usa il collegamento tra agenti (vedi Scrivere prompt efficaci per gli agenti).

Buoni casi d'uso multi-azione: impostare un campo categoria E pubblicare un commento; cambiare l'assegnatario E aggiornare lo stato; aggiornare più campi personalizzati contemporaneamente.

Quando utilizzare il cambio di stato

• Validazione di intake: passa a Ready quando tutti i campi obbligatori sono compilati.
• Monitoraggio scadenze: contrassegna come Overdue quando si supera la data di scadenza.
• Rilevamento dipendenze: imposta Blocked quando vengono menzionate dipendenze.
• Completamento progetto: passa a Complete quando tutte le sottoattività sono concluse.

Note: Gli agenti rispettano le regole di transizione del flusso di lavoro e non possono saltare gli stati obbligatori. Le modifiche vengono registrate con la motivazione. Se lo stato è già corretto, viene creatata solo una voce di log. Funziona con flussi di lavoro standard e personalizzati.

Esempi di prompt sullo stato:

• \"Quando un'attività supera la sua data di scadenza e lo stato non è Completed, cambia lo stato in Overdue.\"
• \"Quando un'attività ha tutti e tre i campi obbligatori compilati

Cosa succede dopo?

• Assegnare elementi di lavoro con gli agenti AI