Automazione in Wrike
L'automazione di Wrike è un modo semplice per ridurre la quantità di lavoro manuale ripetitivo, rendere più rapido il processo di lavoro e minimizzare la quantità di errori umani. Pertanto, invece di gestire tutto il lavoro da soli, tu e il tuo team potrete utilizzare l'automazione di diverse azioni relative ad attività, progetti ed elementi personalizzati.
L'automazione è facile da usare e, per creare le relative regole, non è necessaria nessuna esperienza di codifica. Le regole hanno una struttura semplice del tipo “QUANDO…, ALLORA…”. Lo strumento per la creazione delle regole di automazione ti guida durante il processo di creazione della regola. L'unica cosa da fare è comunicare a Wrike:
A quali attività o progetti applicare la regola 1
Quando attivare la regola: l'istruzione "QUANDO" 2
Ulteriori condizioni per il trigger prima di attivare la regola: l'istruzione aggiuntiva "SE". Questo passo è opzionale 3
Quando deve accadere l'azione se la regola viene attivata: l'istruzione “ALLORA” 4
In Wrike, l'automazione è disponibile a livello di account e a livello di spazio di lavoro.
Regola a livello di account |
Regola a livello di spazio di lavoro |
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Gestito da |
Amministratori e proprietario dell'account |
Amministratori dello spazio di lavoro |
Si applica a |
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Ambito |
Funziona in un massimo di 10 cartelle, progetti e spazi di lavoro specifici nell'intero account |
Funziona nell'intero spazio di lavoro o in un massimo di 10 cartelle e progetti specifici che si trovano nello spazio di lavoro |
Di seguito riportiamo un paio di esempi di regole di automazione:
QUANDO gli stati delle attività (di un certo progetto) non cambiano per 5 giorni dalle "Modifiche in sospeso", ALLORA @menziona gli assegnatari e inserisci un commento.
QUANDO lo stato dei progetti (di uno spazio di lavoro specifico) viene modificato su "Completato", ALLORA sposta i progetti nella cartella "Archivio".
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C'è un limite al numero di regole dell'account:
Accoutn del team: 1000 regole per account
Account del piano Business Plus (e Business legacy): 2000 regole
Account del piano Enterprise Standard (ed Enterprise legacy): 3000 regole
Account del piano Enterprise Pinnacle: 4000 regole
Per il limite dell'account vengono conteggiate anche le regole di automazione create per i tipi di elementi personalizzati.
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Nell'account c'è un limite mensile al numero di azioni realizzate mediante l'automazione:
Account del team: 50 azioni per licenza pagata mensilmente
Account del piano Business Plus (e Business legacy): 200 azioni per licenza pagata mensilmente
Account del piano Enterprise Standard (e Enterprise legacy): 1000 azioni per licenza pagata mensilmente
Account del piano Enterprise Pinnacle: 1500 azioni per licenza pagata mensilmente
Una volta raggiunto il limite, tutte le regole verranno disattivate automaticamente e Wrike invierà una notifica per email a tutti gli amministratori dell'account. Wrike invia notifiche per email separate a tutti gli amministratori anche quando l'account raggiunge il 50% e il 10% del limite mensile totale di tali azioni.
Esiste anche un limite per il numero di azioni al minuto. Se una regola di automazione realizza più di 200 azioni al minuto, verrà automaticamente disattivata. Inoltre, se una regola ha eseguito più di 100 azioni al minuto durante gli ultimi 5 minuti, verrà disattivata. In entrambi i casi, il creatore della regola o l'utente al quale è stata trasferita la proprietà della regola, riceverà una notifica in merito alla disattivazione di tale regola.
Ogni regola di automazione può avere un trigger (il comando QUANDO) e fino a 10 azioni (il comando ALLORA). Non ci sono limiti al numero di condizioni aggiuntive (l'istruzione SE).
Sa un'azione viene eseguita mediante l'automazione, compare nel flusso delle attività/progetti con il bot di automazione come autore. Lo stesso accade per il report delle attività.
Le regole di automazione attive esistenti non saranno attivate se le attività, i progetti o gli elementi personalizzati a cui dovrebbero applicarsi le regole inizialmente sono stati creati tramite API, azioni di massa o importazione di Excel. Inoltre, le regole non si attiveranno se le modifiche vengono apportate agli elementi mediante la riprogrammazione automatica delle attività. Tuttavia, se successivamente apporti modifiche manualmente a queste attività o progetti, oppure modifichi le regole attive esistenti, tali regole saranno attivate dagli elementi creati inizialmente tramite API, azioni di massa o importazione di Excel. Inoltre, verrà attivata qualsiasi regola di automazione che è stata creata o abilitata dopo la creazione iniziale delle attività e dei progetti mediante API, azioni di massa o importazione di Excel.
Le regole di automazione non si attiveranno se vengono editati più di 29 elementi (attività, progetti o elementi personalizzati) mediante le azioni di massa.
Le regole di automazione non verranno attivate se le modifiche ad attività e progetti vengono effettuate tramite un'altra regola di automazione.
Se la regola che hai creato smette di funzionare perché le sue impostazioni originali non sono più operative, Wrike la disattiva automaticamente e ti manda una notifica per email. Ad esempio, se lo stato dell'attività/progetto da cui dipende il trigger della regola viene eliminato dall'account, la regola viene disabilitata.
Le regole di automazione non sono attivate dalle modifiche apportate prima della creazione o dell'attivazione della regola pertinente, ad esempio, se la modifica dello stato dell'attività è avvenuta prima della creazione della regola pertinente, significa che la regola di automazione non verrà attivata.