Automazione in Wrike
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Disponibili: Legacy Business, Legacy Enterprise.; Non disponibili: Legacy Free, Legacy Professional.; |
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Disponibilità: Team, Business, Enterprise, Pinnacle. ; Non disponibili: Free; |
L'automazione di Wrike aiuta a ridurre il lavoro ripetitivo e manuale, accelera la produzione del lavoro e minimizza la possibilità di errori umani. Invece di gestire tutto il lavoro da soli, tu e il tuo team potrete utilizzare l'automazione di diverse azioni relative ad attività, progetti ed elementi personalizzati in Wrike.
L'automazione è facile da usare e, per creare le relative regole, non è necessaria nessuna esperienza di codifica. Le regole hanno una struttura semplice del tipo “QUANDO…, ALLORA…”. Lo strumento per la creazione delle regole di automazione ti guida durante il processo di creazione della regola. L'unica cosa da fare è comunicare a Wrike:
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A quali attività o progetti applicare la regola 1.
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Quando azionare la regola: il comando “QUANDO” 2.
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Ulteriori condizioni per il trigger prima di azionare la regola: l'istruzione aggiuntiva "SE". Questo passo è opzionale 3.
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Ulteriore menzione per i commenti o per menzionare i follower 4.
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Quando deve accadere l'azione se la regola viene azionata: l'istruzione “ALLORA” 5.
Il flusso di lavoro dell'automazione procede nel seguente ordine:
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Attivazione del trigger: Il processo inizia quando si verifica un evento trigger (es. "Lo stato cambia in X").
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Verifica della condizione: Dopo l'attivazione del trigger, il sistema valuta se l'elemento soddisfa la condizione specificata (es. "L'assegnatario è Y").
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Esecuzione della regola: Se la condizione è soddisfatta, la regola viene eseguita e l'azione corrispondente viene eseguita. In caso contrario, non viene intrapresa alcuna azione successiva.
Nota che le condizioni vengono sempre valutate dopo il verificarsi del trigger, mai prima o contemporaneamente.
L'automazione di Wrike è disponibile a livello di account e a livello di spazio di lavoro.
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Regola a livello di account |
Regola a livello di spazio di lavoro |
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Gestito da |
Amministratori e proprietario dell'account |
Amministratori dello spazio di lavoro |
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Si applica a |
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Ambito |
Funziona in un massimo di 10 cartelle, progetti e spazi di lavoro specifici nell'intero account |
Funziona nell'intero spazio di lavoro o in un massimo di 10 cartelle e progetti specifici che si trovano nello spazio di lavoro |
Di seguito riportiamo un paio di esempi di regole di automazione:
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QUANDO gli stati delle attività (di un certo progetto) non cambiano per 5 giorni dalle "Modifiche in sospeso", ALLORA @menziona gli assegnatari e inserisci un commento.
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QUANDO lo stato dei progetti (di uno spazio di lavoro specifico) viene modificato su "Completato", ALLORA sposta i progetti nella cartella "Archivio".
Limiti delle regole per tipo di account
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Account Team: Fino a 1.000 regole per licenza
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Enterprise (e Enterprise legacy) Account: Fino a 3.000 regole
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Pinnacle Account: Fino a 4.000 regole
Nota
Per il limite delle regole dell'account vengono conteggiate anche le regole di automazione dei tipi di elementi personalizzati.
Limiti delle azioni mensili
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Account Team: 50 azioni per licenza a pagamento al mese.
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Business (e Business legacy) Account: 200 azioni per licenza a pagamento al mese.
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Enterprise (e Enterprise legacy) Account: 1.000 azioni per licenza a pagamento al mese.
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Pinnacle Account: 1.500 azioni per licenza a pagamento al mese.
Quando si raggiunge il limite, tutte le regole verranno disattivate automaticamente. Wrike invierà per email una notifica a tutti gli amministratori degli account, inoltre, invierà degli avvisi anche quando l'account raggiunge il 50% e il 10% del limite delle azioni mensili.
Limiti del tasso di azioni
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Se una regola esegue più di 200 azioni al minuto, verrà disattivata automaticamente.
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Se una regola esegue più di 100 azioi al minuto durante gli ultimi cinque minuti consecutivi, verrà disattivata.
In entrambi i casi, verrà inviata una notifica a chi ha creato la regola o all'attuale proprietario.
Configurazioni delle regole
Bot di automazione
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Se un'azione viene esguita mediante automazione, compare nel flusso delle attività/progetti con il bot di automazione come autore. Questo è valido anche per il report sulle attività.
Condizioni del trigger
Casi in cui viene eseguito il trigger delle regole di automazione
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Se si dispone di un'automazione a livello di account e di una regola di automazione a livello di spazio di lavoro con lo stesso gruppo di trigger e condizioni, verranno attivate in modo indipendente ed eseguiranno le azioni corrispondenti.
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Qualora questi elementi o le regole attive esistenti vengano modificati manualmente, le regole si azioneranno.
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Se una regola smette di funzionare perché le sue impostazioni originali non sono più valide (ad es., in caso di eliminazione dello stato di un'attività), Wrike disattiverà la regola e invierà una notifica per email.
Casi in cui il trigger delle regole di automazione non viene eseguito
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Le regole di automazione non triggeranno per le attività, i progetti o gli elementi personalizzati creati o modificati tramite API.
Questo comportamento è previsto per evitare il sovraccarico causato da aggiornamenti programmatici ad alto volume. Gli strumenti basati su API possono generare molti più eventi in un breve lasso di tempo rispetto a qualsiasi utente umano. Ti consigliamo di integrare tutte le azioni necessarie nella tua applicazione personalizzata, poiché le automazioni di Wrike non verranno eseguite su tali modifiche.
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Le regole di automazione non si attiveranno per attività, progetti o trigger creati tramite Excel import.
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Le regole non verranno azionate se vengono apportate modifiche dalla ripianificazione automatica delle attività. Se viene applicata la ripianificazine, i trigger della data non funzioneranno per gli elementi creati da blueprint, compresi quelli avviati dai moduli di richiesta.
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Le regole non si azioneranno se vengono modificati più di 29 elementi (attività, progetti o elementi personalizzati) mediante le azioni di massa.
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Le regole non si azioneranno se vengono apportate modifiche da un'altra regola di automazione. Eccezione: le regole che utilizzano i seguenti due trigger possono essere concatenate: possono attivare altre regole con lo stesso trigger:
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Le regole non vengono azionate da modifiche apportate prima della creazione o dell'attivazione della regola.