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Campi personalizzati

I campi personalizzati sono disponibili per account Business e superiori. Tutti gli utenti, eccetto i collaboratori, possono creare e gestire campi personalizzati.

10 minuti di lettura

Descrizione generale

Utilizza i campi personalizzati per tenere traccia e inserire informazioni a livello di attività, cartella, progetto o spazio di lavoro. Dopo aver inserito dati in un campo personalizzato, questi saranno visibili nella vista tabella, nella vista attività e nei pannelli informativi di cartella. progetto o spazio di lavoro. Utilizza le impostazioni di condivisione per mantenere privati i campi personalizzati o per condividere campi con i tuoi colleghi, in modo che tutti dispongano delle stesse informazioni.

I campi personalizzati sono disponibili per utenti utenti regolari ed esterni di account Business e superiori. I collaboratori non possono creare, modificare o compilare campi personalizzati.

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Informazioni importanti

  • Puoi aggiungere campi personalizzati a cartelle, progetti o spazi di lavoro o a catene di cartelle/progetti e sottocartelle/sottoprogetti individualmente.
  • Non esistono limiti per il numero di campi personalizzati che puoi aggiungere a una cartella, progetto o spazio di lavoro.
  • Utilizza i filtri per visualizzare attività basate sul criterio dei campi personalizzati.
  • I dati dei campi personalizzati vengono esportati automaticamente quando esporti una cartella, un progetto o uno spazio di lavoro a Excel.

Creare, aggiungere e visualizzare campi personalizzati

Creare un campo personalizzato

  1. Seleziona una cartella, progetto o spazio di lavoro dal pannello di navigazione a sinistra dell'area di lavoro.
  2. Passa alla vista tabella 1.
  3. Fai clic sul segno “+” 2 che appare sul lato destro della tabella.
  4. Digita un nome per il tuo nuovo campo e premi il tasto “Invio” della tastiera.
  5. Specifica le proprietà del campo nella finestra popup che appare. Potrai:
    • Modificare il nome del campo 3
    • Scegliere un tipo di campo 4
    • Eseguire l'aggregazione predefinita (disponibile per campi personalizzati numerici: numeri, percentuali, valute e durata)
    • Selezionare dove applicare i campi personalizzati 5
    • Designare con chi desideri condividere il campo 6
  6. Fai clic su "Crea".

Il tuo campo personalizzato viene creato ed inserito dove hai specificato nel passo 5.

Custom_Fields_-_Create_Field_Popup.png

Aggiungere un campo personalizzato esistente

Dopo aver creato un campo personalizzato, tutti coloro con cui il campo è stato condiviso possono:
  • Inserirlo in una cartella, progetto o spazio di lavoro completamente indipendente, ad esempio per riutilizzare un campo esistente.
  • Aggiungerlo a sottocartelle o sottoprogetti (ad esempio, se sai che il campo è condiviso con te ma non puoi vederlo automaticamente).

Per aggiungere un campo personalizzato esistente:

  1. Seleziona una cartella, progetto o spazio di lavoro dal pannello di navigazione a sinistra dell'area di lavoro.
  2. Passa alla vista tabella.
  3. Fai clic sul segno “+” che appare sulla destra della tabella.
  4. Comincia a digitare il nome del campo personalizzato che desideri aggiungere.
  5. Seleziona un campo personalizzato dall'elenco a discesa visualizzato.

Visualizzare campi personalizzati

Per visualizzare un campo personalizzato:

  • Il progetto o cartella in cui si trova il campo personalizzato deve essere condiviso con te (devi disporre di accesso ad esso).
  • Il progetto o cartella in cui il campo personalizzato viene aggiunto* deve essere condiviso con te (devi disporre di accesso ad esso).
  • Devi essere membro di uno spazio di lavoro in cui viene aggiunto o è visibile il campo personalizzato.
  • Il campo personalizzato deve essere condiviso con te.

*La cartella, progetto o spazio di lavoro in cui viene aggiunto un campo deve essere diversa dalla cartella, progetto o spazio di lavoro in cui è visibile. Ad esempio, se si aggiunge un campo in una cartella o progetto principale, potrebbe essere visibile in tutte le sottocartelle o sottoprogetti. In questo caso, un utente deve disporre di accesso alla cartella o progetto in cui è stato aggiunto il campo per poterlo visualizzare in una sottocartella o sottoprogetto.

Proprietà del campo

Tipi di campi personalizzati

Utilizza i tipi di campi per designare il tipo di informazioni che si possono o si devono inserire in un campo personalizzato. Si può scegliere tra 10 tipi di campo:

Tipo di campoTipo di datiCaso di uso suggerito
Testotesto o valori numericisi usa quando è necessario inserire dati in diversi formati
Elenco a discesagli utenti selezionano una voce da un elenco di opzioni specificato dal creatore del camposi usa quando è necessario limitare le selezioni per specificare opzioni
Casella di controllogli utenti selezionano o deselezionano una casellasi usa quando è necessario ordinare dati in base a criteri del tipo sì/no
Numerovalori numerici (decimali integrati)si usa quando è necessario lavorare con valori numerici
Percentualevalori numerici, si aggiunge automaticamente un simbolo %si usa quando è necessario registrare dati come percentuale
Valutavalori numerici, appare il simbolo della moneta sceltasi usa quando si registrano spese o si lavora su un budget
Duratagli utenti inseriscono il numero di ore necessarie per completare un'attività, cartella o progettosi usa per visualizzare in modo immediato il tempo necessario per un progetto
Datadatesi usa quando si desidera aggiungere date sensibili ad un'attività, cartella o progetto (oltre alle date di inizio e fine)
Utentiselezione di un utente o di diversi utenti da un elenco di utenti predefinito oppure di un qualsiasi utente che dispone dell'abbonamentosi usa quando è necessario associare utenti a un'attività, cartella o progetto
Selezione multipla*gli utenti selezionano voci multiple da un elenco di opzioni specificato dal creatore del camposi usa quando è necessario selezionare opzioni multiple da un gruppo di opzioni predefinite
FormulaIl campo mostra i risultati calcolati con la formula personalizzata che hai creato. Puoi utilizzare i seguenti tipi di campi quando crei una formula: numero, valuta, percentuale, durata e datasi usa quando è necessario calcolare valori personalizzati

 

*I campi personalizzati a selezione multipla possono essere creati solo in Gestione dei campi personalizzati e nella vista tabella. I dati inseriti in questo tipo di campo possono essere modificati dalla vista tabella e dalla vista attività.

Applicare campi personalizzati per selezionare livelli di cartella

Quando crei o modifichi un campo personalizzato, puoi scegliere a quali livelli applicare il campo. Puoi applicare il campo a:

  • Spazi di lavoro, cartelle, progetti, attività e sottoattività per aggiungere il campo a cartelle, progetti, attività e sottoattività discendenti. Questa è l'opzione predeterminata selezionata.
  • Cartelle e progetti per aggiungere il campo a sottocartelle e sottoprogetti discendenti, ma non ad attività e sottoattività.
  • Progetti per aggiungere il campo solo a sottoprogetti discendenti.

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Condividere campi personalizzati

Puoi condividere un campo personalizzato indipendentemente dalla persona con cui hai condiviso uno spazio di lavoro, una cartella o un progetto. Una persona può disporre di accesso a uno spazio di lavoro, cartella o progetto (e a tutte le attività contenute in essi) ma, se non dispone della condivisione del campo personalizzato non potrà visualizzare il campo.

Come condividere un campo personalizzato

  1. Crea un campo personalizzato o modificane uno esistente.
  2. Fai clic sull'icona di condivisione nella parte inferiore della finestra popup delle proprietà del campo.
  3. Condividi il campo con gli utenti che devono disporre di accesso ad esso. L'impostazione di condivisione predefinita per un campo personalizzato è “Condiviso con tutti.”

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Effetti della condivisione

La condivisione di un campo personalizzato è soggetta all'accesso o meno da parte di un utente alla cartella, progetto o spazio di lavoro in cui si trova il campo.

Opzione 1: condividere un campo con dati e come modello

Gli utenti con cui si condivide la cartella, il progetto o lo spazio di lavoro:

  • Possono visualizzare i dati del campo inseriti per elementi della cartella, progetto o spazio di lavoro
  • Possono aggiungere il campo personalizzato come modello (vedi più avanti)

Opzione 2: condividere il campo come modello

Per utenti che non dispongono di accesso alla cartella, progetto o spazio di lavoro in cui è stato aggiunto il campo, quest'ultimo viene condiviso come modello. Tali utenti:

  • Continuano a non poter accedere alle cartelle, progetti o spazi di lavoro in cui è stato aggiunto il campo. Le impostazioni condivise di un campo personalizzato non modificano le impostazioni condivise di una cartella, progetto o spazio di lavoro.
  • Non vedono automaticamente il campo personalizzato nelle sottocartelle o sottoprogetti associati, ma possono aggiungere il campo facendo clic sull'icona "+" 1 situata a destra della tabella, quindi selezionandolo dall'elenco a discesa Campo personalizzato 2. Quando aggiungeranno il campo, ne visualizzeranno i dati già immessi per le attività nella sottocartella o nel sottoprogetto.
  • Possono aggiungere un campo personalizzato con lo stesso nome e le stesse proprietà del tuo campo ai loro progetti, cartelle o spazi di lavoro. Tuttavia, nessun dato della cella del tuo campo passerà ad essi.

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Modificare campi personalizzati

  1. Seleziona una cartella, progetto o spazio di lavoro dal pannello di navigazione a sinistra dell'area di lavoro.
  2. Passa alla vista tabella.
  3. Passa il puntatore sul nome del campo personalizzato che desideri modificare.
  4. Fai clic sulla freccia dell'elenco a discesa che appare a destra del nome del campo.
  5. Seleziona “Modifica tipo di colonna”.

Apparirà una finestra popup con le proprietà del campo dalla quale potrai modificare il nome, il tipo, dove si applica e con chi deve essere condiviso il campo. Fai clic su “Salva” per applicare le modifiche.

Cronologia dei campi personalizzati

La cronologia dei campi personalizzati è disponibile per utenti regolari ed esterni di account Business e superiori e può essere abilitata da Wrike Labs dagli amministratori degli account. Si tratta di una funzione sperimentale e, di conseguenza, potrebbe avere errori, essere soggetta a modifiche e, inoltre, il suo uso potrebbe essere interrotto in qualsiasi momento. Per esprimere la propria opinione su questa funzionalità beta, utilizzare i collegamenti per l'invio di feedback in Wrike Labs.

Utilizza la cronologia dei campi personalizzati per vedere come sono cambiati nel tempo i valori del campo personalizzato. Quando un amministratore abilita la funzione in Labs, tutti gli utenti regolari ed esterni possono visualizzare la cronologia dei campi personalizzati nella vista attività e nei pannelli informativi di cartelle e progetti.

Abilitare la cronologia dei campi personalizzati

Gli amministratori dell'account possono abilitare la cronologia dei campi personalizzati in Labs.

  1. Accedi a Wrike Labs.
  2. Scorri verso il basso fino a “Cronologia dei campi personalizzati”.
  3. Fai clic su "Abilita”.

Utilizzare la cronologia dei campi personalizzati

  1. Apri la vista di un'attività o il pannello informativo di una cartella o di un progetto.
  2. Se non vedi campi personalizzati, fai clic sull'icona quadrata della barra degli strumenti nella parte superiore della finestra per espanderli.
  3. Passa il puntatore del mouse su un campo personalizzato del quale vuoi visualizzare i valori precedenti.
  4. Fai clic sull'icona a forma di orologio.
  5. Nella finestra sovrapposta che si apre, vedrai:
    • Tutti i valori che sono stati inseriti nel campo, questi appariranno in ordine cronologico: i valori più antichi saranno collocati più vicino alla parte superiore.
    • Il nome dell'utente che ha inserito il valore.
    • La data della modifica.

Unificare campi personalizzati

Puoi aggiungere un campo personalizzato ad una sottocartella o sottoprogetto visibile nella relativa cartella o progetto principale. Per farlo:

  1. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio nell'angolo superiore sinistro della tabella.
  2. Seleziona o deseleziona la casella vicino al nome della colonna per mostrare o nascondere la colonna dalla vista.

Potrai visualizzare e modificare i dati del campo della cartella o progetto principale e tutte le attività e sottocartelle/sottoprogetti inclusi. Nota che il campo non sarà visibile nella vista dell'attività o nel pannello informativo del progetto o cartella degli elementi in cui il campo non viene esplicitamente aggiunto.

Eseguire il rollup di dati di campi personalizzati

Gli utenti regolari possono abilitare il rollup di dati di campi personalizzati per progetti e cartelle. 

Puoi effettuare il rollup dei dati dei campi personalizzati Numero, Percentuale, Valuta e Durata nel pannello informativo del progetto o della cartella e nella vista tabella.

Quando attivi il rollup dei dati di campi personalizzati:

  • Wrike prende tutti i valori di tale campo personalizzato da sottoprogetti e sottocartelle*, attività e sottoattività del progetto o cartella; calcola automaticamente la somma o una media e inserisce il risultato nel campo personalizzato del progetto o della cartella.
  • Wrike calcola il valore per cui è stato eseguito il rollup per il progetto o la cartella come somma o media in base alla configurazione dell'aggregazione predefinita di tale campo personalizzato.
  • Se tu o altri utenti avete inserito manualmente in precedenza un valore per questo campo personalizzato nel progetto o nella cartella, verrà azzerato e sostituito con il valore ottenuto dal rollup.
  • Il campo personalizzato del progetto o della cartella non può essere modificato fino a quando non si disattiva il rollup dei dati.

*I valori dei sottoprogetti sono tenuti presenti solo se sono stati inseriti manualmente. Se viene eseguito anche il rollup del campo personalizzato del sottoprogetto, no sarà considerato.

Per eseguire il rollup di campi personalizzati di un progetto o di una cartella:

  1. Seleziona un progetto o una cartella dal pannello di navigazione a sinistra.
  2. Apri il pannello informativo del progetto o della cartella.
  3. Passa il puntatore del mouse sul campo personalizzato per il quale vuoi eseguire il rollup dei dati.
  4. Fai clic sull'icona “Aggrega valori da secondari” Custom_Fields_-_Rollup_Button.png*.

Il valore per il quale è stato eseguito il rollup viene inserito automaticamente nel campo personalizzato del progetto o della cartella. Per disattivare il rollup dei dati di questo progetto o cartella, basta fare clic nuovamente sull'icona del passo 4 e il campo personalizzato potrà essere modificato.

*Se non vedi l'icona del rollup vuol dire che l'aggregazione predefinita del campo personalizzato è configurata su “Nessuno”. Devi modificarla come “Somma” o “Media.”

Per attivare o disattivare il rollup dei dati per diversi progetti:

  1. Dal pannello di navigazione di sinistra seleziona una cartella, progetto o spazio di lavoro che contenga tutti i progetti per i quali vuoi attivare o disattivare il rollup.
  2. Passa alla vista tabella.
  3. Fai clic sull'icona accanto al nome del campo per il quale vuoi eseguire il rollup.
  4. Nel menu che compare, passa il puntatore del mouse su "Rollup"*.
  5. Seleziona “Attiva/disattiva per tutti i progetti”.
  6. Conferma la tua decisione nel popup che compare.

*Se non vedi questa opzione vuol dire che l'aggregazione predefinita del campo personalizzato è configurata su “Nessuno”. Devi modificarla come “Somma” o “Media.”

Viene immediatamente eseguito il rollup dei valori di questo campo per tutti i progetti attualmente sulla vista. Oppure, se scegli di disattivarlo, il rollup viene disattivato e il campo personalizzato può essere modificato.

Suggerimento di Wrike! Il rollup è disponibile anche per le date del progetto.

Aggregare e ordinare dati di campi personalizzati

La funzione per aggregare dati ti permette di eseguire automaticamente i calcoli dei campi personalizzati* con valori numerici (si omettono tutte le voci di testo). Esistono due tipi di aggregazione:

  • Somma: Wrike somma automaticamente tutte le voci numeriche e mostra il totale.
  • Media: tutti i valori inseriti vengono aggiunti insieme e, di seguito, divisi per il numero totale di voci.

Per utilizzare la funzione di aggregazione nella vista tabella:

  1. Nella vista tabella, cerca il campo personalizzato con i dati che desideri aggregare e fai clic sull'icona situata a destra del nome del campo.
  2. Passa il puntatore del mouse su “Aggregazione”.
  3. Seleziona il tipo di aggregazione: “Somma” o “Media”.
Puoi anche selezionare uno dei tipi di aggregazione predefiniti da rendere automaticamente visibili nei report del tipo a tabella e in altre cartelle o progetti a cui verranno applicati i campi personalizzati.
  1. Fai clic sull'icona a forma di triangolo a destra del nome del campo.
  2. Seleziona "Modifica campo personalizzato”.
  3. Nella finestra di popup che compare scorri fino al campo “Aggregazione predeterminata”.
  4. Seleziona il tipo di aggregazione che preferisci.
  5. Fai clic su “Salva”.
*L'aggregazione non è disponibile per la casella di controllo, la data o i tipi di campi per gli utenti. Per i campi del tipo durata puoi utilizzare l'Aggregazione Somma.
 
Nota: se sono stati inseriti dati nel campo della vista attività o del pannello informativo della cartella o progetto, appariranno nella vista tabella dopo il valore aggregato.

Ordinare dati

Hai bisogno di ordinare le attività in funzione della tag di priorità nei campi personalizzati? Per ordinare dati: 

  1. Seleziona una cartella, un progetto o uno spazio di lavoro e passa alla vista tabella.
  2. Trova il campo personalizzato con i dati che vuoi ordinare.
  3. Fai clic sul nome del campo o sull'icona a forma di freccia vicino al nome del campo.
  4. Fai clic di nuovo sul nome del campo per modificare l'ordine.

Rollup dei dati di campi personalizzati a confronto con l'aggregazione di dati

  1. Lo scopo del rollup dei dati è compilare automaticamente il campo personalizzato di un progetto in base ai valori del campo personalizzato delle sue attività e sottoattività. Lo scopo dell'aggregazione è calcolare la somma o la media di tutti i campi personalizzati di tutti i progetti, attività e sottoattività che aggiungi alla vista tabella.
  2. Il rollup dei dati calcola automaticamente i valori del campo personalizzato di attività e sottoattività presenti in un progetto e imposta il risultato del calcolo come valore per il campo personalizzato del progetto. L'aggregazione dei dati calcola i valori del campo personalizzato e li mostra sulla vista tabella.
  3. Il rollup dei dati può essere attivato dal pannello informativo del progetto e dalla vista tabella. L'aggregazione dei dati può essere attivata solo dalla vista tabella.
  4. Il tipo di rollup dei dati non può essere modificato dalla vista tabella perché dipende dalla configurazione del campo personalizzato. È necessario modificare il campo personalizzato e cambiare il tipo di aggregazione predefinita. Inoltre, con l'aggregazione dei dati è possibile modificare il tipo a “Somma”, “Media,” o “Nessuno” direttamente dalla vista tabella.

Organizzare campi personalizzati nella vista tabella

Nella vista tabella, ciascun campo personalizzato appare nella propria colonna e puoi riorganizzare le colonne che appaiono in esso. Per farlo:

  1. Fai clic sul nome della colonna.
  2. Trascina la colonna nel luogo in cui desideri che venga visualizzata, quindi rilascia il tasto del mouse.

Nascondere campi personalizzati

Nascondi un campo personalizzato quando non vuoi più vederlo per la cartella, progetto o spazio di lavoro in questione. Quando nascondi un campo, questo resta disponibile per aggiungerlo nuovamente in qualsiasi momento. I dati del campo si conservano, pertanto, se aggiungi nuovamente un campo, si aggiungono anche i dati di attività, cartelle e progetti associati.

Opzione 1: eliminare un campo da una cartella o progetto e da sottocartelle o sottoprogetti

Utilizza questa opzione se il campo è stato creato dalla cartella, progetto o spazio di lavoro, oppure se la cartella, progetto o spazio di lavoro sono stati aggiunti facendo clic sul segno “+” situato a destra della tabella.

  1. Seleziona una cartella, progetto o spazio di lavoro dal pannello di navigazione a sinistra.
  2. Passa alla vista tabella.
  3. Passa il puntatore sul nome del campo personalizzato che desideri eliminare.
  4. Fai clic sulla freccia dell'elenco a discesa che appare a destra del nome del campo.
  5. Seleziona “Nascondi colonna” nel menu a discesa mostrato.

La colonna viene nascosta dalla cartella, progetto o spazio di lavoro e da tutte le sottocartelle e sottoprogetti della cartella.

Opzione 2: eliminare un campo da una cartella o progetto ma non da sottocartelle e sottoprogetti

Utilizza questa opzione se il campo non è stato creato dalla cartella, progetto o spazio di lavoro.

  1. Seleziona una cartella, progetto o spazio di lavoro dal pannello di navigazione a sinistra.
  2. Passa alla vista tabella.
  3. Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio 1 situata a sinistra della tabella.
  4. Deseleziona la casella vicina al campo personalizzato che desideri eliminare dalla cartella, progetto o spazio di lavoro.

La colonna viene nascosta dalla cartella, progetto o spazio di lavoro. Se il campo era visibile nelle cartelle o progetti discendenti, qui resterà visibile.

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Consigli per l'uso

  • Puoi utilizzare i campi personalizzati e il tipo di campo della casella di controllo per riunire rapidamente informazioni importanti per il tuo report settimanale. Troverai istruzioni dettagliate su come farlo qui.
  • Ulteriori consigli per l'uso e applicazioni di questa funzionalità per la vita reale sono disponibili sul nostro blog: https://www.wrike.com/blog/personalize-wrike-new-custom-fields/.
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