Filtrer les options de base de données dans les champs personnalisés « Lien vers base de données ».

En résumé

Le filtrage par sélection statique limite les enregistrements de base de données qui s’affichent dans les champs personnalisés liés et les formulaires de demande. Il aide les utilisateurs à ne voir que les options pertinentes en filtrant les enregistrements à l’aide de conditions fixes de type colonne = valeur, ce qui rend la sélection plus rapide, plus claire et plus précise.

• Vue d'ensemble
  • Qu’est-ce que le filtrage des options de base de données
  • Fonctionnement du filtrage des options de base de données
  • Cas d’utilisation courant
• Comment utiliser un filtre statique
• Configurer les champs Datahub filtrés dans les formulaires de demande
• Fonctionnement du filtrage dans les formulaires de demande
• Et après ?

Vue d'ensemble

Le filtrage par sélection statique limite les enregistrements que vous pouvez choisir dans un champ Lien vers base de données en appliquant un filtre fixe à la base de données liée. Contrairement au filtrage dépendant, il ne change pas en fonction de la sélection d’un autre champ. Il affiche toujours le même ensemble prédéfini d’enregistrements. Cela permet de réduire les options non pertinentes, d’améliorer la précision des données, d’accélérer la sélection et de rendre les grands jeux de données plus faciles à utiliser.

Qu’est-ce que le filtrage des options de base de données

Lorsque vous disposez d’une grande base de données connectée à un champ personnalisé, les utilisateurs peuvent voir trop d’options lorsqu’ils tentent de choisir une valeur. Le filtrage par sélection statique aide en appliquant des règles prédéfinies afin que seuls les enregistrements pertinents soient affichés. 
Il rend la sélection plus simple, plus rapide et plus précise en réduisant l’encombrement dans le sélecteur.

Fonctionnement du filtrage des options de base de données

Le champ est lié à une base de données, mais au lieu d’afficher tous les enregistrements, il ne montre que ceux qui correspondent au filtre défini.

Exemples

• Masquer les enregistrements archivés
  Si la base de données contient des éléments actifs et archivés, le sélecteur peut être filtré pour n’afficher que les éléments actifs.
  Exemple : ne pas afficher les sujets archivés dans le sélecteur de champ.
• Afficher uniquement les enregistrements correspondant à une valeur de champ spécifique

Les options disponibles peuvent être réduites grâce à un filtre fixe basé sur une valeur prédéfinie.

Exemple : afficher uniquement les sujets appartenant à la catégorie Humanités.

Autres exemples : afficher uniquement les enregistrements d’un pays, d’un statut ou d’un service spécifique.

Cas d’utilisation courant

Supposons que vous disposiez d’une base de données de sujets liée à un champ personnalisé :

• Sans filtrage : les utilisateurs voient tous les sujets de la base de données.
• Avec le filtrage par sélection statique : les utilisateurs ne voient que les sujets qui répondent à certaines conditions, par exemple :
  • le statut n’est pas « archivé »
  • la catégorie correspond à la catégorie choisie

Comment utiliser un filtre statique

1. Configurez vos bases de données
   Assurez-vous que votre base de données est prête à être utilisée comme source pour un champ personnalisé lié.
2. Ajoutez une colonne « En service »
   Créez une colonne, par exemple En service, pour indiquer si un sujet est actif ou archivé.

3. Configurez le champ personnalisé
   Ouvrez le champ personnalisé Lien vers base de données 1 que vous souhaitez modifier.
4. Ajoutez des filtres basés sur les colonnes de la base de données
   Appliquez un ou plusieurs filtres pour contrôler quels enregistrements apparaissent dans le sélecteur de champ.

5. Ajoutez un filtre sur le statut
   Incluez un filtre en utilisant la colonne et la valeur souhaitées, par exemple :
   En service = actif 2.

   

6. Affinez les options de sujets avec des filtres en couches
   Ici, en plus du filtre statique, vous pouvez également ajouter un filtre dynamique pour les Sujets qui met à jour les options disponibles en fonction du programme et de la catégorie d’étude sélectionnés 3 . Ce filtrage à deux niveaux aide à n’afficher que les sujets pertinents et contextuels. Apprenez à ajouter un filtre dynamique ici.
7. Enregistrez le champ
   Cliquez sur Enregistrer 4 pour appliquer les filtres au champ personnalisé.

Configurer les champs Datahub filtrés dans les formulaires de demande

Lorsque vous configurez un formulaire de demande et que vous faites correspondre une question à un champ Datahub, tout filtre défini sur ce champ s’applique uniquement à la vue de la personne qui soumet le formulaire. Dans le générateur/éditeur de formulaire, les administrateurs du formulaire verront toujours toutes les options existantes de la base de données.

Fonctionnement du filtrage dans les formulaires de demande

• Un filtre statique limite la liste aux enregistrements qui correspondent toujours à une condition fixe lors de la soumission du formulaire, par exemple en n’affichant que les options actives.

Exemple

Si vous définissez :

• Filtre statique : En service = actif

L’utilisateur ne verra alors que les sujets actifs.

Et après ?

• Filtrage dépendant par champs Lien vers base de données dans les formulaires de demande